Sommaire. Avantages en nature, frais professionnels, frais d entreprise : la synthèse des circulaires ministérielles

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1 Sommaire Avantages en nature, frais professionnels, frais d entreprise : la synthèse des circulaires ministérielles (RF Social, Cahier actualité n 17, pp. 10 et 16) Le système d évaluation des avantages en nature et des frais professionnels a été entièrement revu par deux arrêtés ministériels des 10 et 20 décembre Cette réforme est applicable aux cotisations dues sur les rémunérations versées depuis le 1 er janvier 200 et afférentes aux périodes d emploi accomplies depuis cette date. L administration vient de la commenter par deux circulaires dont vous trouverez la synthèse dans le présent Feuillet. Soulignons que certaines des mesures qu elles contiennent ne sont parfois que de simples tolérances dénuées de valeur juridique, qui ne s imposent donc ni aux juges, ni aux URSSAF. les numéros ci-dessous renvoient aux paragraphes. Signalons enfin qu en diffusant les circulaires ministérielles, l ACOSS a annoncé qu elle établirait sa propre circulaire (non encore parue au 11 janvier 200). 1 2 Les principes de la réforme De nouveaux textes de référence... 1 et 2 Champ d application... et 4 L essentiel de la réforme... 5 à 9 Les avantages en nature Définition et principes généraux d évaluation à 1 La nourriture: évaluation et 15 titres-restaurants cantine, restaurant d entreprise.. 17 repas par obligation professionnelle ou par nécessité de service repas d affaires Le logement: évaluation au forfait ou selon la valeur locative et 21 évaluation forfaitaire à 24 évaluation d après la valeur locative versement d une redevance ou d un loyer par le salarié et 27 évaluation mensuelle ou hebdomadaire logement occupé par deux conjoints personnes logées par nécessité absolue de service... 0

2 Sommaire Le véhicule: définition de l avantage... 1 évaluation réelle ou forfaitaire... 2 évaluation selon les dépenses réelles... à 5 évaluation forfaitaire annuelle... 6 à 9 Les nouvelles technologies à 44 Situations particulières: le cas des mandataires sociaux à 48 salariés rémunérés exclusivement par des avantages en nature mise à disposition d un véhicule professionnel ou d un transport collectif produits et services réalisés ou vendus par l entreprise à 54 Vêtements de travail Les frais professionnels Notions de base à 59 Dépenses réelles Allocations forfaitaires à 6 Les frais de repas: frais de restaurant restauration sur le lieu de travail («prime de panier») restauration hors des locaux de l entreprise («panier» de chantier) indemnités de casse-croûte non-cumul des limites d exonération Véhicule personnel utilisé à titre professionnel: déplacement professionnel trajet domicile-lieu de travail Les grands déplacements: cadre d utilisation en France métropolitaine et 7 en France d outre-mer à l étranger déplacements supérieurs à mois à 78 Le salarié en télétravail à 82 Les nouvelles technologies... 8 et 84 La mobilité professionnelle: frais engagés par le salarié circonstances de la mobilité rembourser certains frais par allocations forfaitaires dépenses d hébergement provisoire dépenses d installation dans le nouveau logement et 90 frais de déménagement mobilité à l international à 96 Le transport domicile-lieu de travail: utilisation des transports en commun à 99 utilisation du véhicule personnel prime de transport de indemnités de bicyclette et de vélomoteur stagiaires étrangers Les frais d atelier des travailleurs à domicile et 105 Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels à 114 Base CSG/CRDS Professions ouvrant droit à une déduction forfaitaire : pages 9 à 42 Les frais d entreprise Ni avantages en nature, ni frais professionnels, ni rémunération et 117 Les vêtements à 120 Les autres types de frais d entreprise Conditions d exonération

3 L essentiel Les principes de la réforme Deux arrêtés et deux circulaires remettent à plat l ensemble des dispositifs relatifs aux avantages en nature et aux frais professionnels. La nouvelle réglementation s applique aux cotisations dues sur les rémunérations versées depuis le 1 er janvier 200 et afférentes aux périodes d emploi accomplies depuis cette date. 1 De nouveaux textes de référence Deux nouveaux arrêtés se substituent aux anciens textes de De nombreuses lettres ministérielles sont abrogées et remplacées par une nouvelle circulaire. Deux arrêtés, deux circulaires 1 Deux arrêtés des 10 et 20 décembre 2002 ont réformé en profondeur le dispositif des avantages en nature et des frais professionnels tels qu ils résultaient des arrêtés du 9 janvier et du 26 mai L administration a diffusé deux circulaires: la première commente l esprit de la réforme en en synthétisant les apports essentiels (circ. DSS/SDFSS/5B du 6 janvier 200); la seconde (circ. DSS/SDFSS/5B du 7 janvier 200) précise les dispositions des arrêtés. Elle définit également certaines positions et tolérances ministérielles pour la prise en compte de frais ou d avantages divers. Une circulaire en préparation présentera et définira les modalités de prise en compte de certains avantages en espèces. Attention. Les circulaires ministérielles ont pour avantage d éclairer l interprétation des textes juridiques tout en fournissant une grille de lecture d application aux services déconcentrés du ministère comme aux URSSAF. Il faut cependant rappeler que ces circulaires n ont qu une simple valeur interprétative. Nous soulignons donc que les simples tolérances ministérielles ou administratives qui figurent dans les circulaires et qui ne peuvent se rattacher à un texte légal ou réglementaire ou à la jurisprudence sont dénuées de toute valeur juridique. Elles ne s imposent donc ni aux URSSAF ni aux juges qui, en cas de litige, peuvent les ignorer pour se prononcer. À titre d exemple, il en va notamment ainsi des tolérances admises pour certains vêtements dits «professionnels» (voir 119), des rabais sur les produits de l entreprise octroyés aux salariés et n excédant pas 0 % (voir 51 à 54). Les textes abrogés 2 Les deux nouveaux arrêtés ont abrogé ceux du 9 janvier 1975 (avantages en nature) et du 26 mai 1975 (frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale). La circulaire ministérielle abroge également l ensemble des lettres ministérielles se rapportant à ces thèmes. 1

4 Cotisations sociales 1 Liste des lettres ministérielles abrogées La circulaire ministérielle DSS/SDFSS/5B du 7 janvier 200 abroge l ensemble des lettres ministérielles relatives aux avantages en nature et aux frais professionnels. Le texte de certaines d entre elles est toutefois repris en tout ou partie dans la nouvelle circulaire. Sont notamment abrogées les lettres ministérielles suivantes: 17 juin 1994 décembre mars juin mai avril novembre février janvier novembre août août er mars 1978 février septembre août mai mai mars janvier mars 1961 Régime social des indemnités attribuées aux agents non titulaires de la fonction publique de l État et de ses établissements publics mutés dans le cadre d opérations de localisation en province Allocations et remboursements de frais des artistes en déplacement professionnel Statut des allocations et remboursements de frais alloués aux musiciens, chefs d orchestre, choristes et artistes chorégraphiques lors de leurs déplacements professionnels Indemnisations des frais professionnels, avantages en nature Définition de l assiette des cotisations de sécurité sociale Remboursement des frais professionnels liés à l expatriation Indemnités de grand déplacement allouées aux artistes en tournée théâtrale ou lyrique Indemnité de casse-croûte aux chauffeurs de transports routiers Prime de transport de 2 F Indemnités de transport allouées aux salariés de la région parisienne pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail Indemnités d expatriation versées aux salariés détachés à l étranger Vêtements de travail fournis gratuitement à leurs salariés par les entreprises de bâtiment Vêtements de travail fournis par les entreprises de bâtiment Indemnités de petits déplacements du BTP Avantages en nourriture concernant les éducateurs spécialisés Indemnités de petits déplacements servies par les entreprises de bâtiment et de travaux publics (exonération de charges sociales et fiscales) Limitation de l abattement supplémentaire pour frais professionnels Statut au regard de la sécurité sociale de certains avantages spécifiques alloués aux salariés et anciens salariés des établissements de crédit Conditions de l option pour la déduction supplémentaire pour frais professionnels Droit d option pour la déduction supplémentaire Droit d option pour l abattement professionnel 2 Champ d application Le nouveau dispositif s applique aux salariés et assimilés. Toutefois, comme auparavant, certains dirigeants sociaux restent exclus en tout ou partie des systèmes forfaitaires applicables aux salariés. Tous les salariés Les nouvelles dispositions concernent tous les salariés et assimilés. La circulaire précise que ce sont les personnes affiliées au régime général de la sécurité sociale au titre des articles L et L. 11- du code de la sécurité sociale. Dirigeants sociaux affiliés au régime général 4 Certaines personnes pourtant affiliées au régime général de la sécurité sociale ne peuvent procéder que par évaluation réelle tant pour les avantages en nature que pour les frais professionnels.

5 L essentiel Ainsi, les gérants minoritaires de sociétés à responsabilité limitée et de sociétés d exercice libéral à responsabilité limitée (c. séc. soc. art. L. 11-, 11 ), les présidents-directeurs généraux de sociétés anonymes (c. séc. soc. art. L. 11-, 12 ), les présidents et dirigeants de sociétés par actions simplifiées (c. séc. soc. art. L. 11-, 2 ) ne peuvent pas bénéficier du régime des forfaits prévus pour les avantages en nature nourriture et logement et certains frais professionnels qui, dès lors, doivent être évalués d après leur valeur réelle. À noter. Lorsqu un mandataire social est rémunéré exclusivement au titre de son mandat social par un avantage en nature logement, l évaluation de l avantage logement est déterminée d après la valeur réelle et est soumise aux seules cotisations patronales (voir 49). Les mandataires sociaux titulaires d un contrat de travail, percevant à ce titre une rémunération distincte de leur mandat et relevant du régime de l assurance chômage géré par l Unédic peuvent en revanche prétendre, au titre de leur contrat de travail, aux dispositions des deux arrêtés dans les mêmes conditions que n importe quel salarié. 1 L essentiel de la réforme La réforme modifie complètement les règles d évaluation des avantages en nature et des allocations forfaitaires pour frais professionnels (abandon de la distinction entre cadres et non-cadres ). Extension des évaluations forfaitaires 5 Jusqu ici limité aux frais d alimentation, de logement et de déplacement, le champ du recours à l évaluation forfaitaire s étend désormais à de nouvelles catégories de frais professionnels, notamment ceux liés aux nouvelles technologies de l information et de la communication (NTIC). Pour les avantages en nature, l employeur peut aussi appliquer une évaluation forfaitaire pour: l utilisation permanente par le salarié d un véhicule dont l entreprise assume la charge, l évaluation se faisant soit sur la base des dépenses réelles, soit en fonction d un forfait annuel (voir 1 à 9); l utilisation, en partie privée, par le salarié, des outils issus des nouvelles technologies de l information et de la communication (téléphone mobile, ordinateur ) que l employeur met à sa disposition (voir 40 à 44). Pour les remboursements de frais professionnels, l employeur peut, par exemple, désormais déduire de l assiette des cotisations le remboursement des frais engagés par un salarié dans le cadre d une mobilité professionnelle (mutation). Des forfaits sont ainsi prévus pour les dépenses d hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture exposés dans l attente d un logement définitif, ainsi que pour les dépenses liées à l installation dans le nouveau logement (voir 87 à 89). Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels 6 La réforme redonne une base juridique au dispositif des abattements supplémentaires pour frais professionnels, dans une limite annuelle de Ces abattements s appellent désormais «déductions forfaitaires spécifiques pour frais professionnels»

6 Cotisations sociales 1 (voir 106 à 114). Rappelons que ce mécanisme n est plus applicable en matière fiscale. Indemnités de grand déplacement 7 Les indemnités de grand déplacement en France métropolitaine se veulent plus réalistes. Elles se décomposent désormais en deux volets: un pour les frais de repas, un pour l hébergement et le petit déjeuner. La possibilité de procéder à des remboursements exonérés par allocations forfaitaires est par ailleurs étendue à des déplacements supérieurs à mois et pouvant aller jusqu à 6 ans selon l interprétation de l arrêté retenue par l administration (voir 78), des abattement étant toutefois alors applicables aux limites d exonération des allocations forfaitaires (voir 76 à 78). Jusqu alors, les allocations forfaitaires n étaient ouvertes qu à certaines entreprises pour des déplacements supérieurs à mois. Interdépendance «avantages en nature/frais professionnels» abrogée 8 Jusqu à présent, le principe de l interdépendance des arrêtés relatifs aux avantages en nature et aux frais professionnels conduisait à considérer que la prise en charge par l employeur des frais professionnels liés notamment à la nourriture constituait un avantage en nature du fait que le salarié était nourri gratuitement par son employeur. Ce principe est abrogé. Désormais, lorsqu un salarié en déplacement professionnel est, par exemple, remboursé intégralement de ses frais de repas, aucun avantage nourriture ne doit être réintégré dans l assiette de cotisations. Frais professionnels, nouvelles technologies et télétravail 9 L arrêté reconnaît explicitement comme frais professionnels les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles lorsqu il est en situation de télétravail (voir 79 à 82) ou lorsqu il utilise des outils issus des NTIC (voir 8 et 84). 4

7 Avantages en nature Les avantages en nature La nouvelle réglementation a étendu la possibilité pour l employeur de recourir à des évaluations forfaitaires pour de nouveaux avantages en nature (véhicule, nouvelles technologies ). La circulaire ministérielle commente les nouveautés. Au-delà du texte juridique de l arrêté, elle apporte plusieurs indications sur l application concrète du nouveau dispositif. Définition et principes généraux d évaluation Tout avantage en nature est en principe soumis à cotisations. Dans certains cas, l employeur peut utiliser des évaluations forfaitaires qui offrent l avantage de simplifier la paie. Définition 10 L avantage en nature consiste dans la fourniture ou la mise à disposition d un bien ou service, permettant au salarié de faire l économie de frais qu il aurait dû normalement supporter. Peu importe qu il soit octroyé par l intermédiaire d un tiers, dès lors que cet octroi est opéré en considération de l appartenance du salarié à l entreprise concernée. L avantage en nature est un élément de la rémunération qui, au même titre que le salaire proprement dit, doit donner lieu à cotisations sociales, à CSG et à CRDS. Si le salaire doit, en principe, être payé en argent, il est admis que le salarié puisse également être rémunéré en nature. Cette rémunération peut couvrir l intégralité de l activité du salarié (pour les incidences, voir 49), mais en général elle est simplement accessoire. Principes d évaluation et règles d arrondi 11 L arrêté du 10 décembre 2002 prévoit en ses articles 1, 2, et 4 un système de forfaits qui est applicable pour la nourriture (art. 1), le logement (art. 2), le véhicule (art. ) et les outils issus des nouvelles technologies de l information et de la communication (art. 4). Pour ces deux derniers, les résultats des calculs forfaitaires (voir 6 à 8 et 44) doivent être arrondis à la dizaine de centimes d euro la plus proche. L évaluation des autres avantages en nature est déterminée par rapport à la valeur réelle, arrondie à la dizaine de centimes d euro la plus proche (art. 6). L évaluation de l avantage en nature d après la valeur réelle est déterminée sur la base de l économie réalisée par les salariés qui en bénéficient. Ces avantages peuvent être consentis à titre gratuit ou au moyen d une contribution du salarié. Cette participation ne remet pas en cause les modalités d évaluation de l avantage consenti, elle vient seulement minorer la valeur dudit avantage à concurrence de son montant. S agissant des mandataires sociaux limitativement énumérés par l arrêté (voir 45 à 48), les avantages nourriture et logement attribués au titre de leur mandat sont évalués d après leur valeur réelle. 5 2

8 Cotisations sociales 2 Désormais, la référence au minimum garanti et la distinction entre rémunération supérieure et rémunération inférieure au plafond sont supprimées. Des évaluation minimales 12 Les forfaits fixés pour certains avantages (nourriture, logement, véhicule, nouvelles technologies) constituent une évaluation minimale, à défaut de stipulations supérieures de la convention ou de l accord collectif applicable (art. 5). Les montants des forfaits peuvent également être remplacés par des valeurs supérieures d un commun accord entre le salarié et son employeur. Lorsque la convention collective prévoit une évaluation inférieure, celle-ci ne peut pas être retenue pour déterminer l assiette des cotisations. Les forfaits prévus par l arrêté fixent en effet une règle générale d ordre public. Revalorisation des forfaits nourriture et logement 1 Les valeurs fixées en euros par l arrêté (nourriture et logement) seront réévaluées au 1 er janvier de chaque année conformément au taux prévisionnel d évolution en moyenne annuelle des prix à la consommation de tous les ménages (hors tabac) prévu pour l année civile considérée. Ce taux figure dans le rapport sur la situation et les perspectives économiques, sociales et financières de la Nation, annexé au projet de loi de finances. Les valeurs seront arrondies à la dizaine de centimes d euro la plus proche. Le barème sera établi et diffusé par l ACOSS (art. 7). À noter. Cette revalorisation s appliquera dès le 1 er janvier 2004 pour l avantage en nature nourriture alors que, pour le logement, cette mesure ne s appliquera qu au 1 er janvier En effet, l arrêté a directement fixé la valeur de l avantage en nature logement pour les années 200 à 2007 incluses. La nourriture Il n y a plus de distinction entre salariés rémunérés au-delà et en dessous du plafond (art. 1). Par ailleurs, l interdépendance entre avantages en nature et frais professionnels est supprimée. Évaluation 4 par repas en Lorsque l employeur fournit la nourriture, cet avantage est évalué suivant un forfait de 8 (valeur 200) par jour et la moitié de ce montant pour un repas (4 en 200). Ce forfait est revalorisé chaque 1 er janvier (voir 1). Interdépendance «avantages en nature/frais professionnels» supprimée 15 Lorsqu un salarié en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail est remboursé intégralement de ses frais professionnels, il n y a plus d avantage en nature repas à réintégrer dans l assiette des cotisations. La solution est identique si l employeur paie directement le repas au restaurateur. 6

9 Avantages en nature Ainsi, le principe de l interdépendance des arrêtés relatifs aux avantages en nature et aux frais professionnels ne s applique plus désormais : il conduisait à considérer que la prise en charge par l employeur des frais professionnels liés à la nourriture constituait un avantage en nature du fait que le salarié était nourri gratuitement par son employeur. 2 Titres-restaurants 16 La participation patronale à l acquisition d un titre-restaurant est exonérée de cotisations de sécurité sociale dans certaines limites fixées par le code général des impôts (c. séc. soc. art. L. 11-4). L exonération peut porter sur un maximum actuellement fixé à 4,60 (CGI art. 81, 19 ), à condition que le montant de cette participation soit compris entre 50 % et 60 % de la valeur du titre-restaurant. En conséquence, lorsque la participation de l employeur est comprise entre 50 % et 60 % de la valeur du titre-restaurant mais qu elle est supérieure à la limite maximale du code général des impôts (4,60 ), la fraction excédant la limite d exonération doit être réintégrée dans l assiette des cotisations. Lorsque cette participation est supérieure à 60 % ou inférieure à 50 %, c est la totalité de la participation de l employeur qui doit être réintégrée dans l assiette des cotisations. Cantine, restaurant d entreprise 17 Pour les salariés nourris en cantine ou en restaurant d entreprise ou interentreprises, géré ou subventionné par l entreprise ou le comité d entreprise, la fourniture de repas à la cantine de l établissement moyennant une participation des salariés constitue un avantage en nature. Cet avantage doit être réintégré dans l assiette des cotisations pour un montant évalué à la différence entre le montant du forfait avantage nourriture (4 en 200 par repas) et le montant de la participation personnelle du salarié. Toutefois, et afin d éviter les redressements minimes, l administration considère que l avantage en nature peut être négligé lorsque la participation du salarié est au moins égale à la moitié du forfait repas (soit 4 50 % = 2 par repas en 200). Repas par obligation professionnelle ou par nécessité de service 18 La fourniture de repas résultant d obligations professionnelles ou pris par nécessité de service prévue conventionnellement ou contractuellement n est pas considérée comme un avantage en nature et n est, en conséquence, pas réintégrée dans l assiette des cotisations. Par conséquent, sont exclus de l assiette des cotisations les repas fournis aux personnels qui, par leur fonction, sont amenés par nécessité de service à prendre leur repas avec les personnes dont ils ont la charge éducative, sociale ou psychologique, dès lors que leur présence au moment des repas résulte d une obligation professionnelle figurant soit dans le projet pédagogique ou éducatif de l établissement, soit dans un document contractuel (contrat de travail, convention). 7

10 Cotisations sociales 2 Repas d affaires 19 Ils ne constituent pas des avantages en nature s ils répondent aux conditions permettant de les assimiler à des frais d entreprise (voir 121). Le logement Un nouveau système d évaluation forfaitaire est mis en place, selon que le logement comporte une ou plusieurs pièces principales (art. 2). Les valeurs forfaitaires sont fixées jusqu en 2007 inclus. Évaluation au forfait ou selon la valeur locative Une option de l employeur 20 Lorsque l employeur fournit le logement, l avantage est évalué forfaitairement ou peut être calculé, sur option de l employeur, d après la valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation dans les conditions prévues aux articles 1496 et 1516 du code général des impôts et d après la valeur réelle pour les avantages accessoires. L option est laissée à la seule diligence de l employeur. L employeur a la faculté de réviser en fin d exercice l option prise en fonction de son choix (forfait ou valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation) pour l année entière écoulée, salarié par salarié. Dans ces conditions, l entreprise, qui, au cours de l année écoulée, a utilisé l évaluation forfaitaire, peut en fin d année revoir cette option. L entreprise prend sa décision en fin d année, lors de l établissement de la DADS et régularise, le cas échéant, les cotisations précomptées au cours de l année. L employeur ne peut, en revanche, revendiquer rétroactivement le changement d option pour les années antérieures. En cas de redressement de cotisations 21 Si l employeur n a pas cotisé sur l avantage logement, le redressement de cotisations est effectué sur le forfait (sur la valeur réelle pour les mandataires sociaux exclus du champ d application des forfaits, voir 45 et 47). Évaluation forfaitaire Barèmes applicables 22 La valorisation du forfait avantage logement est présentée sous la forme d un barème de huit tranches. Les avantages accessoires l eau, le gaz, l électricité, le chauffage, le garage (liste limitative) sont intégrés dans le forfait. À noter. Le forfait ne couvre pas les éventuelles autres charges acquittées par l employeur (taxe d habitation, assurances...), mais dont le paiement incombe normalement à l occupant du logement. Dans un tel cas, ces prises en charge sont à soumettre également à cotisations. Les tranches de barème évoluent sur cinq ans de 200 à 2007 pour atteindre un lissage du dispositif à cette date. Ces montants seront ensuite revalorisés chaque 1 er janvier (voir 1). 8

11 Avantages en nature Les tableaux ci-dessous indiquent la valeur forfaitaire de l avantage logement à soumettre à cotisations suivant les tranches de revenus, le nombre de pièces du logement et l année considérée. Pour les logements comportant plusieurs pièces principales, il convient de multiplier la valeur donnée par le nombre de pièces principales du logement. 2 Logement comportant une pièce principale (évaluation forfaitaire mensuelle) Rémunération R < 0,5 PMSS ,5 PMSS R < 0,6 PMSS ,6 PMSS R < 0,7 PMSS ,7 PMSS R < 0,9 PMSS ,9 PMSS R < 1,1 PMSS ,1 PMSS R < 1, PMSS , PMSS R < 1,5 PMSS R 1,5 PMSS PMSS = plafond mensuel de sécurité sociale (2 42 par mois en 200). Logement comportant plusieurs pièces principales (valeur par pièce principale)* Rémunération R < 0,5 PMSS ,5 PMSS R < 0,6 PMSS ,6 PMSS R < 0,7 PMSS ,7 PMSS R < 0,9 PMSS ,9 PMSS R < 1,1 PMSS ,1 PMSS R < 1, PMSS , PMSS R < 1,5 PMSS R 1,5 PMSS PMSS = plafond mensuel de sécurité sociale (2 42 par mois en 200). * Par exemple en 200, un salarié rémunéré par mois (soit entre 0,6 et 0,7 plafond) qui bénéficie d un logement trois pièces voit celui-ci évalué à 2 = 69 par mois. Salaire brut de référence 2 Pour l application pratique de ces dispositions, il convient de prendre en considération le salaire brut mensuel en espèces, c est-à-dire avant incorporation des avantages en nature. Ce salaire mensuel comprend, outre la rémunération principale, les différentes primes, gratifications et indemnités en espèces entrant normalement dans l assiette des cotisations de sécurité sociale, peu important la période à laquelle elles se rapportent. Lorsque l employeur applique une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (voir 106 à 114), il faut se référer au salaire après application de cette déduction. L arrêté utilise le plafond mensuel de la sécurité sociale puisqu il compare une rémunération mensuelle avec un avantage en nature déterminé sur la base mensuelle. Salariés multiemployeurs 24 Selon la circulaire, pour les salariés occupés par plusieurs employeurs, l employeur qui alloue un logement ne doit tenir compte que de la rémunération qu il verse, sans faire masse de toutes les rémunérations dont bénéficie le salarié. 9

12 Cotisations sociales 2 Évaluation d après la valeur locative 25 En ce qui concerne l évaluation de l avantage d après la valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation, l évaluation ne doit tenir compte que des locaux effectivement utilisés par le salarié pour ses besoins propres par opposition aux locaux réservés aux besoins professionnels dans le cadre du contrat de travail. Si, par exception, les services fiscaux n étaient pas en mesure de fournir le renseignement sur la valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation, il faut se référer à la valeur locative correspondant au taux des loyers pratiqués dans la commune pour un logement de surface comparable ou, à défaut, au forfait. Les avantages accessoires pris en charge par l employeur l eau, le gaz, l électricité, le chauffage, le garage doivent être ajoutés pour leur montant réel pour déterminer la valeur globale de l avantage en nature. Par ailleurs, il faut, le cas échéant, intégrer d autres types de charges acquittés par l employeur (taxe d habitation, assurances...), mais dont le paiement incombe normalement à l occupant du logement. Versement d une redevance ou d un loyer par le salarié Loyer égal à la valeur locative : pas d avantage en nature 26 La fourniture du logement n est pas considérée comme un avantage en nature et ne donne pas lieu à cotisations lorsque le salarié verse à son employeur, en échange du logement fourni, une redevance ou un loyer dont le montant est supérieur ou correspond à la valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation, et ce, même si ce loyer est inférieur à la valeur de l évaluation forfaitaire (voir 22). Si la valeur locative foncière n est pas connue, il convient de prendre en compte le taux des loyers pratiqués dans la commune pour un logement de surface identique. À noter. S agissant des avantages accessoires au logement (eau, gaz, électricité, garage), lorsque le salarié bénéficie de ces avantages, ils sont calculés d après leur valeur réelle sur présentation des factures. Loyer «modique» : en principe, avantage en nature 27 En revanche, il y a avantage en nature lorsque la redevance ou le loyer du salarié est modique et inférieur à la valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation. Si la valeur locative n est pas connue, il faut se référer au taux des loyers pratiqués dans la commune pour un logement de surface identique. L avantage en nature est égal à la différence entre, d une part, la valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation (ou, à défaut le taux des loyers pratiqués dans la commune pour un logement de surface identique ou le montant forfaitaire) et, d autre part, le montant de la redevance ou du loyer. Lorsque le montant mensuel à réintégrer est inférieur à l évaluation de la première tranche du barème forfaitaire pour une pièce, l avantage logement peut être négligé. Évaluation mensuelle ou hebdomadaire 28 L avantage logement est évalué par mois ou par semaine (1/4 de la valeur pour le mois, arrondi à la dizaine de centimes d euro la plus proche). Toute semaine incomplète doit être comptabilisée comme une semaine. En cas de mois incomplet, c est le nombre de semaines effectives qui est pris en compte dans la limite de quatre semaines. 10

13 Avantages en nature Logement occupé par deux conjoints travaillant dans la même entreprise 29 Lorsque le logement est occupé par deux conjoints travaillant dans la même entreprise et que le contrat de travail d un seul conjoint prévoit l attribution du logement, l avantage en nature est réintégré dans l assiette des cotisations de ce dernier. Si le contrat de travail de chacun des conjoints prévoit l attribution du logement, l avantage en nature est évalué selon le salaire de chacun des conjoints: la moitié de la valeur de l avantage en nature applicable à chacun d eux s ajoute à leur rémunération respective. Les mêmes modalités s appliquent lorsque le logement est occupé par deux conjoints travaillant dans la même entreprise et qu aucun des contrats de travail ne prévoit l attribution du logement. Personnes logées par nécessité absolue de service 0 En ce qui concerne les salariés ne pouvant accomplir leur service sans être logés dans les locaux où ils exercent leur fonction (personnel de sécurité, gardiennage ), la valeur de l avantage en nature dont ils bénéficient subit un abattement pour sujétion de 0 % sur la valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation, ou, mais seulement à compter du 1 er janvier 2007, sur la valeur forfaitaire de l avantage logement. S agissant des avantages accessoires (eau, gaz, électricité, chauffage, garage), les dépenses réellement engagées par l employeur pour le compte du salarié sont prises en compte sur la base de la valeur réelle lorsque l avantage en nature est évalué d après la valeur locative (voir 25). Ces dépenses ne subissent pas d abattement. 2 Le véhicule L utilisation privée d un véhicule peut, sous certaines conditions, constituer un avantage en nature (art. ). La nouvelle réglementation permet de recourir à une évaluation forfaitaire. Définition de l avantage en nature véhicule 1 L utilisation privée d un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente constitue un avantage en nature, qu il s agisse d un véhicule dont l employeur est propriétaire ou locataire, ou d un véhicule acquis en location avec option d achat. L administration considère qu il y a mise à disposition à titre permanent du véhicule chaque fois que les circonstances de fait permettent au salarié d utiliser un véhicule professionnel à titre privé, et donc en dehors du temps de travail. Il y a donc mise à disposition permanente lorsque le salarié n est pas tenu de restituer le véhicule en dehors de ses périodes de travail, notamment en fin de semaine (samedi et dimanche) ou pendant ses périodes de congés. 11

14 Cotisations sociales 2 Évaluation réelle ou forfaitaire sur option de l employeur 2 La détermination de cet avantage est évaluée sur la base de dépenses réellement engagées ou, sur option de l employeur, sur la base d un forfait annuel en pourcentage du coût d achat du véhicule ou du coût global annuel comprenant la location, l entretien et l assurance du véhicule en location ou location avec option d achat, toutes taxes comprises. L option est laissée à la seule diligence de l employeur. L employeur a la faculté de réviser en fin d exercice l option prise en fonction de son choix (forfait ou valeur réelle) pour l année entière écoulée. Dans ces conditions, l entreprise qui, au cours de l année écoulée, a utilisé l évaluation forfaitaire, peut en fin d année revoir cette option en fonction de la valeur réelle, salarié par salarié. L entreprise prend alors sa décision en fin d année, lors de l établissement de la DADS. L employeur ne peut, en revanche, en revendiquer rétroactivement le bénéfice pour les années antérieures. Évaluation selon les dépenses réelles Véhicule acheté L évaluation est effectuée sur la base des dépenses réellement engagées pour le compte du salarié et incorpore: l amortissement de l achat du véhicule toutes taxes comprises, sur cinq ans, soit 20 % par an par rapport au coût d achat (si le véhicule a plus de cinq ans, le pourcentage de l amortissement à retenir est de 10 % par an), l assurance et les frais d entretien (révisions, changements de pneus, de pot d échappement ou d ampoules, vidanges, lavages ) qui intègrent les taxes, et, le cas échéant, les frais de carburant utilisé pour l usage privé et payé par l employeur. La valorisation du coût d achat s effectue sur le prix public d achat toutes taxes comprises. Cette évaluation doit être calculée en proratisant le nombre de kilomètres parcourus annuellement (ou pendant la durée de mise à disposition au cours de l année) pour l usage personnel par le nombre de kilomètres parcourus annuellement par le véhicule mis à disposition de façon permanente. Véhicule loué ou en location avec option d achat 4 L évaluation sur la base des dépenses réelles s effectue à partir du coût global de la location, de l entretien et de l assurance (toutes taxes comprises) et, le cas échéant, des frais de carburant utilisé pour l usage privé et payé par l employeur. Cette évaluation est proratisée à partir des factures prouvant le nombre de kilomètres parcourus annuellement (ou pendant la durée de mise à disposition au cours de l année) pour l usage personnel et le nombre de kilomètres parcourus annuellement par le véhicule mis à disposition de façon permanente. Pas de preuve des dépenses réelles 5 Lorsque l employeur ne peut apporter la preuve des dépenses réellement engagées, l avantage résultant de l usage privé doit être évalué selon les forfaits. 12

15 Avantages en nature Évaluation forfaitaire annuelle 6 Les résultats des évaluations forfaitaires doivent être arrondis à la dizaine de centimes d euro la plus proche. Véhicule acheté 7 Lorsque le salarié utilise en permanence le véhicule acheté par son entreprise et paie ses frais de carburant, cet avantage est évalué sur la base de 9 % du coût d achat du véhicule, toutes taxes comprises. Lorsque le véhicule a plus de cinq ans, l évaluation est effectuée sur la base de 6 %. Si le salarié utilise en permanence le véhicule acheté par son entreprise et que l employeur paie le carburant, l évaluation de l avantage résultant de l usage privé est effectuée: soit sur la base du pourcentage de 9 % (6 % si le véhicule a plus de cinq ans) auxquels s ajoute les dépenses de carburant pour l usage privé et professionnel évaluées à partir des frais réellement engagés, soit d un forfait global de 12% du coût d achat du véhicule (9 % de ce coût lorsque le véhicule a plus de cinq ans). Véhicule loué ou en location avec option d achat 8 Lorsque le salarié utilise en permanence le véhicule de son entreprise et paie ses frais de carburant, l avantage résultant de l usage privé est égal à 0 % du coût global annuel comprenant la location, l entretien et l assurance évalué d après les factures intégrant les taxes. Si le salarié utilise en permanence le véhicule de son entreprise et que l employeur paie le carburant (soit directement au commerçant, soit par carte à essence, soit par remboursement au salarié ), l évaluation de cet avantage est effectuée: soit sur la base du pourcentage de 0 % auquel s ajoute l évaluation des dépenses de carburant pour l usage privé et professionnel à partir des frais réellement engagés, soit sur la base d un forfait global de 40 % du coût total annuel comprenant la location, l entretien, l assurance du véhicule, le carburant utilisé à titre privé et professionnel et toutes les taxes y afférentes. À noter. Dans le cadre des évaluations forfaitaires (voir 7 et 8), l administration se réfère au carburant utilisé à titre privé et professionnel. Mise à disposition en cours d année 9 En cas de mise à disposition en cours d année, que le véhicule soit acheté ou loué ou en location avec option d achat, l évaluation devra être proratisée en fonction du nombre de mois de mise à disposition. Dans le cas de mois incomplet, c est le mois intégral qui est pris en compte. 2 1

16 Cotisations sociales 2 Les nouvelles technologies La nouvelle réglementation se veut plus proche des réalités technologiques et propose des évaluations forfaitaires pour les avantages issus des nouvelles technologies (ordinateur, téléphone, logiciels ) (art. 4). Les nouvelles technologies comme avantage en nature L usage privé constitue en principe un avantage en nature 40 L usage privé des outils issus des nouvelles technologies de l information et de la communication (NTIC), mis à la disposition du salarié de façon permanente dans le cadre de son activité professionnelle par l employeur, constitue un avantage en nature, que ce soit des outils achetés ou bénéficiant d un abonnement. Sont visés la téléphonie mobile, les micro-ordinateurs portables ou non, les progiciels, les modems d accès à un télécopieur, à l ordinateur de l entreprise, à Internet, etc. Selon l administration, il y a mise à disposition à titre permanent chaque fois que les circonstances de fait permettent au salarié d utiliser à titre privé et donc en dehors du temps de travail cet outil. La réalité de l usage privé résulte soit d un document écrit (contrat individuel, accord conventionnel ou d entreprise, règlement intérieur, circulaire professionnelle, courrier de la direction ), soit de l existence de factures détaillées. Quand l avantage en nature peut être négligé 41 L administration considère qu il n y a pas avantage en nature en cas d utilisation raisonnable de ces instruments pour les besoins ordinaires de la vie quotidienne professionnelle et familiale (ex.: courtes durées d appel au domicile, brèves consultations de serveurs pratiques sur Internet ). L administration estime que l avantage en nature peut également être négligé lorsque: le contrat de travail, l accord d entreprise, la convention collective, le règlement intérieur, la circulaire professionnelle ou le courrier de la direction mentionne que les matériels, logiciels, abonnements et temps de connexions consentis par l employeur sont destinés à l usage professionnel; à défaut, lorsque l utilisation de technologies portables par le salarié découle d obligations ou sujétions professionnelles (notamment possibilité d être joint à tout moment, de recevoir ou d émettre des informations à tout moment pendant l exécution du contrat de travail). Évaluation réelle ou forfaitaire sur option de l employeur 42 L avantage résultant de l usage privé est évalué, sur option de l employeur, sur la base de dépenses réellement engagées ou sur la base d un forfait annuel en pourcentage du coût d achat de ces outils ou, le cas échéant, de l abonnement, toutes taxes comprises. L option est laissée à la seule diligence de l employeur. L employeur a la faculté de réviser en fin d exercice l option prise en fonction de son choix (forfait ou valeur réelle) pour l année entière écoulée. Dans ces conditions, l entreprise, qui, au cours 14

17 Avantages en nature de l année écoulée, a utilisé l évaluation forfaitaire peut, en fin d année revoir cette option en fonction de la valeur réelle, salarié par salarié. L entreprise prend alors sa décision en fin d année, lors de l établissement de la DADS. S agissant d une option qui doit être levée au moment des déclarations en fin d année, l employeur ne peut, en revanche, en revendiquer rétroactivement le bénéfice pour les années antérieures. 2 Évaluation sur la base des dépenses réellement engagées 4 Lorsque l employeur opte pour les dépenses réellement engagées, la présentation des justificatifs de facture justifiant le temps passé pour son utilisation privée suffit selon l administration (n de téléphone, accès Internet, etc.). Lorsque l employeur ne peut apporter la preuve des dépenses réellement engagées, l avantage résultant de l usage privé doit être effectué d après le forfait (voir 44). Lorsque cet avantage en nature est concédé par un employeur qui produit ou fournit ce type de service et que l employeur opte pour les dépenses réellement engagées, la tolérance relative à la fourniture gratuite ou à tarif préférentiel sur les produits et services réalisés ou vendus par l entreprise est applicable (voir 51 à 54). Évaluation forfaitaire annuelle 44 Lorsque l employeur achète des outils issus des NTIC pour les mettre à la disposition permanente du salarié, l avantage en nature déterminé par l usage privé de ces outils est calculé annuellement sur la base forfaitaire de 10 % de son coût d achat public, toutes taxes comprises. Lorsque l employeur paie un abonnement pour la location de ces outils et les met à la disposition permanente du salarié, l avantage en nature dégagé par l usage privé de ces outils se détermine sur la base de 10 % du coût annuel de l abonnement, toutes taxes comprises. Lorsque la formule commerciale ne distingue pas l achat et l abonnement, le taux de 10 % s applique au coût total prévu par le contrat. En cas de mise à disposition en cours d année, l évaluation doit être proratisée en fonction du nombre de mois de mise à disposition. Dans le cas de mois incomplet, c est le mois intégral qui est pris en compte. Les forfaits doivent être arrondis à la dizaine de centimes d euro la plus proche. Situations particulières La circulaire ministérielle envisage également un certain nombre de particularités : non-utilisation des forfaits pour certains dirigeants sociaux, salariés exclusivement rémunérés en nature, vêtements professionnels Le cas des mandataires sociaux Logement et nourriture : pas de forfait pour certains dirigeants 45 Il est impossible de recourir à l évaluation forfaitaire pour les avantages nourriture et logement dont l évaluation est nécessairement déterminée d après le prix réel (art. 5) pour: 15

18 Cotisations sociales 2 les gérants de sociétés à responsabilité limitée et de sociétés d exercice libéral à responsabilité limitée à condition que lesdits gérants ne possèdent pas ensemble plus de la moitié du capital social (c. séc. soc. art. L. 11-, 11 ); les présidents-directeurs et directeurs généraux des sociétés anonymes et des sociétés d exercice libéral à forme anonyme (c. séc. soc. art. L. 11-, 12 ); les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiées (c. séc. soc. art. L. 11-, 2 ). La nourriture 46 Pour l avantage nourriture, la valeur réelle prend en compte le prix payé par l entreprise ou les justificatifs de facture payée par ces personnes. Le logement 47 La valeur réelle de l avantage est déterminée d après le montant du loyer. Lorsque le loyer ne peut être connu, la valeur à retenir est celle qui correspond au taux des loyers pratiqués dans la localité pour un logement de surface identique ou, à défaut, la valeur locative servant à établir la taxe d habitation. Lorsque la valeur locative servant à l établissement de la taxe d habitation n est pas connue, c est le forfait qui s applique. Les avantages accessoires pris en charge par l employeur doivent être ajoutés pour leur montant réel à l évaluation de la valeur du logement pour déterminer la valeur de l avantage en nature. Par ailleurs, la prise en charge par l employeur de la taxe d habitation, dont le paiement incombe normalement à l occupant du logement, constitue un avantage en espèces soumis à cotisations. Véhicule et nouvelles technologies : forfaits possibles 48 Pour les avantages en nature véhicule et les outils issus des NTIC, l entreprise peut utiliser les forfaits. Salariés rémunérés exclusivement par des avantages en nature 49 Dans ce cas (qui peut notamment concerner les employés au pair), seules les cotisations patronales sont dues sur les avantages en nature. L avantage logement doit être évalué sur la base de la première tranche du barème forfaitaire (voir 22). Mise à disposition d un véhicule professionnel ou d un transport collectif 50 Seule l utilisation privée d un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente constitue un avantage en nature, que ce soit un véhicule acheté ou en location avec option d achat. Dans le cas d une utilisation uniquement professionnelle dans le cadre du trajet domicile-lieu de travail, aucun avantage en nature n est constitué par l économie de frais réalisée par le salarié. 16

19 Avantages en nature À noter. L employeur doit apporter la preuve, d une part, de l utilisation du véhicule nécessaire à l exercice de l activité professionnelle du salarié et, d autre part, que le véhicule n est pas mis à disposition de manière permanente, et ne peut donc être utilisé à des fins personnelles. L employeur doit également prouver que le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun soit parce que le trajet domicile-lieu de travail n est pas desservi, soit en raison de conditions ou d horaires particuliers de travail. Il en est de même pour la mise en place d un transport collectif par l entreprise: il ne s agit pas d un avantage en nature. Plus généralement, lorsque l employeur met à disposition du salarié un véhicule ou un transport collectif pour son usage professionnel, il n y a plus lieu de considérer qu il y a avantage en nature en raison de l économie de frais réalisée par le salarié. Produits et services réalisés ou vendus par l entreprise 51 Bien que cette situation ne soit pas envisagée par l arrêté, l administration admet des tolérances en matière de fourniture gratuite ou à tarif préférentiel de produits et services réalisés ou vendus par l entreprise. L administration entend limiter ces tolérances aux biens ou services produits par l entreprise qui emploie le salarié: elles ne s appliquent pas à la remise au salarié de produits ou services acquis par l entreprise auprès d un fournisseur ou d une autre entreprise. Ainsi, le rabais obtenu par l employeur, en raison de l achat de biens en grosses quantités auprès d un fournisseur, ne peut entrer dans le champ d application de cette tolérance et constitue donc un avantage en nature. Rabais limité à 0 % du prix de vente : pas d avantage en nature 52 Les fournitures de produits et services réalisés par l entreprise à des conditions préférentielles ne constituent pas des avantages en nature dès lors que la réduction tarifaire n excède pas 0 % du prix de vente public normal. L évaluation doit être effectuée par référence au prix de vente toutes taxes comprises pratiqué par l employeur à un consommateur non salarié de l entreprise, pour le même produit ou le même service. Fourniture gratuite ou rabais supérieur à 0 % 5 Lorsque la fourniture est gratuite ou lorsque la remise dépasse 0 % du prix de vente normal, il convient de réintégrer la totalité de l avantage en nature dans l assiette des cotisations. Banques 54 L administration considère que ces tolérances s appliquent aussi aux avantages spécifiques alloués au personnel des établissements de crédit. Attention. Ces tolérances sur la fourniture de produits de l entreprise ne sont prévues que par la circulaire et ne figurent pas dans l arrêté. Elles sont donc dénuées de valeur juridique et ne s imposent donc ni aux URSSAF, ni aux juges qui en cas de litige les ignoreront pour se prononcer. Ceci a déjà été jugé pour des redressements URSSAF sur des avantages consentis par les banques à leur personnel (voir, par exemple, cass. soc. 19 octobre 2000, n 911 FSD et 1 er avril 1999, n 1571 P). 2 17