Transcription

1 GUIDE DE L EXTRANET SOMMAIRE Page 1...Vous connecter à l Extranet Page 2.. Page d accueil Extranet Page 3 Accédez à vos interventions Page 4.. Descriptif d une fiche intervention Page 5.. Rattachez vos photos Page 6.. Effectuez votre suivi Page 7/8 Saisissez vos devis Page 9/10 Insérez vos documents et factures Page Insérez vos documents administratifs Page 12 Consultez vos règlements Page 13 Annexes Septembre 2010

2 Vous pouvez modifier votre mot de passe dans l onglet «Administration des utilisateurs» Saisie de votre identifiant «ADM..» Saisie de votre mot de passe Continuer Pensez à sauvegarder vos différents codes afin de gagner du temps à chaque connexion. 1

3 Une enveloppe clignote vous invitant à lire vos messages, cliquez dessus Pour accéder à vos dossiers cliquez sur «Interventions en cours» (aller à l écran n 3) Rubrique pour être au courant des dernières informations, à surveiller Recherche rapide d un dossier par N d intervention ou par N de téléphone client Menu rapide, permettant l accès aux différents services de votre Extranet 2

4 Accédez à vos nouvelles interventions en attente en cliquant sur le N d intervention «Filtrer - Tous» permet d afficher la totalités de vos interventions en cours Liste de vos dossiers en cours, classés par états Cliquez sur «Montrez les filtres» pour faire apparaître les différents types de filtres vous permettant de visualiser vos interventions selon les critères de votre choix Cliquez sur le N d intervention pour ouvrir le dossier 3

5 l accès au devis est bloqué tant que les photos ne sont pas jointes Pour rattacher vos photos page 5 les factures et PV sont joignables uniquement après fermeture du dossier Pour joindre vos factures, PV et tout document nécessaire à la bonne gestion du devis page 9 et 10 Fermeture simple de vos dossiers Saisie du devis page 7 et 8 Suivi de votre intervention page 6 Pour avoir une vision détaillée de votre devis Retour au détail de l intervention Imprimez le détail de l intervention Imprimez la fiche d intervention destiné au client Imprimez le PV de réception de travaux 4

6 Sélectionnez la pièce prise en photo Indiquez la date du cliché Indiquez la partie traitée Indiquez tous commentaires que vous jugez utiles à la compréhension des photos et devis Recherchez l emplacement sur lequel figure votre photo Le format de l image doit être exclusivement en JPEG, avec un poids maximum de 400 kbytes. Nous recommandons une résolution de 800x600 pixels. Comment redimensionner vos photos? Se reporter en page 13 5

7 Liste déroulante donnant accès aux différentes dates d action Renseignez la date et l heure de votre prochaine action ( rendez-vous client, date livraison, date de test humidité.) Le chiffre entre parenthèses vous indique le nombre de jours maximum autorisés pour repousser l échéance Tout traitement incorrect est indiqué par un message d erreur 6

8 Etape 1 Avant de saisir votre devis vous devez reporter la date de 1 er visite chez le client puis validez Un message d erreur apparaît si vous n avez pas encore joint vos photos et vous ne pouvez pas saisir votre devis Comment joindre vos photos? Se reporter en page 5 7

9 Etape 2 Indiquez brièvement la cause des dommages et la nature des travaux Si vous devez chiffrer une pièce qui ne figure pas dans la liste «pièce touchée» appeler votre GSR Aucune Sélectionnez correctement le descriptif des postes que vous chiffrez Liste déroulante des codes barème Chaque poste ajouté s affiche dans la liste Vous pouvez à tout moment ajouter, modifier ou supprimer des lignes, tant que le devis n est pas envoyé Cliquez pour recalculer le montant après ajout de nouveaux postes Après vérification de votre devis, cliquez sur «envoyer devis» pour qu il passe à l étude auprès de nos métreurs Une fois le devis envoyé, celui-ci n est plus modifiable 8

10 Cliquez Tous les documents, excepté le PV, se rattachent au sinistre afin que chaque intervenant d un même sinistre puisse accéder aux documents Le PV ne concernant que vos travaux se rattache à l intervention Recherchez l emplacement de votre document «Enregistrer» pour valider Tous vos documents doivent être enregistrés au format PDF Vous pouvez télécharger la dernière version depuis la page d accueil Extranet 9

11 Pensez à scanner vos PV avant de joindre vos factures. Cliquez Recherchez l emplacement de votre document «Enregistrer» pour valider Lorsque vous retournez dans l historique de l intervention un message apparaît vous indiquant que la facture est correctement jointe En cas de problème pour rattacher un document Pdf: pensez à le redimensionner Depuis l'imprimante pdf creator : Aller dans le menu Propriétés/Avancé/ Graphique/Qualité d'impression Sélectionner la valeur 72dpi 10

12 Depuis le menu de la page d accueil sélectionnez Les documents sont supprimés par les assistantes Réseau après expiration Cliquez Recherchez l emplacement de votre document Liste des documents que vous pouvez rattacher «Enregistrer» pour valider Rappel : Tous vos documents doivent être enregistrés au format PDF 11

13 Depuis le menu de la page d accueil sélectionnez Historique de l ensemble de vos règlements classés par date Récapitulatif rapide des interventions H.T, au format Excel ou Pdf Détail des Opérations Particulières : déplacement,.. Détail des interventions TTC Facture MultiAssistance correspondant à vos commissions Récapitulatif très détaillé des dossiers sinistres réglés Récapitulatif très détaillé des dossiers en Service Habitat réglés Résumé de clôture Nous mettons à votre disposition, une «HOTLINE EXTRANET» aide technique assurée par les deux assistantes réseau, Katia au et Isabel au que vous pouvez joindre uniquement pour un complément d information 12

14 Étape 1 Étape 2 Recherchez VSO Image Resizer depuis «Google» Exécuter Sélectionnez «Français» Choisissez la version proposée par «01 net» Cocher Télécharger Suivant 13

15 Étape 3 Étape 4 S affiche automatiquement Suivant Installer Décochez Suivant Terminer

16 Étape 1 Étape 2 Clique droit sur la photo à retailler Sélectionnez le profil 640 x 480 Sélectionnez VSO Image Resizer ok Choisir «Options» Continuer Sélectionnez «Redimensionner l original»