Guide Immocontact pour les agents

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1 Guide Immocontact pour les agents Qu est-ce que Immocontact? Immocontact est un système de messagerie basé sur le web et disponible aux agents 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Ce système permet aux agents de communiquer entre eux par messagerie texte reçue sur la destination de leur choix (cellulaire, téléavertisseur alphanumérique, téléphone intelligent, courriel ), sans avoir à passer par la secrétaire du bureau. En plus d être intégré aux différents systèmes MLS, Immocontact est rapide, pratique, flexible, efficace et sans-frais. Vous pouvez accédez à Immocontact de deux façons : 1- Par le biais du système MLS de votre chambre immobilière 2- Directement sur le site Internet au Comment se connecter à Immocontact 1- Tapez le 2- Sélectionnez votre chambre immobilière, puis cliquez sur «Continuer»; 3- Entrez votre code d utilisateur et votre mot de passe (les mêmes que pour votre système MLS), puis cliquez sur «Valider les informations»; 4- Répondez «oui» à l alerte de sécurité; Comment activer son profil de réception 1- Cliquez sur «Profil de réception», dans votre menu outil à la gauche de votre écran; 2- Sous «Ajouter une nouvelle destination», vous pouvez sélectionner le ou les outils sur lesquels vous désirez recevoir la messagerie texte; Téléavertisseur alphanumérique Téléphone cellulaire Adresse courriel Courriel redirigé sur appareil mobile ou téléphone intelligent Contact accéléré; impact instantané! page 11

2 3- Par exemple, si vous désirez recevoir votre messagerie texte sur téléphone cellulaire; Cliquez sur le bouton «Téléphone cellulaire»; Entrez votre numéro de cellulaire sans tiret et avec le code régional; Sélectionnez votre fournisseur de service parmi le menu déroulant; Cliquez ensuite sur «Enregistrer les informations» au bas de la page. Contact accéléré; impact instantané! page 22

3 4- Suivez les étape précédentes pour l ajout de toute autre destinations sur laquelle vous voudriez recevoir la messagerie texte. Vous pouvez avoir plusieurs destinations pour le même type de message. 5- Vous verrez ensuite la note «Profil correctement activé», qui signifie que vous pouvez dorénavant recevoir des messages d autres agents, de l administration de votre bureau, ainsi que de votre chambre immobilière par le biais d Immocontact. Comment envoyer des messages Immocontact par votre système MLS 1- Connectez-vous à votre intranet; 2- Recherchez la propriété qui vous intéresse; 3- Sélectionnez la propriété; 4- Cliquez sur le lien Immocontact; 5- Une nouvelle fenêtre (Immocontact) s ouvrira ensuite; 6- Choisissez l un des six types de messages (les cinq premiers concernent la propriété sélectionnée); 7- Par exemple, sélectionnez «Demande de visite» et entrez la date et l heure de la visite; 8- Sélectionnez un numéro de rappel parmi la liste ou ajoutez-en un nouveau en cliquant sur «Autre numéro»; 9- Tapez un message s il y a lieu et cliquez sur «Envoyer message». Contact accéléré; impact instantané! page 33

4 Comment envoyer un message par 1- Sélectionnez votre chambre immobilière et cliquez sur «Continuer»; 2- Entrez votre code d utilisateur et votre mot de passe (même que pour votre système MLS); 3- Sélectionnez le type de message; 4- Trouvez le destinataire de votre message, par numéro MLS ou adresse partielle et cliquez sur «Rechercher»; 5- Lorsque vous avez trouvé la propriété qui vous intéresse, cliquez sur «Choisir»; 6- Entrez la date et l heure de la visite; 7- Sélectionnez un numéro de rappel parmi la liste ou ajoutez-en un nouveau en cliquant sur «Autre numéro»; Contact accéléré; impact instantané! page 44

5 8- Tapez un message s il y a lieu et cliquez sur «Envoyer message» pur envoyer votre message immédiatement, ou sur «Envoyer plus tard» pour programmer un moment ultérieur pour l envoi. Note : Si l agent responsable de la propriété qui vous intéresse a un profil inactif dans Immocontact, tel qu indiqué par un carré ROUGE à côté de son nom, alors il ne peut être joint par messagerie texte par le biais d Immocontact. Note : Si vous sélectionnez le type de message «Autres messages», vous aurez alors le choix d envoyer votre message à un membre de votre bureau (parmi la liste à gauche de l écran) ou à un membre de votre chambre immobilière (que vous pourrez rechercher dans le champ prévu à cet effet). Autres options disponibles aux agent utilisateurs d Immocontact Ces options sont accessibles lorsque vous vous connectez au site d Immocontact, au Contact accéléré; impact instantané! page 55

6 1- Notes Lorsque vous êtes dans la section «Envoi de message», vous pouvez afficher une note en cliquant sur «Ajouter une note». Vous n aurez qu à inscrire votre note (max. 250 caractères), sélectionner les personnes pour qui cette note sera visible (privée ou publique), choisir une période couverte et/ou un filtre si vous le désirez et cliquer sur «Enregistrer les informations». 2- Gestion des propriétés L onglet «Propriétés» vous permet de gérer la destination de messages relatifs à certaines propriétés. Vous pourrez donc, si vous le désirez, acheminer certains messages au bureau, à votre assistant(e) ou encore au vendeur. Vous pourrez également, dans cette section, inscrire de l information relative à une boîte à clé ou à un système d alarme sur une page sécurisée. Ainsi, cette information demeurera confidentielle et sera envoyée automatiquement avec la confirmation de visite. 3- Programmation de remplacements Cliquez sur l onglet «Remplacements» de votre menu outils, puis ensuite sur «Ajouter». Il ne vous reste qu à choisir votre remplaçant parmi le menu déroulant puis ajouter une période de couverture et un filtre si nécessaire, avant d enregistrer les informations. Note : Vous pouvez programmer des périodes de remplacement pour différentes périodes à la fois, ainsi que les modifier et les effacer au besoin. 4- Visualisation et impression des rapports Cliquez sur la section «Rapport» de votre menu outils, choisissez votre période de temps, puis, au besoin, sélectionnez pour quel type de message et quel type de rapport (messages reçus ou envoyés) vous désirez voir. Il ne vous reste qu à cliquer sur «Afficher le rapport» pour voir le rapport. Vous pouvez imprimer le rapport en cliquant sur «Imprimer». Note : Vous pouvez visualiser le rapport de messages (reçus ou envoyés) concernant une de vos propriétés en sélectionnant cette dernière parmi la liste à la droite de votre section «Rapport». 5- Horaire de garde Les horaires de garde ne peuvent être modifiés que par le personnel administratif de votre bureau, mais il est visible par tous les membres. Vous pouvez visualiser l horaire de garde de votre bureau en cliquant sur le bouton prévu à cet effet dans votre menu «Outils». Contact accéléré; impact instantané! page 66

7 Pour de plus amples informations ou pour toutes autres questions, communiquez avec un membre du personnel administratif de votre bureau, ou encore le support technique de votre chambre immobilière. Si vous avez des questions ou des commentaires, n hésitez pas à nous contacter par téléphone au ou par courriel à Contact accéléré; impact instantané! page 77

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