Fiche documentation Entreprise 42 : Générer les demandes d acomptes

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1 Fiche documentation Entreprise 42 : Générer les demandes d acomptes Sommaire 1. OBJET DU DOCUMENT ETAPE 1 : CONSULTER LES DEMANDES DE PAIEMENT EN COURS Consulter les demandes de paiement dans l onglet Suivi / paiement du BC Consulter les demande de paiement dans le menu «Rechercher une demande de paiement» ETAPE 2 : PREPARER LES DEMANDES D ACOMPTE Préparer une demande d acompte Visualiser les saisies de prestations validées Appuyer sur le bouton «Créer demande d acompte» Consulter le document généré Régles générales Quelques messages affichés à la création de la demande de création d un acompte Message : Attention, les prestations ne sont pas à niveau égal, les prestations doivent être validées sur une période identique. L'acompte ne peut être généré Message : La demande n'est pas générée : Le pourcentage de réalisation n'atteint pas le premier seuil de paiement (X.XX% réalisés) Message : La demande n est pas générée : il existe une demande en attente non validée par la région pour ce dossier et cet organisme ETAPE 3: VALIDER LA DEMANDE DE PAIEMENT Accéder à la liste des demandes de paiements Rechercher la demande de paiement Editer la demande de paiement... 14

2 4.4. Valider la demande de paiement pour la transmettre à la région en format papier Vous devez en parallèle envoyer la demande de paiement papier à la région La demande a disparu de la liste car elle a été validée par l organisme Supprimer une demande de paiement non validée par l organisme Historique des modifications Révision Date Modification Auteur R005 03/03/2015 Le titre devient «Générer les demandes d acomptes» au lieu de «Générer les factures». Refonte du document. NCO R006 29/04/2016 Nouveaux logos et nouveau plan NCO R007 09/06/2016 Nouveau document EOS_entreprise_45 créé concernant les sous-traitants (suppression du chapitre annexe du présent document) NCO eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 2/17

3 1. Objet du document Le présent document décrit l utilisation de l application EOS pour les entreprises concernant les demandes d acomptes. Le plan du document décompose le processus en trois étapes : Etape 1 : Consulter les demandes de paiement en cours Etape 2 : Préparer les demandes d acomptes Etape 2.1 : Cas des saisies des réalisations par stagiaires Etape 2.2 : Cas des saisies des réalisations par stagiaires Etape 2.3 : Cas des saisies des montants forfaitaires Etape 2.4 : Cas des saisies de nombres de stagiaires Etape 3 : Valider la demande de paiement Ensuite, des cas particuliers sont présentés concernant les sous-traitants dans le document EOS_entreprise_45. Remarque : La saisie des réalisations des prestations permettant de générer correctement les documents de facturation est décrite dans un autre document «EOS_Entreprise_41-Saisir les réalisations». eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 3/17

4 2. Etape 1 : Consulter les demandes de paiement en cours C o n s u l t e r l e s d e m a n d e s d e p a i e m e n t d a n s l o n g l e t S u i v i / p a i e m e n t d u B C Je veux voir en un clic dans cet onglet toutes les demandes de paiement en cours et leur état (A valider, Payé,.). Les demandes affichées concerne le tiers sélectionné dans la liste déroulante C o n s u l t e r l e s d e m a n d e d e p a i e m e n t d a n s l e m e n u «R e c h e r c h e r u n e d e m a n d e d e p a i e m e n t» eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 4/17

5 Le filtre «Toutes» est positionné. Le filtre «Lot» est positionné. Il faut ensuite lancer la recherche. Les demandes apparaissent dans la liste. eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 5/17

6 3. Etape 2 : Préparer les demandes d acompte P r é p a r e r u n e d e m a n d e d a c o m p t e V i s u a l i s e r l e s s a i s i e s d e p r e s t a t i o n s v a l i d é e s eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 6/17

7 A p p u y e r s u r l e b o u t o n «C r é e r d e m a n d e d a c o m p t e» Il faut cocher une ligne correspondant à l organisme pour lequel vous souhaitez générer la demande d acompte. Cliquer sur le bouton «Créer demande d acompte». Le document est sur mon PC. eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 7/17

8 C o n s u l t e r l e d o c u m e n t g é n é r é R é g l e s g é n é r a l e s i Aucun paiement ne peut être généré par l organisme pour ce Marché ou bon de commande tant qu il reste un paiement «à valider» ou «validé OF». i Si vous êtes le titulaire du marché, vous pourrez générer une demande d acompte pour vous-même, ou pour un sous-traitant. eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 8/17

9 i S il s agit d un bon de commande, la demande d acompte générée contiendra toutes les prestations validées pour cet organisme et ce bon de commande. S il s agit d un marché à quantité fixe, la demande d acompte générée contiendra toutes les prestations validées pour cet organisme. i Finaliser les saisies Toutes les saisies du mois considéré (quel que soit la prestation : heure centre, entreprise, forfait, ) doivent être au même niveau, et validées pour l organisme considéré (exemple : Réalisation Validées) pour pouvoir émettre une demande d acompte pour ce mois et cet organisme. eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 9/17

10 3. 2. Q u e l q u e s m e s s a g e s a f f i c h é s à l a c r é a t i o n d e l a d e m a n d e d e c r é a t i o n d u n a c o m p t e M e s s a g e : A t t e n t i o n, l e s p r e s t a t i o n s n e s o n t p a s à n i v e a u é g a l, l e s p r e s t a t i o n s d o i v e n t ê t r e v a l i d é e s s u r u n e p é r i o d e i d e n t i q u e. L ' a c o m p t e n e p e u t ê t r e g é n é r é. Des saisies sont validées, alors que les autres lignes ne sont pas saisies du tout (réalisation : non saisies)! Pour pouvoir facturer octobre, la deuxième ligne devrait être à l état «Réalisation Validé». Donc vous pouvez cocher la ligne considérée et appuyez sur le bouton «Confirmer absence de réalisation» si vous ne voulez rien saisir. : ce bouton permet de générer une saisie à 0 et de valider automatiquement la ligne dont l état deviendra «Réalisation -Validé» Sinon vous pouvez appuyez sur la loupe pour saisir les réalisations. Ensuite il faudra sélectionner la ligne et appuyer sur le bouton valider eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 10/17

11 M e s s a g e : L a d e m a n d e n ' e s t p a s g é n é r é e : L e p o u r c e n t a g e d e r é a l i s a t i o n n ' a t t e i n t p a s l e p r e m i e r s e u i l d e p a i e m e n t ( X. X X % r é a l i s é s ) Pour faire une demande d acompte, vous devez avoir atteint un seuil de 30 ou 70% de réalisation (cf. le CCTP). Si ce n est pas le cas, vous obtiendrez ce message d erreur : Remarque : pour compter le pourcentage de réalisation, seule les «vrais heures» sont décomptées. Les nombres d heures d absences justifées ne sont pas comptabilisées. eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 11/17

12 M e s s a g e : L a d e m a n d e n e s t p a s g é n é r é e : i l e x i s t e u n e d e m a n d e e n a t t e n t e n o n v a l i d é e p a r l a r é g i o n p o u r c e d o s s i e r e t c e t o r g a n i s m e Une demande visible dans onglet paiement est à l état «Validée OF» c est-à-dire «A valider par la région». Dès que la région aura traité cette demande de paiement, son état passera à «Validée région 1». Vous pourrez alors générer votre demande de paiement. eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 12/17

13 4. Etape 3: Valider la demande de paiement A c c é d e r à l a l i s t e d e s d e m a n d e s d e p a i e m e n t s R e c h e r c h e r l a d e m a n d e d e p a i e m e n t Sélectionner le «programme» correspondant à votre marché dans les filtres. Vous pouvez également sélectionner le lot sur lequel vous souhaitez travailler. eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 13/17

14 4. 3. E d i t e r l a d e m a n d e d e p a i e m e n t Vous pouvez imprimer votre demande de paiement grâce à l icône rose ligne. en bout de eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 14/17

15 4. 4. V a l i d e r l a d e m a n d e d e p a i e m e n t p o u r l a t r a n s m e t t r e à l a r é g i o n e n f o r m a t p a p i e r V o u s d e v e z e n p a r a l l è l e e n v o y e r l a d e m a n d e d e p a i e m e n t p a p i e r à l a r é g i o n eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 15/17

16 4. 5. L a d e m a n d e a d i s p a r u d e l a l i s t e c a r e l l e a é t é v a l i d é e p a r l o r g a n i s m e Vous pouvez modifier les filtres de recherche pour consulter de nouveau cette demande. Le filtre «Toutes» est positionné. Le filtre «Lot» est positionné. La demande réapparait avec l état «Validée OF» Il faut ensuite lancer la recherche. eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 16/17

17 4. 6. S u p p r i m e r u n e d e m a n d e d e p a i e m e n t n o n v a l i d é e p a r l o r g a n i s m e Grâce à la petite croix rouge vous pouvez supprimer votre demande de paiement si cette demande est seulement à l état validée ou temporaire et n a pas encore été envoyée à la région. eos_entreprise_42-generer_les_demandes_dacomptes_r005.doc Page 17/17