CARTR Plus Présentation du CARTR Plus pour les cliniques situées hors de l Ontario. Novembre 2012

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1 CARTR Plus Présentation du CARTR Plus pour les cliniques situées hors de l Ontario Novembre 2012

2 Objectifs Contexte du CARTR de BORN Origine du CARTR du Registre de BORN; Gouvernance du CARTR de BORN; Gouvernance du CARTR Plus de BORN; Confidentialité des registres BORN et CARTR Plus; Le CARTR Plus dans le registre de BORN; Le CARTR Plus hors de l Ontario; Le système CARTR Plus. Concepts principaux Identification de la patiente; Types de cycle : primaire et secondaire; Types de cycle: Cycles simulés; Cycles annulés; Résultats; Présentation et approbation des données; Coordonnées du CARTR Plus 2

3 Présentation du CARTR Plus Contexte du CARTR de BORN 3

4 Contexte du CARTR de BORN BORN Ontario Better Outcomes Registry and Network (registre et réseau visant à améliorer les résultats, anciennement Base de données périnatales Niday). Ce registre recueille et signale les données périnatales en Ontario depuis le début des années 2000 (plus de naissances par année dans plus de 100 hôpitaux et à domicile). En 2010, le Registre de BORN intégrait les dépistages anténataux, le réseau Fetal Alert Network, la base de données sur les sages-femmes, les dépistages de Niday et des nouveau-nés dans le système informatique de BORN. 4

5 Origine du CARTR de BORN À la fin de 2011, nous avons entamé des pourparlers avec les spécialistes ontariens de la fécondité en vue de relier les données du CARTR au Registre de BORN Ontario afin de présenter les résultats des grossesses de FIV. À cette même époque, il fallait apporter des mises à niveau à la base de données nationale du CARTR, et le personnel était près de la retraite. Au début de 2012, nous avons rencontré les directeurs médicaux en FIV pour établir un partenariat officiel avec BORN afin d assumer la responsabilité du CARTR. Al Yuzpe (qui représentait les directeurs médicaux en FIV) et Francois Bissonnette (qui représentait la direction du CARTR) ont envoyé une lettre à tous les directeurs médicaux en FIV du Canada pour leur demander s ils acceptaient que BORN assume la responsabilité du CARTR pour tout le Canada. 5

6 Gouvernance du CARTR de BORN En mars 2012, les directeurs médicaux en FIV (par l intermédiaire de la CFAS) et BORN signent un protocole d entente (PE) visant à incorporer le CARTR national dans le Système d information de BORN (SIB) Collaboration ART BORN (Projet ABC ). Dirigé par le Comité de direction composé de : Al Yuzpe Directeurs médicaux en FIV François Bissonnette Direction du CARTR Marie-Claude Léveillé Présidente de la CFAS Matt Gysler Président nouvellement élu de la CFAS Sonya Kashyap Directrice médicale en FIV Mark Walker Directeur médical de BORN Mari Teitelbaum Directrice de BORN 6

7 Gouvernance BORN (Suite) Structure du Comité 7 Éléments de données Élaboration d un nouvel ensemble de données pour CARTR Plus qui correspond à celles du systèmes de CARTR Plus; Production de rapports et résultats Élaboration de rapports administratifs, de rapports types et de demande de données qui seront disponibles dans le système de CARTR Plus; Aspect technique Création d une interface pour les utilisateurs (saisie directe des données) et de systèmes de transfert par lots (téléchargement pour les RMU) pour CARTR Plus.

8 Gouvernance du CARTR Plus de BORN Le Comité directeur se chargera continuellement de la gouvernance. On créera d autres comités pour : La gestion des données; L amélioration de la qualité. On perfectionnera et amendera régulièrement le système CARTR Plus pour suivre l évolution des éléments de données et des pratiques. 8

9 Confidentialité des registres BORN et CARTR Plus Le registre de BORN est régi par la loi ontarienne (Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé). Le succès de la solution BORN et CARTR Plus repose principalement sur la sécurité du système. Ne divulguez jamais le mot de passe d accès à CARTR Plus! Demandez à votre administrateur local de créer de nouveaux mots de passe pour les nouveaux utilisateurs. Nous surveillons la conformité de l utilisation du système en menant des vérifications. Nous enquêterons directement auprès des cliniques où nous soupçonnerons une utilisation non conforme du système. 9

10 Le CARTR Plus dans le registre de BORN Il permet de recueillir des renseignements médicaux personnels (RMP) sans le consentement de la patiente, mais SEULEMENT EN ONTARIO : Les cliniques de l Ontario peuvent fournir des RMP au CARTR Plus. Les autres provinces suivent leurs propres lois ; Il est interdit de recueillir des RMP pour des cliniques situées hors de l Ontario. Nous visons à long terme d établir des ententes avec les provinces pour les aider à relier les données du CARTR Plus à leurs données sur les résultats périnataux. 10

11 Le CARTR Plus hors de l Ontario In est interdit de recueillir des renseignements médicaux personnels. On identifie les patientes par le numéro de leur dossier (créé par la clinique) et par la date de naissance de la patiente. Il est important que les numéros de dossier ne puissent pas à eux seul identifier les patientes : CARTR Plus n accepte pas les identificateurs tels que mjohnson1234 ou

12 Le système CARTR Plus On y enregistre les données soit manuellement (application Web), soit en téléchargeant n importe quand les données du RMU de votre clinique. Le CARTR Plus permettra de produire des rapports spéciaux sur les cycles de traitement et sur leurs résultats. Les rapports administratifs : Résument les dossiers des patientes; Fournissent des renseignements sur les éléments de données manquants et sur les dossiers incomplets; Résument les traitements à distribuer à d autres fournisseurs de soins ou à verser dans le dossier des patientes. Les rapports cliniques : Permettent aux cliniques de comparer leurs données à celles d autres cliniques partout au Canada (taux des grossesses, taux cumulatifs des grossesses, taux des naissances vivantes, taux des naissances prématurées, taux des naissances multiples); Ces comparaisons ne divulguent pas l identité des cliniques (il faut les données d au moins 3 cliniques pour que le système effectue une comparaison). 12

13 Présentation du CARTR Plus Concepts principaux 13

14 Identification de la patiente Les cliniques ne doivent pas saisir des renseignements médicaux personnels qui permettent au registre de BORN d identifier la patiente (pas d initiales, de nom, etc.). Les cliniques doivent inscrire un numéro de dossier qu elles seules peuvent identifier. Les cliniques doivent inscrire la date de naissance de la patiente pour que le système puisse remplir les différents champs liés à l âge (p. ex. âge de la fournisseuse des ovocytes, etc.). Les cliniques peuvent examiner le système de numérotation des dossiers du registre de BORN pour vérifier si elles respectent la confidentialité. 14

15 Types de cycle : primaire et secondaire Cycle primaire 15 Cycle de PMA comprenant la collecte d ovocytes en vue d une FIV, d une MIV ou de la mise en banque des ovocytes. S applique aux cycles du CARTR Plus suivants : FIV, MIV, mise en banque. Cycle secondaire Cycle de PMA utilisant des embryons créés ou des ovocytes recueillis pendant un cycle primaire. Le cycle secondaire doit être lié à un ou à plusieurs cycles primaires. S applique aux cycles du CARTR Plus suivants : Thérapie enzymatique, FIV d un ovocyte congelé.

16 Types de cycle : cycles simulés Dans certains cas, on ne peut pas enregistrer un cycle primaire complet dans CARTR Plus. Par exemple : Le cycle primaire a commencé avant le 1 er janvier 2013; Les ovocytes ou les embryons provenaient d une autre clinique. Dans de tels cas, on peut utiliser un cycle primaire simulé : Un cycle simulé nécessite un minimum d éléments de données; Par exemple : identité du cycle, type de cycle, date de la collecte des ovocytes, âge de la fournisseuse des ovocytes au moment de la collecte. 16

17 Cycles annulés On enregistre les cycles annulés dans le CARTR Plus. Un cycle annulé se définit tel que suit : Cycle au cours duquel on a effectué une stimulation ou une surveillance ovarienne en vue d un traitement sans toutefois recueillir des ovocytes. Une thérapie enzymatique ou un cycle de FIV avec ovocyte congelé que l on annule avant le dégel n est pas considéré comme un cycle annulé dans le CARTR Plus, donc il ne faut pas l y enregistrer*. *Il est possible d effacer les cycles enregistrés par erreur. 17

18 Résultats On inscrit les résultats des cycles de deux étapes : Le cycle de traitement; La grossesse et de la naissance. Résultats du cycle de traitement Données du début à la fin du cycle de traitement; Elles comprennent les résultats du traitement (p. ex. traitement interrompu avant le transfert, teneur en bêta-hcg positive ou négative) et le type de grossesse (pas enceinte, grossesse intra-utérine clinique). 18

19 Résultats Résultats de la grossesse et de la naissance Résultat de la grossesse clinique; Tous les cycles avec un type de grossesse intrautérine clinique, hétérotopique ou inconnue doivent indiquer les résultats de la grossesse et de la naissance en précisant si la grossesse s est terminée par une perte, un mort-né, une naissance vivante ou dans des circonstances inconnues. Les données des résultats sur la grossesse et sur la naissance sont présentées dans un rapport d ensemble. 19

20 Présentation et approbation des données Les données du CARTR Plus doivent être saisies tous les trois mois, mais elles peuvent l être plus fréquemment au besoin (p. ex. une fois par jour, par semaine ou par mois). On peut enregistrer un cycle en cours dans le CARTR Plus sous forme d ébauche. Une fois le cycle terminé sans plus d erreurs, il devient un cycle transmis. Seuls les cycles transmis sont disponibles pour la production de rapports cliniques. On transmet les cycles dès qu on a déterminé les résultats du cycle de traitement et qu on a saisi tous les éléments de données requis. 20

21 Présentation et approbation des données Les cliniques doivent confirmer que leurs données mensuelles sont complètes avant de les fournir pour la production de rapports de comparaison (p. ex. comparaison de la clinique par rapport au reste du Canada). L approbation des données des résultats du cycle de traitement et de celles des résultats de la grossesse et de la naissance se fait séparément. Début du trimestre du cycle Échéance de l approbation des données du cycle de traitement Échéance de l approbation des données du cycle de la grossesse et de la naissance Janv. à mars 30 juin 31 mars de l année suivante Avril à juin 30 sept. 30 juin de l année suivante Juil. à sept. 31 déc. 30 sept. de l année suivante 21 Oct. à déc. 31 mars 31 déc. de l année suivante

22 Présentation et approbation des données Les rapports administratifs aident les cliniques à déceler : Les cycles où il manque des données ou qui comportent des erreurs (p. ex. cycles en ébauche); Les cycles où il manque les résultats sur le traitement; Les cycles où il manque les résultats sur la grossesse et sur la naissance; Les rapports de rapprochement aideront les cliniques à vérifier si l on a enregistré tous les cycles du trimestre en question. 22

23 Présentation et approbation des données Dès que la clinique déterminera que toutes les données d un mois du trimestre sont enregistrées, elle approuvera ces données dans le CARTR Plus. Ces données approuvées seront automatiquement disponibles pour la production de rapports de comparaison*. *Il faut les données d au moins 3 cliniques pour effectuer une analyse de comparaison. 23

24 Coordonnées du CARTR Plus Problèmes liés au réseau, à la connectivité ou à l ouverture d une session : Formation : mkotuba@bornontario.ca Production : helpdesk@bornontario.ca Saisie des données dans le CARTR Plus, définition d éléments de données ou problèmes de scénario clinique : Moya Johnson, mojohnson@bornontario.ca Téléchargement de lots dans le CARTR Plus : 24 Marlene Elliott, melliott@bornontario.ca

25 Questions? 25