rendre les réunions simples

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1 rendre les réunions simples

2 Vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour commencer à utiliser votre compte de conférence VaaS-t dans les pages suivantes.

3 Guide de démarrage rapide Mise en route Votre premier appel Création de votre liste de contacts l'interface Comment nous contacter Tirer le meilleur parti de Vaas-t En utilisant le plug-in Outlook En partageant des données En utilisant son mobile En effectuant un appel multipoint En communiquant avec des systèmes de visioconférence traditionnels En modification vos périphériques caméra et audio

4 Guide de démarrage rapide Prendre le meilleur départ possible. Bienvenue. Et merci d'avoir choisi Vaas-t pour votre solution de conférence. Avant que nous vous présentions la façon d'utiliser le système, il y a 2 choses à vérifier : 1. Avez-vous une caméra et un microphone? La plupart des portables auront caméra et micros intégrés, mais c est plus rare pour les ordinateurs de bureau. Assurez-vous que vous avez une caméra, microphone et des haut-parleurs avant de commencer. 2. Avez-vous accès à Internet? VaaS-t est un service Web, si vous ne pouvez pas consulter les sites Web, vous ne serez pas en mesure de faire des conférences. Ce don t vous avez besoin. Vous devriez déjà avoir reçu votre nom d'utilisateur et mot de passe d accès au service, ainsi que le domaine pour se connecter. Si vous n'avez pas cela, merci d envoyer un à et nous allons vous fournir ces informations à nouveau. Si vous vous êtes déjà connecté, mais que vous avez oublié votre mot de passe, vous pouvez aller sur la page de connexion et cliquer sur le lien «Mot de passe oublié?». Cela vous enverra un mot de passe de remplacement.

5 Mise en route Se connecter au service. C'est simple à faire. Sur l' que vous avez reçu, il y a une adresse de site Web. Il suffit de cliquer sur cette adresse ou le copier dans votre barre d'adresse du navigateur et vous accèderez directement à votre page de connexion. Vous pouvez ensuite utiliser le nom d'utilisateur et mot de passe fourni pour vous connecter à VaaS-t. Si vous n'avez pas reçu de mot de passe, cliquez simplement sur «Mot de passe oublié?». Vous serez invité à fournir votre adresse . Le service vous enverra alors un lien pour vérifier votre compte et ensuite vous envoyer vos nom d'utilisateur et mot de passe. Si c'est la première fois que vous utilisez Vaas-t, vous pourrez télécharger le logiciel automatiquement. Celui-ci est conçu pour fonctionner en arrière-plan lorsque votre ordinateur démarre.

6 Votre premier appel 3 façons de communiquer avec VaaS-t La façon la plus simple de faire un appel est de contacter un autre utilisateur enregistré. Il suffit de taper son nom dans la barre blanche. Lorsque vous le voyez dans la liste juste en dessous dessous, cliquez sur son nom et cliquez sur "Appel direct". Si vous avez besoin d'appeler quelqu'un en utilisant un système traditionnel de visioconférence, il suffit de demander leur adresse IP publique. Entrez cette adresse IP dans la barre blanche et cliquez sur «appel direct». Vous pouvez également inviter des participants occasionnels à vous joindre à une réunion, même s ils n'ont pas accès à des systèmes de visioconférence. Cliquez sur le lien «Invit. " au bas de la page. Cela permettra d'ouvrir votre programme de messagerie par défaut et d entrer automatiquement les détails d accès à votre salle de conférence. Les invités ont juste besoin de cliquer sur le lien et ils seront dans votre salle virtuelle.

7 Création de votre liste de contacts Il sera facile de trouver vos collègues. La première fois que vous vous connectez, l'interface semble assez vide car vous ne pouvez pas voir quelqu'un d'autre sur le système. Vous pouvez créer une liste de contacts très facilement. Tapez le nom de la personne que vous souhaitez ajouter dans la barre blanche, ils apparaîtront dans la liste en-dessous. Ensuite, cliquez sur leur nom une fois, puis cliquez sur la touche. Vous verrez alors le nom apparaît au-dessus de la section «Suggestions». Ce contact sera désormais visible chaque fois que vous vous connectez au service VaaS-t. Astuce : Vous pouvez voir tout le monde sur votre système en tapant «_» dans la case blanche.

8 L interface Comprendre les icônes en cours d'appel Une fois dans un appel, vous avez une sélection d'icônes en haut de l'écran pour contrôler et améliorer la conférence : Affichage Multipoint - Choisir d'avoir tous les participants de la même taille sur l'écran, ou avoir le plus grand orateur principal à l'écran. 2. Basculer en Plein écran - Bascule entre plein écran et une fenêtre redimensionnable. 3. Partager des données - Cliquez sur la flèche pour partager soit votre bureau ou tout autre programme en cours d'exécution sur votre bureau. 4. Basculer l'affichage - Cliquez sur l'icône pour basculer d un affichage à un autre 5. Auto Portrait - Choisissez de voir l image de votre caméra soit en incrustation, soit à la même taille que l image des autres participants soit la désactiver. 6. Volume / haut-parleur - Permet de couper les hautparleurs. Cliquez sur la flèche pour faire des ajustements de volume. 7. Microphone Coupure microphone. Réglez la balance de l'audio que vous envoyez. 8. Coupure Vidéo - Cessez d'envoyer votre vidéo. 9. Pavé numérique - Utilisez cette option pour générer des tonalités DTMF pour les menus. 10. Paramètres - Accédez au menu des paramètres. 11. Déconnecter l appel.

9 Comment nous contacter Vous pouvez nous contacter par Téléphone : Vous pouvez consulter notre site Internet : En savoir plus en allant sur :

10 Obtenez plus de VaaS-t VaaS-t est plus que de simples conférences VaaS-t vous fournit une plate-forme de collaboration puissante. D invitations simples à des réunions en utilisant Outlook jusqu à des conseils sur la présentation de la plate-forme, vous trouverez plus d'informations ici.

11 Le plug-in Outlook Organiser des reunions facilement Vous pouvez obtenir le plug-in pour Outlook en allant sur : Le plugin Outlook est compatible avec les versions 32 - et 64-bit de Windows XP, Windows Vista et Windows 7. Il faudra Outlook 2003, 2007 ou Les pages suivantes détaillent l'installation du plug-in et comment l'utiliser.

12 Installer le plug-in Outlook Outlook 2003/ Fermez toutes les applications Microsoft Office. 2. Télécharger le plug-in Outlook approprié sur 3. Lancez l'assistant d'installation et installez le plug-in Outlook. Vous êtes invité à accepter la licence et à installer le plug-in. 4. Répondez à chaque invite jusqu'à ce que le plug-in soit installé avec succès. 5. Lancez Microsoft Outlook. 6. Dans le menu 'Outils', sélectionnez 'Options. 7. Sélectionnez l'onglet «VidyoConferencing». 8. Entrez les informations suivantes: Serveur (l'adresse que vous utilisez pour vous connecter à Vaas-t) Nom d'utilisateur VaaS-t Mot de passe VaaS-t 9. Cliquez sur le bouton «Appliquer». 10. Cliquez sur le bouton «Test de Configuration». 11. Si le test est réussi, vous obtenez une confirmation. 12. Vous pouvez ensuite cliquer sur «OK» puis cliquez sur «OK» dans la fenêtre 'Options'. Le plug in pour Outlook 2003/2007 est maintenant installé.

13 Installer le plug-in Outlook Outlook Fermez toutes les applications Microsoft Office. 2. Télécharger le plug-in Outlook approprié sur 3. Lancez l'assistant d'installation et installez le plug-in Outlook. Vous êtes invité à accepter la licence et installer le plug-in. 4. Répondez à chaque invite jusqu'à ce que le plug-in soit installé avec succès. 5. Lancez Microsoft Outlook. 6. Dans le menu "Fichier", sélectionnez «Options». 7. Dans le menu de gauche, cliquez sur «Add-ins» 8. Cliquez sur l'onglet «VidyoConferencing». 9. Entrez les informations suivantes: Serveur (l'adresse que vous utilisez pour vous connecter à Vaas-t) Nom d'utilisateur VaaS-t Mot de passe VaaS-t 10. Cliquez sur le bouton «Appliquer». 11. Cliquez sur le bouton «Configuration de test». 12. En cas de succès, vous verrez cette boîte de dialogue: 13. Vous pouvez ensuite cliquer sur «OK» pour terminer l'installation. Le plug-in pour Outlook 2010 est maintenant installé.

14 Partage de données Montrer et parler Faites passer votre message en le partage de données comme vous le feriez lors d une réunion traditionnelle. Pour partager quelque chose sur votre écran, il suffit de cliquer sur la flèche du bouton Partager. Cela fera apparaître la liste des programmes actifs que vous avez ou la possibilité de partager la totalité du bureau. Dès que vous sélectionnez cette option, vous montrerez en direct votre application ou votre bureau à tous les participants de la réunion. Astuce Lors de la visualisation des données, saviezvous que vous pouvez double-cliquer sur l'image? Celle-ci sortira dans sa propre fenêtre de sorte que vous pouvez la redimensionner. Il suffit de la fermer pour la faire rentrer dans l interface utilisateur.

15 Inviter plusieurs participants Plus qu'un simple point à point La meilleure façon d'avoir plusieurs participants dans la même réunion est d'envoyer une invitation. Ils n'auront qu'à cliquer sur le lien à partir de leur et ils vont tous rejoindre votre salle virtuelle. Inviter des participants manuellement Depuis l'interface du portail, cliquez sur «Contrôle réunion» en haut à droite. Cela vous mènera aux contrôles de votre salle virtuelle. La première icône vous permet d'inviter d'autres utilisateurs enregistrés, ou des systèmes de visioconférence traditionnels. Il suffit de cliquer sur l'icône «Ajouter des participants». Cela vous amènera à un écran de numérotation. Entrez le nom de l'utilisateur ou l'adresse IP publique du système que vous voulez ajouter à la réunion. Vous pouvez cliquer sur «Connecter» pour appeler instantanément, ou cliquez sur «Ajouter» pour créer une liste de numérotation. Si vous créez une liste, sélectionnez «Terminé» lorsque vous avez invité tout le monde. Vous pouvez ensuite connecter tous les participants en même temps.

16 Contacter d'autres systèmes Connexion à des systèmes de visioconférence traditionnels VaaS-t est une solution de conférence de pointe, mais elle permet aussi un accès à des systèmes de visioconférence traditionnels. Pour effectuer des appels vers ces derniers, entrez l'adresse IP publique dans la barre blanche et cliquez sur «appel direct». Pour recevoir un appel, il suffit de fournir à l'appelant l'adresse IP de la passerelle VaaSt et votre numéro de salle. La passerelle VaaS-t peut être atteint sur: Votre numéro de salle se trouve à côté de votre nom en haut de la page du portail. La meilleure façon de fournir cette information est de cliquer sur le lien «Invit. » en bas à gauche. Cela fournira les détails de toutes les options de connexion automatiquement dans votre client de messagerie par défaut.

17 Sélection d'autres périphériques Changer votre caméra et votre micro La solution VaaS-t analyse votre PC chaque fois que vous démarrez le logiciel et essaie automatiquement de déterminer les meilleurs périphériques à utiliser pour les réunions. Cependant, vous pouvez choisir des périphériques différents. Cliquez sur l icône «paramètres», puis cliquez sur «Périphériques» dans la fenêtre qui s'affiche. Vous pouvez ensuite choisir vos options pour le son et la vidéo. Assurez-vous que vous cliquez sur «Enregistrer» et «Appliquer». Si vous êtes dans un appel lorsque vous effectuez les modifications, les changements ne prendront effet que pour le prochain appel.

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