Politique de gestion des ressources financières

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1 Politique de gestion des ressources financières Document réglementaire officiel Fédération étudiante universitaire du Québec

2 Table des matières TITRE I : DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES 4 CHAPITRE I : TERMINOLOGIE 4 SECTION I : DEFINITIONS 4 SECTION II : INTERPRÉTATION 6 CHAPITRE II : DISPOSITIONS GÉNÉRALES 6 SECTION I : OBJECTIFS 6 SECTION II : MODIFICATIONS 6 TITRE II : GESTION DES OPÉRATIONS ADMINISTRATIVES 7 CHAPITRE I : PRINCIPE GÉNÉRAL 7 CHAPITRE II : FRAIS ADMINISTRATIFS 7 SECTION I : CONDITIONS D ATTRIBUTION 7 SECTION II : PROCÉDURES D ATTRIBUTION 7 SECTION III : ACHATS ENVIRONNEMENTALEMENT ET SOCIALEMENT ACCEPTABLES 7 CHAPITRE III : RESPONSABILITÉ 8 CHAPITRE IV : INDEMNISATIONS 8 SECTION I : PROCÉDURE 8 CHAPITRE V : FRAIS DE REPRESENTATION 8 SECTION I : CONDITIONS D ATTRIBUTION 8 SECTION II : PROCÉDURES D ATTRIBUTION 9 CHAPITRE VI : FINANCEMENT DES CANDIDATS AUX ÉLECTIONS 10 SECTION I : CONDITIONS D ATTRIBUTION 10 SECTION II : PROCÉDURES D ATTRIBUTION 10 TITRE III : GESTION DES OPÉRATIONS BANCAIRES 12 CHAPITRE I : OPÉRATIONS ET EMPRUNTS 12 CHAPITRE II : SIGNATAIRES 12 CHAPITRE III : CARTES DE CRÉDIT 12 SECTION I : UTILISATRICES 12 SECTION II : DÉPENSES ADMISSIBLES 12 SECTION III : CONTRÔLE DES DÉPENSES 13 CHAPITRE IV : PRODUCTION DE COMPTE 13 CHAPITRE V : INVESTISSEMENTS ET PLACEMENTS 13 SECTION I : ENCADREMENT 13 SECTION II : INVESTISSEMENTS ENVIRONNEMENTALEMENT ET SOCIALEMENT ACCEPTABLES 14 TITRE IV : GESTION DES OPÉRATIONS BUDGÉTAIRES 15 CHAPITRE I : ADOPTION DU BUDGET ANNUEL DE LA CORPORATION 15 CHAPITRE II : BUDGET DU CONSEIL NATIONAL DES CYCLES SUPERIEURS 15 CHAPITRE III : FONDS DE CAMPAGNE 16 SECTION I : CONDITIONS D ATTRIBUTION 16 SECTION II : PROCÉDURES D ATTRIBUTION 16 CHAPITRE IV : PRODUCTION DES ETATS RÉSULTATS 16 Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 2

3 CHAPITRE V : MONTANT DE LA COTISATION 16 SECTION I : CONDITIONS DE PERCEPTION 16 SECTION II : PROCÉDURES DE PERCEPTION 16 SECTION III : PROCÉDURES DE RECOUVREMENT 17 CHAPITRE VI : FERMETURE DES ETATS FINANCIERS 18 TITRE V : DISPOSITIONS FINALES 19 DISPOSITIONS TRANSITOIRES 20 Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 3

4 TITRE I : DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES CHAPITRE I : TERMINOLOGIE SECTION I : DEFINITIONS Définitions 1. Dans cette politique, à moins que le contexte ne s y oppose, les termes suivants signifient : «Abonnements» a) «Abonnements» : tous les montants reliés à l achat de journaux, de revues ou à l inscription à une source d information électronique ; «Assurances» b) «Sssurances» : tous les montants reliés aux polices d'assurance auxquelles la corporation souscrit ; «Budget du CNCS» c) «Budget du CNCS» : tous les montants reliés au budget discrétionnaire du CNCS ; «Centre de d) «Centre de documentation» : tous les montants reliés à documentation» l'acquisition, la mise à jour et à l'entretien du centre de documentation de la corporation ; «CNCS» e) «CNCS» : le Conseil national des cycles supérieurs de la corporation; «Communications» f) «Communications» : tous les montants reliés aux envois par courrier, aux frais d'interurbains et de conférences téléphoniques, à la location et à l'utilisation d'un téléphone cellulaire, à la location de téléavertisseurs, à la connexion et l'utilisation d'internet et reliés à la diffusion de communiqués de presse ; «Frais administratifs» g) «Frais administratifs» : frais dont le montant est comptabilisé dans les postes faisant partie de la rubrique 5100 Frais généraux et d administration, 5200 Ressources humaines, 5300 Ressources matérielles et 5400 Communications, à l exception des postes : 5110 Loyer, 5111 Garage, 5112 Taxes municipales, 5113 Électricité, 5115 Entretien et réparations, 5170 Intérêts et frais bancaires, 5190 Autres frais généraux et d administration, 5290 Autres frais de ressources humaines, 5390 Autres frais de ressources matérielles, 5490 Autres frais de communication ; «Frais de bureau» h) «Frais de bureau» : tous les montants reliés aux postes 5110 Loyer, 5111 Garage, 5112 Taxes municipales, 5113 Électricité et 5115 Entretien et réparations; «Frais de représentation» i) «Frais de représentation»: tous les montants reliés aux postes de la rubrique Représentation ; Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 4

5 «Frais divers» j) «frais divers» : tous les montants reliés aux postes 5190 Autres frais généraux et d administration, 5290 Autres frais de ressources humaines, 5390 Autres frais de ressources matérielles et 5490 Autres frais de communication ; «Frais financiers» k) «Frais financiers» : tous frais reliés au poste 5170 Intérêts et frais bancaires ; «Fonds de campagne» l) «Fonds de campagne» : fonds cumulatif utilisé exclusivement pour financer des campagnes d envergure ; «Honoraires professionnels» m) «Honoraires professionnels» : tous les montants reliés aux services dispensés au profit de la corporation par un professionnel ; «Indemnisation» n) «indemnisation» : tous les montants reliés au remboursement des dépenses encourues par une association membre pour participer à une réunion statutaire ou toute autre réunion dûment convoquée ; Y sont aussi comptabilisés tous les frais reliés au remboursement des dépenses encourues par la participation à une conférence téléphonique ou par une communication téléphonique au siège social ; Les règles d indemnisation sont spécifiées dans la «Politique d'indemnisation» de la FEUQ ; «Matériel de bureau» o) «Matériel de bureau» : tous les montants reliés à l'achat ou la location de fourniture, de matériel et d'équipement, nécessaires à l accomplissement du travail des officiers et des employés et au bon fonctionnement du siège social; «Photocopies» p) «Photocopies» : tous les montants reliés au contrat de location et à l'utilisation du photocopieur du siège social, à l'achat de papier ainsi que tous les autres montants reliés à la reproduction de documents ; «Réunion statutaire» q) «Réunion statutaire» : toute réunion prévue lors d une fin de semaine où se tient l une ou l autre des instances de la corporation: Assemblée générale, Conseil d administration, Congrès, Camp de formation ou Camp d'orientation; «Toute autre réunion» r) «Toute autre réunion» : toute autre réunion convoquée à l'extérieur d'une réunion statutaire;. Référence 2. Dans le cas où un terme utilisé dans cette politique ne serait pas présent dans la section I du chapitre I du titre I de celle-ci, les définitions présentes dans la section I du chapitre II du titre I des Règlements généraux de la FEUQ prévalent. Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 5

6 SECTION II : INTERPRÉTATION Genre 3. Dans cette politique, à moins que le contexte ne s'y oppose, les genres masculin et féminin sont employés indistinctement et sont mutuellement inclus. Nombre 4. Dans cette politique, à moins que le contexte ne s'y oppose, les nombres singulier et pluriel sont employés indistinctement et sont mutuellement inclus. Référence 5. Les intitulés qui sont utilisés pour désigner les titres, chapitres et sections de cette politique ne le sont qu'à titre de référence et n'ont aucune valeur interprétative. Préséance 6. Les Réglements généraux ont préséance sur tout autre règlement de la corporation. La version française de tout document, règlement ou Politique, a préséance sur sa version anglaise, cette dernière étant une traduction et sujette à la déformation. En ce sens, les versions anglaises sont utilisées uniquement à titre indicatif et dans le but de favoriser l accès des documents aux anglophones. CHAPITRE II : DISPOSITIONS GÉNÉRALES SECTION I : OBJECTIFS Objectifs 7. Les objectifs de cette politique sont notamment: a) de regrouper les règles administratives de la corporation ; b) de régulariser les pratiques courantes de l'administration des dépenses ; c) de définir les moyens de contrôle interne ; d) d'établir les responsabilités de chacun ; e) de prévenir la fraude, le vol et les pertes pour la corporation. SECTION II : MODIFICATIONS Modifications 8. Toute modification de cette politique doit se faire par un avis de motion déposé à même l avis de convocation d une réunion du conseil d administration. La commission des affaires institutionnelles peut être saisie d un tel avis de motion, mais toute décision devra être entérinée par le Conseil d administration de la Corporation. Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 6

7 TITRE II : GESTION DES OPÉRATIONS ADMINISTRATIVES CHAPITRE I : PRINCIPE GÉNÉRAL Énoncé 9. Toute dépense doit être réalisé dans le meilleur intérêt de la corporation et avoir été raisonnablement engagée par une personne dûment autorisée en vue d accomplir les objectifs poursuivis par la corporation. CHAPITRE II : FRAIS ADMINISTRATIFS SECTION I : CONDITIONS D ATTRIBUTION Dépenses supérieures 10. Toute dépense attribuable aux frais administratifs dont le montant à 100$ est supérieur à 100$ doit être dûment autorisée par le Secrétariat général. Dépenses supérieures 11. Toute dépense attribuable aux frais administratifs dont le montant à 1000$ est supérieur à 1000$ doit être approuvée par le Comité exécutif. SECTION II : PROCÉDURES D ATTRIBUTION Contrat 12. Tout contrat d'achat, de services, de location ou de police d'assurance qui engage financièrement la corporation doit être signé par le secrétariat général et au moins un autre officier agissant à titre de signataire des effets de commerce de la corporation, tel que défini à l article 227 des Règlements généraux de la FEUQ. Fournitures et 13. Pour toute dépense attribuée à l'achat de fournitures ou la reproduction de reproduction de documents fait par un fournisseur, un bon de documents commande doit être dûment rempli. Pour être conforme, celui-ci doit contenir la nature et la justification de la dépense, la signature du demandeur et être endossé par la signature du directeur administratif ou du Secrétariat général. Le directeur administratif et le Secrétariat général ne peuvent être à la fois demandeur et endosseur. SECTION III : ACHATS ENVIRONNEMENTALEMENT ET SOCIALEMENT ACCEPTABLES Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 7

8 Philosophie de 14. Afin d être conséquente avec la vision sociale et environnementale l organisation historique de ses membres, la corporation se doit le plus possible de porter attention à la provenance et aux fournisseurs de ses biens matériels. En ce sens, elle se doit, selon ses moyens financiers, de favoriser les entreprises qui adoptent des comportements socialement et environnementalement acceptables. La FEUQ se doit, dans ses achats, de respecter les principes de l Organisation internationale du travail (OIT) et ceux du Programme des Nations unies pour le développement (PNUD). CHAPITRE III : RESPONSABILITÉ Téléphones cellulaires 15. La personne qui utilise les téléphones cellulaires de la corporation se rend responsable des appareils dans tous les cas de bris ou de pertes intentionnels ou à la suite de négligence de la part de la responsable. La personne responsable doit alors rembourser à la corporation tout montant défrayé afin de remplacer ou de réparer l appareil. Dans le cas d un bris ou d une perte qui ne serait ni intentionnel ni causé par négligence, la corporation sera alors responsables du remplacement ou de la réparation de l appareil. Ordinateurs portables 16. La personne qui utilise les ordinateurs portables de la corporation se rend responsable des appareils dans tous les cas de bris ou de pertes intentionnels ou à la suite de négligence de la part de la responsable. La personne responsable doit alors rembourser à la corporation tout montant défrayé afin de remplacer ou de réparer l appareil. Dans le cas d un bris ou d une perte qui ne serait ni intentionnel ni causé par négligence, la corporation sera alors responsables du remplacement ou de la réparation de l appareil. CHAPITRE IV : INDEMNISATIONS SECTION I : PROCÉDURE Politique d indemnisation 17. Toute dépense attribuable à l'indemnisation doit être conforme à la Politique d'indemnisation. Les règles relatives au processus d indemnisation sont définies dans la Politique d indemnisation de la FEUQ. CHAPITRE V : FRAIS DE REPRÉSENTATION SECTION I : CONDITIONS D ATTRIBUTION Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 8

9 Approbation générale 18. Tous les montants reliés aux frais de représentation, à l'exception des frais d'inscription et d'adhésion, doivent être approuvés par le Secrétariat général. Il devra, entre autres, prendre en compte les lignes directrices établies par le Comité exécutif et des commodités que la FEUQ peut elle-même mettre à disposition. Frais d inscription 19. Tous les montants reliés aux frais de représentation attribuables à des frais d'inscription devront être approuvés par le Comité exécutif. Frais d adhésion 20. Tous les montants reliés aux frais de représentation attribuables à l'adhésion de la FEUQ à un autre organisme doivent être approuvés par le Conseil d administration. Frais de représentation 21. Tous les montants reliés aux frais de représentation doivent être engagés dans l'exercice des fonctions d'une personne dûment autorisée à représenter la FEUQ. SECTION II : PROCÉDURES D ATTRIBUTION Voiture personnelle 22. Le montant admissible pour les frais de transport attribuables à l'utilisation d'une voiture personnelle est de 0,30 $ du kilomètre. Le nombre de kilomètres admissibles est prévu à l'annexe 1 de cette politique. Dans les cas où l utilisateur doit se rendre dans une ville n apparaissant pas à l'annexe 1, la distance est établie par le directeur administratif selon la distance moyenne parcourue. Si le montant admissible pour l utilisation d un véhicule personnel est plus grand que le montant qu aurait coûté la location d un véhicule équivalent pour le déplacement, le montant admissible est alors égal au coût de location d un véhicule équivalent. Voiture de location 23. Le montant admissible pour les frais de transport attribuables à l utilisation d'une voiture louée est du coût réel de la location et de l'essence. Un bon de commande doit être dûment rempli. Pour être conforme, celui-ci doit contenir la nature et la justification de la location, la signature du demandeur et endossé par la signature du directeur administratif ou du Secrétariat général Le directeur administratif et le Secrétariat général ne peuvent être à la fois demandeur et endosseur. Autobus, train ou avion 24. Le montant admissible pour les frais de transport attribuables à un déplacement par autobus, train ou avion est du coût réel du titre de transport. Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 9

10 Transport en commun 25. Le montant admissible pour les frais de transport attribuables à l'utilisation du transport en commun est le coût réel, à l'exception des détenteurs d une carte mensuelle. Repas 26. Le montant maximum admissible à titre de compensation pour les frais de repas est de: a) 10 $ pour le déjeuner ; b) 15 $ pour le dîner ; c) 20 $ pour le souper. Hébergement 27. Le montant maximum admissible pour les frais d'hébergement est de 85 $ par nuit. CHAPITRE VI : FINANCEMENT DES CANDIDATS AUX ÉLECTIONS SECTION I : CONDITIONS D ATTRIBUTION Candidats à un poste 28. Afin de minimiser les frais pour la corporation, les dépenses sans opposition encourues pour la campagne électorale des candidats à des postes sans opposition sont remboursables par groupe de candidats. Les frais de transport s appliquent donc une fois par groupe de sept candidats et les frais d hébergement une fois par groupe de quatre candidats. Candidats à un poste 29. Dans le cadre d une campagne électorale où plus d un candidat avec opposition se présente au même poste, alors les frais de transport et d hébergement s appliquent une fois par candidat pour les candidats se présentant à un même poste SECTION II : PROCÉDURES D ATTRIBUTION Frais de transport 30. Les frais de transport maximal remboursable pour une campagne électorale sont l équivalent de 9 jours de location d un véhicule loué par la FEUQ pour le ou les candidats. Sur présentation des factures et production d une demande de remboursement, les dépenses encourues pour l essence seront également remboursées ainsi que l équivalent d un (1) aller-retour pour un candidat devant se déplacer en dehors de sa région, tel que prescrit dans la Politique d indemnisation. Frais d hébergement 31. Les frais d hébergement maximal remboursable pour une campagne électorale sont de 85 $ par chambre et par nuit, pour un maximum de neuf nuits. Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 10

11 Frais personnels 32. Les frais frais reliés aux repas et à tout autre frais qui ne sont pas mentionnés au présent chapitre ne sont pas remboursés au candidat. Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 11

12 TITRE III : GESTION DES OPÉRATIONS BANCAIRES CHAPITRE I : OPÉRATIONS ET EMPRUNTS Frais financiers 33. L attribution des frais financiers est régie et déterminée par l institution financière avec laquelle traite la corporation. Emprunt 34. Seul le Conseil d administration a le pouvoir de contracter des emprunts au nom de la corporation. CHAPITRE II : SIGNATAIRES Effets de commerce 35. À moins de situation exceptionnelle, les effets de commerce peuvent être signés par le Secrétariat général et au moins un officier parmi les autres signataires prévus à l article 250 des Règlements généraux de la FEUQ pour signer les effets de commerce de la corporation. CHAPITRE III : CARTES DE CRÉDIT SECTION I : UTILISATEURS Détenteurs 36. Sont autorisés à être détenteurs d'une carte de crédit émise au compte de la corporation tous les officiers et le directeur administratif. SECTION II : DÉPENSES ADMISSIBLES Montants 37. Peut être porté sur la carte de crédit tout montant raisonnablement engagé par le détenteur suivant les règles édictées par la présente politique. Dépenses personnelles 38. Aucune dépense effectuée à titre personnel et hors du cadre des activités de la corporation ne peut être portée sur une carte de crédit de la corporation sans l accord du Secrétariat général de la FEUQ et sans qu une entente de remboursement soit dûment signée au préalable. Toute dépense effectuée à titre personnel et hors du cadre des activités de la corporation sans l accord du Secrétariat général de la Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 12

13 FEUQ sera directement retirée de l allocation de subsistance de l officier ou du salaire de l employé. Advenant qu une dépense réalisée à titre personnel et hors du cadre des activités de la corporation soit effectuée alors que l allocation de subsistance de l officier ne peut couvrir le montant de la dépense, le cas sera amené devant le Conseil d administration qui devra statuer sur les mesures à entreprendre afin de récupérer la somme. SECTION III : CONTRÔLE DES DÉPENSES Justification 39. Les dépenses portées sur les cartes de crédit émises au compte de la Fédération doivent êtres justifiés mensuellement par les détenteurs des dites cartes et corroborées par des factures. CHAPITRE IV : PRODUCTION DE COMPTE Frais de représentation 40. Les réclamations pour des dépenses assumées par un officier ou un employé doivent être présentées au Secrétariat général dans les 40 jours suivant la dépense en question. Toute dépense reçue ultérieurement pourra être refusée par le Secrétariat général. Frais de fonction 41. Les demandes pour des dépenses en frais de fonction doivent être présentées par les officiers dans les 40 jours suivant la dépense en question. Toute dépense reçue ultérieurement pourra être refusée par le Secrétariat général. Cartes de crédit 42. Les dépenses portées sur une carte de crédit émise au nom de la corporation doivent être justifiées dans les 40 jours suivant la réception des relevés de carte de crédit. Toute dépense reçue ultérieurement pourra être refusée par le Secrétariat général. Le directeur administratif est responsable de transmettre dans les plus brefs délais le relevé mensuel des dépenses aux détenteurs d'une carte de crédit de la corporation. CHAPITRE V : INVESTISSEMENTS ET PLACEMENTS SECTION I : ENCADREMENT Placements 43. La corporation peut, lorsque ses liquidités le permettent, investir une partie de ses avoirs dans des fonds ou placements. Limites 44. Cette pratique doit avoir pour but de faire fructifier les avoirs de la Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 13

14 Corporation lorsque ces derniers sont moins sollicités. Cette pratique doit donc rester temporaire et ne peut devenir un objectif de la Fédération. En aucun cas la corporation ne peut investir dans des fonds ou des actions à potentiel volatile. Seuls les investissements à capital garanti sont autorisés. SECTION II : INVESTISSEMENTS ENVIRONNEMENTALEMENT ET SOCIALEMENT ACCEPTABLES Philosophie de 45. Afin d être conséquente avec la vision sociale et environnementale l organisation historique de ses membres, la corporation se doit le plus possible de porter attention au profil des fonds ou des compagnies dans lesquelles elle investit. En ce sens, elle se doit de favoriser les entreprises et les fonds d investissement qui promeuvent des comportements socialement et environnementalement acceptables. La FEUQ se doit, dans ses placements et investissements, de respecter les principes de l Organisation internationale du travail (OIT) et ceux du Programme des Nations unies pour le développement (PNUD). Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 14

15 TITRE IV : GESTION DES OPÉRATIONS BUDGÉTAIRES CHAPITRE I : ADOPTION DU BUDGET ANNUEL DE LA CORPORATION Adoption 46. Le budget de la corporation est adopté par le Conseil d administration, sur recommandation du Congrès et de la Commission des affaires institutionnelles, à sa première réunion régulière suivant la tenue de l Assemblée générale annuelle. L adoption du budget se fait statutairement à huis clos. Dépenses hors-budget 47. Le comité exécutif peut approuver des déboursés d un montant maximal de 5000 $ dans le cadre de dépenses non-budgétées. Tout montant excédentaire doit être soumis à l approbation du Conseil d administration. CHAPITRE II : BUDGET DU CONSEIL NATIONAL DES CYCLES SUPERIEURS Attribution 48. Par son statut de conseil, le CNCS jouit d une certaine autonomie au plan financier. La section du budget relative au Conseil (poste 5700) est sujette aux articles 48 et 49 de la présente politique. Partage 49. L enveloppe discrétionnaire du CNCS est constituée de 7 % à 10 % des cotisations étudiantes perçues pour la FEUQ. Le CNCS gère de façon discrétionnaire cette enveloppe. Budget discrétionnaire 50. Les postes budgétaires composant le budget discrétionnaire sont, notamment : a) recherches et frais afférents (frais d impression, envois postaux, etc.) ; b) subventions ; c) publicité ; centre de documentation ; d) matériel de campagne (fonds de mobilisation) ; e) adhésions ; f) colloques, lancements et autres événements (coûts logistiques) ; g) ressources humaines (employé(s) permanent(s), recherchiste(s) et autre(s) employé(s) temporaire(s). Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 15

16 CHAPITRE III : FONDS DE CAMPAGNE SECTION I : CONDITIONS D ATTRIBUTION Approbation 51. Toute utilisation du Fonds de campagne doit être approuvée par le Conseil d administration, suite à une recommandation officielle du congrès. Constitution du Fonds 52. Chaque année, le Fonds de campagne de la FEUQ est constitué de campagne des sommes restantes des années précédentes et des nouvelles sommes accordées au Fonds dans le budget annuel. L apport annuel recommandé au Fonds est de ,00 $. Le Fonds de campagne de la FEUQ peut atteindre un total cumulé maximal de ,00 $. SECTION II : PROCÉDURES D ATTRIBUTION Budget prévisionnel 53. Tous les montants dépensés dans le cadre de l utilisation du Fonds et rapport de campagne de la FEUQ doivent d abord faire l'objet d un budget prévisionnel suivi de la présentation d'un rapport détaillé des dépenses. Ce rapport est préparé par le Secrétariat général et présenté au Conseil d administration à la fin des activités de la campagne. CHAPITRE IV : PRODUCTION DES ETATS RÉSULTATS États financiers 54. Des états des résultats doivent être réalisés à chaque congrès et être provisoires disponibles pour les officiers et les associations étudiantes membres. La présentation des états des résultats et des états financiers se fait statutairement à huis clos. CHAPITRE V : MONTANT DE LA COTISATION SECTION I : CONDITIONS DE PERCEPTION Montant 55. La cotisation perçue par une association membre auprès des étudiants est de 2,50 $ par trimestre. Ce montant peut être modifié en vertu des articles 43, 44 et 61 des règlements généraux de la FEUQ. SECTION II : PROCÉDURES DE PERCEPTION Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 16

17 Paiement 56. La cotisation est payable au moment de sa perception par les associations membres. Versements 57. Les versements de la cotisation sont payables par chèque et envoyés au siège social de la corporation. Exigibilité 58. La cotisation que doit payer une association membre court à partir du moment où elle commence à percevoir une cotisation auprès de ses cotisantes pour le compte de la FEUQ. Nombre de membres 59. Toute association membre doit, pour chaque montant de cotisation trimestriel, faire parvenir à la fédération un document officiel du registraire de son établissement universitaire afin de confirmer le nombre exact d étudiants membres. Avis 60. Un avis de cotisation et une demande d état du membership doivent être envoyés aux associations membres soixante jours après le dernier jour fixé pour l inscription par les établissements SECTION III : PROCÉDURES DE RECOUVREMENT Cas de recouvrement 61. Une association membre de la corporation devient un cas de recouvrement dans deux situations : a) Lorsque l ensemble de ses cotisations pour une session n est pas versé à la corporation au cours de la session où elles sont perçues. ou b) Si une partie des cotisations pour une session n est pas versée à la corporation avant la fin de la session suivant la session où les cotisations furent perçues. Retard d une session 62. Si une association membre est un cas de recouvrement depuis moins d une session, le Secrétariat général de la corporation devra entrer en contact avec l association membre afin de l avertir du retard. Si le Secrétariat général ne réussit pas à entrer en contact avec l association avant la fin de la session, un courrier prioritaire sera envoyé à l association à la fin de la session pour s assurer qu elle soit avertie. Retard de deux session 63. Si une association membre est un cas de recouvrement depuis plus d une session mais moins que deux session, le Secrétariat général doit entrer en contact avec l association membre afin de négocier une entente de remboursement pour l ensemble des cotisations non versées. Retard de plus de 64. Si une association membre est un cas de recouvrement depuis plus deux sessions de deux sessions et que toutes les tentatives de résolution faites par le Secrétariat général ont échoué, ce dernier devra alors présenter le cas de recouvrement au conseil d administration afin que ce Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 17

18 dernier statue sur les mesures à adopter afin de recouvrir les sommes dues. CHAPITRE VI : FERMETURE DES ETATS FINANCIERS Exercice financier 65. L'exercice financier de la corporation débute le 1er mai et se termine le 30 avril de l'année suivante. Examen des livres 66. La corporation doit soumettre ses livres comptables à l'examen comptable d'une firme comptable reconnue au plus tard soixante (60) jours après la fin de son exercice financier. Demande de 67. Aucune demande de remboursement de frais de représentation, de remboursement frais de fonction et demande d'indemnisation encourus au cours d une année financière donnée ne sera acceptée après le début de l examen des livres comptables de cette année financière. Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 18

19 TITRE V : DISPOSITIONS FINALES Responsable 68. Le Secrétariat général est responsable de l application de cette politique et doit faire rapport au Conseil d administration de celleci. Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 19

20 DISPOSITIONS TRANSITOIRES Cette politique entre en vigueur lors de son adoption et abroge la politique de gestion des ressources financières ayant eu cours jusqu à cette date. En foi de quoi, cette politique a été adoptée par le Conseil d administration de la FEUQ à Chicoutimi, le 28 mai En foi de quoi, cette politique a été ratifiée par le Conseil d administration à Québec, le 18 août 2002 En foi de quoi, cette politique a été ratifiée par le Conseil d administration à Gatineau, le 2 mars 2003 En foi de quoi, cette politique a été ratifiée par le Conseil d administration à Gatineau, le 22 janvier En foi de quoi, cette politique a, sous recommandation du conseil d administration, été ratifiée par l assemblée générale annuelle de la FEUQ à Chicoutimi, le 6 avril En foi de quoi, cette politique a été adoptée par le Conseil d administration de la FEUQ à Montréal, le 1 er mai En foi de quoi, cette politique a été adoptée par l Assemblée générale annuelle de la FEUQ à Rouyn-Noranda, le 7 avril 2013 Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 20

21 Montréal ANNEXE 1 Nombre de kilomètres admissibles Charte des distances Distance en KM Québec Trois- Rivières Distance Sherbrooken KM Rouyne Noranda Rimouski Montréal Gatine au Québec Chicoutimi Trois Rivières Gatineau Sherbrooke Montréal Rouyn- 539 Noranda Rimouski Rimouski Rouyn- Noranda Montréal Gatineau Sherbrook e Chicoutimi Trois- Rivières * Source : Ministère des Transports du Québec Gatineau Document réglementaire officiel Politique de 207 gestion des ressources financières 21

22 ANNEXE 2 CHARTE COMPTABLE DE LA FEUQ PRODUITS 0 Cotisations / Subscriptions 4102 ADEESE-UQAM 4104 AÉCSP 4106 AEP 4108 AGEUQAT 4110 CADEUL 4112 FAÉCUM 4114 FEUS 4120 SSMU 4122 AGECAR 4140 AGECALE 4124 AGE-UQTR 4126 AGEIAF 4128 AESS-UQAM 4130 AÉÉNAP 4132 AGE-UQO 4136 CSU 4138 AEUCS 4140 AGECALE 4142 PGSS 4144 AéESG 4116 Autre 4190 Non-versés années antérieures / previous unpaid subscription Subventions et bourses / Grants and subsidies 4210 CCJ - Comité consultatif jeunes 4212 Partenariat jeunesse pour le développement durable (PJDD) 4215 Stagiaire FTQ / FTQ Interns 4220 Bourses des permanents élus / Elected Officers Grant 4225 Financement CNCS 4226 Fondation ressource jeunesse 4290 Autres subventions et bourses / Other Grants and subsidies Revenus de location / Rental Income 4301 Revenu de loyer / Rent Income 4302 Revenu de téléphone / Phone Income 4303 Revenu de communication / Communications Income 4304 Revenu de photocopieur / Copies Income 4305 Revenu d'entretien / Maintenance Income Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 22

23 4310 Revenu de gestion / Management Income 4330 Dons / Donations 4340 Revenus d'intérêts et autres rev adm./ Interest and financial Income 5000 CHARGES Frais généraux et d'administration / General and Adminitrative Expenses 5105 Inscription registre entreprises / Registration 5110 Loyer / Rent 5111 Garage / Parking 5112 Taxes municipales / Municipal Taxes 5115 Entretien et réparations / Maintenance and Repairs 5116 Système d'alarme / Security System 5125 Impressions / Printing 5130 Poste et messagerie / Mail 5135 Internet 5136 Télévision / Television 5140 Assurances / Insurance 5145 Honoraires professionnels / Professional Services 5150 Abonnements - Journaux / Subscriptions 5155 Centre de documentation / Document Center 5160 Indemnisations / Compensation 5165 Service de paye / Payroll Fees 5170 Intérêts et frais bancaires / Bank Fees 5175 Dons / Donations 5180 Mauvaises créances / Bad Debt 5190 Autres frais d'administration / Other Fees Ressources humaines 5210 Salaires / Salaries 5211 Charge de A-E / Social Charges 5212 Charge du RRQ 5213 Charge CNT 5214 Charge de CSST 5215 Charge RQAP 5216 Charge du FSSQ 5218 Assurances collectives / Employee Insurance 5222 Salaire sous-contractant / Sub-Contracting 5225 Salaires - FESTQ 5226 Salaires - CCJ 5230 Bourses de permanents élus / Elected Officer Grant 5235 Allocations de subsistance / Subsistence Allocation 5240 Contractuels - Recherches / Researchers 5242 Contractuels - Graphisme / Graphic Design 5245 Contractuels - Traduction / Translation 5250 Dotation / Endowment 5260 Relations de travail / Office Relations Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 23

24 Ressources matérielles 5310 Fournitures de bureau / Office Supplies 5315 Matériel Équipement / Office equipement 5316 Amortissement - Mobilier & équipement / Depreciation 5321 Location du photocopieur / Printer Rental 5322 Utilisation du photocopieur / Printing Fees 5330 Système téléphonique / Telephones 5331 Interurbain / Long-distance Fees 5332 Conférence téléphonique / Conferences 5333 Cellulaire / Cell Phones 5340 Amort. - Matériel Informatique / Depreciation 5350 Amort. - Amélioration locative Communications 5405 Site Internet / Website 5415 Matériel promotionnel / Promotion 5416 Voix étudiante / Student voice 5420 Publicité / Advertising 5490 Autres frais de communication / Other Communication expenses Représentations / Representation 5505 Inscriptions / Enrolment 5510 Adhésions / Adherence 5515 International 5520 Transport (instance) / Transportation 5521 Repas (instance) / Meals 5522 Hébergement (instance) / Lodging 5523 Autres frais (instances) / Other Fees 5525 Transport (divers) / Transportation 5526 Repas (divers) / Meals 5527 Hébergement (divers) / Lodging 5590 Autres frais de représentation / Other Activités politiques et projets / Projects and Political Activities 5610 Campagne politique / Political Campaign 5620 Campagnes électorales / Election Campaign 5630 Communiqué de presse / Press Release e anniversaire / 25th Anniversary 5675 Frais déménagement / Moving Expenses 5687 Retrait - fond d'immobilisation 5689 Investissement dans le fonds de commémoration/ Investment in the Commemoration Fund 5690 Autres frais d'acti. pol. et projet/ Other political and project spendings Conseil national des cycles supérieur / Quebec's council for graduate studies 5705 Salaires CNCS / Salaries 5710 Inscriptions CNCS / Membership 5715 Adhésions CNCS / Subscriptions 5730 Campagne CNCS / Campaigns Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 24

25 5735 Contractuel - Recherche CNCS/ Research contractual 5745 Centre de documentation CNCS/ Documentation Center 5990 CCJ - Comité consultatif jeunes 5995 PJDD - Partenariat jeunesse pour le développement durable Document réglementaire officiel Politique de gestion des ressources financières 25