Processus d accréditation

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1 AGRI-STABILITÉ AGRI-QUÉBEC PLUS AGRI-INVESTISSEMENT AGRI-QUÉBEC Devis du préparateur accrédité de données Processus d accréditation Processus d accréditation, rôle et engagements du préparateur 2015 Avril 2015

2 TABLE DES MATIÈRES RÔLE DU PRÉPARATEUR ET ACCRÉDITATION RÔLE DU PRÉPARATEUR ACCRÉDITÉ DE DONNÉES Traiter et transmettre les données financières Transmettre les données du document Renseignements supplémentaires S assurer de la cohérence des données transmises PROCESSUS D ACCRÉDITATION Vérifier son admissibilité Signer la demande d accréditation... 4 ENGAGEMENTS ET RESPONSABILITÉS ENGAGEMENTS DU PRÉPARATEUR ACCRÉDITÉ DE DONNÉES Respecter les spécifications du devis Utiliser la voie électronique comme moyen de transmission des données Transmettre l ensemble des données requises à l administration des programmes Ventiler les données financières selon les exigences de La Financière agricole du Québec Conserver les documents pour vérification Collaborer à une vérification Respecter la date limite de transmission des données financières Informer La Financière agricole de toute transmission d erreurs Gérer le code d utilisateur Respecter les règles de confidentialité Aviser La Financière agricole de la fin de ses activités NON-RESPECT DU DEVIS ENGAGEMENTS DE LA FINANCIÈRE AGRICOLE... 6 Processus d accréditation Devis du préparateur accrédité de données 2015 Page 2 de 6

3 Rôle du préparateur et accréditation Le devis du préparateur accrédité de données est subdivisé en trois documents (Guide de déclaration des données financières, Codes de données financières et Processus d accréditation). Ainsi, lorsqu il est question du devis du préparateur accrédité de données dans l un de ces documents, on fait référence à l ensemble de ces documents. Lorsqu il s agit des années 2010 à 2014, cela s applique aux années de référence d Agri-stabilité et d Agri-Québec Plus. 1. RÔLE DU PRÉPARATEUR ACCRÉDITÉ DE DONNÉES Le rôle du préparateur accrédité de données est de traiter et transmettre les données nécessaires à la participation de l entreprise agricole aux programmes AGRI. Le tout doit respecter les normes établies au Devis du préparateur accrédité de données sur le site Internet de La Financière agricole du Québec (www.fadq.qc.ca). Les données transmises dans le cadre d Agri-stabilité seront utilisées pour la gestion d Agri-Québec Plus, d Agri-investissement et d Agri-Québec. 1.1 Traiter et transmettre les données financières Il doit traiter et transmettre les données financières du participant sur la base des états financiers se terminant en 2015 et qui ont fait ou feront l objet d une déclaration de revenus aux fins d imposition. Si cela n est déjà fait, il doit également traiter et transmettre les données financières de toutes les années de référence (2010 à 2014) d Agri-stabilité et d Agri-Québec Plus pour lesquelles le participant a déclaré ou aurait dû déclarer des revenus ou des pertes agricoles aux fins d imposition. Ainsi, seules les données financières des années manquantes sont exigées des participants qui ont déjà transmis leurs données financières dans le cadre de leur participation pour une année antérieure à Transmettre les données du document Renseignements supplémentaires Il doit transmettre les données inscrites par le participant dans le document Renseignements supplémentaires puisqu il contient des informations nécessaires pour l administration des programmes AGRI. Dans le cadre d Agri-stabilité et d Agri-Québec Plus, il comprend en plus les unités productives qui constituent la mesure de la capacité de production de l entreprise agricole du participant. Ces données permettent d ajuster les marges de production des années de référence en fonction de la capacité de production du participant au cours de l année de participation S assurer de la cohérence des données transmises Pour limiter les erreurs de saisie, le traitement informatique effectue des validations de cohérence et signale les anomalies au préparateur. On subdivise les anomalies selon les trois groupes suivants : Type d anomalie Informatif Analytique Obligatoire Soulève un problème potentiel. Le préparateur doit vérifier la conformité des informations et les corriger, le cas échéant. Nécessite une explication de la part du préparateur. Il doit vérifier la conformité des informations et les corriger, le cas échéant. Même si elles sont conformes, il doit fournir une explication dans l espace prévu à cet effet, pour poursuivre la saisie. Les explications fournies permettent une meilleure analyse et un traitement plus rapide du dossier. Nécessite une régularisation de la situation pour poursuivre la saisie. Le préparateur doit corriger les données pour lesquelles ce message apparaît pour poursuivre la saisie. Processus d accréditation Devis du préparateur accrédité de données 2015 Page 3 de 6

4 2. PROCESSUS D ACCRÉDITATION Pour s accréditer auprès de La Financière agricole du Québec (FADQ), le préparateur doit suivre les étapes suivantes : 2.1 Vérifier son admissibilité Avant d entamer toute démarche d accréditation, le préparateur doit s assurer qu il fait bien partie de l un des quatre groupes suivants : 1. Il est en relation d affaires avec La Financière agricole du Québec. Cette relation d affaires a été établie en considérant les auteurs des rapports financiers qui sont intervenus pour des besoins de financement auprès de la FADQ. 2. Il est un cabinet comptable se définissant comme ayant un ou plusieurs comptables dont l objet premier est d organiser, de vérifier, d apprécier et de redresser, s il y a lieu, la comptabilité d entreprises et d autres entités. 3. Il est membre de l ordre des comptables professionnels agréés (CPA). 4. Il est un individu ou groupe d individus offrant un service de production d états financiers aux entreprises agricoles. 2.2 Signer la demande d accréditation Pour s accréditer, le nouveau préparateur de données doit transmettre à la FADQ, les formulaires suivants : Demande d accréditation; Désignation d un responsable des droits d accès. Cette accréditation autorise le préparateur à transmettre les données d un participant, par voie électronique. En signant sa demande le préparateur accrédité de données s engage à respecter le présent devis. Ces deux formulaires sont disponibles sur le site Internet de la FADQ. Si la demande d accréditation est complète et que le nouveau préparateur de données respecte les critères, la demande sera signée par un représentant autorisé de la FADQ. Un code d utilisateur sera fourni au préparateur pour accéder au module de saisie des données sur le site Internet de la FADQ. Une copie de la demande d accréditation lui sera ensuite expédiée. La FADQ affiche, sur son site Internet, la liste des préparateurs accrédités de données. Lorsqu un préparateur désire que son nom ne soit pas affiché sur cette liste, il devra le mentionner à la FADQ. Processus d accréditation Devis du préparateur accrédité de données 2015 Page 4 de 6

5 Engagements et responsabilités 3. ENGAGEMENTS DU PRÉPARATEUR ACCRÉDITÉ DE DONNÉES 3.1 Respecter les spécifications du devis Il doit transmettre les données requises pour la participation de l entreprise agricole aux programmes AGRI, selon les normes établies dans le Devis du préparateur accrédité de données (www.fadq.qc.ca). 3.2 Utiliser la voie électronique comme moyen de transmission des données Il doit utiliser la voie électronique pour transmettre les données d un participant via le site Internet de La Financière agricole. 3.3 Transmettre l ensemble des données requises à l administration des programmes Il confirme, qu à sa connaissance : Les données financières transmises pour l année de participation 2015 sont basées sur celles qui ont fait ou feront l objet d une déclaration de revenus aux fins d imposition. Il transmet, s il y a lieu, les données financières de toutes les années de référence (2010 à 2014) pour les programmes Agri-stabilité et Agri-Québec Plus pour lesquelles le participant a déclaré ou aurait dû déclarer des revenus ou des pertes agricoles aux fins de l imposition. Lorsqu il observe que certaines données des états financiers ne reflètent pas la réalité de l entreprise, il doit communiquer avec la FADQ pour connaître la façon de traiter les données financières. 3.4 Ventiler les données financières selon les exigences de La Financière agricole du Québec Il s engage à ventiler les revenus et les dépenses apparaissant aux états des résultats, comme il est spécifié dans le document Codes de données financières et selon les spécifications du Guide de déclaration des données financières disponibles sur le site Internet de la FADQ. 3.5 Conserver les documents pour vérification Il doit conserver jusqu au 31 décembre 2017, les documents utilisés pour remplir la demande de participation Par la suite, il peut les remettre au participant pour que ce dernier les conserve. 3.6 Collaborer à une vérification Il doit collaborer avec La Financière agricole lors d une éventuelle vérification du respect du présent devis. À cet effet, il devra fournir, au besoin, tout document ayant permis de traiter la demande de participation. 3.7 Respecter la date limite de transmission des données financières La transmission des données financières pour 2015 doit s effectuer au plus tard le 30 septembre Toutefois, La Financière agricole acceptera les données financières de l année de participation 2015 jusqu au 31 décembre 2016, tout en réduisant : le paiement d Agri-stabilité auquel a droit le participant de 500 $ par mois ou partie de mois de retard; le montant maximal que le participant peut déposer à Agri-investissement et Agri-Québec de 5 % par mois ou partie de mois de retard. Les participants qui n auront pas transféré leurs données au 31 décembre 2016 ne seront pas admissibles aux programmes AGRI pour l année de participation La FADQ acceptera les données financières reçues à la date limite uniquement si toute l information et toute la documentation requises ont été fournies. Processus d accréditation Devis du préparateur accrédité de données 2015 Page 5 de 6

6 3.8 Informer La Financière agricole de toute transmission d erreurs Lorsque le préparateur accrédité de données constate que la déclaration d un participant comportait des erreurs après l avoir transmise, il devra informer, par écrit, La Financière agricole des corrections qui s imposent. 3.9 Gérer le code d utilisateur (Cet engagement ne s adresse pas au participant qui transmet lui-même sa demande.) Lors de sa demande d accréditation, le préparateur accrédité de données devra remplir le formulaire Demande de désignation d un responsable des droits d accès. Les renseignements contenus dans ce document serviront à gérer les accès au module de saisie des données pour les programmes AGRI. Il pourra lui-même attribuer des codes supplémentaires à chacun des employés affectés aux déclarations de données financières. Il a également la responsabilité d annuler le code d utilisateur de l employé dont les tâches ne nécessitent plus l utilisation d un tel code Respecter les règles de confidentialité Les renseignements fournis par le participant au préparateur accrédité de données demeurent confidentiels et ne peuvent être divulgués à une tierce personne ni être utilisés à d autres fins que la participation aux programmes AGRI, à moins d une autorisation du participant Aviser La Financière agricole de la fin de ses activités Le préparateur accrédité de données qui désire mettre fin à son accréditation doit en aviser La Financière agricole pour annuler son accès au module de saisie des données financières. S il ne transmet pas de données financières pendant deux années consécutives, la FADQ pourrait également mettre fin à son accès. 4. NON-RESPECT DU DEVIS La Financière agricole peut retirer l accréditation à tout préparateur accrédité de données qui ne respecte pas le présent devis ou qui fournit intentionnellement de faux renseignements. 5. ENGAGEMENTS DE LA FINANCIÈRE AGRICOLE La FADQ s engage à offrir un soutien aux préparateurs accrédités de données. À cet effet, le préparateur accrédité de données peut, sur les heures d ouverture des bureaux de La Financière agricole, soit de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30 du lundi au vendredi, obtenir de l aide en composant le Cette aide portera sur les éléments suivants : Le processus d accréditation; La compréhension du présent devis et les modalités du programme; La gestion des codes d utilisateur et des mots de passe; La gestion du module de saisie Disponibilité, fonctionnalité, temps de réponse sur le site Internet; Les modules informatiques et le transfert électronique de données. Processus d accréditation Devis du préparateur accrédité de données 2015 Page 6 de 6

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