- Analyser une situation de communication - Concevoir et rédiger une lettre commerciale - Préparer un entretien téléphonique

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Solange Nadeau
il y a 6 ans
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1 - Analyser une situation de communication - Concevoir et rédiger une lettre commerciale - Préparer un entretien téléphonique * Lire et compléter la fiche 4SER4-E1 * A l aide des fiches 4SER4-R1 et 4SER4-R2 concevoir et rédiger la lettre au fournisseur ou bien préparer par écrit l entretien téléphonique * Établir un fichier fournisseur en base de données * Réaliser un publipostage - Fiche consignes 4SER4-C - Fiches ressources 4SER4- R1, R2 - Feuilles de brouillon - Un poste téléphonique - Ordinateur - Imprimante - Analyser une situation de communication - Concevoir et rédiger une lettre commerciale - Préparer un entretien téléphonique Maîtrisé Pas encore maîtrisé

2 ANALYSE D UNE SITUATION DE COMMUNICATION A l aide des fiches ressources 4 SER4-R1 (lettre type commerciale) et 4 SER4-R2 (exemple de lettre commerciale) analyser la situation de communication. QUESTIONS RÉPONSES QUOI? Quel est l objet du message? POURQUOI? Quels sont les buts, les objectifs que l on veut atteindre? (revoir planning des antériorités) QUI? A qui est destiné le message? OÙ? Dans quelles conditions, par quel moyen le message sera-t-il diffusé? QUAND? Quelles sont les contraintes de temps, les impératifs à respecter? COMMENT? Quel pourrait être le support ou la forme du message? Quelles sont les contraintes (obligations) que doit assurer le prestataire de service?

3 Partie cours à recopier dans le classeur OBSERVATION D UNE LETTRE COMMERCIALE 1- Fonctions d une lettre commerciale : La lettre commerciale est un document écrit pour les besoins du commerce, elle permet de réaliser des échanges entre différentes personnes pour demander : des renseignements, des catalogues, des échantillons, des prix Elle est utilisée aussi pour le fonctionnement de l entreprise, elle permet de rédiger des demandes de travail, de communiquer avec les clients, la banque Elle est rédigée en suivant des règles très précises de mise en page : des normes. 2- Observez la lettre commerciale jointe et retrouvez les éléments qui la constituent. L en-tête Le corps Le pied L expéditeur Le destinataire Le lieu, la date Les références L objet L interpellation Le texte La formule de politesse La signature Renseignements administratifs Le texte : La première phrase permet de nous présenter. La deuxième phrase indique pourquoi nous écrivons. Dans la troisième phrase nous faisons notre demande. Les formules de politesse 1. Veuillez agréer, Monsieur, l expression de mes meilleurs sentiments. 2. Je vous prie d agréer, Monsieur, l expression de mes sentiments dévoués. 3. Veuillez croire, Madame, à mes sentiments dévoués. 4. Recevez, Madame, l expression de mes salutations distinguées. 5. Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Directeur, l assurance de mes sentiments les meilleurs. Le pied : La signature doit être manuscrite

4 PLAN DE PRÉSENTATION DE LA LETTRE EN-TÊTE : Nom et adresse de l émetteur avec son logo SUSCRIPTION : Nom et adresse du destinataire OBJET : décrire brièvement le motif du courrier Lieu et date CORPS DE LA LETTRE : L INTERPELLATION : Titre de la personne à qui l on écrit. TEXTE FORMULE DE POLITESSE SIGNATURE MANUSCRITE

5 Monsieur Barreau Professeur de technologie Collège G.Politzer 27, rue de la côte du Nord Montreuil Madame Delaroute Responsable des transports scolaires Société Autocars Bernard 60, allée des pins Montreuil Montreuil, le 21 février 2000 Objet: Demande de devis Madame Delaroute, Enseignant la technologie aux classes de 4ème, j ai décidé dans le cadre d une sortie pédagogique d emmener les élèves au parc de la villette. Nous aurons donc besoin de vos services pour les transporter depuis le collège jusqu au parc (aller-retour). Le transport doit être assuré en toute sécurité, en temps et en heure, conformément à notre cahier des charges, à savoir : La sortie aura lieu le 15 mai élèves y seront accompagnés en présence de 4 accompagnateurs. Les plages horaires de la sortie sont : 9h à 15h30 Suite aux informations citées ci-dessus, merci de bien vouloir nous faire parvenir votre devis dans les meilleurs délais. Je vous prie d agréer, Madame, l expression de mes sentiments dévoués.

6 ENTRETIEN TÉLÉPHONIQUE L entretien téléphonique se prépare - A qui je m adresse? - Quel est mon objectif? - Je suis prêt (e) à m adapter à toute situation. Attention! - J attends que l on m écoute. - Je ne parle pas trop vite. - Je surveille mon langage. - Je suis attentif (ve) du début à la fin. - J essaie de bien conclure. - Bonjour M., Mme. - Je me présente - Pourrais-je parler à (attente) (on me passe la personne) - Bonjour M., Mme. - Je me présente - mon nom - je viens de - Je vous téléphone pour - un voyage scolaire - le devis - les tarifs d entrée - - J explique en détail, - Je suis prêt (e) à répondre aux questions et à poser celles que j ai préparées. - En conclusion : je remercie l interlocuteur et le salue.

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