Clôture de la comptabilité

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1 Avant de clôturer la cmptabilité, nus vus cnseillns de réaliser une cpie de sauvegarde de Ceres sur un supprt externe (clé USB ) et ensuite remettre une nuvelle versin dispnible sur le site L harmnisatin des cmptabilités de gestin veut que l année de cmptabilité de gestin se tienne sur une année civile (du 1 er janvier au 31 décembre). Pur le savir, allez dans le mdule «Gestin et Cultures» - «Fichier» - «Généralités» et vérifiez si la ligne «Mis de début de la cmptabilité» est bien cmplétée par le chiffre «1». Si ce n est pas le cas ; cntactez-nus. Lrsque cela est fait, suivez les différentes étapes reprises ci-dessus : 1. «Démarrer la cmptabilité» (année à clôturer) 1.2 Plan d entreprise Onglet «Cultures» - Vérifiez les surfaces des cultures. S il y a des erreurs, crrigez-les dans «Plan d asslement» si vus travaillez par parcelle u dans «Plan d entreprise» dans les autres cas. - Remplissez également la clnne «Ordre culture» en fnctin de la culture (culture principale, entre culture : engrais vert, ray-grass ) - Cmplétez les «Clnnes de résultats» : «Eur/tnne récltée» et «Eur/ha» Onglet «Animaux» - Cmplétez les «Clnnes de résultats». En général : 1. Vaches laitières : «Eur/litre de lait» et «Eur/nmbre myen» 2. Vaches allaitantes, jeune bétail : «Eur/animal livré» et «Eur/nmbre myen» Remarque : «Eur/animal livré» (livré = vente u mutatin d animaux) 1.3 Plan d investissements Avant de vus rendre dans le plan d investissements, assurez-vus que vtre liste d investissements sit cmplète. Pur cela, cliquez sur et prcéder à la vérificatin. 1

2 Pur en ajuter un, cliquez sur et cmplétez l écran. Vici quelques cnseils d encdage : - Si vus recevez plusieurs factures pur un seul investissement (ex : cnstructin d hangar ), il est pssible de nter le mntant des différentes factures afin de tenir un histrique. Pur cela, créez l investissement et validez-le. Ensuite, cliquez sur et sur de l investissement cncerné. Là, vus encderez vs différentes factures. Attentin, le mntant ttal de l investissement ne se mdifie pas autmatiquement. - Si l investissement est subventinné par une prime en capital (ISA), encdez, dans la case «mntant», le prix net (valeur ttale prime). Vus puvez vus servir de l icône pur encder l histrique, en indiquant le mntant de la prime en négatif. Le plan d investissements est cmplet lrsque, dans la clnne «Reste», tus les chiffres snt égaux à «0» (pur les lignes blanches) u égaux à 100 pur les lignes jaunes. Pur ces dernières, la répartitin se fait autmatiquement, lrsque vus cliquerez sur «k». 1.4 Grupe de répartitins Vérifiez les % attribués à chaque spéculatin. Vir explicatins ci-dessus 1.2 «Plan d investissements». 2. Démarrer la cmptabilité (année à clôturer + 1) 2.1 Créez le «Plan d entreprise» : année à clôturer Créez le «Plan d investissements» : année à clôturer Créez les «Grupes de répartitins» : année à clôturer + 1 Pur les 3 pints ci-dessus, cliquez sur le butn qui se truve à la fin des icônes situées à gauche de l écran. Cette icône permet de recpier l écran de l année précédente. Puis de cliquer sur «OK» pur sauvegarder. 3. Achats et Ventes par srte. Avant de demander à CERES de calculer vtre cmptabilité, je vus cnseille de cliquer sur : 3.1 Achats par srte Sélectin : Exercice = année à clôturer - «Les deux» - «OK» Cliquez sur = «Année précédente», et sur = «Filtrer lignes vides». Vérifiez que les quantités et les prix snt plausibles Vérifiez que vus avez encdé ntamment les fermages et les intérêts payés. Un duble clic sur l article vus permet de crriger et d encder un achat u une utilisatin Cet écran vus permet aussi de cmparer vs chiffres par rapprt à l année précédente (prix unitaire, quantité ). 2

3 Depuis l harmnisatin des cmptabilités (janvier 2011), vus ne devez plus encder les ctisatins sciales. 3.2 Ventes par srte Sélectin : Exercice année à clôturer - «Les deux» - «OK» cliquez sur = «Année précédente» et sur = «Filtrer lignes vides». Vérifiez que les quantités et les prix snt plausibles. Vérifiez que vus avez encdé tutes les primes et tutes les ventes de lait. Un duble clic sur l article vus permet de crriger et d encder la vente. Cet écran vus permet aussi de cmparer les chiffres par rapprt à l année précédente (prix unitaire, quantité ). 4. Gestin de bétail Accès : «Cmptabilité» - «Encdages» Si, et uniquement si, vus ne pssédez pas le u les mdule(s) technique(s) animaux. Vus devez encder dans «Gestin de bétail» les ventes, les achats, les naissances et les mutatins de vs animaux. 5. Emprunts Accès : «Dnnées de base» - Encdez les nuveaux emprunts cntractés pendant l année. - Encdez les rembursements d emprunts effectués pendant l année en cliquant sur. Vus encdez à cet endrit le rembursement de capital et les intérêts payés. Les intérêts payés encdés à cet endrit ne snt pas cmptabilisés cmme frais par Ceres et dnc ne snt pas déduits du revenu de l explitatin. Aussi, je vus cnseille de les encder ici et dans «Encdages» «Encdages» «Achats et dépenses» sus le cût «intérêts payés». De cette manière, ils sernt cnsidérés cmme frais. Encdez dans «Achats et dépenses» les intérêts nets (intérêts payés subventins-intérêts FIA) et chisissez la destinatin «Grupes de répartitins» u «Investissements». 6. Ventes de cultures Accès : «Cmptabilité» - «Encdages 6.1 Les cultures nn encre vendues à la date de la clôture Je vus cnseille de faire une vente fictive de cultures à une date de l exercice cmptable de «l année à clôturer + 1» «ventes de culture» avec destinatin «l année à clôturer» (quantités et valeurs estimées). Lrsque la vente sera réalisée, crrigez cet encdage et refaites calculer la cmptabilité de l année à clôturer pur avir les vrais résultats. 3

4 6.2 Vente de culture Betteraves sucrières Vus devez encder les 3 brdereaux d achat suivants en destinatin de l année à clôturer : Le brdereau du 22/12 (campagne de l année à clôturer) Le brdereau du 31/01 (campagne de l année à clôturer) Le brdereau du 31/03 (campagne de l année à clôturer) Attentin, la quantité ttale encdée dans le lgiciel dit être égale à la quantité livrée durant l année à clôturer. Les mntants financiers encdés = les mntants ttaux des brdereaux mins la TVA et éventuellement mins la valeur des pulpes (vir pint 8). 7. Transferts internes Accès : «Cmptabilité» - «Encdages» Exemples : lait aux veaux, prductin de semences fermières, enfuissement des engraisvert Encdage des pulpes 8.1 Méthde simplifiée Dans «Encdages» - «Achats et dépenses», vus encdez la quantité ttale de pulpes reçues de la sucrerie en ne faisant pas de distinctin entre les ayants-drits et le surplus. (Les pulpes = un furrage brut u un sus-prduit végétal) 8.2 Méthde plus précise - Dans «Réclte» «betteraves sucrières», vus encdez un sus-prduit végétal appelé «Valeur des pulpes» : 4,75 /tnne livrée Tirlemnt u 5 /tnne livrée pur Iscal Sugar (valeur 2009). - Dans «Encdages» «Utilisatins de stck», vus encdez l utilisatin de «Valeur des pulpes» destinatin «Bvins» - Dans «Encdages» «Achats et dépenses», vus encdez les frais de surpressage u séchage des ayants-drits (srte : «furrage brut») et éventuellement le transprt. Vus encdez également dans «Encdages» «Achats et dépenses», «furrage brut» les pulpes supplémentaires achetées (la quantité, le prix et éventuellement les frais de transprt). 9. Inventaire de fin de cultures Accès : «Cmptabilité» «Clôturer la cmptabilité» 4

5 En général, pur une questin de facilité, l agriculteur : - Estime que l inventaire de fin de culture furragère est = à l inventaire de début (réclte du maïs 50 t /ha, du ray-grass 25 t /ha, ) - N encde pas de récltes sur les prairies. Le ttal des cûts prairies (engrais, travaux par entreprise...) est réparti sur l ensemble des animaux en tenant cmpte ntamment que le jeune bétail mange du fin qui est plus cûteux que le pâturage. Après avir chisi l année cmptable, il apparaît un écran duble. Dans l écran en haut, n a l inventaire des cultures (cfr. 9.1). Dans l écran en bas, n a le purcentage de cultures furragères cnsmmé par chaque type d animaux (cfr. 9.2). 9.1 Inventaire de fin de cultures Seules les clnnes avec des chiffres en nir peuvent être cmplétées. Les clnnes avec des chiffres en bleu snt cmplétées autmatiquement par le lgiciel. L inventaire de fin d année cnsiste en plusieurs clnnes : Plan d entreprise = Cultures avec l unité utilisée pur la culture Inventaire de début, quantité = La quantité de la culture en stck au début d année Inventaire de début, valeur = La valeur du stck de culture en début d année. Récltes, achats = Les quantités achetées + récltées (vus êtes bligés d encder les quantités récltées de chaque culture, même les cultures furragères : ex maïs). En cliquant sur, vus puvez crriger et/u encder les quantités récltées. Ventes, quantité = Les quantités vendues. En cliquant sur, vus puvez crriger et/u encder les quantités vendues durant l année. Pur les cultures nn encre vendues, je vus cnseille de lire le pint 6.1. Plus tard, lrsque vus cnnaîtrez le prix et la quantité exacts, vus crrigerez cet encdage et vus purrez faire recalculer vtre cmptabilité. Pertes, quantité = Les quantités perdues (ex : impuretés). Prduits furragers, quantité : L utilisateur ne sait rien encder ici L rdinateur affiche la quantité cnsmmée par le bétail = quantité en stck à l inventaire de début + la quantité récltée les quantités vendues la quantité en stck fin d année. NB : La quantité cnsmmée par le bétail ne dit pas être encdée, mais est calculée par CERES. Prduits furragers : Valeur. Ici, n peut valriser les cultures furragères à un prix différent du prix de revient Au prix de revient : Si vus désirez valriser les cultures furragères au prix de revient, cchez la case. Inventaire de fin : quantité. Ici, n encde la quantité de culture (maïs, ray grass) présente à la fin de l exercice. Quand n mdifie l inventaire, la quantité de furrages grssiers cnsmmée par les bêtes va changer aussi. En général, n estime que la quantité en stck au début d année = la quantité en stck en fin d année. Pur tutes les cultures, la frmule suivante est tujurs en équilibre : 5

6 Inventaire de début + récltes - ventes - cnsmmatins de furrages = inventaire de fin. Inventaire de fin, valeur : ici, il faut encder la valeur. En général même valeur qu en début d année. Plan d entreprise pur l année prchaine : pur chaque culture dnt il y a un lien avec le plan d entreprise de l année suivante. En général, nus chisirns le même nm pur la culture. 9.2 Répartitin des prduits (cultures) furragers (deuxième tableau) La quantité de cultures furragères cnsmmée dit être répartie ici entre les différents types de bêtes. Idem pur les prairies. La répartitin se fait en purcentage. Le ttal d une ligne dit être égal à Inventaire de fin d animaux Accès : «Cmptabilité» - «Clôturer la cmptabilité» 10.1 Vus dispsez des mdules bvins et/ u prcs - Encder cet inventaire dans le mdule technique : «bvins» «inventaire» u/et «prcs» «inventaire». Cliquez sur. Si un inventaire est déjà présent à la date de clôture de la cmptabilité, supprimez-le et refaites-le en cliquant sur. CERES calcule le nmbre d animaux présents à la date d inventaire. A vus de cmpléter les clnnes (prix et pids). L icône recpie les valeurs et les pids unitaires de l année précédente (gain de temps). - Dans le mdule cmptabilité, allez dans «Inventaire de fin d animaux». Grâce à l icône, vus faites apparaître l inventaire du mdule «Bvins» dans le mdule «Gestin et Cultures» Vus ne dispsez pas des mdules bvins et/u prcs Dans l écran «inventaire de fin d animaux», n a les types d animaux cmme ils existent dans le plan d entreprise. A côté de chaque type d animaux, n dit encder les dnnées suivantes : nmbre, pids ttal u pids unitaire, valeur ttale u valeur unitaire. 11. Inventaire de fin prduits ( phyt, semences, engrais, ) Accès : «Cmptabilité» - «Clôturer la cmptabilité» A cet endrit, vus faites calculer par l rdinateur la quantité et la valeur de tus les prduits (engrais, prduits phyts, prduits divers, etc) en stck à la fin de l année cmptable. Le calcul du stck et de la valeur du stck se fait avec. Vtre cmptabilité ne sera crrecte que lrsque le stck calculé par Ceres est égal au stck présent dans la ferme. Les différences snt dues à un ubli d encdage et/u à une erreur 6

7 d encdage et/u à des pertes de prduits. Dans le cas ù vus ne truvez pas de justificatins à la différence du stck, vus devez travailler avec «adaptatin de stck» en duble cliquant sur le prduit cncerné. Vus allez dnc adapter le stck de Ceres. L icône vus permet de mdifier plusieurs prduits sur un seul écran. Cmment crriger : - En cliquant sur le nm du prduit, CERES affiche le détail du calcul du stck. - En cliquant sur, vus puvez encder et/u mdifier les encdages relatifs à ce prduit. - = Mdifier et visualiser un encdage - = Encder un achat - = Encder une utilisatin de stck (ubli u prduit perdu) Le prix unitaire crrespnd au dernier prix d achat. On peut mdifier le prix unitaire si nécessaire. Pur sauvegarder l inventaire final, il est nécessaire de cliquer sur OK. Il est cnseillé d imprimer cette page avant d encder des dnnées de l année cmptable suivante. 12. Inventaire de fin de cncentrés (= aliments secs) Accès : «Cmptabilité» - «Clôturer la cmptabilité» Idem à l inventaire de fin de prduits 13. Inventaire de fin secteurs divers (spéculatin nn animale, nn végétale) Accès : «Cmptabilité» - «Clôturer la cmptabilité» Il peut être imprtant de faire un inventaire de fin pur les secteurs divers (travail d entreprise, turisme à la ferme, frmage ). Par exemple : pur le turisme à la ferme, un grand achat de prduits a été fait et seulement une petite partie des prduits a été utilisée cette année. Si n ne fait pas d inventaire, le résultat sera très négatif. Avec un inventaire des prduits qui ne snt pas encre utilisés, le résultat pur cette branche (spéculatin) sera plus crrect. 14. Encdages annuels Accès : «Cmptabilité» - «Clôturer la cmptabilité» Cmplétez les écrans des 3 nglets : - Encdages annuels - Persnnel - Questins annuelles 7

8 15. Calculer la cmptabilité Accès : «Cmptabilité» - «Clôturer la cmptabilité» Chisissez l année à calculer et ensuite, cliquez sur «Ok» 16. Cntrôle cmptabilité Accès : «Cmptabilité» - «Cntrôle cmptabilité» Avant d étudier les résultats de la cmptabilité, il est frtement cnseillé de cliquer sur «Cntrôle cmptabilité» et de vérifier les différentes rubriques. Cliquez sur et ensuite faites le cntrôle. CERES va afficher tus les pints qui lui paraissent fautifs. Certains n entrent pas en cmpte dans les résultats (adresses, prix/pids ). D autres snt très imprtants (encdages, ). A vus de vérifier la pertinence des remarques affichées. Le cntrôle cnsiste en plusieurs pints, à vus de les chisir. Il faut cliquer deux fis sur une remarque pur vir apparaître le détail à l écran et puvir crriger éventuellement. Vérifiez également «Cntrôle gestin bétail» : la clnne «Slde» dit être égale à 0. Si ce n est pas le cas, cela signifie que vtre inventaire bvins n est pas juste. 17. Etudier vs résultats «Listes générales» - «Résultats» Si vus avez des difficultés pur clôturer vtre cmptabilité et/u pur cmprendre les résultats, cntactez-nus. 8

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