GLOBALISATION DES ENTREPRISES: QUELLES OPPORTUNITES POUR LES DIRECTIONS FINANCIERES ET LES PROCESSUS ACHATS-FOURNISSEURS?

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1 Mardi 24 Septembre Paris GLOBALISATION DES ENTREPRISES: QUELLES OPPORTUNITES POUR LES DIRECTIONS FINANCIERES ET LES PROCESSUS ACHATS-FOURNISSEURS? Avec le témoignage de En partenariat avec Avec la participation de Et avec le soutien de

2 AGENDA ANIMATEUR DE LA MATINEE Laurent MAHEO, Vice président DFCG IDF 1- Globalisation : implications organisationnelles et structurelles Impacts de la globalisation sur les directions comptables et financières Catherine BERGAUD, Associé Accompagnement Comptable et Financier 5ème Baromètre Dématérialisation-Finance Constats et Perspectives Jean-Louis DOUYERE, Administrateur APDC Constats Laurent MAHEO, Vice président DFCG IDF Perspectives 2

3 2- La dématérialisation, levier de création de valeur dans ce contexte Pourquoi la dématérialisation du processus Achats Fournisseurs est-elle particulièrement un levier de création de valeur dans ce contexte? Catherine BERGAUD, Associé Accompagnement Comptable et Financier La dématérialisation : contributeur d agilité mais pas que! François LACAS, Responsable Marketing et Communication Optimiser la fonction finance à travers la dématérialisation des factures fournisseurs au sein d un Centre de Services Partagés (CSP) Benoît DUPRE, Responsable CSP L optimisation des processus financiers à l échelle mondiale grâce à la dématérialisation et l automatisation du traitement des documents Ming LEE, Range Rover Finance Manager Mise en perspective Nicolas BOUZOU, Economiste Questions / Réponses 3

4 AGENDA ANIMATEUR DE LA MATINEE Laurent MAHEO, Vice président DFCG IDF 1- Globalisation : implications organisationnelles et structurelles Impacts de la globalisation sur les directions comptables et financières Catherine BERGAUD, Associé Accompagnement Comptable et Financier 5ème Baromètre Dématérialisation-Finance Constats et Perspectives Jean-Louis DOUYERE, Administrateur APDC Constats Laurent MAHEO, Vice président DFCG IDF Perspectives 4

5 IMPACT DE LA GLOBALISATION SUR LES DIRECTIONS COMPTABLES ET FINANCIÈRES

6 MAZARS EST UNE ORGANISATION INDÉPENDANTE D AUDIT, DE CONSEIL ET DE SERVICES COMPTABLES, FISCAUX ET JURIDIQUES. 6

7 TROIS CONCEPTS AUXQUELS LES DAF SONT CONFRONTÉS Mondialisation Internationalisation Elargissement du champ d activité du cadre national à la dimension mondiale Développement international des entreprises afin de tirer parti des avantages offerts par les différents pays Globalisation Intégration des processus opérationnels au niveau mondial afin de gagner en efficience dans la compétition internationale 7

8 LE DAF FACE À LA GLOBALISATION Qu engendre la globalisation? Son rôle Ses besoins Piloter financièrement l entreprise Respecter la réglementation locale Maîtriser les risques Maîtriser les coûts Maîtriser la trésorerie Le DAF Un reporting adapté pour disposer d informations : Fiables A jour Rapidement exploitables Pour gagner en efficience, le DAF doit mener une réflexion sur les outils et l organisation à mettre en place 8

9 TRADUCTION DE LA STRATÉGIE EN TERME D OUTILS ET D ORGANISATION Les outils L organisation Processus Centralisation Regrouper de manière efficiente les processus pour une zone géographique définie (normes, cultures, langues) Rechercher la rationalisation / optimisation des processus dans le respect des contraintes locales (réglementaires, culturelles ) SSC / CSP Mise en place d une plateforme interne mutualisée BPO / Externalisation Prise en charge d une plateforme par un prestataire externe dans le respect d un SLA Systèmes d information Harmoniser la remontée d informations à partir des outils existants afin de faciliter la communication entre des systèmes d information souvent hétérogènes Délocalisation Déplacer un centre de production vers un autre pays afin de réduire les coûts de production dans le respect : d un niveau de qualité défini de contraintes associées (décalage horaire / distance, contexte politique, réglementation des différents pays : environnementale, sociale) 9

10 LE CYCLE ACHATS FOURNISSEURS FACILEMENT GLOBALISABLE Le processus Achats Fournisseurs répond-il aux enjeux de la globalisation? 1 Le caractère standard des opérations Engagement Prestation Réception de la facture Traitement de la facture Paiement 2 Le retour sur investissement significatif 3 L optimisation de la gestion des problématiques de Cash Amélioration de la visibilité sur les délais de règlement Meilleur traitement des litiges Ré-aiguillage des sollicitations fournisseurs vers les opérations Amélioration des prévisions de trésorerie Diffusion de la culture cash dans l entreprise Le constat Mazars est que le 1er processus sur lequel les entreprises mènent une réflexion de globalisation est le processus Achats - Fournisseurs 10

11 AGENDA ANIMATEUR DE LA MATINEE Laurent MAHEO, Vice président DFCG IDF 1- Globalisation : implications organisationnelles et structurelles Impacts de la globalisation sur les directions comptables et financières Catherine BERGAUD, Associé Accompagnement Comptable et Financier 5ème Baromètre Dématérialisation-Finance Constats et Perspectives Jean-Louis DOUYERE, Administrateur APDC Constats Laurent MAHEO, Vice président DFCG IDF Perspectives 11

12 Mardi 24 Septembre Paris Baromètre Dématérialisation - Finance ème édition

13 5 ème édition du Baromètre Dématérialisation Finance Caractéristiques Evaluation annuelle de l évolution des pratiques en entreprises Conçu en collaboration avec un collège d experts (utilisateurs, associations professionnelles, cabinets de conseil et éditeurs) Diffusé aux 4500 membres décideurs Comptabilité Finance des associations APDC et DFCG Couvre l ensemble des modes de dématérialisation Dédié Europe Plus de 350 répondants, 2/3 France et 1/3 sur les autres pays sondés 13

14 Baromètre Dématérialisation - Finance ème édition Les constats 14

15 Des environnements complexes et mouvants Des organisations centralisées en mono-site mais des réorganisations prévues (pour 43% des répondants) L organisation du service comptabilité fournisseurs aujourd hui Demain, Cap sur les CSP «Source : Baromètre Dématérialisation-Finance 2013» 15

16 15% de multi ERP Le SI comptable : hétérogène et changeant Près d 1/3 des cas le SI comptable a été remplacé durant les 3 dernières années Remplacement des applications Achats ou Compta. Fournisseurs ces 3 dernières années Projet de remplacement des applications Achat ou Compta. Fournisseurs dans les 3 prochaines années «Source : Baromètre Dématérialisation-Finance 2013» 16

17 La dématérialisation : une pratique installée Près de 80% du panel (tous pays confondus) a déjà mis en place une ou plusieurs solutions de dématérialisation du processus comptabilité fournisseurs Une pratique encore plus répandue au Royaume Uni Les solutions choisies «Source : Baromètre Dématérialisation-Finance 2013» 17

18 La dématérialisation selon les technologies adoptées Elle est plus ou moins étendue en fonction des choix technologiques Pourcentage des factures dématérialisées selon les technologies utilisées 18

19 Des bénéfices bien identifiés 3 grands apports se détachent : coût, délais, pilotage Les apports principaux de la dématérialisation «Source : Baromètre Dématérialisation-Finance 2013» 19

20 Baromètre Dématérialisation - Finance ème édition Les perspectives 20

21 Les déclencheurs potentiels des projets 58% des répondants déclarent avoir un projet de dématérialisation du processus comptabilité fournisseurs En priorité optimiser les processus achats et le rapprochement commande-réception-facture Classement des processus à optimiser par ordre d importance 21

22 Les facteurs clés de succès Considérer la dématérialisation comme un projet d entreprise Les principaux éléments nécessaires à la mise en place de la dématérialisation 22

23 Les nouveaux critères de choix Pilotage, agilité, collaboration fournisseurs & mobilité Quelle importance accordez vous aux point suivants dans votre choix? «Source : Baromètre Dématérialisation-Finance 2013» 23

24 2- La dématérialisation, levier de création de valeur dans ce contexte Pourquoi la dématérialisation du processus Achats Fournisseurs est-elle particulièrement un levier de création de valeur dans ce contexte? Catherine BERGAUD, Associé Accompagnement Comptable et Financier La dématérialisation : contributeur d agilité mais pas que! François LACAS, Responsable Marketing et Communication Optimiser la fonction finance à travers la dématérialisation des factures fournisseurs au sein d un Centre de Services Partagés (CSP) Benoît DUPRE, Responsable CSP L optimisation des processus financiers à l échelle mondiale grâce à la dématérialisation et l automatisation du traitement des documents Ming LEE, Range Rover Finance Manager Mise en perspective Nicolas BOUZOU, Economiste Questions / Réponses 24

25 POURQUOI LA DÉMATÉRIALISATION DU PROCESSUS ACHATS FOURNISSEURS EST-ELLE PARTICULIÈREMENT UN LEVIER DE CRÉATION DE VALEUR DANS CE CONTEXTE?

26 LE PROCESSUS ACHATS FOURNISSEURS : UN PROCESSUS GLOBAL DÉCLINÉ DANS CHAQUE PAYS Deux objectifs globaux : Cycle Budgétaire Prév. Trésorerie 1. Améliorer la performance (coûts, qualité, délais) Achats Métier Finance Contrainte interne Besoins d approvisionnement et contractualisation Demandes et commandes d achats Processus Achats - Fournisseurs Réception des commandes 2. Optimiser la gestion du cash Traitement des factures entrantes Contrainte externe Paiement des factures Fournisseurs Information sortante Cycle Opérationnel Source : Mazars

27 UNE PROBLÉMATIQUE COMMUNE : LE MANQUE DE CASH L amélioration des indicateurs de pilotage et la maîtrise de la trésorerie sont les deux premières priorités des DAF pour les 12 prochains mois Le baromètre de la fonction DAF 2013 Dépassant les 600 milliards d euros cette année, le crédit interentreprises représente près de sept fois le volume de crédits court terme accordés en France par les banques, et près d un tiers de notre dette publique! Table ronde Mazars : Besoin de cash : Et si la liquidité se cachait au sein de nos processus (10 Octobre 2013) Malgré des délais de paiement hétérogènes entre les pays Européens, le manque de liquidités reste la problématique commune des entreprises 27 * Atradius Payment Practices Barometer Résultats du printemps 2013

28 DES ÉVOLUTIONS RÉGLEMENTAIRES EN CONSÉQUENCE La directive 2010/45/UE Simplification des contraintes liées au transfert électronique des factures Pour une facture électronique comme pour une facture papier, obligation de garantir l authenticité, l intégrité et la lisibilité de la facture via une piste d audit fiable La directive 2011/7/UE Liberté contractuelle des transactions commerciales : paiement des factures dans un délai de 60 jours sauf dispositions contractuelles raisonnables Autorisation donnée aux entreprises de facturer les intérêts de retard après la date d échéance sans notification préalable Mention obligatoire sur les factures d une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d un montant minimum de 40 euros Facture électronique Facture papier Harmonisation de la période de paiement des autorités publiques aux entreprises (30 jours date de facture) En France, décrets d application des 24 et 25 avril 2013 Etude comparative dans 6 pays Européens* 28 Cf. Etude européenne comparative des points réglementaires structurants d un projet de dématérialisation de MAZARS et ITESOFT

29 LA DÉMATÉRIALISATION, CATALYSEUR DE L OPTIMISATION DU PROCESSUS ACHATS FOURNISSEURS La dématérialisation, un support désormais indispensable à la globalisation 1 Un processus unique La dématérialisation permet d aboutir à une ossature unique et globale du processus, adaptable localement (pays) 2 Une information centralisée 3 Des échanges accélérés et sécurisés Accessible de partout et à toute heure Traçable Métiers Contrôlable plus facilement Achats Comptabilité fournisseurs Fournisseurs Finance 29

30 LEVIER DE CRÉATION DE VALEUR DANS UN CONTEXTE DE GLOBALISATION 1. Pilotage global La dématérialisation, 4. Libération du cash 2. Optimisation des coûts La dématérialisation est donc un outil de création de valeur amplifié par la globalisation Mais, sous certaines conditions: un outil de : La qualité des référentiels (fournisseurs, articles, habilitations) 3. Professionnalisation du La formation des personnes cycle Achats - La qualité des informations entrantes Fournisseurs Des règles et des principes de fonctionnement adaptés à la nature des flux à traiter 30

31 2- La dématérialisation, levier de création de valeur dans ce contexte Pourquoi la dématérialisation du processus Achats Fournisseurs est-elle particulièrement un levier de création de valeur dans ce contexte? Catherine BERGAUD, Associé Accompagnement Comptable et Financier La dématérialisation : contributeur d agilité mais pas que! François LACAS, Responsable Marketing et Communication Optimiser la fonction finance à travers la dématérialisation des factures fournisseurs au sein d un Centre de Services Partagés (CSP) Benoît DUPRE, Responsable CSP L optimisation des processus financiers à l échelle mondiale grâce à la dématérialisation et l automatisation du traitement des documents Ming LEE, Range Rover Finance Manager Mise en perspective Nicolas BOUZOU, Economiste Questions / Réponses 31

32 Logiciels pour la Dématérialisation & l Automatisation des processus d entreprise Partenaire DFCG depuis 10 ans

33 / ITESOFT, un acteur de référence Le groupe ITESOFT : faits & chiffres Editeur classé numéro 1 français et leader mondial * Strong Performer in multi-channel capture Forrester Wave, Q ,65 M de CA en collaborateurs Opère en France, Royaume-Uni, Allemagne, Belux, Suisse, Maghreb Coté sur le NYSE Euronext Paris (ITE) Focalisé sur l innovation: 25% de son CA investi en R&D Centres R&D et Support basés en France (multi-langues) Un large écosystème Editer des logiciels qui rendent plus fluides, simples et rapides, les processus d entreprise reposant sur l échange de documents d affaires 80 % du marché européen couvert * (Segment transaction capture, HSA report 2010)

34 / 34 Quelques références

35 Un Processus Achat-Fournisseurs à l échelle globale: la dématérialisation des documents et l automatisation des processus métiers, apports d agilité, de mobilité, de contrôle financier et de collaboration Clients-Fournisseurs

36 / La couverture technologique ITESOFT du processus PtoP Achats & réceptions Capture & Saisie Automatiques (LAD) Factures Fournisseurs Intégration, Contrôle-factures, Validation, Litiges, Consultation Workflow de validation DA Création auto. des cdes dans l ERP Lecture OCR (Full-Text) et vérifications automatiques Rapprochement factures - commandes, gestion des litiges, imputation comptable et analytique, validation, monitoring de l intégration Consultation des images et des données Envoi auto des cdes par Validation réceptions Numérisation des factures papier Capture des factures électroniques et Vidéo-codage ERP Supervision et reporting sur l intégralité de la chaine Clients Portail Fournisseurs Fournisseurs

37 / 37 Les 4 apports de la dématérialisation permettant la globalisation d un processus PtoP 4 APPORTS DE LA DEMATERIALISATION

38 / 38 L agilité des structures: une nécessité actuelle et future Une accélération des réflexions en matière de changements organisationnels «L organisation mise en place n est jamais définitive. Elle doit être flexible pour pouvoir répondre aux évolutions de l activité et aux contraintes des marchés». Les Echos - Catherine Bergaud, Associé MAZARS, 2009 Une hétérogénéité des Systèmes d Information 15% des organisations sont en environnement multi-erp. Baromètre Démat-Finance, 2013

39 / 39 L agilité dans le Processus Purchase to Pay 1 Réversibilité 2 Adaptation au multi-erp

40 / 40 L agilité selon ITESOFT: La capacité d adaptation à tout type d organisation EXTERNE INTERNE NOMADE B.P.O. B.P.O. INTERNE DECENT. INTERNE CENTRAL 97% Solution Agile = Projet de dématérialisation au ROI rapide

41 / 41 Les 4 apports de la dématérialisation permettant la globalisation d un processus PtoP 4 APPORTS DE LA DEMATERIALISATION

42 / 42 Un besoin croissant de mobilité 3,3 sera le nombre moyen d appareils mobiles utilisés par chaque collaborateur en 2014, tous connectés au système d information de son employeur. Etude BYOD and Virtualization, Cisco, Mai ,5% est le pourcentage moyen du budget IT en 2014 qui sera alloué aux initiatives de mobilité. Accenture CIO Mobility Survey, % des employés demandent de la connectivité mobile pour travailler efficacement: productivité et satisfaction de son travail. Etude BYOD and Virtualization, Cisco, Mai % des DSI envisagent de revoir leurs processus afin de mieux intégrer la mobilité dans l entreprise dans les années à venir. Accenture CIO Mobility Survey, 2013

43 / 43 La mobilité dans le Processus Purchase to Pay 1 Consultation, Validation, Enrichissement 2 Point of origination capture Quelque soit le moment Quelque soit l endroit

44 La mobilité selon ITESOFT: / 44 Consultation, Validation, Enrichissement 100% des fonctions interactives en mode web, client riche Numérisation, Vidéo-codage, Consultation, Workflow Application smartphones et tablettes: ITESOFT.Everywhere Transfert d un document vers un autre utilisateur directement depuis l appareil mobile Accès aux pièces jointes liées aux documents Support des téléphones et tablettes récents (dont ipad) Orchestration des processus basés sur des SI hétérogènes ITESOFT.Hub ( plateforme d intégration commune) Un accès plus simple et plus rapide au bon moment (aux documents et aux traitements) Une amélioration de la réactivité (accélération des processus d approbation et ainsi du paiement, gestion des erreurs ) Un levier d image en interne comme en externe (modernité) Une flexibilité accrue ( organisation décentralisée, déplacements, télétravail )

45 / 45 La mobilité dans le Processus Purchase to Pay 1 Consultation, Validation, Enrichissement 2 Point of origination capture Quelque soit le moment Quelque soit l endroit

46 / La mobilité selon ITESOFT: Point of origination capture Module de capture mobile Capture et transmission des données Au plus tôt, quelque soit le lieu A un back office De manière sécurisée

47 / 47 Les 4 apports de la dématérialisation permettant la globalisation d un processus PtoP 4 APPORTS DE LA DEMATERIALISATION

48 / 48 Vers le contrôle financier 8/10 DAF affirment que leur fonction sera impactée par les technologies de l information. Baromètre de la fonction DAF, 2012 «Les attributions du DAF se développent audelà de son coeur de métier technique dans un rôle qui est davantage stratégique il devient un véritable business partner». L ADN du DAF, 2010 Les dossiers prioritaires sur les 12 prochains mois pour 44% des DAF interrogés concernent l amélioration du pilotage, pour 42% la maîtrise de la trésorerie, pour 31% le contrôle interne et pour 28% le coût des fournisseurs. Baromètre de la fonction DAF, 2013

49 / 49 Le contrôle financier dans le Processus Purchase to Pay 1 Reporting métier 2 Scoring fournisseurs

50 / 50 La Traçabilité, supervision et reporting selon ITESOFT 40% des clients sont en attente d un reporting métier précis. Baromètre Satisfaction Clients ITESOFT, 2013 Supervision de l ensemble du processus PtoP Interopérabilité garantie entre des SI hétérogènes Réception Saisie / Intégration Comptable Validation Litige Règlement Archivage Un outil pour décider et piloter

51 / 51 Le pilotage métier multi-erp La visibilité multi-erp / multi-applicatifs en temps réel Connaître à tout moment le statut d une facture Enregistrer la piste d audit Produire des rapports métiers.

52 / 52 L analyse de la performance métier Des indicateurs de performance alimentant un tableau de bord (KPI) Volume de documents capturés / intégrés / rejetées Temps moyen de traitement par document, catégorie, entité Répartition des types de litiges Taux de rapprochement automatique en pied de facture / en lignes de détails FNP pour préparation des provisions

53 / 53 Le contrôle financier dans le Processus Purchase to Pay 1 Reporting métier 2 Scoring fournisseurs

54 / 54 Le scoring de la performance de facturation fournisseurs L accès instantané à des informations d analyse métiers essentielles Scoring fournisseurs Suivi des encours par devises.

55 / 55 Les 4 apports de la dématérialisation permettant la globalisation d un processus PtoP 4 APPORTS DE LA DEMATERIALISATION

56 / 56 La collaboration Clients-Fournisseurs 5,9/10 c'est la note globale que fournisseurs et donneurs d'ordres attribuent à la qualité de leur collaboration. Etude PEAK, % est la proportion maximale du temps pouvant être passé par la comptabilité fournisseurs à répondre aux demandes simples des fournisseurs. Etude ITESOFT, 2012 RSE, la relation fournisseurs fait aussi partie prenante de la Responsabilité Sociale Entreprise. La communication et le respect de ses fournisseurs s inscrit au même titre que ses salariés et clients. Les Echos, 2012

57 / 57 La collaboration Clients-Fournisseurs dans le Processus Purchase to Pay 1 Instantanéité de la consultation des données 2 Simplification des échanges

58 / La collaboration Clients - Fournisseurs selon ITESOFT Plateforme collaborative accessible sur le web Les principales fonctions Application web accessible depuis un navigateur Internet par toute personne habilitée Intégration à l ERP pour garantir des données à jour Approche self-service pour le fournisseur qui administre lui-même son compte Affichage du statut des paiements Fonctionnalités collaboratives pour déposer directement des documents (factures, avoirs et pièces justificatives).

59 / Le Supplier Portail ITESOFT

60 / La collaboration Clients - Fournisseurs selon ITESOFT Retour sur investissement (ROI) Information en temps-réel sur le statut des factures et accessible aux fournisseurs 24h/24 Jusqu à 30% de temps gagné à la comptabilité fournisseurs en évitant de répondre aux demandes simples des fournisseurs Accélération et simplification des échanges avec les fournisseurs Historique des échanges conservé pour constituer une piste d audit

61 / 61 L alignement stratégique L alignement stratégique est l enjeu majeur de la gouvernance des systèmes d information. Le déploiement d un même système d information permet d aligner les pratiques IT mais aussi Métier Même si la réalité s inscrit plus dans un contexte multi-erp La dématérialisation et l automatisation des processus métier est une réponse à ce besoin d alignement

62 QUESTIONS / REPONSES

63 Mardi 24 Septembre Paris GLOBALISATION DES ENTREPRISES: QUELLES OPPORTUNITES POUR LES DIRECTIONS FINANCIERES ET LES PROCESSUS ACHATS-FOURNISSEURS? Avec le témoignage de En partenariat avec Avec la participation de Et avec le soutien de

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