Mission auprès de l'université de l'uélé Isiro -- R.D.C. Etapes du travail. Prise de contact et analyse de l existant. Mise en place des comptes

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1 Mission auprès de l'université de l'uélé Isiro -- R.D.C. Etapes du travail Prise de contact et analyse de l existant Les documents analysés ont été : le livre de caisse, la liste des paiements au personnel, le suivi des paiements des étudiants, les tableaux envoyés au Ministère, la base de données Intranet réalisée par les informaticiens de l Université en PHP, et disponible sur le réseau de l Université, patrimoine (fichier Word), le registre "avances personnel" (fichier manuel). Une initiation au tableur Excel pour la responsable du service compta pour la gestion financière, suivi de trésorerie, a été réalisée. Mise en place des comptes Avec toute l équipe, nous avons élaboré une liste de comptes, en commençant par les recettes et les dépenses. Ce travail de structuration des comptes est fondamental pour la suite du travail. L encodage des comptes a été la 1 ère approche du programme, ainsi que l encodage des comptes financiers. Gestion des étudiants Les recettes académiques sont constituées de 3 grandes parties : l inscription, le minerval, et les recettes connexes. Ces dernières sont ensuite ventilées en différents postes. Il fallut donc détailler ces postes pour pouvoir détailler les recettes et définir un budget par poste. Cette répartition des recettes varient selon les années académiques. Sur base de ces informations, il a fallu programmer la création des factures de vente. Le calcul des quotités suit la facturation des étudiants. Il s agit des taxes versées au Ministère sur base du nombre d étudiants. Il y a des quotités sur l inscription, sur le minerval et sur les recettes connexes. Le calcul des quotités génère la mise à jour des opérations diverses. Gestion du personnel La gestion du personnel consiste à définir les barèmes en CDF de chaque grade, les barèmes des différentes primes (prime de fonction, prime de diplôme, prime d autorité académique, prime décanale). Une nouvelle importation du personnel (150 personnes), avec les grades, et les primes personnelles a été effectuée. Sur base de ces informations, la création des factures de personnel est automatique mois par mois. Les fiches de paie en CDF peuvent être imprimées en double exemplaire : un exemplaire pour le personnel, et un exemplaire pour la compta. Un logo stylisé permet d imprimer en taille réduite le logo de l université sur les fiches de paie.

2 Encodage des journaux financiers caisse/banque L encodage des journaux financiers peut s effectuer dans les 2 monnaies CDF et USD. Pour chaque extrait, le solde final de l extrait doit correspondre au solde de départ de celuici additionné des lignes de détail de l extrait. Encodage des Opérations Diverses (OD) Les OD permettent d établir le patrimoine de l université, les litiges étudiants, les avances envers le personnel. Méthodologie Un manuel a été rédigé ensemble avec les utilisateurs pour rassembler le maximum d informations sur le logiciel mis en place. Une initiation à l Access pour les 2 informaticiens permettra de relayer les demandes et apporter les modifications techniques éventuelles. Aspect sécuritaire Au niveau de la comptabilité, les données sont centralisées après saisie d un mot de passe. Une fois centralisées, les données ne sont plus visibles, ni modifiables. On peut décentraliser pour accéder à nouveau aux écritures encodées, après saisie du mot de passe. Au niveau d Access, les tables de données sont séparées de l application. Cela permet de mettre en place une sauvegarde régulière sur le serveur, ou sur d autres supports (clé USB ou CD). Défis de la mission (difficultés et solutions) Contraintes techniques 1. L énergie : l électricité reste une question prédominante pour le travail. Grâce à un groupe électrogène, l Université assure 4 à 5 h le matin. 2. Lenteur de l internet ne permet pas de mettre à jour facilement l anti-virus, ou de rechercher facilement les pilotes d imprimante. 3. Les imprimantes sont rares, le papier et surtout les cartouches sont chers. Donc l impression des documents reste une chose coûteuse. Trouver l information 4. Retrouver l information pertinente à travers des listes manuelles, des fichiers incomplets. Finalement, dans bien des cas, la seule source sûre est le courrier officiel du Ministère (ex : barèmes, quotités, ). 5. Mettre à jour les changements récents du Ministère notamment en ce qui concerne les quotités. 6. Retrouver les informations des arriérés : paie, avances personnel, litiges étudiants. S intégrer dans ce qui existe S intégrer dans ce qui existe : la Base de données Etudiants/personnel est un outil précieux partagé sur le réseau intranet de l Université. Il ne faut pas négliger cet outil

3 mais s y rattacher sans créer des redondances de données et de tâches. La BDD intranet sera donc plus axée sur les données académiques partagées sur le réseau intranet, la compta reprendra les données comptables. Une importation automatique des étudiants se fera au fur et à mesure de l encodage par le service inscription. Former à l utilisation du logiciel, et former à la comptabilité Intégrer une nouvelle logique, non plus financière mais comptable avec des comptes de régularisations. Parallèlement à la formation à l utilisation du logiciel, des notions de comptabilité sont rappelées. Recommandations Meilleure coordination entre les services de l Université grâce à l outil informatique s il est tenu à jour régulièrement. Une meilleure communication entre tous les intervenants : une adresse mail par étudiant /par membre permanent du personnel et professeur visiteur pour transmettre les informations utiles, certains rappels aux étudiants, Un serveur de mail à l université pourrait permettre d avoir des adresses sur le serveur de l université. Ex : Beau projet pour des informaticiens! Gestion de caisses spécifiques Actuellement, il n y a qu une caisse centrale. Un journal de caisse spécifique par service permettrait de clarifier l équilibre des recettes et dépenses et l affectation des recettes. Cette spécialisation permettrait de responsabiliser les différents services aux recettes et aux coûts de leur service, et de vérifier le solde à transférer à la caisse centrale régulièrement. Un classeur par année comptable reprenant tous les documents justificatifs, et les extraits de compte, serait plus aisé pour la vérification comptable. Conclusion Dans le domaine informatique, il n y a que l expérience qui compte. Les ingénieurs de Microsoft le savent, ils créent des mises à jour, sorte de correctifs ou améliorations qui pallient aux problèmes survenant dans la pratique. C est le cas aussi du logiciel mis en place à l Université de l Uélé. Il est toujours possible de l améliorer en y ajoutant un module supplémentaire par-ci, une mise en page par là. En conclusion, ce programme est toujours en chantier, jamais tout à fait achevé.

4 Mission future Afin d assurer le suivi de ce projet, une mission annuelle serait utile afin de : Vérifier l encodage des données, Corriger ou améliorer les problèmes rencontrés Tester la réouverture comptable et la mise en historique des données analytiques de l année scolaire. Mettre en place un suivi analytique basé sur l année scolaire Appui éventuel au site internet Appui à la gestion financière de la clinique universitaire Statistiques pour le rapport d activités Remerciements Je tiens à remercier les Dominicains pour leur accueil et leur soutien, en particulier le Recteur Père Roger Gaise. Roseline de Haan - Desguin Février 2010

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