Guide Portail CollecteInfo

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2 Table des matières Introduction...3 Accès à l'application...3 Accueil...3 Liste de formulaires...4 Remplir...6 Consulter...7 Ajouter...7 Collaborer...8 Approuver...9 Rejeter...9 Soumettre...9 Calendrier...9 Gestion Organisation Établissement Utilisateurs Ajouter un utilisateur Services Mon Compte / 15

3 Introduction Le Portail CollecteInfo assemble toutes les demandes d'information qui sont acheminées aux Commissions scolaires et aux établissements privés et publics de l'enseignement préscolaire, primaire et secondaire. Parmi les formulaires inclus dans le portail se retrouvent : enquêtes, sondages ministériels, formulaires de demandes d'allocation supplémentaires, ainsi que tous les rapports de suivis ou les bilans. Accès à l'application 1. Le lien suivant peut être utilisé pour accéder au portail CollecteInfo : 2. Inscrire vos données de connexion dans la fenêtre Authentification. 3. Cliquer sur Connexion. Note: En cas d'oubli ou de perte de vos données de connexion, veuillez communiquer avec: CollecteInfo@education.gouv.qc.ca Accueil La page d'accueil affiche le Panier de tâches ainsi que le message de bienvenue du portail. Cette fenêtre affiche un résumé de tous les formulaires courants, triés par type. 3 / 15

4 Cliquer sur un statut dans le panier des tâches pour consulter et traiter les formulaires. Liste de formulaires L'onglet Liste des formulaires affiche le détail de tous les formulaires qui sont adressés à l utilisateur actuellement connecté au portail. Pour les commissions scolaires, cette liste se divise en deux catégories, tandis que pour les établissements d'enseignement privés, seule la deuxième catégorie est affichée. Le premier tableau affiche les formulaires qui ne nécessitent pas de consultation d'établissements, et le deuxième tableau affiche ceux qui nécessitent une consultation d'établissements. La liste des formulaires peut être triée par: Type de formulaire Date d'échéance Statut du formulaire Formulaires approuvés Formulaires à approuver Nom du formulaire Il est également possible de trier par une partie du nom du formulaire ou par type de fiche (formulaire ou document de référence). 4 / 15

5 Chaque colonne indique l'information suivante : Développer : La colonne Développer permet d'afficher l'identifiant unique de la fiche. Le bouton Développer permet de consulter le détail du cheminement du formulaire lorsque le formulaire est transmis à d'autres destinataires qui ont également la responsabilité d'envoyer le formulaire à d'autres destinataires ou de donner une réponse. À approuver : La colonne À approuver affiche un bouton indiquant la quantité de fiches de réponses à vérifier et à approuver. Date d échéance : La colonne Date d'échéance affiche la date maximale à laquelle les réponses du formulaire doivent être complétées. Nom du formulaire : La colonne Nom du formulaire affiche le nom abrégé du formulaire. Statut : La colonne Statut affiche l'étape du processus se trouvant le formulaire. o o o o o Nouveau : L'icône Nouveau indique un formulaire qui n'a encore aucun traitement d'effectué. En traitement : L'icône En traitement permet d'informer les destinataires que le remplissage du formulaire est débuté. En attente d'approbation/soumission : L'icône En attente d'approbation/soumission permet d'indiquer que le formulaire est en attente de vérification ou d'approbation. Complété : L'icône Complété indique un formulaire complété. Les réponses ont été soumises pour approbation ou la fiche de réponse du formulaire est complétée. Approuvé : L'icône Approuvé indique que la fiche de réponse du formulaire a été approuvée. 5 / 15

6 o o Rejeté: L'icône Rejeté indique que la fiche de réponse du formulaire a été rejetée. Elle doit être modifiée et être soumise de nouveau. Non complété : L'icône Non complété indique que le formulaire n'a pas été complété à la date d'échéance assignée pour le traitement. 1. Actions : Selon le statut du formulaire, il est possible d'ajouter des destinataires, d'ajouter des collaborateurs ou de le soumettre pour approbation. o Formulaire : Bouton Remplir Bouton Consulter o Destinataires: Bouton Ajouter o Collaborer : Bouton Collaborer o Approuver ou rejeter : Bouton Approuver Bouton Rejeter o Soumettre : Bouton Soumettre Remplir Le bouton permet le remplissage du formulaire. Le bouton Enregistrer et compléter plus tard permet de sauvegarder la progression du remplissage des champs et continuer dans un autre moment. Le bouton Voir le formulaire avant de le soumettre permet de faire une validation du formulaire complet. Le bouton Soumettre permet d'envoyer un formulaire dûment complété pour approbation. 6 / 15

7 Consulter Le bouton permet de consulter la fiche de réponse du formulaire. Les champs de la fiche de réponse ne sont pas modifiables lorsque le formulaire est soumis et approuvé. Ajouter Le bouton permet d'ajouter les destinataires qui doivent remplir un formulaire. Selon le profil d'utilisateur, et selon le type du formulaire (destiné aux établissements ou destiné aux commissions scolaires), différents types de destinataires s'affichent : Directeur de la Commission scolaire : Les destinataires accessibles sont les directeurs de services et les directeurs des établissements qui appartiennent à la Commission scolaire du directeur du compte d'utilisateur. L'image suivante montre le type de fenêtre qui est affiché dans le bouton Ajouter destinataires pour le DG de la Commission scolaire. 7 / 15

8 Directeur d'un service dans la Commission scolaire : Les destinataires accessibles sont les directeurs des établissements qui appartiennent à la Commission scolaire du compte du directeur. Directeur d'un établissement public ou privé : Les destinataires accessibles sont les utilisateurs associés à l'établissement. La date d'échéance est prédéfinie dans le formulaire, mais celle-ci peut être devancée. Collaborer Le bouton permet d'ajouter des personnes dans l'organisme qui pourront aider à saisir les réponses du formulaire. Toutes les personnes ajoutées comme collaborateurs ont accès à la fiche de réponse et peuvent la modifier. Les personnes disponibles comme collaborateurs sont tous les utilisateurs de l'organisme. 8 / 15

9 Approuver Le bouton permet d'approuver la fiche de réponses et est disponible lorsque l'un des destinataires a complété et soumis la fiche de réponse. Rejeter Le bouton rejet du formulaire. Soumettre permet de rejeter la fiche de réponse et inscrire un commentaire d'indication du Le bouton permet d'envoyer les fiches de réponses au niveau supérieur pour l'approbation. Calendrier L'onglet Calendrier permet de télécharger le calendrier de collecte d'information de l'année courante. Le calendrier affiché dépend du réseau de l'organisme : Public ou Privé. 9 / 15

10 Note: Une version interactive du calendrier sera ajoutée au courant de l'année scolaire. Gestion L'ongle Gestion permet de consulter et modifier les coordonnées de la Commission scolaire. o Organisation o Établissements o Utilisateurs o Services Note: L'onglet Gestion s'affiche aux utilisateurs qui détiennent les droits d'administration. Selon le profil, les accès aux menus peuvent différer. Organisation La section Organisation affiche les coordonnées de la commission scolaire ou de l'établissement. 10 / 15

11 Note : Le Directeur général de la commission scolaire ou la personne déléguée peuvent modifier l'utilisateur responsable de la CS et les utilisateurs responsables des établissements de la commission scolaire. Établissement La section Établissements affiche tous les établissements de la Commission scolaire. Cliquer sur l'établissement pour accéder aux coordonnées de l établissement, le responsable et les utilisateurs de l'établissement. Utilisateurs La section Utilisateurs permet d'afficher la liste des utilisateurs de l'organisme (la commission scolaire) et permet la gestion des utilisateurs. Gestion des utilisateurs Consulter utilisateur : Le bouton Consulter utilisateur permet de vérifier et modifier l'information concernant l'utilisateur. Réinitialiser le mot de passe : Le bouton Réinitialiser le mot de passe permet d'acheminer automatiquement un courriel contenant un mot de passe temporaire généré par le système, à la boîte de courriel de l'utilisateur. L'utilisateur doit définir un nouveau mot de passe à la première connexion. Assigner un mot de passe temporaire : Le bouton Assigner un mot de passe temporaire permet à l'utilisateur connecté à l'onglet de gestion de définir un mot de passe temporaire pour l'utilisateur afin de lui permettre de se connecter au portail. Le mot de passe temporaire qui a été défini par le 11 / 15

12 gestionnaire doit être transmis à l'utilisateur soit par courriel ou par téléphone. L'utilisateur doit définir un nouveau mot de passe à la première connexion. Désactiver : Le bouton Désactiver permet de désactiver le compte de l'utilisateur. Un utilisateur désactivé ne peut pas accéder aux formulaires de l'organisme. Un utilisateur qui fait l'objet d'une désactivation peut accéder à d'autres organismes si son compte y est toujours associé. Utilisateur sans/avec droit de gestion : Le bouton Utilisateur sans/avec droit de gestion permet d'appliquer et retirer droits de gestion des formulaires de l'organisme. Le responsable de l'organisme ne peut faire l'objet d'un changement de droits. Ajouter un utilisateur Le bouton Ajouter permet ajouter des utilisateurs à l'organisme. Trois options permettent d'ajouter un utilisateur : 1. Sélectionner un utilisateur existant : cette option permet de rechercher des utilisateurs dans la base de données de CollecteInfo. Elle permet d'ajouter un utilisateur associé au portail et qui n'est pas associé à l'organisme. Dans ce cas, l'utilisateur utilise les mêmes données de connexion déjà configurées dans le portail. 2. Ajouter un utilisateur à partir de GDUNO : cette option permet de rechercher, dans le système GDUNO, tous les utilisateurs d'une fonction spécifique, et sélectionner l'utilisateur à ajouter à partir de la liste. L'utilisateur reçoit automatiquement un courriel avec le nom d'utilisateur et un mot de passe temporaire pour se connecter au portail CollecteInfo. 12 / 15

13 3. Créer un nouvel utilisateur : cette option permet d'inscrire les données d'un nouvel utilisateur du portail. L'utilisateur reçoit automatiquement un courriel avec le nom d'utilisateur et un mot de passe temporaire pour se connecter au portail CollecteInfo. 13 / 15

14 Services La section Services permet d'effectuer la gestion des services de l'organisme (la Commission scolaire). Cette option permet d'ajouter, modifier et supprimer des services. Notes: Les services correspondants permettent d'identifier les utilisateurs qui appartiennent à chaque service de l'organisme. La liste de services définie dans cet onglet est la liste qui s'affiche dans le bouton Ajouter pour le directeur de la Commission Scolaire Mon Compte 14 / 15

15 Le menu Mon compte affiche les informations du compte actif et permet de modifier vos renseignements personnels ainsi que changer le mot de passe. 15 / 15