Évaluation de rendement des fournisseurs

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1 Évaluation de rendement des fournisseurs Un parcours à obstacles Présenté par: Jean-François Carrière 4 mai 2017

2 Contenu de la présentation Contexte Approche Obstacles (Questions et réflexions) Réalisations Résultats Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

3 Contexte Décembre 2012 Adoption du projet de Loi 8 modifiant l article 573 de la Loi sur les cités et villes en y insérant le paragraphe qui permet dorénavant aux municipalités de «refuser, à certaines conditions, la soumission d un entrepreneur qui a fait l objet d une évaluation de rendement insatisfaisant à l égard d un contrat antérieur». Juin 2013 Cette modification est entrée en vigueur. Durant la même période, le MAMOT a publié un «Guide pour procéder à l évaluation de rendement» destiné aux organismes municipaux. Septembre 2013 Adoption d une résolution du Conseil municipal, demandant de mettre en place le système d évaluation du rendement qui permettra de juger adéquatement de la performance et de la qualité des travaux effectués et des produits fournis. Le Service de l approvisionnement prend en charge la mise en place de ce processus d évaluation de rendement des fournisseurs Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

4 Approche Comité de travail Objectifs Identifier les besoins spécifiques de la Ville de Montréal en matière d évaluation de rendement des fournisseurs Disposer d un modèle normalisé d évaluation des fournisseurs Définir les mesures adéquates pour assurer la mise en place d un système d évaluation du rendement Encadrement administratif Contenu Champ d application Principes directeurs Rôles et responsabilités Documentation Formation et accompagnement Public Arrondissements (19) Services centraux et Bureaux (33) Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

5 Obstacles Identification des responsables et des approbateurs La fonction d approvisionnement décentralisée à la Ville de Montréal Outils de travail Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

6 Question / réflexion #1 Qui sont les intervenants dans le processus d évaluation? Les unités d affaires - Application de la directive pour tous les dossiers dont ils sont porteurs (le requérant) Service de l approvisionnement - Application de la directive pour tous les dossiers dont il est porteur - Gestion des gabarits normalisés d appel d offres - Gestion des grilles d évaluation Service du greffe - Gestion de la liste des firmes à rendement insatisfaisant (LFRI) Le fournisseur - Justification ou explication à propos de son évaluation insatisfaisante Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

7 Question / réflexion #2 Qui sont les approbateurs? Conseil municipal Conformément à l article 85.5 de la charte de la Ville de Montréal, le conseil municipal se déclare compétent, pour une durée de 5 ans, afin de valider et approuver les évaluations insatisfaisantes (Services centraux et Arrondissements). Comité exécutif Afin de permettre plus de souplesse et de respecter les délais prescrits par la loi, le comité exécutif se voit déléguer par le Conseil Municipal et le Conseil d agglomération les pouvoirs d approuver les évaluations de rendement insatisfaisant. Chefs de division Le niveau «Chef de division» a été décidé par le conseil municipal «personne désignée» pour effectuer l évaluation de rendement Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

8 Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

9 Question / réflexion #3 Comment assurer la standardisation du processus d évaluation? En distinguant le «sous-processus» d évaluation du fournisseur à l intérieur du processus de gestion contractuelle. Toutes les unités d affaires peuvent effectuer la gestion contractuelle selon les pratiques qu elles considèrent les mieux adaptées à leurs situations. Par contre, au niveau des étapes d évaluation de rendement du fournisseur, les éléments standardisés ont été mis en place, afin d assurer l objectivité, impartialité et la rigueur des évaluations. Guide de référence: L évaluation des fournisseurs dans la gestion de contrat - Clauses à insérer aux documents d appel d offres - Grilles (3) d évaluation standardisées (Biens et services, Services professionnels et Exécution de travaux) - Rapport d évaluation - Processus d acheminement d évaluation de rendement insatisfaisant - Processus d octroi de contrat (fournisseur sur la liste à rendement insatisfaisant) Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

10 Services professionnels Aspect de la conformité technique 35% Respect des données techniques du devis Clarté et fidélité des dessins, des devis et des rapports Qualité des formats de la documentation Niveau de détails Qualité des concepts présentés Compréhension des objectifs du mandat Respect des délais et des échéanciers et aspects financiers 35% Respect des échéanciers pour la remise des plans et devis Respect des échéanciers pour la remise des rapports de progression Délai de réponse (téléphone et courrier) Précision des estimés (fin) Respect du budget (fin) Optimisation des coûts (fin) Fourniture et utilisation des ressources 10% Compétence et disponibilité du chargé et de l'équipe de projet (rh) Quantité adéquate de ressources sur le projet (rh) Respect de l'équipe proposée (rh) Identité du chargé de projet (rh) État, efficacité et disponibilité des équipements (eq) Organisation et gestion 10% Planification des travaux Répartition des travaux entre les intervenants Supervision du chargé de projet Respect des directives administratives du devis Communication et documentation 10% Qualité des communications Qualité des rapports et de toute la documentation transmise Disponibilité de la documentation Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

11 Biens et services généraux Aspect de la conformité technique 35% Conformité aux spécifications et règles de l'art Conformité réglementaire Conformité aux articles de référence Respect des délais et des échéanciers 35% Respect des échéances de production et de livraison Respect des échéances pour les documents requis Fourniture et utilisation des ressources 10% Compétence et disponibilité du responsable du projet Compétence des opérateurs de production Installation de production et d'entreposage Personnel et équipement affecté à la qualité du produit Capacité et efficacité de l'équipement de production Organisation et gestion 10% Supervision adéquate des opérations Bonne utilisation des équipements de production Rapidité du service après-vente Communication et documentation 10% Disponibilité des interlocuteurs Qualité des communications Qualité des dessins d'atelier Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

12 Exécution des travaux Aspect de la conformité technique 30% L obtention des licences et permis Le respect des plans et devis Le respect des normes, lois et règlements en vigueur Performance à la mise en service Respect des délais, des échéanciers et des aspects financiers 30% Respect des échéanciers originaux Le respect des échéanciers par les sous-traitants Le suivi des échéanciers à court terme Ponctualité de la main d œuvre Respect du budget (FIN) La négociation des ordres de changement (FIN) Fourniture et utilisation des ressources 10% Prestation du chargé de projet (disponibilité, compétence & expérience) RH Prestation du surintendant (disponibilité, compétence & expérience) RH Équipements adéquats et suffisants pour le chantier EQ Capacité de la main d œuvre Installation temporaire de chantier EQ Le respect de toutes les certifications requises RH Organisation et gestion 10% L ordonnancement des travaux Coordination des sous-traitants Encadrement des employés L autocontrôle ou l assurance qualité en chantier Mise en place d actions correctives au besoin Propreté des lieux en cours et à la fin des travaux Communication et documentation 10% La qualité des communications La transmission des documents requis à temps L organisation des rencontres de chantier Qualité et exactitude des décomptes et des factures (FIN) La préparation des «tel que construit» La qualité et la pertinence des rapports de chantiers Santé et sécurité 10% Respect des règles et des normes de santé et sécurité au travail Suivi des correctifs à apporter et mise en place Sécurité aux abords du chantier et sécurisation Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement Division des pratiques et contrôles Service de l approvisionnement 4 mai mai

13 Question / réflexion #4 L impact d une évaluation insatisfaisante pour le fournisseur? Le fournisseur est inscrit sur une liste publique de fournisseur à rendement insatisfaisant (note inférieure à 70%) pour une période de 2 ans. Par contre, la Ville se donne la discrétion d octroyer un contrat à un fournisseur inscrit sur la liste des fournisseurs à rendement insatisfaisant (LFRI), lorsqu il est le plus bas soumissionnaire conforme. - Fournisseur offrant une gamme variée de produits ou services - Circonstance ou environnement particulier à un contrat - Fournisseur dans un marché restreint Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

14 Question / réflexion #4 L impact d une évaluation insatisfaisante pour le fournisseur? La Ville se réserve le droit de refuser toute soumission d un entrepreneur ou d un fournisseur, qui, au cours des deux (2) années précédant la date d ouverture des soumissions, a fait l objet d une évaluation de rendement insatisfaisant de la part de la Ville ou dont l un de ses sous-traitants, le cas échéant, a fait l objet d une telle évaluation durant la même période. Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

15 Question / réflexion #5 Comment effectuer le contrôle sur l ensemble des évaluations? Utilisation du SÉAO pour assurer la plus grande visibilité sur les appels d offres publiés (montant de $ et +) et les contrats à évaluer à la Ville de Montréal - Problème avec la saisie des dates réelles de fin contrat (difficile à évaluer en début de contrat) - Manque les informations liées au suivi et à l évaluation du contrat Mise en place d un nouvel outil centralisé de gestion contractuelle, qui inclut l évaluation de rendement des fournisseurs Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

16 Question / réflexion #6 Comment mettre à la disposition des intervenants un outil facilitant l évaluation des fournisseurs? En identifiant les fonctionnalités requises afin de supporter le processus global de gestion contractuelle et s assurant de favoriser la collaboration entre les intervenants. Le Service de l approvisionnement a développé un outil de gestion contractuelle (OGC), à partir d une application MAGIC. Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

17 Réalisations Rédaction d un guide de référence et offre de séances de formations Intégration des clauses administratives dans tous les documents d appel d offres public (depuis octobre 2015) Contrôle sur l ensemble des contrats à évaluer à la Ville de Montréal, par le Service de l approvisionnement Support et accompagnement aux unités d affaires pour le processus d évaluation de rendement des fournisseurs Rédaction du processus de gestion contractuelle et détermination des rôles et responsabilités au niveau opérationnel (à l usage du Service de l approvisionnement) Développement d un outil de travail (Application MAGIC) pour la gestion contractuelle, favorisant la collaboration des intervenants (à l usage du Service de l approvisionnement) Mise en place d un comité d amélioration continue Définir des modèles de planification standardisés, selon différents éléments (nature du contrat, niveau de complexité, la portée du contrat, etc ) Mettre en place des moyens de communication entre les intervenants Créer une base de données de critères facultatifs pour chacun des thèmes d évaluation Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

18 Résultats Depuis le 1 novembre 2015: 35 évaluations satisfaisantes 3 évaluations insatisfaisantes (1 fournisseur) Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

19 Merci de votre attention Division des pratiques et contrôles / Service de l approvisionnement 4 mai

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