GUIDE PRATIQUE TOUT SAVOIR SUR LA RÉGLEMENTATION DES GRATIFICATIONS

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1 GUIDE PRATIQUE TOUT SAVOIR SUR LA RÉGLEMENTATION DES GRATIFICATIONS 1. STIMULATION EXTERNE 2. STIMULATION INTERNE 3. CHÈQUES CADEAUX ATTRIBUÉS DANS LE CADRE DES OEUVRES SOCIALES 4. CADEAUX D AFFAIRES 5. PARRAINAGE MOTIVATION ET RÉCOMPENSES

2 EDITO 1 STIMULATION EXTERNE La motivation fait bien souvent la différence. C est d abord vrai pour vos propres salariés, qu ils travaillent à la production, au commerce, à l administration ou dans tout autre service. On le sait, la motivation est un phénomène complexe, qui ne fait pas intervenir que des dimensions salariales. Le bienêtre des collaborateurs, la solidarité du corps social qu ils constituent, le charisme de leurs dirigeants et la qualité de leur encadrement y contribuent largement. Mais l expression de reconnaissance de l entreprise, via un cadeau ou une gratification, en est toujours un élément fondamental. C est tout aussi vrai - et peut-être encore davantage - en ce qui concerne les salariés de vos réseaux indirects de distribution. Car pour les motiver, vous ne pouvez compter que sur la qualité de votre offre et sur ces primes et cadeaux qui viendront éclairer leur quotidien et faire de vous un partenaire spécial. Cadeaux et gratifications sont encadrés par le législateur, et cette réglementation peut sembler difficile à aborder. Nous avons voulu vous faire gagner du temps en vous proposant un document synthétique, présentant tout ce qu il faut savoir du régime applicable selon la nature de votre opération : animation interne, stimulation externe, fidélisation, parrainage ou cadeaux d affaires. Un focus particulier est fait sur le régime issu de la Loi de Finance de la Sécurité Sociale de Nous accompagnons au quotidien nos clients dans la compréhension de ce dispositif et sa bonne application. J espère que ce guide pratique vous sera utile et vous en souhaite bonne lecture. Bien cordialement, Richard Kerzan Directeur Activité Motivation & Récompenses Edenred France richard.kerzan@edenred.com PRINCIPE JE MOTIVE ET RÉCOMPENSE LES SALARIÉS DE MES PARTENAIRES COMMERCIAUX Depuis le 1 er Novembre 2011, toute entreprise (également dénommée Tiers Financeur) qui distribue des sommes ou avantages à des salariés et assimilés salariés * dont elle n est pas l employeur en contrepartie d une activité commerciale exercée dans son intérêt, est soumise à cotisations et contributions de Sécurité Sociale **. Textes de références * Liste complète dans l article L311-3 du Code de la Sécurité Sociale ** L du Code de la Sécurité Sociale et Circulaire interministérielle DSS/5B/2012/56 du 5 mars 2012, prenant effet au 01/01/2012.

3 CHAMP D APPLICATION Sont concernés par cette législation : DEUX RÉGIMES DE TAXATION LES OPÉRATIONS : > de stimulation ayant pour objectif l augmentation du volume des ventes et/ou de l accroissement de parts de marché. > réalisées dans le but de sensibiliser le salarié aux produits ou services du tiers, afin qu il puisse les prescrire à l extérieur. LES GRATIFICATIONS : > les avantages en argent > les avantages en nature sous toutes leurs déclinaisons, et notamment les titres cadeaux : RÉCOMPENSE remise à l entreprise B ENTREPRISE A (Tiers Financeur) RÉCOMPENSE remise aux salariés de l entreprise B I/ LA CONTRIBUTION FORFAITAIRE LIBÉRATOIRE (CFL) : A. Un régime dérogatoire plus avantageux Pour limiter l impact sur le dynamisme économique des secteurs les plus concernés par les dispositifs de stimulation, un régime dérogatoire a été prévu permettant à ces entreprises de verser une contribution libératoire, en lieu et place des cotisations et contributions du régime de droit commun. Elles peuvent appliquer une cotisation forfaitaire de 20% pour les sommes comprises entre 15% et 150% du SMIC (soit au 1 er janvier 2017 : entre 222,04 et 2 220,40 ). CARTES CADEAUX CHÈQUES CADEAUX Pas de taxation Dispositif issu de la LFSS de 2011 Le régime de contribution forfaitaire libératoire s applique sous certaines conditions et concerne les salariés des secteurs d activités suivants : > les personnels de vente du secteur des cosmétiques, parfumeries, parapharmacies > les employés des secteurs bancaires et assurances en lien direct avec la clientèle ZOOM SUR LA PERSONNE MORALE > les personnels de vente du secteur de la distribution, spécialisé ou non, et des grands magasins > les portiers d hôtel > les personnels de vente des concessionnaires > les personnels plaçant des financements en support à la vente des produits et services proposés par leur employeur CATALOGUE CADEAUX COFFRETS CADEAUX LES BÉNÉFICIAIRES : sont exclusivement concernés les salariés ou assimilés salariés soumis au régime français de la Sécurité Sociale. En conséquence, la règlementation ne s applique pas : aux personnes morales (entreprises) aux salariés de filiales appartenant au même groupe que le Tiers Financeur aux travailleurs indépendants. La règlementation sur la stimulation externe ne s applique pas aux gratifications distribuées à une personne morale, autrement dit à une entreprise. Lorsque vous remettez des gratifications à une personne morale, vous avez pour obligation de les déclarer aux services fiscaux via le formulaire DAS2* avant le 1 er mai** lorsque le cumul des sommes distribuées sur une année civile à une entreprise dépasse les Charge à l entreprise bénéficiaire de déclarer les gratifications reçues selon la législation fiscale en vigueur. * DAS2 : déclaration générale des honoraires, commissions, courtages, vacations, gratifications ** dans les 90 jours qui suivent la clôture de l exercice en cas d exercice décalé I M P O R T A N T La contribution forfaitaire libératoire s applique aussi à tous les salariés, quel que soit leur secteur d activité, auxquels sont octroyés des avantages sous forme de titres cadeaux émis par des sociétés spécialisées dans l émission de ces titres. Les avantages en argent ne bénéficient pas de ce forfait et suivent le régime de droit commun. QU EST CE QU UN TITRE CADEAU? Chèques cadeaux, cartes cadeaux, coffrets cadeau, l accès à un catalogue, le cas échéant dématérialisé; ces titres cadeaux sont non échangeables en numéraire et utilisables dans un réseau de partenaires.

4 B. Deux options pour déclarer les gratifications > Option 1 : une déclaration annuelle L assiette des cotisations et contributions de Sécurité Sociale se calcule par bénéficiaire et correspond au montant total des sommes ou avantages alloué à ce même bénéficiaire sur une année civile, au cours d une ou plusieurs opération(s).?? Au-delà de 1 036,19 (70% du SMIC*) par opération et par salarié (dès la 1 ére opération) De 148,03 à 1 036,19 (70% du SMIC*) par opération et par salarié De 0 à 148,03 (10% du SMIC*) par opération et par salarié Au-delà de 2 220,40 (1.5 SMIC*) par an et par salarié De 222,04 à 2 220,40 (1.5 SMIC*) par an et par salarié De 0 à 222,04 (15% du SMIC*) par an et par salarié > Option 2 : une déclaration par opération DOTATION PAR OPÉRATION ET PAR SALARIÉ DOTATION ANNUELLE ET PAR SALARIÉ Le Tiers Financeur ne peut plus se prévaloir des modalités spécifiques décrites au présent paragraphe et se trouve soumis au régime annuel pour le salarié concerné (cf. option 1) Le Tiers Financeur est soumis à la contribution forfaitaire libératoire de 20% Le Tiers Financeur ne sera pas soumis à cotisations et contributions de Sécurité Sociale Le Tiers Financeur est soumis aux cotisations et contributions de Sécurité Sociale (de l ordre de 30 à 35 % ** ) Le Tiers Financeur est soumis à la contribution forfaitaire libératoire de 20% Le Tiers Financeur n est pas soumis à cotisations et contributions de Sécurité Sociale * SMIC : Mensuel brut ( base heures) au 1 er janvier 2017 : 1 480,27 ** Uniquement si les sommes versées au bénéficiaire sont sous forme d avantages en nature et titres cadeaux et à ce titre exonérées de cotisations salariales. Vous pouvez bénéficier de ce barème si vous distribuez exclusivement des titres cadeaux en provenance d un émetteur spécialisé et que le montant des titres cadeaux n excède pas 70% du SMIC mensuel brut par opération et par salarié. TRANCHE 1 TRANCHE 2 TRANCHE 3 TRANCHE 1 TRANCHE 2 TRANCHE 3 Attention : La circulaire d application du 5 mars 2012 précise que vous pouvez organiser jusqu à 4 opérations par an. 1 opération = 1 mécanique / 1 règlement => 1 gratification distribuée au plus tard à la fin de l opération (pas de cumul possible des gains). Vous pouvez ainsi distribuer jusqu à 148,03 x 4 = 592,12, exonérés de cotisations sociales. À NOTER Les bénéficiaires d une même opération peuvent être concernés par des barèmes différents, selon le montant des gratifications distribuées. II / LE RÉGIME DE DROIT COMMUN Ce régime concerne : > les activités n entrant pas dans le champ de la contribution forfaitaire libératoire, et ce, dès le premier euro. > les activités entrant dans le champ de la contribution forfaitaire libératoire lorsque les montants versés durant une année civile à un salarié dépassent les 150% du SMIC mensuel brut (soit au 1 er janvier 2017 : 2 220,40 ). Les gratifications sont alors soumises aux cotisations et contributions sociales listées dans l article L du Code de la Sécurité Sociale : > cotisations de Sécurité Sociale : maladie, maternité, invalidité, décès, cotisations vieillesse plafonnées et déplafonnées, allocations familiales, cotisations accident du travail / maladies professionnelles. > Contribution Solidarité Autonomie, CSG, CRDS. L ESSENTIEL Le régime dérogatoire c est : > une cotisation forfaitaire de 20% pour les sommes comprises entre 15% et 150% du SMIC. > des démarches simplifiées : pas besoin de récolter le numéro de Sécurité Sociale. L ESSENTIEL Ces cotisations sont dues pour la part patronale (en moyenne 31%) et la part salariale (en moyenne 15.5%) à l exception des titres cadeaux. Dans ce dernier cas, seules les cotisations patronales sont dues. Le régime de droit commun s applique : > quand je ne distribue pas exclusivement des titres cadeaux. > si je distribue + de 150% du SMIC mensuel à un salarié.

5 LES MODALITÉS D ASSUJETTISSEMENT L avantage en nature est à évaluer d après sa valeur réelle pour le salarié, et non d après son coût pour le Tiers Financeur. Avantage en nature (cadeaux) Titres cadeaux (chèques ou cartes cadeaux) Coffrets cadeaux Voyages Avantages choisis dans un catalogue Primes numéraires LES GRATIFICATIONS LA VALEUR À COMPTABILISER Valeur réelle = Prix public TTC constaté Valeur faciale des titres (hors frais de port) Prix de vente public Prix facturé par l agence de voyage (incluant le coût du voyage du conjoint si voyage pour 2 personnes) Valorisation à hauteur des points effectivement utilisés Valeur monétaire LES OBLIGATIONS À RESPECTER 1Pour être en conformité avec 2la réglementation, vous devez 3respecter 4 étapes : 4 COLLECTER DÉCLARER PAYER INFORMER 1 COLLECTER les données auprès des bénéficiaires TRANCHE 1 Pour les bénéficiaires dont le montant des gains ne dépasse pas 15% du SMIC dans le cadre du barème annuel / 10% du SMIC dans le cadre du barème par opération. Même si aucune déclaration n est faite, vous devez conserver les informations suivantes pour chaque salarié bénéficiaire : Nom - Prénom - Adresse - Montant des gratifications distribuées - Coordonnées employeur TRANCHE 2 Dans le cadre de la contribution forfaitaire libératoire (bénéficiaires dont le montant des gains est compris entre 15% et 150% du SMIC dans le cadre du barème annuel / entre 10% et 70% du SMIC dans le cadre du barème par opération). Vous devez conserver pour chaque bénéficiaire salarié concerné : Nom - Prénom - Adresse - Montant des gratifications distribuées - Coordonnées employeur TRANCHE 3 Au-delà de la contribution forfaitaire libératoire (montant annuel des gratifications supérieur à 150% du SMIC). Vous devez récolter pour chaque bénéficiaire concerné : Nom - Prénom - Adresse - Montant des gratifications distribuées - Coordonnées employeur + les informations complémentaires suivantes : Nom de jeune fille pour les femmes mariées - Numéro de Sécurité Sociale - Date de naissance - Commune de naissance - Pays de naissance - Nationalité

6 2 DÉCLARER les avantages et gratifications TRANCHE 1 Aucune déclaration / aucune cotisation ni contribution n est due. TRANCHE 2 2 possibilités : > soit une déclaration et un paiement de la contribution forfaitaire libératoire (CFL) une fois par an. > soit une déclaration et un paiement de la CFL à l issue de chaque versement des sommes ou avantages, en même temps que les déclarations et le paiement des cotisations et contributions dues pour ses propres salariés. Date de déclaration : quelque soit le mode retenu, la déclaration doit être établie au plus tard dans la dernière déclaration sociale réalisée au titre de l année au cours de laquelle les sommes ou avantages ont été versés. La déclaration se fait au moyen des documents suivants : DUCS : Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales. BRC (en cas de déclaration après chaque versement) : Bordereau Récapitulatif des Cotisations qui doit accompagner chaque versement de cotisations et contributions. TR : Tableau Récapitulatif à adresser au plus tard le 31 janvier de l année N+1. TRANCHE 3 DADS : Déclaration Annuelle des Données Sociales La DADS est réalisée par le service RH qui doit également se charger d établir pour chaque bénéficiaire concerné un bulletin de comissionnement (équivalent au bulletin de paie). 3 PAYER 4 INFORMER les cotisations et contributions de Sécurité Sociale Vous devez vous acquitter des cotisations et contributions de Sécurité Sociale, soit à l issue de chaque opération, soit au plus tard le 31 mars de l année qui suit celle de la distribution des avantages ou gratifications. les bénéficiaires et les employeurs Vous devez informer les bénéficiaires et leurs employeurs du montant des gratifications distribuées et des cotisations et contributions dont vous vous êtes acquitté. Vous devez également en garder une copie afin d être en mesure de la présenter à l URSSAF en cas de contrôle. > COMMENT? Par courrier en envoi simple ou par , ou bien par la signature d une feuille d émargement par les salariés concernés. > QUAND? L information des bénéficiaires doit être effectuée au plus tard : soit le 1 er jour du mois suivant l octroi des sommes et avantages, soit le 31 janvier de l année civile suivant l octroi des sommes et avantages. NOTRE RECOMMANDATION Conserver les éléments collectés en prévision d un contrôle URSSAF et attester des sommes versées aux bénéficiaires (feuille d émargement pour les chèques cadeaux et bordereaux de livraison pour les cadeaux).

7 LES SOLUTIONS D EDENRED FRANCE : 100% SÉRÉNITÉ Membre de l A3C (Association professionnelle des émetteurs de Chèques et Cartes Cadeaux), EDENRED France a activement participé aux discussions avec les pouvoirs publics concernant ce dispositif et est ainsi en mesure d accompagner ses clients dans la compréhension de cette réglementation, dans le pilotage de leurs opérations et dans la gestion de leurs obligations. STIMULATION INTERNE 2 EDENRED France a ainsi développé 3 solutions pour une mise en place et une gestion simple d opérations de stimulation externe dans le respect de la législation : Des sites internet permettant : Un simulateur de cotisations permettant d avoir une évaluation de l impact financier d une opération selon le régime adopté (déclaration annuelle ou déclaration par opération). JE REMETS DES GRATIFICATIONS À DES SALARIÉS DE MON ENTREPRISE SOUS FORME DE CADEAUX, CHÈQUES CADEAUX, CARTES CADEAUX, VOYAGES... de calculer le montant des gratifications distribuées à chaque bénéficiaire ; de recueillir les données personnelles des bénéficiaires (dont le numéro de Sécurité Sociale) lorsque le gain dépasse 1.5 fois le SMIC (tranche 3) ; d informer les bénéficiaires en fin d opération du montant des gains à déclarer dans leurs déclarations d impôt sur le revenu. Un partenariat avec une société spécialisée dans la gestion du processus administratif : calcul des cotisations au titre des différentes tranches, édition des bulletins de commissionnement, information des bénéficiaires et des employeurs. CAS PRATIQUE Un fabricant de produits d épicerie salée et sucrée anime son équipe commerciale (Directeur des Ventes, Directeurs de Région, Commerciaux) pour augmenter les ventes de familles de produits spécifiques, dont les résultats sont en perte de vitesse. Un objectif de C.A. est attribué à chaque participant. Chaque participant ayant atteint son objectif remporte des chèques cadeaux et les meilleurs un voyage de groupe.

8 La loi de novembre 2011 relative à la stimulation externe n a pas modifié le régime de la stimulation interne. Les gratifications versées dans le cadre de ces opérations sont ainsi assimilées à une rémunération et soumises aux dispositions de droit commun : déclaration et cotisations de Sécurité Sociale, impôts et taxes dans le cadre de la réglementation en vigueur. Article du Code de la Sécurité Sociale et selon lequel : «toute somme ou avantage en nature versé à un salarié est soumis à cotisations, sauf si son exonération est expressément prévue». > ARTICLE L242-1 Pour le calcul des cotisations des assurances sociales, des accidents du travail et des allocations familiales, sont considérées comme rémunérations toutes les sommes versées aux travailleurs en contrepartie ou à l occasion du travail, notamment les salaires ou gains, les indemnités de congés payés, le montant des retenues pour cotisations ouvrières, les indemnités, primes, gratifications et tous autres avantages en argent, les avantages en nature, ainsi que les sommes perçues directement ou par l entremise d un tiers à titre de pourboire. 3 CHÈQUES CADEAUX ATTRIBUÉS DANS LE CADRE DES OEUVRES SOCIALES LE SAVIEZ-VOUS? Limiter les accidents du travail, valoriser les règles de sécurité, récompenser l ancienneté, attirer ou retenir des talents, encourager les bonnes initiatives, faire baisser l absentéisme, favoriser la cooptation dans le recrutement, proposer une offre globale de rémunération sont autant de motivations nouvelles qui poussent les DRH à chercher des solutions originales pour récompenser leurs collaborateurs. Depuis 2016 : La Déclaration Sociale Nominative (DSN) devient obligatoire. Elle remplace et simplifie la majorité de vos déclarations sociales en automatisant leur transmission à partir des données de paie... Pensez y! JE SUIS DIRIGEANT D UNE ENTREPRISE DE MOINS DE 50 SALARIÉS ET JE LEUR OFFRE DES CHÈQUES CADEAUX À L OCCASION D ÉVÈNEMENTS PARTICULIERS.

9 OU 2 Vous pouvez être exonéré dans le cadre de vos événements d entreprise sur la base de 163 (3) par an/par bénéficiaire, uniquement si : 4 CADEAUX D AFFAIRES Pour toutes les entreprises sans comité d entreprise (1), les chèques ou cartes cadeaux attribués à un collaborateur au cours d une année (2) peuvent être exonérés de charges sociales. Le montant total des cadeaux sur l année Cadeau(x) et/ou Bon(s) d achat et/ou Chèque(s) cadeau(x) 1 Vous pouvez être exonéré dans le cadre des événements fixés par l ACOSS sur la base de 163 (3) par événement/par bénéficiaire : Noël du salarié et Noël des enfants (jusqu à 16 ans révolus) <163 (6) Ils sont également exonérés, dans les mêmes limites, d impôt sur le revenu. Les événements d entreprise ne sont pas cumulables avec les événements ACOSS. Fête des Mères / Fête des Pères Rentrée scolaire (enfants de moins de 26 ans) Naissance Mariage / PACS Départ en retraite Sainte Catherine (4) et Saint Nicolas (5) CHÈQUE CULTURE : exonération sans limite Les prestations destinées à favoriser les activités sociales et culturelles des salariés et de leur famille ne sont pas soumises à cotisations sociales (sans limite). Lettre-Circ. ACOSS n du 27 oct (1) Agissant dans le cadre des oeuvres sociales. (2) Dans le cadre des dispositions et conditions de la circulaire ACOSS n du Sous réserve de l appréciation souveraine des juges de fond. (3) Plafond d exonération 2017 communiqué sur le site portail des Urssaf au sous réserve de parution de la circulaire ACOSS. Si le montant dépasse le plafond des 163 l exonération n est plus applicable. (4) Femme célibataire de 25 ans. (5) Homme célibataire de 30 ans. (6) Si le montant dépasse le plafond de 163 l exonération n est plus applicable et le montant total de chèque cadeau attribué est soumis à cotisation de sécurité sociale dès le 1 er euro. EN FIN D ANNÉE J OFFRE DES CADEAUX À MES MEILLEURS CLIENTS POUR ENTRETENIR NOS RELATIONS D AFFAIRES.

10 NOTRE RECOMMANDATION La preuve que le cadeau a été fait dans l intérêt de l entreprise devant être apportée à l Administration fiscale par l entreprise qui l a remis, il est vivement recommandé de constituer un dossier visant à démontrer le bien-fondé de la politique de cadeaux (critères objectifs et pertinents, identité des bénéficiaires, usages de la profession ). Les cadeaux offerts à des clients ou fournisseurs pour préserver ou développer les relations d affaires peuvent être déductibles fiscalement (c est-à-dire, qu ils peuvent être déduits du résultat permettant de calculer l impôt sur les bénéfices) s ils respectent deux conditions : > ces cadeaux doivent être offerts dans l intérêt de votre entreprise. > leur valeur ne doit pas être «excessive» et en cohérence avec l importance et la qualité de la relation commerciale, et la taille de l entreprise qui offre. Il est en principe interdit de déduire la TVA grevant les biens offerts, toutefois l administration fiscale admet que les biens remis sans contrepartie et dès lors qu ils sont de faible valeur c est-à-dire à ce jour les objets dont la valeur unitaire n excède pas 69 euros* TTC puissent faire l objet d une récupération de la TVA. * Arrêté du 10 juin 2016, art.1 er, journal officiel du 12 texte n 13. LE SAVIEZ-VOUS? Le montant total des cadeaux distribués doit figurer sur le relevé des frais généraux annexé à la déclaration fiscale annuelle de résultats, si le montant total des cadeaux offerts dépasse Il est possible de récupérer la TVA sur les cadeaux dont la valeur unitaire ne dépasse pas 69 TTC*. Certaines charges ne sont pas considérées comme fiscalement déductibles. Ces dépenses appelées «dépenses somptuaires» concernent la chasse et la pêche, les locations ou achats de villas ou bateaux de plaisance et voitures de tourisme. PARRAINAGE 5 JE RÉCOMPENSE LES CLIENTS QUI ME RECOMMANDENT ET ME PERMETTENT DE DÉVELOPPER MON CHIFFRE D AFFAIRES. CAS PRATIQUE Un promoteur immobilier met en place une opération de parrainage à destination de ses clients pour recruter de nouveaux acheteurs. Chaque contact donnant lieu à une vente permet au parrain de remporter des chèques cadeaux dont le montant dépend de la valeur du bien acheté. Les gratifications remises à des particuliers ne sont pas soumises à cotisations sociales.

11 Depuis plus de 20 ans, Edenred Motivation & Récompenses garantit aux entreprises un développement réussi, en leur concevant des solutions sur-mesure et efficaces pour motiver leurs forces de vente, animer leurs réseaux de distribution ou fidéliser leurs clients. Unique prestataire à proposer une offre 100% intégrée, Edenred Motivation & Récompenses vous assure 100% de sérénité. MOTIVATION ET RÉCOMPENSES EDENRED FRANCE, S.A.S. au capital de dont le siège social est situé : Immeuble Columbus, , boulevard Gabriel Péri, Malakoff R.C.S. Nanterre - TVA Intra Communautaire : FR Les marques mentionnées sur ce document sont enregistrées et propriété de EDENRED S.A., des sociétés de son Groupe ou de ses partenaires.