TARIF PERSONNALISÉ Guide de l utilisateur

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1 TARIF PERSONNALISÉ Guide de l utilisateur

2 Tables des matières INSTALLATION Page d accueil...5 UTILISATION GÉNÉRALE Menu Catalogue...5 Recherche... 6 Commande... 8 Devis...12 Edition...13 Menu Conditions...14 Mise à jour...14 Menu Exportation...15 Format d exportation...15 Type d exportation...17 Lancer l exportation...18 Menu Réseau...18 Menu Paramètres...19 Menu Documentation ASSISTANCE

3 INSTALLATION Après chargement du Cd-rom dans le lecteur, la fenêtre suivante apparaît. Par défaut le disque dur locale «C:\» est choisit, mais vous pouvez modifier l emplacement par le bouton entouré de rouge (en cas d installation réseau choisir le lecteur réseau). Cliquez sur «Suivant», lors de la demande de la confirmation d un nouveau répertoire répondez oui. Cochez le type d installation souhaité, cela déterminera l espace occupé par cet outil sur votre Pc. 3 -

4 INSTALLATION En cas d espace disque disponible insuffisant un message suivant apparaît : Vous pouvez alors modifier le type d installation en cochant l installation de type minimale ou cliquez sur la touche «précédent» pour choisir un autre lecteur d installation. Cliquez sur «Suivant», l installation commence. Une fois l installation terminée, une fenêtre vous demandant votre numéro de compte et mot de passe s affiche. Ces informations figurent sur le feuillet joint à votre Cd-Rom. La fenêtre suivante apparaît, vous pouvez décocher les propositions choisit par défaut. 4 -

5 UTILISATION GÉNÉRALE Page d accueil Barre de menus Identification du client Version du programme installé Menu Catalogue En cliquant sur le menu Catalogue de la barre de menus vous accèderez aux rubriques principales les plus utilisées : La recherche La commande Le devis L édition d un catalogue en format papier L accès au site web marchand de Rexel 5 -

6 UTILISATION GÉNÉRALE Recherche Recherche générale (1) (2) (3) (3) (4) (5) La fenêtre affichée permet de rechercher les produits suivant plusieurs critères : Recherche par fabricant (1) et (5): saisissez ou sélectionnez dans la zone le nom du fabricant (1). Puis reporter vous au volet «Fabricants» (5), la liste des produits affichée s actualise en fonction de l offre produit de ce fabricant. (1) (5) (6) (4) 6 -

7 UTILISATION GÉNÉRALE Vous pouvez à partir du volet «Fabricant» (5) sélectionner directement un fabricant en utilisant l alphabet. Vous pouvez aussi mettre des fabricants dans la rubrique «Mes favoris» en cliquant sur la ligne (6). Recherche par fonction, référence, désignation (2): saisissez l information voulue. Les familles de produits (3) ainsi que la liste des produits (4), s actualisent en fonction du critère recherché. Vous pouvez repartir à zéro pour faire une nouvelle recherche en cliquant sur l icône de la poubelle. Recherche par famille de produits (3) : cliquez sur les photos des familles ou cliquez sur la liste affichée. Lorsque le signe + apparaît, vous pouvez approfondir votre recherche au niveau inférieur : sous-familles, fonction, etc. Remarque : les lignes produits affichées en gris clair concernent des produits périmés. Pour connaître la date de péremption du produit double cliquez sur la ligne. Aide : en tapant sur la touche F1 de votre clavier, vous accèderez à l aide (actuellement en construction) et au didactique. Le didacticiel fait une démonstration animée pas à pas d une recherche d un produit. Tapez sur la touche Échap de votre clavier une fois le didacticiel terminé. 7 -

8 Recherche affinée UTILISATION GÉNÉRALE (1) Pour affiner votre recherche dans la liste de produit proposée vous pouvez : Saisir un filtre dans la zone (1) : le mot-clef que vous aurez saisie sera recherché dans le champ «Désignation» quelque soit sa position. Trier les produits : cliquez sur les intitulés de colonne pour trier soit par ordre croissant (une flèche pointe en haut s affiche à côté de l intitulé), soit par ordre décroissant (une flèche pointe en bas s affiche à côté de l intitulé). Filtre «commençant par» : cliquez sur la loupe figurant à côté des intitulés, saisissez le début du contenu à rechercher. Commande Le sous-menu «Commande», comme celui de «Recherche», vous permet de sélectionner des produits afin de former une commande. Cette sélection se fait par l intermédiaire de la zone produit ci-dessous (déjà référencé au paragraphe précédent). 8 -

9 Détail du produit (1) UTILISATION GÉNÉRALE (2) (4) Vous pouvez élargir ou rétrécir les colonnes en faisant glisser le repère avec votre souris. Pour ce faire, positionner votre souris entre 2 intitulés de colonne jusqu à ce que votre pointeur de souris se transforme en double flèches. Un produit est référencé suivant plusieurs critères (1) : le fabricant (Fab), la référence (la référence fabricant), la désignation, la gamme (Ga). Chaque produit est classé dans une grille composée de gamme et sous-gamme. La zone produit peut afficher trois prix (2) : le Prix de Base ou prix public, le Prix Net (prix personnalisés suivant vos conditions dans votre agence Rexel), le Prix de Vente (prix que vous aurez paramétré pour application à vos propres clients). Cliquez sur l icône (4) pour ajouter le produit soit à une commande, soit à des favoris (Chauffage, Eclairage, Fils et câbles). Vous retrouvez tout en haut à droite le nombre de référence ajouter au «panier». Pour avoir le détail du produit double cliquez sur la ligne de ce produit, la fenêtre suivant apparaît : Vous retrouvez sur cette fenêtre les références du produit, son classement en famille et gamme, sa date de péremption si le produit est périmé, vos conditions commerciales dans votre agence Rexel. 9 -

10 UTILISATION GÉNÉRALE Vous pouvez renseigner la zone «Référence client» afin de mettre vos propres références. Pour cela, cliquez sur «Modifier» dans le bas de la fenêtre. En cliquant sur «Prix net» dans le bas de cette fenêtre, vous pourrez rentrer un prix net appliqué à vos propres clients sur une période donnée. Ce prix recalcule le «Cœf. Vente» paramétré par défaut. Exemple : Je souhaite vendre le produit DC à mes clients 10 sur la période du 01/11/06 au 23/11/06. Je renseigne la fenêtre de la manière suivante. Après avoir validé ma fenêtre détail produit devient : Le coefficient s est recalculé en fonction du prix de vente voulu. Cliquez sur «Quitter» pour revenir à l écran principal. Création d une commande Lorsque vous souhaitez créer une commande, il faut cliquez sur l icône (4) puis ajouter le produit à une commande. Vous retrouvez tout en haut à droite le nombre de références ajoutées au «panier». Une fois la sélection des produits terminée, cliquez sur l onglet «Commande» pour visualiser votre bon de commande. 10 -

11 UTILISATION GÉNÉRALE Vous retrouvez vos produits tarifés avec vos conditions. Vous pouvez référencer la commande en saisissant les différentes zones de «Paramètres commande». L adresse de votre agence commerciale habituelle est pré renseignée, mais vous pouvez rechercher l adresse d une autre agence Rexel en cliquant sur la flèche bleue. En cliquant sur les lignes bleues et blanches, vous pouvez saisir directement les références des produits que vous souhaitez ajouter. En tapant sur la touche «Entrée» la désignation et le prix apparaissent. Dans le bas de la commande, vous pouvez accéder à : La suppression d une ligne, la création d une nouvelle commande, la sauvegarde de la commande. A l impression de la commande, avec possibilité de l exporter sous plusieurs formats et d envoyer par mail la commande à votre agence Rexel. A l actualisation des prix lors des mises à jour de la base (cf. paragraphe concernant les mise à jour). Accès au site web Rexel. Le transfert de votre commande, vers le site web marchand de Rexel afin de commander en ligne, et l import Pocket PC sont en cours de développement (prévu pour janvier 2007). Pour retrouver toutes les commandes sauvegardées auparavant, cliquez sur l onglet «Historique». Choisissez la commande que vous voulez modifier et cliquez sur la ligne «Charger la Commande». Vous avez la possibilité à partir de cet onglet, de sélectionner des lignes produits d autres commandes afin de les copier dans la commande chargée précédemment. 11 -

12 Devis UTILISATION GÉNÉRALE La fenêtre se présente à l identique de la commande, et le fonctionnement reste le même. A savoir : 1. La recherche du produit 2. La modification du détail produit 3. L ajout dans le panier Le devis vous offre la possibilité de modifier le coefficient de vente, d ajouter des images, des lignes de texte saisies manuellement (exemple : pour ajouter le coût de la main d œuvre, une précision supplémentaire ). Vous pouvez transférer votre devis vers Commande, les produits basculeront alors dans le module Commande avec vos conditions tarifaires. Vous pourrez alors passer la commande par mail, Internet, fax ou autres. 12 -

13 Edition UTILISATION GÉNÉRALE A partir du sous-menu «Edition», vous pouvez créer vous-même les catalogues que vous souhaitez éditer. Cliquez sur «Ajouter» Choisissez ce que vous voulez voir dans le catalogue en cliquant sur les cases. Pour savoir le nombre de produits que votre choix représente, cliquez sur «Calcul du nombre de produits» (pour stopper le calcul faites Échap). Dans l exemple ci-dessus, je ne souhaite que les produits appartenant à la famille «Appareillage du Bâtiment» et quelque soit le fabricant. Je dois cliquer sur la case de la famille «Appareillage du bâtiment» uniquement. Les fabricants concernés par cette famille seront automatiquement cochés. 13 -

14 Menu Conditions UTILISATION GÉNÉRALE En cliquant sur le menu «Conditions», vous retrouverez classées par fabricant et gamme/sousgamme toutes vos remises commerciales. Vous pouvez visualiser, imprimer vos conditions de remises. Remarque : l impression permet aussi l exportation sous divers formats (Excel, Word ). Mise à jour Vous pourrez à partir de ce menu effectuer les mises à jour mis à disposition sur Internet quotidiennement. 14 -

15 UTILISATION GÉNÉRALE Menu Exportation Ce menu vous permet d exporter tous ou certains produits vers un logiciel applicatif de gestion. Vous trouverez des formats d exportation préenregistrés auxquels vous ajouterez vos propres créations de format si besoin. Format d exportation Format déjà existant Cliquer sur le format d exportation qui vous convient afin de le sélectionner. Vous pouvez désigner le format par défaut en cliquant sur la flèche bleue «Format par défaut» située à droite. Si vous souhaitez visualiser le contenu du format sélectionné, cliquer sur la flèche bleue «Modifier». Tous les détails concernant la structure du format s afficheront. Vous ne pouvez pas modifier les formats préenregistrés. 15 -

16 Création de format UTILISATION GÉNÉRALE Si vous ne trouvez pas de format adéquate pour votre exportation, vous avez la possibilité de créer vous même votre format. Pour ce faire cliquer sur la flèche bleue «Ajouter». Détail de la fenêtre : Nom de l exportation : saisissez un nom pour le modèle d exportation que vous souhaitez créer. Répertoire d exportation : à partir de la flèche choisissez l emplacement où le fichier généré sera enregistré (ex : C:\REXEL_TP). Fichier produits : saisissez le nom du fichier produit qui sera généré. Fichier familles : saisissez le nom du fichier famille qui sera généré si vous souhaitez en créer un. Fichier sous familles : saisissez le nom du fichier sous famille qui sera généré si vous souhaitez en créer un. Extension des fichiers : tapez l extension du fichier à générer. Ex : si le type est Excel, l extension de fichier sera «.xls», si vous souhaiter un fichier texte, l extension sera «.txt» Séparateur décimale : par défaut la virgule est renseignée. Nombre de décimales : saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez voir apparaître dans l exportation de vos prix. Type de fichier : choisissez entre les différentes propositions le type de fichier à générer. Variables : faites basculer au moyen des flèches bleues, les rubriques que vous souhaitez exporter. Vous pouvez si besoin paramétrer des variables différentes sur les fichiers produits, familles et sous famille. Pour cela cocher la case en face du fichier produit, choisissez les variables, puis cochez le fichier famille pour paramétrer d autres variables et ainsi de suite. Trois fichiers seront alors créés, avec sur chacun les variables que aurez préalablement paramétrer. 16 -

17 UTILISATION GÉNÉRALE Exemple : 1. le fichier produit avec les variables : code fabricant, références, désignation, prix net, famille, sous famille. 2. le fichier famille avec les variables : famille, libellé famille. 3. le fichier sous famille avec les variables : sous famille, libellé sous famille. Type d exportation Une fois votre format d exportation choisit, il vous faut désigner un type d exportation correspondant aux produits que vous souhaitez exporter. Si vous souhaitez créer un nouveau type commercial, cliquez sur «Ajouter». Saisissez le nom de votre type d exportation dans la zone libellé et choisissez les éléments que vous souhaitez exporter en cliquant sur les cases. Vous pouvez connaître le nombre de produits que votre choix représente en cliquant sur «Calcul du nombre de produits» (faites Échap pour stopper le calcul en cours). Dans l exemple ci-dessus, je ne souhaite exporter que les produits appartenant à la famille «Appareillage du Bâtiment» et quelque soit le fabricant. Je dois cliquer sur la case de la famille «Appareillage du bâtiment» uniquement. Les fabricants concernés par cette famille seront automatiquement cochés. Cliquez sur valider une fois votre sélection terminée. 17 -

18 Lancer l exportation UTILISATION GÉNÉRALE Vous retrouverez la synthèse de l exportation dans le point numéro 3. Cliquez sur la flèche bleue «Exporter» pour lancer le traitement. Une fois le traitement achevé, lancez votre logiciel applicatif et suivre la procédure d import de bibliothèque. Menu Réseau A partir de la fenêtre affichée vous pouvez retrouver une agence du Réseau Rexel en recherchant par département, par enseignes, par label ou trouver l agence la plus proche de chez vous. Cliquez sur l agence du Réseau Rexel de votre choix, les coordonnées et le plan d accès s affichent. 18 -

19 Menu Paramètres UTILISATION GÉNÉRALE A partir de cette fenêtre, plusieurs critères peuvent être paramétrés par défaut afin de faciliter l utilisation de ce programme. Paramètres devis : Cœf. de vente : le coeff. que vous saisirez déterminera le prix que vous souhaitez appliquer à vos propres clients. Affichage des prix / Configuration des colonnes : cochez ou décochez les cases suivant les infos que vous souhaitez voir apparaître dans la recherche, la commande ou le devis. Paramètres impression : Saisissez les informations concernant votre société, ces infos apparaîtront sur les impressions de Commande et Devis. Agence associée : choisissez votre agence du Réseau Rexel habituelle. Les coordonnées de l agence apparaîtront sur l édition de la commande. Paramètres mises à jour : Si vous souhaitez automatiser votre mise à jour via le web, cochez la case. Paramètres Internet : Ces informations vous permettrons de passer vos commandes par le site web Rexel, d accéder aux promotions en cours et informations diverses. 19 -

20 UTILISATION GÉNÉRALE Menu Documentation Vous retrouverez au format pdf, nos outils de communication parus courant de l année. La mise à jour de ces documentations ne se fait que par la réception des Cd-rom et non par la mise à jour web. 20 -

21 ASSISTANCE En cas d interrogation sur l utilisation de cet outil ou de problème technique, contactez votre agence du Réseau Rexel. Les éléments indispensables à transmettre à votre agence sont : votre numéro de compte votre nom votre numéro de téléphone la date de mise à jour de cet outil (figure en page d accueil) la version de cet outil (figure en page d accueil) en cas de problème de tarif, donner la référence du produit. en cas de message d erreur, faites une copie d écran et envoyez la copie par mail à votre interlocuteur de l agence du Réseau Rexel. Si votre agence commerciale ne peut satisfaire votre demande un technicien prendra contact avec vous. 21 -

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