MINISTERE DE L EDUCATION NATIONALE. Objet : Gestion des Maîtres d Internat et Surveillants d Externat. I SUSPENSION DE DELEGATION RECTORALE

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1 MINISTERE DE L EDUCATION NATIONALE A Toulouse, le 4 septembre 2001 LA RECTRICE DE L ACADEMIE DE TOULOUSE Division des Personnels de l Administration et de l Encadrement Réf./ DPAE1 RB/CD à Mesdames et Messieurs les Chefs d Etablissement Tél Fax Mail DPAE1MISE@toulouse.men.fr Objet : Gestion des Maîtres d Internat et Surveillants d Externat. Les nombreuses questions concernant la gestion des maîtres d internat et surveillants d externat dont j ai été saisie m ont conduit à rappeler la réglementation en la matière, au travers de la présente note. Néanmoins, dans le respect de cette réglementation, je tiens à souligner l intérêt que je porte à ce que vous disposiez d une marge d appréciation étant entendu que les Maîtres d Internat et Surveillants d Externat sont des agents publics dont la poursuite des études doit se concilier avec les exigences du service public, et en particulier sa continuité. CONGES SANS SOLDE I SUSPENSION DE DELEGATION RECTORALE La suspension de délégation rectorale accordée au niveau académique aux Maîtres d Internat et Surveillants d Externat reste soumise à certaines conditions. QUI PEUT EN BENEFICIER? Tout Maître d Internat ou Surveillant d Externat, à temps complet ou temps partiel, et nommé sur poste vacant qui totalise 6 mois de service à la date du début du congé sollicité. QUELLES SITUATIONS OUVRENT DROIT A SUSPENSION DE DELEGTION RECTORALE? - Stage obligatoire dans le cadre des études poursuivies. - Emploi d assistant à l étranger. - Préparation d un DESS ou d un DEA. - Préparation dans une autre académie d un diplôme non délivré dans l Académie de Toulouse.

2 2/5 - Préparation d un concours du Ministère de l Education Nationale organisé dans le cadre de l I.U.F.M. jusqu à la fin de l année scolaire. - Période probatoire d embauche préalable à un Contrat à Durée Indéterminée. SONT EXCLUS DU CADRE DES CONGES SANS SOLDE - Stage après admission à un concours de la fonction publique. - Interruption momentanée des fonctions de surveillance pour la préparation d un concours (CAPES, Agrégation ). - Admission dans un établissement où l emploi du temps et l assiduité aux cours sont incompatibles avec la fonction de surveillant. QUELLE EN EST LA DUREE? - La durée minimale est de 1 mois. - Le congé ne peut être prolongé au-delà de l année scolaire en cours. - La durée maximale du cumul des suspensions de délégation rectorale est de 2 ans. - Les dates du congé doivent être obligatoirement en concordance avec les dates portées sur le justificatif. Tout surveillant n étant pas en fonction le dernier jour précédant les vacances scolaires ne bénéficie pas de l indemnité compensatrice de congé payé. QUELLES SONT LES FORMALITES A ACCOMPLIR? La demande doit être formulée à l aide de l imprimé ci-joint, un mois avant le début du congé. Dans le cas où ce délai ne peut être respecté, notamment dans les cas d insertion professionnelle, l avis du Chef d Etablissement est déterminant afin de ne pas porter atteinte au bon fonctionnement du service. Dans tous les cas, cette demande accompagnée des pièces justificatives sera transmise sous le timbre DPAE 1 Bureau des surveillants. II CONGES SANS REMUNERATION POUR CONVENANCES PERSONNELLES (Décret n du 17 janvier 1986 art.22) CONDITIONS D OCTROI - 3 ans d activité sur poste vacant. - Demande formulée 3 mois avant la date d effet souhaitée. DUREE La durée est de 6 mois minimum, de 11 mois maximum.

3 3/5 CONGES POUR EXAMENS Circulaire n IV du 1 er octobre 1968 I Qui peut en bénéficier? Tout surveillant : - stagiaire - intérimaire - suppléant (longues suppléances) quelle que soit la quotité de service assuré. II Quand peut-on en bénéficier? - Pour les examens universitaires : L aménagement des 1 er et 2 cycles d études universitaires introduit des modifications dans l organisation et le calendrier des sessions d examen. Une exonération de service, calculée en fonction de la quotité de service au paragraphe III ci-dessous, est accordée pour l ensemble des épreuves (écrit + oral) d une session d examen. Lorsque l année universitaire est organisée en semestres, la session d examen comprend les épreuves de fin de premier semestre et de fin de second semestre (février et juin). Dans ces conditions, la quotité d exonération de service (exemple : 4 jours pour un surveillant à temps complet) est répartie à la convenance du candidat sur les deux périodes d examen. Une deuxième exonération de service, de même durée, est accordée au besoin pour la session dite «de rattrapage» (en septembre). Les contrôles périodiques des connaissances ne donnent pas droit aux congés pour examens. - Pour les concours du Ministère de l Education Nationale : Pour chacun des concours de recrutement. - Pour les concours organisés par d autres Ministères : Une seule fois au cours de l année scolaire. En ce qui concerne l entretien avec le jury pour les candidats à l admission en Institut Universitaire de Formation des Maîtres, seule peut être accordée une autorisation d absence pour permettre aux surveillants de présenter leur candidature. III Quelle est l exonération de service? - Surveillants à temps complet : 4 jours ouvrables. - Surveillants à ¾ de service : 3 jours ouvrables. - Surveillants à ½ de service : 2 jours ouvrables. - Surveillants à ¼ de service : 1 jour ouvrable. Les jours d examen, dimanches et jours fériés ne sont pas compris.

4 4/5 En revanche sont compris tous les autres jours de la semaine notamment ceux pendant lesquels le surveillant n est pas de service. IV Comment sont répartis les congés d examen Les jours d exonération de service doivent précéder ou encadrer les jours d examen. A titre d exemple, un surveillant qui exerce à temps plein, est convoqué un mercredi et un jeudi pour subir les épreuves d examen. Il peut être exonéré du service, quelle que soit la répartition de celui-ci sur la semaine : ou ou - le vendredi, le samedi, le lundi ou le mardi avant l examen - le lundi et le mardi avant l examen - le vendredi et le samedi après l examen - le samedi, le lundi et le mardi avant l examen - le vendredi après l examen. Consciente des difficultés que soulèvent les absences multiples des surveillants en période d examen, il apparaît nécessaire que la répartition des journées d absence soit établie dans le respect des besoins du service. Par ailleurs, il semble évident que dans leur propre intérêt, les étudiants soient incités à solliciter le maximum de congés avant les jours d examen. V Octroi des congés d examen. Les demandes d autorisation d absence doivent être accompagnées de toutes les pièces justificatives (et particulièrement, la convocation aux épreuves). Afin de permettre une réorganisation de service, les autorisations doivent être sollicitées le plus tôt possible et en tout état de cause une semaine à l avance. MAXIMA DE SERVICE ET ORGANISATION DU SERVICE Les maxima de service exigibles des personnels de surveillance sont indiqués dans la circulaire n IV du 1 er octobre 1968 qui prévoit : - 34 heures pour les Maîtres d Internat - 32 heures pour les Surveillants d Externat Compte tenu de la spécificité des établissements que vous dirigez, il vous est possible, avec l accord des intéressés, de mettre en œuvre les services mixtes. Toutefois, j appelle votre attention sur le fait que cette négociation doit avoir pour souci de privilégier l utilisation maximale des moyens à votre disposition. Dans le service hebdomadaire des Surveillants d Externat quatre heures, donnant lieu à une responsabilité pédagogique particulière, seront décomptées deux heures pour une heure. Il en sera de même, éventuellement, pour des activités dirigées ou d animation. Par responsabilité pédagogique particulière, on peut entendre : accompagnement pédagogique, animation, aide individualisée, soutien aux devoirs

5 5/5 TRAVAUX ADMINISTRATIFS Circulaire n IV du 1 er octobre 1968 Vous savez l intérêt que je porte à la fonction du surveillant : la mission d éducation et d encadrement des élèves au sein de la communauté est essentielle. Toutefois, la conception de ce rôle ne peut être envisagée séparément de l organisation des services. A ce titre, les surveillants peuvent être appelés à assurer des tâches administratives dans les termes définis par les instructions ministérielles. SERVICES DE VACANCES Circulaire n du 29 avril 1996 Les Maîtres d Internat et Surveillants d Externat effectuent un service de vacances d une durée totale équivalent à une semaine de leur horaire réglementaire. Ce service peut leur être demandé pendant les périodes S + 1 et R 1. Il peut comporter une participation aux tâches administratives. Il convient d en défalquer, dans le cas où l établissement est centre d examen, les activités d accueil des candidats ainsi que de contrôle des entrées, des sorties et des circulations, assurées par les intéressés pendant les congés d été. Il y a lieu d en déduire aussi, pour les maîtres d internat, la surveillance des élèves internes autorisés à rester dans l établissement pendant les grandes vacances, jusqu à la fin de leurs examens ou concours. Textes de référence : - Décret du 11 mai 1937 relatif au statut des Maîtres d Internat. - Décret du 27 octobre 1938 relatif au statut des Surveillants d Externat. - Décret n du 17 janvier 1986 article Circulaire n du 29 avril 1996 Textes abrogés : - Circulaire rectorale du 6 octobre Circulaire rectorale du 5 avril 1993