Informations générales

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1 Informations générales Les visas passagers : Pas de visa pour Hong Kong pour les séjours n excédant pas 3 mois. Nous nous chargeons des formalités d obtention des visas pour le reste du pays. Vous devrez nous faire parvenir la photocopie des trois premières doubles pages de votre passeport. Pour les non ressortissants français, veuillez nous consulter pour connaître les formalités à accomplir. Avant le départ de Paris pour chaque voiture : Contrôle de toutes les voitures par un mécanicien spécialisé désigné par l organisateur (obligatoire). Date et rendez-vous à définir selon un planning qui sera établi deux mois avant le départ et dont nous vous tiendrons informé ultérieurement. Expertise (obligatoire) par l expert du rallye Christian Huet un mois avant le départ, (contrôle qui sera effectué dans le garage désigné par l expert). Tous ces documents devront être remis à l organisateur 20 jours avant le départ. Ils seront conservés par l organisateur pendant toute la durée du rallye et seront restitués à chaque propriétaire en fin de rallye. Lieu de rassemblement (porte Dauphine dans le 16 ème arrondissement) : Toutes les voitures se verront remettre leur dossier logistique et marquages au jour de concentration et de chargement à 9 heures du matin (plaques + stickers de portières + road book + logos des partenaires date à définir dans les semaines à venir).

2 Carburant : IMPORTANT : les voitures devront n avoir que 20% d essence dans leur réservoir (afin d être aux normes réglementaires en vigueur dans le transport aérien). Toutes les voitures devront être équipées de cosses papillon neuves afin de pouvoir débrancher leurs batteries plus facilement (avant l embarquement) et les rebrancher à l arrivée. Le taux d octane pour l essence en Chine est de 93 et de 97. Toutes les voitures au sans plomb pourront utiliser le 97. Pour les autres voitures, il faudra prévoir un additif plombé à rajouter dans chaque plein de 97 (prévoir des bidons d additif) et en indiquer la quantité afin d enregistrer leur nombre total sur une facture pro forma avec les pièces détachées). Un plein d essence sera prévu dès l arrivée à Hong Kong, seuls les propriétaires eux-mêmes pourront l effectuer. Assurances : Toutes les voitures seront assurées pour le transport sur la base de la valeur donnée à dire d expert. Une assurance transport (ad valorem) sera contractée par l organisateur pour le transport des voitures. Une assurance responsabilité civile sera contractée par l organisateur en cas de faute de celui-ci. Il est prévu une assurance rapatriement auto et participant en cas d accident. Toutes les voitures devront avoir au minimum une assurance responsabilité civile automobile (carte verte valable minimum 4 mois après la date de fin du rallye). Une tous risques serait néanmoins préférable. Un extrait des garanties sera adressé à tous les participants par l assureur, afin de bien expliquer le contrat de l assurance aux participants. (en cours de négociations) Les participants déchargent l organisateur de toute responsabilité découlant de l usage de leur véhicule pour tous dommages corporels ou matériels, causés aux tiers ou à eux-mêmes dans quelque condition que ce soit durant le rallye.

3 Garantie annulation Vous pouvez être amené à renoncer à votre voyage. Afin d éviter les frais importants que votre annulation pourrait entraîner, nous vous proposons une garantie annulation qui vous couvre dès votre inscription. Elle est de 4% du montant de votre voyage et n est pas comprise dans nos tarifs. Cette garantie est, bien sûr, facultative mais nous vous la recommandons vivement, elle doit être contractée au moment de l inscription. Cette garantie intervient en cas d annulation pour raison de santé (maladie, accident, décès) du contractant, de son conjoint, de ses descendants ou ascendants directs. L annulation doit nous être signifiée dans les 3 jours qui suivent la cause du désistement, par lettre recommandée avec accusé de réception. Le montant de la garantie annulation (4%) ainsi que les frais de visas ne sont pas remboursables. Annulation et remboursement Si vous n avez pas de garantie annulation, des retenues seront appliquées, en fonction de la date à laquelle vous annulez votre voyage. Vous deviez impérativement nous informer de votre annulation par lettre recommandée avec accusé de réception. Clause spéciale Au cas ou, pour une raison indépendante de notre volonté (insuffisance de participants, guerre civile, renoncements des autorités Chinoises aux autorisations accordées, rupture des relations diplomatiques entre la Chine et la France ) l organisation s engage à rembourser les participants des acomptes versés et encaissés. Responsabilité du transporteur : La responsabilité des compagnies aériennes, participant le cas échéant au voyage présenté, ainsi que celle des représentants, agents ou employés de celle-ci, est limitée dans le cas de dommages, plaintes ou réclamations de toute nature, au transport aérien des passagers et de leurs bagages exclusivement, comme précisé dans les conditions de transport régies par la Convention de Varsovie. La réglementation des vols à tarifs spéciaux n autorise pas, même en cas de force majeure, le remboursement des trajets non effectués si ce n est celui des frais annexes entraînés par une telle situation. En outre, le transporteur aérien se réserve le droit, en cas de force majeure, d acheminer les clients par tout mode de transport de son choix, sans qu aucun dédommagement ne puisse être revendiqué par les participants.

4 Pièces détachées : Une caisse de pièces détachées (cantine en métal) sera autorisée et vivement conseillée par voiture (poids maximum 25 kg) et transportée par fret aérien avec les voitures. Il est recommandé de mettre dans le coffre des voitures les pièces de première urgence (une liste de pièces préconisées vous sera fournie ultérieurement). Les cantines seront acheminées par voitures d assistance le jour du départ pour être mises dans l avion avec les autos des participants.. Une liste très détaillée des pièces détachées (y comprises celles se trouvant dans le coffre) devra être établie par chaque concurrent (suivant un tableau) afin de permettre à l organisateur d établir une facture totale pro forma d exportation pour faciliter le passage en douane entre Hong Kong et la Chine sous carnet ATA avec les voitures. Un mois avant la date du départ nous devrons communiquer la liste de ces pièces aux services des douanes. Durant le rallye, toutes les pièces détachées défectueuses remplacées devront être conservées afin d être conformes à la liste initiale proforma en cas de contrôle des douanes Chinoises lors de la réexpédition des voitures vers la France en fin de rallye. Toutes les voitures devront être équipées d un extincteur neuf aux dernières normes. Ce dernier sera marqué du numéro de rallye de chaque voiture par l organisateur afin d être mis dans une caisse séparée pour le transport et pouvoir être remis facilement ensuite dans chaque voiture à l arrivée à Hong Kong. Toutes les voitures voyageront sous housse de protection, neuve, offerte par l organisation, siglée au nom du rallye et numérotée. Voitures d assistances : Il y aura 8 voitures d assistance : 1 4x4 organisation, 4 minis bus pouvant contenir (6 places) l assistances, guides et autres 2 camions plateau, 1 camion bagages Assistance pendant le rallye Il y aura 22 personnes d assistances : 1 organisateur Français 1 organisateur Chinois parlant Anglais et Français 9 chauffeurs locaux (8 chauffeurs +1 de remplacement) 2 guides parlant anglais et français 4 hôtesses 1 photographe professionnel 2 mécaniciens professionnels français très expérimenté 1 médecin 1 assistant hôtel logistique

5 Camion bagages : Il n y aura pas de bagages dans les coffres des autos, un service bagages étant assuré par l organisation durant tout le rallye. Il est demandé à chaque participant de n avoir qu une seule valise afin de faciliter la logistique des bagages (2 valises par équipage). Les valises seront au numéro des voitures afin d être plus facilement identifiables par l assistant responsable. Durant votre voyage, vous pourrez acheter ce que vous voulez dans la mesure ou vos achats restent raisonnables en taille Départ des voitures de Paris pour l aéroport Roissy Charles de Gaulle: Départ (de la porte Dauphine) sur porte-autos par groupes de 6 à 7 voitures. Au départ de Paris, l organisation du rallye + 2 assistants suivront le chargement pour permettre à Cyril Codron de partir pour Roissy Charles de Gaulle afin de réceptionner les voitures à leur arrivée en zone de fret sous douane. De Paris vers Roissy : 1 er embarquement de 7 voitures à 10h 00 départ 10h ème embarquement de 6 voitures à 10h 45 départ 11h ème embarquement de 7 voitures à 11h 30 départ 11h 15 en direction de Roissy en zone de fret international. A Roissy Charles de Gaulle : Arrivée du 1 er convoi sur la zone de fret vers 11h 30. Arrivée du 2 ème convoi sur la zone de fret vers 12h 00. Arrivée du 3 ème convoi sur la zone de fret vers 12h 30 Les convois sont réceptionnés par Cyril Codron en personne. Les voitures seront également déchargées des porte-autos en présence de Cyril Codron et aucune voiture ne sera conduite par un employé de piste. La seule personne habilitée à conduire les voitures, le cas échéant, sera l organisateur à l exclusion de tout autre. Toutes les voitures seront déchargées et poussées à la main sur le tarmac de Roissy ainsi qu à l arrivée à Hong Kong. En zone de fret à Paris, Cyril Codron assistera au chargement des voitures. 4 personnes d ACI et d Air France Cargo seront présentes pour surveiller le chargement.

6 Assistance médicale : Durant tout le voyage un médecin sera à votre disposition. Si vous le désirer, le médecin du rallye prendra contact avec vous 15 jours avant le départ du rallye afin vous délivrer, le cas échéant, les médicaments sur ordonnance dont vous pourriez avoir besoin sur place. Les médicaments seront transportés uniquement et seulement par le médecin du rallye Photographe : Un photographe professionnel sera spécialement détaché sur le rallye. Un portfolio de 20 photos 20x30 sur vous et votre voiture vous sera offert en fin de rallye, après votre retour, avec un CD rom de tous les autres participants. Parking Un service parking surveillé jour et nuit devant chaque hôtel est assuré conjointement par l organisation et les autorités chinoises. Transporteur auto AIR France CARGO Transporteur officiel, ACI Transporteur Prestataire, Transitaire de Paris et Hong Kong (dédouanement inclus aller/retour) : Cette société de transport (ACI) est connue dans le monde de la course pour sa qualité de service hors normes et spécialisée dans les transports de voitures de haut de gamme, de F1, de prototypes, ses principaux clients sont : Michelin, Peugeot, Mercedes et certains grands rallyes. ACI transporte régulièrement des protos pour les constructeurs dans le monde entier lors de présentation de voitures en avant-première mondiale notamment (un dossier de présentation de la société sera fourni à qui souhaiterait le consulter). Les voitures partent sur un vol direct Roissy /Hong Kong Toutes les voitures seront mises chacune sur palette individuelle puis chargées dans l avion cargo sur les ponts supérieur et inférieur. Le retour Hong Kong/Paris se fera par containers de 40 pieds (2 autos par container) par bateau.

7 Il n y aura qu un seul transitaire, un seul responsable s occupera de toutes les voitures en France et à Hong Kong (aussi bien pour les papiers que pour le transit luimême aller / retour) Sur place, se sera toujours le même prestataire qui s occupera de décharger les voitures. Les voitures seront toutes déchargées à la main à Hong Kong et stockées dans un hangar couvert et gardé en attendant l arrivée des participants. A Hong Kong, ACI s occupera de toutes les formalités de dédouanement en présence du représentant de l organisation, puis les voitures seront stockées sous douane jusqu à l arrivée des participants. Un responsable de l organisation parisienne sera détaché tout spécialement pour voyager avec les autos afin de superviser en direct toutes les opérations du voyage. Il sera sur place au moment du débarquement et s occupera de tous les papiers et autorisations de dédouanement pour obtenir les documents de circulation sur le territoire Chinois. Les voitures rentreront pendant tout le séjour du rallye sous carnet ATA et les pièces détachées sous facture proforma afin de faciliter la circulation durant le séjour. De Paris à la zone de chargement, le photographe de l organisation aura pour mission de photographier le chargement dans l avion cargo. Ce dernier sera également à bord de l avion cargo pour photographier les voitures au déchargement à Hong Kong si cela est possible (en attente de l accord des autorités chinoises). Transport des passagers au départ de Paris Rassemblement à l aéroport de Roissy (les détails vous seront donnés par courrier) Voyage en business class pour tous les participants. Un service bagages avec enlèvement à domicile ou à l hôtel sera prévu avant le départ pour les équipages ne voulant pas prendre leurs valises (2 valises d effets personnels par voiture maximum) Ce service s effectuera sur réservation pour une meilleure gestion de la logistique. Service spécial à l aéroport de Roissy avec salon privé pour les participants et le staff avant embarquement. Le staff du rallye sera en tenue siglée afin d être facilement repéré par les participants. Encadrement par une équipe d assistants du rallye au soin des participants pendant tout le voyage.

8 Arrivée à Hong Kong : Un service d accueil nous attendra à l aéroport afin de nous permettre d effectuer les formalités de douane plus rapidement. Un service à l arrivée du vol sera également à votre disposition pour la prise en charge des bagages. Les bagages seront acheminés directement à l hôtel par mini- bus en compagnie de l assistant responsable de l organisation. Tous les bagages seront dispatchés dans les chambres avant l arrivée des participants à l hôtel. Un mini- bus, ou autre moyen de circulation, emmènera les participants récupérer leur voiture à l aéroport de Hong Kong. Hôtel à Hong-Kong : Direction l hôtel Intercontinental de Kowloon***** avec ouverture de la route par une escorte spéciale (police, motard ou autres). L hôtellerie : Le 20 mars : INTERCONTINENTAL ou The PENINSULA***** à Hong Kong Le 21mars : INTERCONTINENTAL ou The PENINSULA***** à Hong Kong Le 22 mars : WHITE SWAN HOTEL ***** à Canton. Le 23 mars : RIVERSIDE International **** à Wuzhou. Le 24 mars : PARADISE **** à Yangshuo. Le 25 mars : PARADISE **** à Yangshuo. Le 26 mars : SHERATON***** à Guilin Le 27 mars : HOT SPRING**** (Centre thermal) àlongsheng. Le 28 mars : LIUZHOU HOTEL**** à Liuzhou. Le 29 mars : ORIENT CENTRURY*** à Yulin Le 30 mars : STAR LAKE HOTEL**** à Zhaoqing Le 1 avril : INTERCONTINENTAL ou The PENINSULA***** à Hong Kong (Cette liste est non contractuelle et l organisation se réserve le droit de la modifier sans préavis afin d améliorer encore la qualité des hôtels).