Serveur de communication Guide d utilisation rapide

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1 Serveur de communication Guide d utilisation rapide

2 Utilisation de votre téléphone Exemple de poste Du fait de la flexibilité intégrée à ce système, vos Codes de numérotation et vos Fonctions système peuvent différer de ceux qui figurent dans ce guide. Veuillez vérifier auprès de l administrateur de votre système et notez toutes les différences éventuelles. Si vous êtes en mode mains libres (consultez les options Mains libres ci-dessous) décrochez le combiné pour maintenir la conversation privée. Recall appuyez sur cette touche pour mettre fin à l appel et obtenir une tonalité interne. Answer Lorsque cette LED est allumée, appuyez sur cette touche pour prendre un appel en attente. Les Touches Soft sont des touches qui permettent un accès facile et rapide à des fonctions il suffit de suivre le menu qui s affiche (n existent pas sur tous les modèles). L afficheur alphanumérique est un écran qui vous permet de voir les fonctions et qui vous informe sur vos appels. Avec l option ID Appelant, lorsqu une ligne sonne, vous pouvez voir le nom et le numéro de votre correspondant. La LED message en attente clignote lorsque vous avez des messages en attente. Si vous n avez pas de touche Messagerie Vocale, elle clignote également lorsqu il y a des messages dans votre boite vocale. Il s agit des touches et (ou). Consultez la section Programmation des touches de fonctions pour de plus amples informations sur le réglage de ces touches. Feature Cette touche permet d activer n importe quelle fonction en tant que fonctions de programmation du terminal, etc. et de programmer des touches de composition rapide de numéro abrégés. MIC Appuyez sur cette touche pour communiquer en mode mains libres. La LED s allume pendant le fonctionnement du téléphone avec le haut parleur activé. Appuyez sur la touche HOLD pour mettre en attente votre correspondant (interne ou externe). Transfer Cette touche permet à l utilisateur du poste de transférer des appels. Speaker Cette touche contrôle le haut-parleur intégré et s utilise dans le mode d appel et de surveillance Mains libres. La LED s allume lorsque cette touche est active. Consultez les options Mains libres ci-dessous. Si vous vous servez du combiné, il vous suffit d appuyer à une reprise sur SPK pour activer l option Mains libres et à 2 reprises pour l option Ecoute de groupe. Menu. Cette touche permet d accéder facilement aux fonctions qui ne sont pas fréquemment employées comme, par exemple, les fonctions de réglage du terminal. Cette touche de navigation permet d accéder aisément à de nombreuses fonctions. Le contraste de l écran à cristaux liquides et le volume se règlent à l'aide des flèches haut et bas. Fonction Bis flèche gauche et Annuaire flèche droit. La touche centrale se comporte comme une touche Enter. Options mains libres Mains libres vous permet d effectuer un appel ou d y répondre en gardant les mains libres. Il suffit pour cela d appuyer sur la touche P au lieu de décrocher le combiné. Mains libres automatiques vous permet d appuyer sur une touche d affichage de ligne sans décrocher le combiné. Normalement, vous avez cette fonction Mains libres automatique. Utilisez la Réponse mains libres pour répondre à un message vocal interne en parlant tout près de votre téléphone, sans décrocher le combiné.

3 Effectuer un appel Appeler un correspondant externe Appuyez sur une touche de ligne pour obtenir un accès rapide : Composez les codes pour obtenir des lignes externes : Appeler un collègue de travail Composez un numéro interne: 2. + Vérifiez la présence d une tonalité + numéro externe. Vous pouvez avoir des touches de fonctions pour des lignes ou des groupes de lignes ( ) + numéro extérieur ( ) + Groupe de lignes (1-9 ou ) + numéro externe ( ) + Numéro de ligne (exemple : 005 pour ligne 5) + numéro externe. Pour un numéro une touche, appuyez sur la touche Une Touche ou DSS au lieu d effectuer l opération suivante numéro de poste interne du collègue de travail. Votre appel déclenche une sonnerie ou une annonce vocale. Si vous entendez une sonnerie, attendez que votre correspondant réponde. Si vous entendez un bip, commencez à parler. Appuyez sur la touche 1 pour passer du mode voix au mode sonnerie et vice versa. Pour appeler votre Boîte Vocale, composez le 717. Pour un appel général (Paging), composez le 801( )+ 0 pour appeler tout le monde (Tous), 801( ) pour les zones.

4 Si votre appel n aboutit pas Rester en attente et Rappel Lorsque vous entendez une tonalité d occupation, utilisez l option Rester en attente pour signaler votre appel ou utiliser la fonction Rappel Message en attente (messagerie directe) Laissez un message en attente (la LED de message en attente clignote) si votre collègue ne répond pas : 2. Pour Rester en attente 8 5 0( ) (attendez sans raccrocher), (appels internes) Lorsque vous entendez un train de sonnerie, attendez que le correspondant appelé réponde. (appels externes) Lorsque vous entendez une nouvelle tonalité, commencez à composer le numéro souhaité. 1. Pour laisser un message de Rappel, 8 5 0( ) (puis raccrochez). Attendez que le système vous rappelle. 2. P ou décrochez. (appels externes) Commence à composer votre numéro. (appels internes) Parlez à un collègue de travail. Pour annuler votre rappel : ( ) + Raccrochez. 1. Ne raccrochez pas La LED de message en attente de votre collègue clignote rapidement. Votre LED de message en attente reste allumée. Pour répondre à un message en attente qui vous est destiné : ( ) Pour annuler les Messages en attente (ceux que vous avez laissés et ceux que vous avez reçus) :

5 Répondre aux appels Répondre à des appels externes Attendez que votre téléphone sonne et identifiez la touche de ligne qui clignote : Répondre à des appels Internes Attendez que votre téléphone sonne : Attendez un bip sonore si vous avez un téléphone à annonce vocale : 1. ou décrochez le combiné 1. ou décrochez le combiné 2. Parlez à proximité de votre téléphone Décrochez pour maintenir le caractère privé de votre conversation. Vous pouvez programmer le mode sonnerie de votre téléphone avec ou programmer en mode voix Interception d un appel destiné à un autre poste Lorsqu un appel arrive sur un téléphone d un des collègues faisant partie de votre groupe : Pour prendre un appel destiné au téléphone d un collègue bien précis : ( ) n poste( ) Vous pouvez appuyer sur la touche de fonction d interception d appel de groupe (Interception d appel groupe) ou de couverture d appel (Call Coverage) au lieu de procéder comme indiqué à l alinéa 2. Organisation d une réunion par téléphone (conférence) Utilisez Conférence pour une réunion par téléphone : 1. Passer un appel /Répondre à un appel ( ) 2. Passer l appel suivant / Répondre à l appel suivant + Recommencez cette activité pour ajouter d autres participants. Vous pouvez avoir un maximum de 32 correspondants. 3. Après avoir ajouter toutes les parties, appuyez de nouveau sur pour lancer la

6 Traitement de vos appels Votre appel est mis en attente Hold (Mise en attente) Utilisez l option Hold de mise en attente au lieu de laisser le combiné décroché : Reprenez facilement un appel mis en attente : 1. Ne raccrochez pas + Cela fait passer dans le mode Mise en attente système (System Hold) votre appel venant de l extérieur. Vos collègues peuvent alors prendre l appel ainsi mis en attente. Pour faire passer cet appel dans le mode de mise en attente exclusive, appuyez sur votre touche de fonction Exclusive HOLD. Les appels internes passent automatiquement dans le mode de mise en attente exclusive lorsque vous appuyez sur la touche HOLD. 1. ou décrochez le combiné. 2. Appuyez sur la touche clignotante 2. Appuyez sur la touche clignotante si l appel ne vient pas d une touche de ligne ou sur s il s agit d un appel interne. Transférez à un collègue l appel sur lequel vous vous trouvez Transfer (Transfert) Transférez votre appel à un collègue : 1. Ne raccrochez pas + 2. Composez le numéro de poste de votre collègue. Vous pouvez appuyer sur une touche Une-Touche au lieu de composer le numéro de votre collègue. Pour transférer l appel à une boîte vocale (Mess Vocale), appuyez sur la touche de votre boîte vocale avant de composer le numéro de votre collègue. 2. (DSS/Une Touche). 3. Appuyez sur pour transférer l appel.

7 Mettez un appel en zone de parcage Mettez un appel en parcage afin qu un collègue puisse le prendre : Ou prenez un appel qu un de vos collègues a mis en parcage pour vous : Transférez vos appels à un collègue Alors que vous êtes à votre bureau, transférez vos appels à un collègue ou à la boîte vocale : 1. Ne raccrochez pas ( ) + Zone de parcage. Les numéros de zones de parcage vont de 01à 64. Pour une mise en parcage personnel, composez le 773( ) au lieu du Faites une annonce destinée à votre collègue pour qu il prenne l appel. Pour faire une annonce, composez le pour appeler tous (tous appel) ou le pour les zones. 4. Raccrochez ( ) + Zone de parcage. Pour une mise en parcage personnel, composez le 773 (en cas de mise parcage pour votre téléphone) ou le numéro de poste ( ) 2. Appuyez sur la touche qui correspond au type de transfert d appel : 1 = Emulation messagerie vocale personnelle (puis passez à l étape 4) 2 = Occupation ou sur non réponse 3 = Suivez moi 4 = Immédiat 6 = Sur non réponse 7 = Immédiat avec les deux sonneries (pas pour boîte vocale) 0 = Annuler 3. Composez le numéro du poste de destination, le numéro pilote de boîte vocale ou appuyez sur la touche Messagerie Vocale. 4. Appuyez sur la touche qui correspond au type de transfert d appel : 2 = Tous les appels 3 = Appels externes uniquement 4 = Appels internes uniquement

8 Appels rapides Recomposition automatique des numéros d appels Recomposition des derniers numéros Recomposez rapidement les numéros de vos derniers appels vers l extérieur : 2. + côté gauche de la touche de navigation puis appuyez sur # Le système choisit une ligne vers l extérieur. 2. Côté gauche de la touche de navigation + L appel utilise la ligne que vous choisissez. 2. Côté gauche de la touche de navigation + appuyez sur la touche de navigation haut ou bas pour faire apparaître par défilement le numéro à composer + Ce système conserve les 10 derniers numéros composés qui peuvent être consultés et appelés. Sauvegarder Mémorisez votre appel en vue de le recomposer rapidement plus tard : Ensuite, recomposez le numéro que vous avez ainsi mémorisé : 1. (Sauvegarder) (Sauvegarder). Le système choisit une ligne vers l extérieur (Sauvegarder). L appel utilise la ligne que vous choisissez.

9 Composez rapidement les numéros d appel de collègues et de correspondants extérieurs Appels à l aide d une touche Utilisez les touches Une-Touche pour gagner du temps lorsque vous appelez des collègues : Composition de numéros abrégés (Speed Dial) Mémorisez les numéros abrégés de correspondants fréquent ou de groupes : 2. (Option) Décrochez le combiné +. Vous pouvez vous servir des touches Une-Touche pour la sélection directe de poste, la composition rapide personnelle (appels vers l extérieur) ou des codes de fonctions. Consultez la section Programmation des touches Une-Touche ( ) (pour les numéros fréquemment appelés [Num abrégée Commune]) ( ) (pour appeler un num. abrégé groupe [Abrégé Groupe]). 3. Composez un numéro abrégé enregistré. Demandez à l administrateur sytème de vous communiquer les numéros enregistrés. 4. Composez le numéro de téléphone à mémoriser +. Ce numéro peut avoir un maximum de 24 digits : 0 à 9, # et * Appuyez sur MIC pour saisir une pause. 5. Tapez un nom pour le numéro mémorisé + + ou raccrochez. Consultez la section ci-après Saisie de noms. Pour composer l un de vos numéros abrégés ainsi mémorisés : ( ) + Tableau pour numéros fréquents ( ) + Tableau pour groupe. Vous pouvez également avoir des touches de fonctions pour la composition de numéros abrégés.

10 Saisie de noms Lors de la saisie de noms, servez-vous du bloc de touches de composition de numéros pour taper les lettres. Par exemple, appuyez sur la touche 2 à une reprise pour obtenir la lettre A, à deux reprises pour la lettre B, à trois reprises pour la lettre C et ainsi de suite. 1 = [ ] ^ _ { } > < 2 = A B C a b c 2 3 = D E F d e f 3 4 = G H I g h i 4 5 = J K L j k l 5 6 = M N O m n o 6 7 = P Q R S p q r s 7 8 = T U V t u v 8 9 = W X Y Z w x y z 9 0 = 0! # $ % & ( ) * * = * +, -. / : ; < = >? # = Accepte un caractère et déplace le curseur d un cran vers la droite (ou permet d'accepter un <espace>) FEATURE = Efface le caractère saisi sur la gauche, à raison d un caractère à la fois.

11 Ne pas déranger : Mémorisation de nom : Transfert d appel : Annulation de renvoi d appel : Dévier un appel : Type de sonnerie : Heure : Référence rapide pour d autres fonctions SPEAKER pour bloquer vos appels venant de l extérieur 2 pour bloquer les annonces vocales, les appels internes, les renvois d appels et les appels transférés venant de l extérieur 3 pour bloquer tous les appels 4 pour bloquer les renvois d appels 0 pour annuler. SPEAKER Poste + Nom (Voir numérotation abrégée) + HOLD. SPEAKER Poste pour immédiat SPEAKER Poste pour sonnerie double SPEAKER Poste pour occupation SPEAKER Poste pour occupation et non réponse SPEAKER Poste pour non réponse SPEAKER Poste pour suivez moi Vous pouvez remplacer Poste par le numéro pilote de la boîte vocale pour renvoyer les appels vers votre boîte vocale. SPEAKER + code + 0 Lorsque votre téléphone sonne, ne décrochez pas le combiné ou n appuyez pas sur la touche SPEAKER Appuyez sur (Dévier) SPEAKER pour les appels internes SPEAKER pour les appels externes Choisissez une tonalité 1-8 (le type de sonnerie est audible) SPEAKER pour programmer le type de sonnerie SPEAKER chiffres pour les heures (format sur 24 heures) + 2 chiffres pour les minutes + SPEAKER pour raccrocher. Code d annulation général : SPEAKER pour annuler toutes les fonctions suivantes : Renvoi d appel, Message en attente, Ne pas déranger, Réveil, Renumérotation, message texte. Sur l écran de votre téléphone, sélectionnez un collègue ou un appel extérieur sur une liste de noms (sans composer de numéro de téléphone) : Numérotation d annuaire 1. Appuyez sur la touche Soft Menu 2. Appuyez sur la touche Soft pour le type de composition de numéro d annuaire : ABB = Composition de numéros abrégés communs. EXT. = Numéros de postes de collègues STA. = Numéros abrégés personnels (1-10). TelBK = Données d annuaires. 3. Composez la page de lettre / numéros qui correspond à la partie que vous souhaitez appeler (exemple : composez le 2 pour A, B, C ou 2). 4. Appuyez sur la touche flèche vers le bas pour passer à cette section. 5. Appuyez sur la touche flèche vers le haut ou vers le bas pour faire défiler cette liste. 6. ou décrochez le combiné pour passer un appel ou appuyez sur la touche Appel.

12 Programmation des touches Une-Touche Pour programmer : SPEAKER Touche + Numéro + HOLD + Nom (voir saisie de noms) DSS (supervision) : Tapez le numéro de poste du collègue # + SPEAKER pour raccrocher. Composition de numéro Tapez 0 + le numéro extérieur # ou rapide personnel : Tapez le numéro de groupe de lignes # (1-9 ou 1-100) + le numéro extérieur # ou Codes de services : Tapez le numéro de ligne # (001 à 200) + le numéro extérieur # + SPEAKER pour raccrocher. Tapez le code de service + SPEAKER pour raccrocher. Par exemple, vous pouvez programmer une touche Sauvegarder # Effacer en tapant le code 885. Programmation des touches de fonctions Généralités Pour programmer : SPEAKER Touche + Code + Données en option. Renvoi d appel : Tapez 10 pour Renvoi d appel immédiat. Tapez 11 pour Renvoi d appel - Occupation. Tapez 12 pour Renvoi d appel Sur non réponse. Tapez 13 pour Renvoi t d appel Occupation/Non réponse. Tapez 14 pour Renvoi d appel Deux sonneries. Tapez 15 pour Renvoi d appel Suivez moi. Tapez 16 pour Renvoi d appel vers poste (identique à composition du code 888). Tapez 17 pour messagerie à affichage sélectionnable, An. personnelle (identique à composition du code 713). Conférence : Tapez 07 si vous voulez une touche de conférence. Mise en attente : Pour une mise en attente exclusive, tapez 45. DSS /Une Touche : Tapez 01 + Numéro de poste de collègue + HOLD. Appel Mémorisé : Tapez 31. Sauvegarder numéro Tapez 30. composé : Renumérotation : Tapez 29. Boîte vocale : Tapez 77 + Votre numéro de poste. Annonce Vocale (paging): Interne : 21 + Zone (1-64) ou 22 (Appeler tous) Externe : 19 + Zone (0-8) Combiné : 20 pour (Appeler tous internes et externes) Programmation des touches de fonctions Aspect Pour programmer : SPEAKER Touche + Code + Données en option. Touches de lignes : Tapez *01 + le numéro de ligne ( ) Touches couverture Tapez *03 + le numéro de poste du collègue. d appel : Parcage : Tapez *04 + le numéro d orbite (01-64)

13 Informations concernant l Union européenne Notice destinée à l usager Les terminaux que décrit ce manuel doivent se raccorder à l UNIVERGE SV8100. Déclaration de conformité Par la présente, NEC Philips Unified Solutions, déclare que ce modèle SV8100 est conforme aux obligations essentielles et autres dispositions pertinentes de la directive 1999/5/CE. Pour les pays faisant partie de l Union européenne Le symbole illustré ci-contre est apposé sur votre produit de façon à vous informer qu il ne faut pas se débarrasser des appareils électriques et électroniques avec les ordures municipales Il faut se débarrasser séparément des produits électriques et électroniques, dont les câbles, prises et accessoires, de façon à permettre des interventions correctes pour les traiter, les récupérer et les recycler. Il faut amener ces produits à un établissement désigné dans ce but et disposant de techniques appropriées de traitement, récupération et recyclage. Cette élimination séparée présente des avantages sensibles : les matériaux de valeur peuvent être réutilisés et cela permet d éviter la dispersion dans les déchets municipaux de substances dont on ne veut plus. Cela contribue à protéger la santé et l hygiène de l être humain ainsi que l environnement. Nous vous signalons qu une amende risque d être imposée en cas d élimination illégale de produits électriques et électroniques avec les ordures municipales générales.

14 Pour faciliter cette élimination séparée et un recyclage de qualité sur le plan écologique, des dispositions ont été prises en vue d un ramassage et recyclage à l échelle locale. Si vous souhaitez vous débarrasser de produits électriques et électroniques, veuillez consulter votre fournisseur ou les accords contractuels passés par votre compagnie lors de l acquisition de ces produits. A vous trouverez des informations sur les dispositions d élimination séparée et de recyclage de qualité sur le plan écologique. Renseignements concernant les piles Vous ne devez jamais vous débarrasser des piles défectueuses ou à plat avec les ordures municipales. Vous devez remettre les vieilles piles à leur fournisseur, un négociant ayant une licence pour les piles ou à un centre désigné de récupération. Ne faites pas brûler les piles. Cet appareil fait appel à des piles au lithium. N utilisez pas un autre type de piles. Pour obtenir un aperçu général de l emplacement occupé par les piles qu utilise ce système, des consignes de remplacement ou de retrait de ces piles, veuillez consulter le manuel consacré au système SV8100. Pour les pays qui ne font pas partie de l Union européenne Dans les pays qui ne font pas partie de l Union européenne, il faut se débarrasser des produits électriques et électroniques en respectant les réglementations locales. Si aucune disposition n a été prise avec NEC Philips ou votre fournisseur, veuillez contacter les autorités locales pour de plus amples informations.

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