Excel Import/Export de données [im]

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1 Excel Import/Export de données [im] K. Zampieri, Version 14 octobre 2013 Table des matières 1 Importation de données externes / im00mcours Structure des fichiers texte Exemple : Fichier délimité par des tabulations Exercice : Fichier délimité par des points-virgules Exemple : Fichier de largeur fixe Exemple : L Assistant Conversion Autres fichiers : CSV et SYLK Exportation de données Exemple : Fichier avec Tabulation Exercice : Fichier avec Séparateur Exercice : Fichier de largeur fixe Exercice : Format csv et slk Importation de données depuis le Web / im00mcours Autres importations et liaisons de données / im00mcours Importations et liaisons Access Liaisons ODBC Cubes OLAP

2 Bureautique im00mcours, October 14, Import/Export de données Excel Introduction Mots-Clés Excel, Importation de données, Exportation de données. Requis Fonctionnalités de base, Formules et Fonctions. Comprend [Lemainque-X1], [Minot-X2]. Ce module présente les méthodes de chargement (importation et liaison) de données dont la source est externe ainsi que les formats d exportation de données. Conclusion Excel permet d importer/exporter ou d attacher des données en masse depuis de nombreuses sources. Grâce à son assistant, il reprend le tracé d enregistrement de fichiers texte qu ils soient formatés comme des fichiers délimités ou bien de largeur fixe. L attache à une table Access, un lien ODBC ou toute autre source de données facilite la mise à jour dynamique des résultats calculés dans Excel.

3 Bureautique im00mcours, October 14, == Activités Cours == 1 Importation de données externes / im00mcours1 Excel reconnaît des fichiers Office, en particulier des fichiers Access, mais également des fichiers crées dans d autres programmes. La commande Données>[Données externes] donne les choix suivants : Remarque Lors de l importation de fichiers tiers, l importation des formules et d éventuelles macros peut ne pas être parfaite, voire ne pas être prise en charge. Cela fonctionne parfaitement pour des données, moins bien pour d autres éléments y compris parfois pour la mise en forme. 1.1 Structure des fichiers texte Les fichiers texte sont le plus petit dénominateur commun des fichiers de données car ils peuvent être gérés par quasiment n importe quel logiciel sur n importe quelle plateforme. Excel dispose d un puissant outil d importation des données externes au format texte. On parle d Assistant. Avant de détailler son utilisation, rappelons les concepts de base de la structure des fichiers dits «à plat». Structure des fichiers délimités Dans les fichiers délimités, les blocs de données sont séparés les uns des autres par un caractère spécial servant de délimiteur. Voici un exemple de ligne dans un tel fichier : Bernard MINOT;Excel 2010;Éditions Pearson;2011;256p Dans l enregistrement ci-dessus, le délimiteur est le caractère point-virgule. Ici : Le 1er champ de l enregistrement contient le nom de l AUTEUR, Le deuxième le TITRE de l ouvrage, Le troisième l EDITEUR, Le quatrième l ANNEE DE PARUTION, Et le dernier le NOMBRE DE PAGES. Le délimiteur peut être un point-virgule, une tabulation ou tout autre caractère selon la convention entre les personnes qui s échangent le fichier. Les fichiers délimités ont l avantage d être économes en place disque (il n existe aucun «blanc») mais ils sont assez fragiles dans la mesure où le champ peut contenir par erreur le symbole servant de délimiteur. Structure des fichiers de largeur fixe Les fichiers à largeur fixe n ont pas de séparateurs mais seulement des espaces qui font en sorte que chaque champ commence toujours au même numéro de colonne. Voici un exemple de ligne dans un tel fichier (un ~ symbolise un espace) :

4 Bureautique im00mcours, October 14, Bernard~MINOT~~~~~~Excel2010~~Éditions~Pearson~~~~ p~~ Chaque enregistrement tient sur une seule ligne. Ici : Le champ AUTEUR va de la position 1 à la position 19. Le champ TITRE de la position 20 à la position 30. Le champ EDITEUR de la position 31 à la position 50. Le champ ANNEE DE PARUTION de la position 51 à la position 54. Le champ NOMBRE DE PAGES de la position 55 à la position 60. Ce descriptif s appelle un tracé d enregistrement. Il est souvent augmenté de renseignements sur le type des données contenues (numériques, alphanumériques, etc.). Les fichiers de largeur fixe sont plus gourmands en place disque (il y a beaucoup de blancs) mais ils sont plus précis. En outre, il est impératif de connaître le tracé d enregistrement d un tel fichier avant d en importer les données.

5 Bureautique im00mcours, October 14, Exemple : Fichier délimité par des tabulations L importation se fera sur un fichier texte délimité par des tabulations. > Téléchargez le fichier > Dans une nouvelle feuille, appelez Fichier>Ouvrir (ou Données>[Données externes]>a partir du texte). Dans la liste déroulante, sélectionnez le Type de fichier à ouvrir. > Naviguez jusqu au fichier concerné. Sur la ligne Nom de fichier, choisissez le fichier texte fourni puis cliquez sur Ouvrir. > Excel ouvre le fichier texte et reconnaît un fichier de type délimité. Attention Il est indispensable d observer la structure du fichier dans la partie inférieure de la fenêtre afin de déterminer si le diagnostic est exact. > Excel propose par défaut de commencer l importation à la ligne 1. Si l on ne souhaite pas que les étiquettes de ligne apparaissent dans le tableau, il est possible de commencer l importation à la ligne 2. L origine du fichier est également diagnostiquée : la plupart du temps, il y aura lieu de choisir entre Windows (ANSI), Unicode (UTF8) (les tables de caractères les plus souvent utilisées), MS-DOS (table de caractères non accentuées) et Macintosh. Il est recommandé de bien vérifier tous ces paramètres avant de cliquer sur Suivant.

6 Bureautique im00mcours, October 14, > Dans l étape 2, vous devez spécifier le caractère de délimitation (séparateur). L aperçu permet de répondre à cette question. Si dans l étape 1 vous voyez de petites boites régulièrement alignées entre les champs de chaque ligne de texte, c est que le contenu du fichier est délimité avec des tabulations. Si le caractère de délimitation ne figure pas parmi les choix proposées, saisissez-le dans la boîte Autre. La boite Aperçu de données se met automatiquement à jour dès qu un ou des séparateurs sont cochés ou décochés. > Dans l étape 3, vérifiez ou confirmez le type de données de chaque colonne : Standard, Texte, Date, Nombre, etc. Sauf situations spécifiques, les types identifiés par défaut sont généralement parfaits. Le bouton radio Date permet d interpréter différentes formes de présentation des dates (AMJ, JMA, etc). Le bouton radio Colonne non distribuée exclut une ou plusieurs colonnes de l intégration.

7 Bureautique im00mcours, October 14, > Le bouton Avancé ouvre la fenêtre des Paramètres. Elle permet d interpréter séparateurs de décimales et de milliers. Ces paramètres peuvent varier d une application source à une autre, et selon que les données proviennent de France ou de pays anglo-saxons où ces séparateurs sont inversés. > Cliquez sur Terminer. Une nouvelle fenêtre propose l insertion dans la feuille existante à partir de la case $A$1.

8 Bureautique im00mcours, October 14, > La sélection du bouton OK finalise le processus d importation. Remarque Si la moindre erreur apparaît dans le tableau qui s affiche, il est préférable de recommencer l opération complète.

9 Bureautique im00mcours, October 14, Exercice : Fichier délimité par des points-virgules L importation se fera sur le fichier texte délimité par des points-virgules. Les données de ce fichier sont identiques à celle du premier : seul le format change. Action Téléchargez le fichier Action Dans une nouvelle feuille, importez en A1 le fichier texte fourni. Solution simple Excel Même opération que précédemment. Dans l étape 2, décochez la case «Tabulations» et cochez la case «Point-virgule» : on constate que l aperçu affiche désormais un trait séparateur entre les colonnes de valeurs.

10 Bureautique im00mcours, October 14, Exemple : Fichier de largeur fixe L importation porte sur un fichier de largeur fixe. Les données de ce fichier sont identiques à celle du premier : seul le format change. > Téléchargez le fichier > Dans une nouvelle feuille, ouvrez (ou importez) le fichier texte de largeur fixe fourni. > Dans l étape 1, Excel détecte que le fichier est de Largeur fixe. Cliquez sur Suivant. > Dans l étape 2, vous devez indiquer où commence chaque colonne : l assistant d importation peut avoir reçu une limite de colonne erronée ou en avoir manqué quelques-unes. Vous pouvez ajouter, supprimer ou déplacer les limites de colonnes en cliquant dessus et en les tirant dans la fenêtre Aperçu de données.

11 Bureautique im00mcours, October 14, > Positionnez les taquets selon le tracé d enregistrement suivant : CHAMP Début Longueur Type Titre VF 1 50 AlphaNum Editeur Alpha Date VF 71 4 Num > L étape 3 est identique à celle des fichiers délimités. > Terminez l importation.

12 Bureautique im00mcours, October 14, Exemple : L Assistant Conversion Excel propose l Assistant Conversion qui applique la puissance de l Assistant Importation de texte à des données présente dans la feuille calcul. Il est utile quand vous collez des données manuellement à partir d un fichier texte ou si vous récupérez des champs de texte longs depuis une base de données. > Dans une nouvelle feuille, importez le fichier texte im00livres.txt délimité comme un fichier à largeur fixe d une seule colonne. > Sélectionnez les cellules (si une colonne ne comporte pas d autres données que celles à répartir, sélectionnez-la intégralement), puis appelez Données>[Outils de Données]>Convertir pour lancer l assistant. > Toute la suite est identique à l emploi traditionnel de l Assistant Importation de texte et aboutit au même résultat.

13 Bureautique im00mcours, October 14, Autres fichiers : CSV et SYLK Outre les importations provenant de fichiers texte, Excel sait importer directement : Les fichiers CSV (Coma Separated Value) dont la structure est analogue au fichier texte mais à l icône tableur. Les fichiers SYLK (SYmbolic LinK ) dont la structure est très ancienne.

14 Bureautique im00mcours, October 14, Exportation de données Les fichiers Excel peuvent être exportés sous différents formats. Toutes les opérations s effectuent depuis la commande Fichier>Enregistrer-sous : > Pour toutes les opérations nous allons utiliser les données du fichier texte 2.1 Exemple : Fichier avec Tabulation L exportation se fera sous le format fichier texte avec tabulations. > Sélectionnez l onglet concernant le fichier texte im00livres.txt puis appelez la commande Fichier>Enregistrer-sous et sélectionnez le type de fichier texte Tabulation. > Tapez le nom du fichier im00livres-tab.txt puis cliquez sur Enregistrer. Excel affiche un message d avertissement : > Cliquez sur OK. Excel affiche alors l alerte suivante :

15 Bureautique im00mcours, October 14, Attention Cliquez sur Non (ou fermez l alerte) puis sur Annuler. > Sous le système d exploitation, ouvrez et examinez le fichier texte créé.

16 Bureautique im00mcours, October 14, Exercice : Fichier avec Séparateur L exportation se fera sous le format fichier texte avec séparateur. Action Dupliquez l onglet d origine et nommez-le calculs. Action Calculez la colonne D, concaténation des trois colonnes avec un séparateur de votre choix (point-virgule, caractère &, etc.). Solution simple La formule en D1 (recopiable vers le bas) est : =A1&";"&B2&";"&C1 Action Dans une nouvelle feuille, faites un copier/coller des valeurs en A1. Action Action Enregistrez la feuille en type de fichier Texte. Sous le système d exploitation, ouvrez et examinez le fichier texte créé.

17 Bureautique im00mcours, October 14, Exercice : Fichier de largeur fixe L exportation se fera sous le format de fichier texte à largeur fixe. Action suivant : Dans l onglet calculs, calculez la colonne E selon le tracé d enregistrement CHAMP Début Longueur Type Titre VF 1 50 AlphaNum Editeur Alpha Date VF 71 4 Num Solution simple La formule en E1 (recopiable vers le bas) est : =STXT(A1;1;MIN(NBCAR(A1);50))&REPT(" ";MAX(50-NBCAR(A1);0)) &STXT(B1;1;MIN(NBCAR(B1);20))&REPT(" ";MAX(20-NBCAR(B1);0)) &TEXTE(C1;"####") Action Dans une nouvelle feuille, faites un copier/coller des valeurs en A1. Action Action Enregistrez la feuille en type de fichier Texte. Sous le système d exploitation, ouvrez et examinez le fichier texte crée.

18 Bureautique im00mcours, October 14, Exercice : Format csv et slk L exportation se fera sous les formats csv et slk. Action Activez la feuille contenant les données d origine (actuellement renommé im00livres-tab). Action Action Enregistrez-la en format csv. De même, enregistrez-la en format slk. Action Sous système d exploitation, éditez les fichiers crées sous Nodepad++ afin de voir leur structure.

19 Bureautique im00mcours, October 14, Importation de données depuis le Web / im00mcours3 Excel est doté d une commande capable d atteindre une page Web, d en lire le contenu et de transférer les informations dans Excel. > Dans une nouvelle feuille, appelez Données>[Données externes]>a partir du site Web. Votre navigateur s ouvre sur la page d accueil de Microsoft. > Entrez l adresse Web (URL) de la page à analyser. Ici tapez : (Si vous ne connaissez pas précisément l adresse, recherchez-la avec votre navigateur.) > Décidez si Excel doit récupérez toute la page ou uniquement une ou plusieurs tables (tableaux) en cliquant sur les petites icônes affichées en jaune. Le tableau sélectionné apparaît encadré d une bordure. Une fois un tableau sélectionné, il apparaît ombré, tandis que son icône devient verte. Vous pouvez sélectionnez d autres tableaux ou en désélectionner à votre guise.

20 Bureautique im00mcours, October 14, Remarque Le bouton Options ouvre la fenêtre des Paramètres. Vous pouvez choisir d importer les données comme texte mis en forme ou brut, ainsi que sélectionner d autres options. > Cliquez sur le bouton Importer lorsque vous êtes prêt à commencer l importation. Il vous est demandé de confirmer l emplacement d importation des données : vous pouvez choisir une cellule précise d une feuille précise.

21 Bureautique im00mcours, October 14, > Un petit délai est nécessaire... après quoi celles-ci apparaissent à l écran, prêtes à l usage. Note : la qualité des résultats dépend souvent de celle des développeurs du site! Remarque Pour actualiser les données, appelez Données>[Connexion]>Actualiser tout : Excel rétablira la connexion Web et lira les mises à jour de données sur le Web. Remarque Le bouton Propriétés (dans le même groupe) permet de configurer une fréquence d actualisation régulière ou une actualisation à l ouverture de la feuille de calcul.

22 Bureautique im00mcours, October 14,

23 Bureautique im00mcours, October 14, Autres importations et liaisons de données / im00mcours4 4.1 Importations et liaisons Access Excel offre la possibilité d importer et lier des données en provenance du monde Microsoft et en particulier les tables des bases Access via la commande Données>[Données externes]>depuis Access (voir exercice). 4.2 Liaisons ODBC D une manière plus générale, la démarche de connexion peut porter aussi sur ce l on appellera la couche ODBC (Open DataBase Connectivity). Le but de ce dispositif consiste à établir une interface généralisée entre applications clientes et bases de données, quelles qu elles soient. Nativement Excel et les produits de la suite Office gèrent des connexions ODBC avec la base SQL Server de Microsoft, mais ce qui est exposé ici peut s étendre à toute base de données, Oracle, DB2, MySQL et autres. (Note : Les pilotes ODBC installés nativement sout ceux des bases les plus répandues, Oracle par exemple. Pour d autres bases moins connues, il sera nécessaire de les charger.) Pour établir une connexion SQL Server, appelez Données>[Données externes]>autres sources et sélectionnez Provenance : SQL Server : Il faut auparavant connaître le nom du serveur (qui n est pas le nom de l ordinateur serveur mais le nom du serveur SQL Server) et avoir un compte dans la base ciblée. Seul l administrateur de la base sera en mesure de dire quels types d identification et d authentification utiliser. La connexion peut se faire sur un ou plusieurs tableaux de la base de données, d après les droits qui ont été accordés (comme dans l importation Access). La connexion est immédiate et les données renvoyées ont les mêmes propriétés que celles faites pour Access : idem, il faut cliquer sur Actualiser tout afin de rafraîchir les mises à jour.

24 Bureautique im00mcours, October 14, Cubes OLAP Excel sait aussi se connecter sur ce qu on appelle des cubes OLAP (On Line Analyses Process) : De tels cubes peuvent être «fabriquées» et stockés sur des bases Oracle ou SQL Server par exemple. Il s agit de données extraites de grosses bases (on parle de data mining) synthétisées dans des sortes de tableaux à trois dimensions, d où le terme cube. Une fois la connexion établie, analogue à celle vue pour SQL Server, l exploitation des données se fait avec les mêmes outils Excel que toute autre forme de tableaux (tableaux croisés dynamiques, etc.).