La validation gestionnaire de l état de frais Déplacements temporaires

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1 La validation gestionnaire de l état de frais Déplacements temporaires

2 Sommaire 2 Circuit de validation des états de frais Concepts clés Consultation des états de frais en attente de validation Modalités d accès possibles Périmètre de contrôle et actions à mettre en œuvre Concepts clés Refus d un remboursement Validation ou renvoi d un état de frais Concepts clés Consultation de l historique du document

3 Sommaire 3 Traitement d un état de frais après validation Concepts clés Cas n 1 : le montant de l EF est égal à zéro Cas n 2 : paiement effectué dans Chorus Conclusion Points clés Quiz

4 Circuit de validation des états de frais 4

5 Circuit de validation des EF Circuit classique 5 Circuit de validation d un EF 1 Création, modification Accord Annulation/Révision/ Rectification Etape non systématique Retour du missionné Missionné / Assistant Validation Hiérarchique 1 (VH1) Validation Hiérarchique 2 (VH2) Contrôle En cas de renvoi de l EF pour révision, l initiateur est prévenu par mail*. * si cette option a été sélectionnée par le valideur. Gestionnaire Contrôleur (GC) 6 Traitement 5 Traitement ou renvoi pour révision Gestionnaire Valideur (GV)

6 Consultation des états de frais en attente de validation 6

7 Consultation des états de frais en attente de validation Modalités d accès possibles Courriel de notification à destination du valideur * Liste des EF en attente de validation Reporting EF ** Ouvrir l intitulé «Validation de l EF NUMDOC (NOMP)» Cliquer sur le lien direct vers l EF Cliquer sur l EF dans la liste Rechercher les EF rattachés à un valideur * Si l option a été retenue au moment du changement de statut par le VH1, le VH2 ou le VHO. ** Seul les données de production à J-1 ne s affichent.

8 Périmètre de contrôle des gestionnaires et actions à mettre en œuvre 8

9 Périmètre de contrôle et actions à mettre en œuvre Concepts clés 9 Contrôle et mise à jour de l état de frais par les Gestionnaire Contrôleur et Gestionnaire Valideur (rôles GC et GV) Analyse des données et des alertes automatiques affichées Possibilité de créer des frais supplémentaires ou des déductions Validation pour paiement ou renvoi à l initiateur Périmètre des rôles Champs modifiables par les rôles GC et GV Gestionnaire Contrôleur (GC) Gestionnaire Valideur (GV) Sont modifiables les champs : Axes ministériels 1 et 2 Centre de coût Chorus Domaine Fonctionnel Activité Code Projet Mode de règlement Commentaire Les champs «Activité», «Centre de coûts Chorus» et «Domaine fonctionnel» sont obligatoires

10 Périmètre de contrôle et actions à mettre en œuvre Refus d un remboursement 10 - Zoom sur le refus d un remboursement - Onglet «Frais» Ajustement Après enregistrement, le montant à rembourser de l EF est réduit du montant du frais refusé. Non remboursable Permet de refuser le frais Motif Zone obligatoire

11 Validation ou renvoi d un état de frais 11

12 Validation ou renvoi d un état de frais Concepts clés Après vérification de l EF, le bouton «Valider/Modifier» permet de faire évoluer l EF dans le circuit de validation. 12 Statuts Permet de valider l EF (GV) ou de le renvoyer vers l initiateur pour modification (R). Permet de sélectionner le valideur suivant et de renseigner un commentaire éventuel.

13 Validation ou renvoi d un état de frais Consultation de l historique du document 13 Avant validation par le gestionnaire valideur, le statut est à GC : Après validation par le gestionnaire contrôleur, le statut est à GV et comporte une ligne supplémentaire :

14 Traitement d un état de frais après validation 14

15 Traitement d un état de frais après validation Concepts clés 15 Après la validation hiérarchique, l EF est transmis au Gestionnaire Contrôleur qui, après contrôle, transmet l EF au Gestionnaire Valideur qui effectue le traitement de l EF. 4 cas sont possibles : EF Nul Z1 Le Gestionnaire Valideur clôture l EF, aucun remboursement n est à prévoir Attente de traitement Trop Perçu TP Le Gestionnaire Valideur clôture l EF avec un trop perçu T1 Trop perçu traité Gestionnaire Valideur (GV) GV Le gestionnaire doit suivre régulièrement l état d avancement du traitement des EF dans le cas d une transmission à Chorus. CO Attente de traitement Chorus - Le Gestionnaire Valideur, transmet l EF pour Traitement Chorus et mise en paiement - Le missionné est informé par courriel de la mise en paiement de son EF

16 Traitement d un état de frais après validation Cas n 1 : le montant de l EF est égal à zéro 16 Il n y a ni paiement à déclencher, ni trop perçu à récupérer. GV Attente de validation Gestionnaire Valideur EF Nul Z1 Gestionnaire Valideur (GV) Gestionnaire Valideur (GV) Fin de workflow 1 Le Gestionnaire Valideur envoie l EF en statut Z1 EF nul 2 L EF ne peut plus être modifié.

17 Traitement d un état de frais après validation Cas n 2 : paiement effectué dans Chorus Deux étapes se succèdent : Passage de l Etat de Frais (EF) au statut C0 - Attente de traitement Chorus par le gestionnaire valideur (GV). Génération automatique du flux de paiement à destination de Chorus. 17 GV Attente de validation Gestionnaire Valideur Gestionnaire Valideur (GV) Envoie l EF à Chorus pour traitement CO Attente de traitement Chorus Génère un accusé de réception CE En cours de traitement Chorus Intègre l état de frais CA CB CG Rejeté par Chorus L EF doit alors être retraité Rejet budget Chorus L EF doit alors être retraité pour correction des écarts budgétaires, soit dans CHORUS-DT, soit dans CHORUS Intégré dans Chorus L intégration dans Chorus s est bien déroulée

18 Conclusion 18

19 Conclusion Points clés Pour valider un état de frais, trois modalités d accès existent : Courriel de notification à destination du valideur. Liste des EF en attente de validation. Reporting EF. 19 Des alertes existent pour avertir les valideurs des éléments manquants sur l état de frais. En cas de désaccord, le valideur peut : Renvoyer l EF à son initiateur (Statut R Révision) en précisant la révision attendue dans le champ «Commentaire» de l EF. Refuser le remboursement d une ligne de frais et envoyer l EF au service gestionnaire pour un paiement partiel.

20 Conclusion Quiz 20 Question 1 Quelles sont les possibilités de changement de statut pour un gestionnaire? Réponse : - GV : validation et routage vers le valideur suivant, - R : retour à la révision.

21 Conclusion Quiz 21 Question 2 Que peut modifier un gestionnaire sur un EF? Réponse : Il peut modifier les données d imputation, ajouter un frais ou refuser un frais.

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