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1 ARCHIVAGE DOCUMENTAIRE: ENJEUX DE LA DÉMATÉRIALISATION Papier contre bits

2 S o m m a i r e Lisibilité des documents à t=0 Focus : «Scanner plus vite que son ombre» Authenticité, non-répudiation Les signatures Introduction 05 Organisation de ce livre blanc 07 Début de vie 09 Antériorité Fonction technique de l autorité d horodatage et de la contremarque du temps Intégrité des documents WORM so what? Signer les documents Les archiveurs papier Pérennité des formats Transfert des données vers un tiers archiveur Résistance au temps Recherche Gérer les avenants Focus : Perte de documents, perte d indexation (désynchronisation) Accessibilité Faiblesses des processus humains Gestion des habilitations Traçabilité Aparté : Compromis sécurité / Contraintes / Risques Justice CNIL Recommandations de la CNIL Destruction des documents Règlementaire Fin de vie Conclusion et perspectives

3 S o m m a i r e Signature électronique Détail signature et horodatage Usurpation d identité / Vol d identité Annexes 58 Remerciements A propos d OCTO Technology Auteur

4 I n t r o - Ca y est, on y est! - Où donc? - A la dématérialisation! Fini le papier, ah ça va faire du bien, ras le bol de cette paperasse qu il faut réceptionner, trier, classer, archiver. Vive la «démat»! Quand nos clients nous parlent de dématérialiser leurs documents papier, surtout dans le cas de documents en provenance de leurs propres clients, la plupart du temps, ils ne voient que les gains, oubliant leurs obligations et les enjeux qui en découlent. Dans les gains, ils nous évoquent et à raison : Certes mais, «ce n est pas parce que vous vous êtes débarrassés du papier qu il n y a plus rien à faire». Arrêtons-nous un instant pour évoquer ce qu effectivement nous voulons traiter ici ou plutôt ce que nous ne traiterons pas. Nous n aborderons pas les processus liés au traitement des documents, certes indispensables à la gestion de la dématérialisation du papier en entrée dans l entreprise. Mais plutôt l étape d après, c est-à-dire de la gestion à plus ou moins long terme des documents une fois entrés dans les systèmes. Ici, un mot vous a peut être interpellé : «document». Effectivement, qu il soit sous forme sonore, archivage rime avec document. Chaque document forme un tout indissociable fonctionnellement ou juridiquement. Archiver des données éparses comme dans des tables d une base de données relationnelles n est pas ce qui va nous préoccuper ici. Cet archivage, dit technique, ne permet qu au prix d efforts titanesques et rédhibitoires, une restitution cohérente a posteriori (notamment dans la reconstitution des liens entre les données). Ici, ce qui nous préoccupe en revanche est l archivage documentaire. Riches de notre expérience, nous avons voulu dans ce livre blanc porter un regard sur les enjeux en matière de gestion de l archivage documentaire en comparant format papier et format électronique. Ce livre blanc ne prétend donc pas répondre de manière exhaustive à toutes les problématiques mais bien de voir les avantages, les inconvénients ou les risques liés à chaque format, et de proposer des contre-mesures pour compenser les faiblesses de l un ou de l autre. en clientèle ou ailleurs, justement «histoire» de ne pas être trop rébarbatifs, ni paraître poussiéreux. Avouez-le! l archivage vous a fait penser à la poussière, au fond d un bâtiment décati! On ne vous en veut pas, nous sommes passés par là également. On a pouffé, puis on a ri, puis froncé les sourcils, puis plus sérieusement, on s est dit qu il y avait là un sujet au cœur de la DSI pour les 10, 20, 30 voire 100 années à venir. Ca vous tente? Et bien c est parti! 5

5 O r g Organisation de ce livre blanc La rosace des enjeux ci-dessous va nous guider tout au long de ce livre cinq grands thèmes : «Début de vie» : Enjeux du début du cycle de vie du document à archiver, «Résistance au temps» : Enjeux liés à la conservation quement considérer sur du très long terme, : Enjeux d accessibilité et d utilisation des documents archivés, «Réglementaire conformité et à la réglementation en cours, «Fin de vie destruction. a Destruction Lisibilité à t0 Authenticité CNIL Antériorité Justice Enjeux archivage documentaire Intégrité Traçabilité Pérénité format Confidentialité Transférabilité Accessibilté Recherche 7

6 Début de vie Nous sommes ici au tout début du cycle de vie de l archivage. Trois thèmes y seront abordés : Lisibilité des documents à t=0 : il s agit d évoquer le fait qu un document, pour pouvoir être archivé, doit être lisible par un humain. Authenticité : nous aborderons les points permettant de garantir qu un celui qu il prétend être. Nous parlerons ainsi de non répudiation. Antériorité : nous traiterons ici des problématiques d horodatage et de, indispensable pour établir précisément la date d archivage d un document et, par extension, l antériorité entre documents. Lisibilité des documents à t=0 Aussi évident soit-il, tout document archivé doit être lisible par un humain. C est un pré-requis. Ci-après, notre tableau de synthèse que vous retrouverez tout au long de ce livre blanc. Dans ce tableau sont exposés les points importants sur chacun des formats, papier ou électroniques, avec leurs forces, leurs faiblesses ou leurs risques et les «contre-mesures» permettant autant que possible de limiter ces derniers. Format Forces Faiblesses / Risques Contre-mesures Papier Electronique Facilité de lecture : lire un document ne pose pas de problème particulier, on peut donc s'assurer qu'il est lisible lors de sa prise en charge. Productivité : lire un document sur papier est plus productif que sur écran. Facilité de lecture : lire sur un écran ne pose pas de problème particulier, on peut donc s'en assurer dès sa prise en charge. Risque humain : sérieux de l'opérateur faisant la vérification, omission (ex. document glissé entre 2 autres) Processus long : si le document est scanné ensuite : les processus de vérification se font en 2 temps : sur papier puis lecture du document scanné. Risque humain : sérieux de l'opérateur faisant la vérification. Cf. problématique des documents scannés ci-dessus. Limiter le risque humain : assurer une qualité amont via des réglages et calibrages des scanners. 9

7 Focus : «Scanner plus vite que son ombre» La prise en charge des documents, dans un processus de dématérialisation en entreprise, passe le plus souvent par l usage de scanners industriels 1. Ils sont calibrés pour capter une image lisible et ceci en un temps record ; entre 0,25s et 0,5s pour une feuille A4. Cette rapidité est au détriment d une des Documents). De ce fait, certaines teintes de papier, certaines encres, certains formats peuvent impliquer de refaire un calibrage pour obtenir un bon rendu (i.e. avoir un document lisible / intelligible une fois numérisé). Par conséquent, le calibrage implique un ajustement et un allongement potentiel des processus de prise en charge documentaire. Authenticité, non-répudiation gine et que son auteur est bien celui qu il prétend être. On parle aussi de non répudiation. La non-répudiation est le fait de s assurer qu un contrat, notamment un contrat signé, ne peut être remis en cause par l une des parties contractantes. La non répudiation d un document se fait essentiellement via un mécanisme bien connu de tous : la signature (en complément voir le chapitre «Signer les documents» où l on aborde le thème de la signature électronique). Les signatures Signer un document peut s accomplir selon diverses méthodes dont voici les différents modes de validation : Ce que l on connaît : Ce que l on détient : Ce que l on est : Empreinte digitale, rétinienne ou tout autre élément biométrique, Ce que l on sait faire : «Biométrie comportementale» telles que signature manuscrite, reconnaissance de la voix, connaissance d un algorithme. 1 Scanner industriel et caractéristiques techniques, constructeur Opex : 10

8 Format Forces Faiblesses / Risques Contre-mesures Papier Simplicité et coût : la signature manuscrite sert à authentifier pour un coût quasi nul. Tiers de confiance habilité : les documents peuvent être confiés à des tiers de confiance certifiant l'authenticité. Fiabilité : la signature manuscrite n'est pas réputée infaillible (imitation, évolution de l écriture ). Même si dans les faits, les cas de litiges sont peu nombreux. Coût tiers de confiance : l'usage de tiers de confiance ne peut être systématique (coût, difficulté de mise en place). Fiabilité accrue : par le déplacement physique de la personne pour déposer, signer les documents en cas de risque élevé d'usurpation d'identité ou suivant les enjeux. Electronique Fiabilité : la signature électronique couplée à des autorités de certification offre un très bon niveau de certification / authentification des documents. Reconnaissance juridique : la signature électronique est juridiquement équivalente à la signature manuscrite. Fiabilité limitée : la signature électronique simple (hors classe 3, voir explication plus loin), dans le cas d'une «relation à distance» comme sur Internet, n'évite pas le risque d'usurpation d'identité. Complexité : la mise en place d'une signature électronique à l aide d'un certificat implique parfois une gestion lourde (émission, réémission des certificats). Limitation juridique : en dehors d une copie dite conforme déposée par exemple chez un notaire, un document numérisé (même signé numériquement) ne peut se prévaloir du statut de copie numérique et non d'original. Fiabilité accrue : l usage de la voix comme empreinte authentifiante peut être un complément à une signature électronique simple. Fiabilité accrue : usage de la reconnaissance faciale comme complément à une signature électronique simple. Fiabilité accrue : usage de technique biométrique perfectionnée. La plus simple, la plus répandue et la plus ancienne est la signature manuscrite. Et la signature manuscrite, elle fait foi! Combien de fois avez-vous entendu cette petite phrase qui sacralise le paraphe manuscrit? C est en nous plongeant dans l usage de la signature électronique et en faisant le parallèle avec celle manuscrite que nous nous sommes aperçus que, certes elle fait foi juridiquement, car il y a beaucoup de existent autour des testaments contestés du fait d une écriture différente de celle du moment. Votre notaire vous le dira, si vous faites un testament olo- que votre écriture et votre signature restent en accord avec le moment présent. 11

9 - A part cela, il existe, comme évoqué ci-dessus, tout un arsenal d outils pour ciers ou juridiques, les risques et les moyens que vous souhaitez mettre à disposition, c est à vous de choisir. La biométrie bien de la bonne personne ; seulement voilà, lorsque l on parle d une lecture d empreinte digitale ou rétinienne, il faut mettre en place un ensemble d outils (Business To Consumers). En revanche, l usage de l empreinte vocale 1b, même si elle n est pas répu- téléphonie, un déploiement à peu de frais. Elle peut alors jouer un rôle de complément à l usage d un mot de passe délivré à une personne via un courrier avec AR (Accusé de Réception) par exemple. Un autre mode, complémentaire, est en train de faire son apparition dans le grand public. Il s agit de la reconnaissance d un individu par son visage ou «reconnaissance faciale 2». Il y a une dizaine d années, ce procédé a été vu à l œuvre sur des contrôles d accès à des laboratoires de R&D ultra sécurisés. Il s est ensuite répandu au niveau de certains aéroports internationaux (comparaison entre votre photo et le visage réel), puis lors de passage de douane (détection d individus 1b Reconaissance vocale : 2 Reconnaissance faciale : 12

10 rant par l intermédiaire des webcams, désormais intégrées dans la plupart des ordinateurs et couplées à des logiciels tels que «FastAccess 3». Ce deux individus différents et la robustesse à reconnaître un même individu nête pour les versions grand public. On peut donc tout à fait envisager son usage en complément du classique mot de passe. Dans le cas de la signature électronique (voir chapitre «Signer les documents» et «Annexes»), la peut être délicate. Tout -. Cette dernière doit vous égaré par exemple. C est là que cela se complique, car il faut d une part pouvoir stocker les. Si ce dernier est une personne physique faisant sa demande à distance, il doit potentiellement aussi prouver son identité. Soit par un login, mot de passe qu on aura pris soin de lui communiquer en s assurant de son identité courrier en AR par exemple, soit en saisissant un certain nombre d informations que lui seul peut connaître. Par exemple, - donnions à partir de notre avis d imposition. Cela lui permettait de garantir de D autres méthodes sont possibles qui, suivant leur degré de sécurité, s ap- Classe 1 : adresse requise du demandeur, Classe 2 : preuve de l identité requise (photocopie de carte d identité, par exemple), Classe 3 : preuve de l identité + présentation physique du demandeur obligatoire pour l obtenir, Classe 3+ support physique extérieur : clé USB à puce, ou carte à puce ; exit donc les de Commerce de Paris aux entreprises). 3 FastAccess : 13

11 Suivant le triptyque éculé, vos enjeux métier, vos risques et les moyens à votre disposition devront vous diriger vers le bon choix d implémentation. Antériorité Il s agit de dire avec certitude qu un document est antérieur ou postérieur Format Forces Faiblesses / Risques Contre-mesures Papier Couverture par des processus humains : usage d accusé de réception de la Poste, de retour par courrier (accusé de réception fonctionnel) et d horodatage par tampon sur papier. Tiers de confiance habilité : déposé chez un tiers habilité, l'antériorité devient juridiquement valable. Lourdeur des processus : prises en charge longues et lourdes. Risque humain : risque d'oubli, d'erreur, de malveillance. Fiabilité : dans l'absolu, l'antériorité sur format papier n'est pas nécessairement aisée à établir. Coût du tiers de confiance : le recours à un tiers de confiance systématique est lourd et pas toujours possible. Limiter le risque humain & fiabilité accrue : faire enregistrer les documents qui le nécessitent auprès d'un tiers de confiance (ex. notaire) habilité. L antidatage : reste fréquent. Electronique Tiers de confiance habilité : tiers horodateur permet de garantir la date d'archivage (prise en compte) d'un document. Réappropriation contractuelle, transfert : contractuellement, prévoir une clause de réappropriation des «horodatages» ou la possibilité de les transmettre à un autre tiers le cas échéant. Intégrité : l horodatage peut participer à la garantie d intégrité d un document archivé (voir Chapitre «Intégrité des documents»). Incompatibilité de formats : (voir chapitre «Transfert vers un tiers archiveur»). Tiers de confiance membre de la FNTC : s appuyer sur des tiers membres de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance). Un tiers horodateur, extérieur et indépendant de l organisme archivant, membre par exemple de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Par un de ces membres, cet horodatage garantira, tout d abord, la date et 14

12 d un document par rapport à un autre. Ensuite, il participera à assurer l intégrité des documents (voir les chapitres «Intégrité des documents», «Signer les documents» et «Annexe») car la délivrance d un jeton d horodatage permet de sceller les documents. il garantira une exactitude car les horloges de référence utilisées sont Fonction technique de l autorité d horodatage et de la contremarque de temps Dans ce chapitre, nous ne pouvions éviter une description précise et pointue de autorité d horodatage 4. Source FNTC 5 : «tiers horodateur» 4 Horodatage : 5 FNTC : 15

13 Source : INPI (Institut Nationale de la Propriété Industrielle) 6 «INPI - - -, «6 Enveloppe Soleau, INPI : 16

14 Résistance au temps Une fois que les documents sont archivés, il va falloir les conserver et ceci pour des durées variables et parfois très longues. De ce fait, trois enjeux très long terme. Intégrité des documents : Nous parlerons ici de pérennité des supports physiques d archivage et de leurs conditions de stockage. Par ailleurs, nous verrons que pour les formats numériques, la signature électronique est un pilier pour garantir leur intégrité dans la durée. Pérennité des formats : Il s agira d évoquer les choix de formats de stockage des archives (numériques) autorisant leur lecture ou leur retranscription. Nous traiterons ainsi de l obsolescence des formats, de leur interopérabilité et de la manière d assurer leur pérennité via l usage de formats standards et ouverts. Transfert vers un tiers archiveur : Ou la capacité à transférer (voire à se réapproprier) ses propres archives. Nous reviendrons brièvement sur les notions de format standard et la notion de tiers archiveur au travers des normes AFNOR. Intégrité des documents L intégrité c est l état d un tout, d une chose qui est dans son entier. Garantir l intégrité d un document c est alors garantir qu aucune altération ou destruction volontaire ou accidentelle ne devrait venir les dégrader. Que l on soit sous format papier ou électronique, il est important de pouvoir garantir l intégrité des documents durant tout le temps de leur conservation, c est-à-dire sur 5, 10, 15 voire 100 ans. Mais 100 ans, est-ce réaliste? Faisons ici un aparté sur la conservation d un document sur 100 ans, en prenant l exemple d un contrat d assurance vie : imaginons que M. X souscrive à 20 ans et qu il vive jusqu à 90 ans. Nous sommes déjà à 70 ans de conservation du contrat ; sans descendance déclarée après son décès il y a potentiellement la prescription de 30 ans, période pendant laquelle l assureur doit conserver le contrat s il n a pas années, on parle de contrat en déshérence 7. Alors , le compte y est. 7 Contrats d assurance vie en déshérence : 17

15 Format Forces Faiblesses / Risques Contre-mesures Papier Intégrité et longévité : stocker dans de bonnes conditions hygrométriques, à l'abri de la lumière dans des locaux surveillés ; le papier a fait ses preuves. Sauvegarde : on peut mettre en place des sites distants de stockage de copies d'archive Sinistres : les incendies, les inondations, les rongeurs, les vols, les destructions volontaires. Pérennité encres papier : les encres papier sur les facturettes sont peu résistantes à la lumière et s'estompent parfois très vite. Le risque est limité de 2 à 5 ans mais plus délicat sur du long terme. Pérennité encres photos 8 : pour les photos et les films des limitations existent sur le long terme. Fiabilité synchronisation : les sites distants de copies d'archives papier n'ont pas de système de synchronisation sans faille de fiabilité. Limitation juridique : les sites de copies ne sont que des sites de copies => juridiquement limitées en termes de reconnaissance. Tiers archiveurs conforme à l AFNOR NF Z : locaux spécialisés (à l'abri de la lumière et dans de bonnes conditions hygrométriques), surveillés. Plan et site de repli pour déplacer les archives originales. Electronique Intégrité : les algorithmes de signature / chiffrement permettent de garantir l'intégrité des données. Intégrité : il existe des supports physiques intègres de type WORM (Write Once Read Many). Hacking (sécurité) : les clés des algorithmes de signature seront à un moment donné facilement «hackables». Dégradation des supports physiques : les supports de type disque optique en polymère s'altèrent dans le temps. Dans le cas des CD-R et DVD-R (version grand public ou professionnelle, indépendamment des marques), les processus chimiques et le vieillissement qui leur sont associés sont mal maitrisés! La qualité de la conservation fluctue. Sinistres : les incendies, les inondations, les vols, Sécurité accrue : algorithmes de signature mis à jour quand le risque d intégrité n est plus couvert. Contrôle des supports : avoir la possibilité de relire les médias périodiquement avec procédure de contrôle et régénération si nécessaire. Changement de supports : avoir une capacité à copier / dupliquer rapidement numériquement vers d'autres supports intègres. La fréquence est variable suivant les supports. Une relecture tous les 5 ans avec possibilité de copie vers un nouveau support est recommandée pour les supports de type DVD-R standard ou professionnel. Besoin d infrastructure immobilière : les supports numériques ont aussi besoin de bonnes conditions de conservation : température, lumière, humidité. Multiplication des supports / sites : pour la réplication informatique. Tiers archiveurs conformes à la norme AFNOR NF Z : locaux spécialisés (à l'abri de la lumière et dans de bonnes conditions hygrométriques), surveillés 8 Longévité tirage photos : 18

16 WORM so what? Garantir que l on va pouvoir conserver des documents sur le long terme ne s improvise pas. L archivage papier tout comme l archivage électronique doit suivre des normes et être. Pour l archivage papier nous parlons de la norme AFNOR NF Z et pour l archivage électronique de la norme AFNOR NF Z En ce qui concerne l archivage électronique, garantir l intégrité des données repose sur le concept de sauvegarde sur un support de type WORM (Write Once Read Many). Il y a les WORM non réinscriptibles : disques optiques numériques, CD-R, DVD-R et WORM réinscriptibles : bandes magnétiques avec un lecteur / enregistreur bloqué pour empêcher les mises à jour (disques magnétiques, SAN et NAS également bloqués). La seconde catégorie est depuis peu considérée comme recevable par la norme NF Z Ce qui nous intéresse ici, c est la première catégorie, car très massivement utilisée pour l archivage jusqu à aujourd hui. Je vais parler ici en tant qu ancien physicien. De mes cours de chimie, j ai retenu qu un polymère (matière dont les CD sont constitués) n est pas stable dans le temps et qu il se dégrade. Je me souviens alors avoir tremblé pour ma collection de CD naissante, que je devrais renouveler, pensais-je à l époque, toutes les «xx» années, ne sachant pas très bien quoi mettre derrière le «xx». Pourtant, 30 ans plus tard, je réécoute les valses de Chopin sur un enregistrement de 1979 de Claudio Arrau-Philips sur un CD pressé par Philips en 1980 et tout se passe à merveille. C est mon plus vieux CD! Depuis Philips a revendu tout son catalogue en même temps qu il se mettait genres avec ce type de matériel. Mais quelle fut ma surprise quand 2 ans plus tard, je constatai que certaines de mes gravures s étaient altérées m offrant restitution sonore de haut vol. Non je ne citerai pas de marques! Mais, on pourrait penser qu un graveur de salon n a rien à voir avec un graveur professionnel pour de l archivage d autant plus que la qualité des supports est primordiale pour assurer une bonne gravure. Théoriquement peut être, mais en pratique laissez-nous vous révéler les résultats d études que l INA (Institut National des Archives) a initiées sur ses propres archives sonores (archives gravées sur des supports CD-R). 9 Norme AFNOR NF Z : 10 Norme AFNOR NF Z : 19

17 LNE Concernant les CD-R ou DVD-R gravés, les recommandations du LNE (GIS-DON) sont alors de faire plusieurs copies à vitesse modérée, les conserver à l abri de la lumière dans un lieu à faible variation de température et tous les 5 ans, faire des relectures-copies vers d autres supports. Note : 11 LNE, étude vieillissement des données numériques : journee-information/presentations/3-gis-don-vieillissement-naturel-accelere-don.pdf 12 LNE, étude vieillissement des données numériques : conservation-donnees-numeriques-gis-don.asp 20

18 Note : La BnF (Bibliothèque nationale de France) a lancé une étude 13 sur le vieillissement des CD pressés es résultats tendent à montrer, que jusqu à présent, il y a une bonne conservation générale de ces supports pressés enjeu consistant à faire des copies vers d autres - 13 Les résultats étude BnF : 21

19 Signer les documents Suivant les cas d usage la signature électronique peut être au cœur de l archivage dématérialisé, nous ne voulons pas ici faire un exposé dessus, ils sont légions sur le web (+ voir Chapitre «Annexes»), mais certains aspects relatifs sont primordiaux. Attaquer un entrepôt d archivage de données physiques, ce n est pas franchement ce qui excite un braqueur, mais attaquer un entrepôt d archivage de données électroniques, curieusement ça attire plus de monde. Nous ne personne n ait, à un instant donné, pu se procurer les données archivées sur un CD ou sur n importe quel autre support. Aujourd hui et à court voire moyen terme (entre 5 et 10 ans), les algorithmes de signature électronique devraient résister aux hackers. Mais à plus long terme, il est certain, sans toutefois savoir précisément quand, que les signatures seront «craquables» et pour éviter la même déconvenue des cartes bancaires françaises - voir l histoire de Serge Humpich que nous rapportons plus bas - il sera nécessaire de mettre régulièrement à jour les algorithmes de ces mêmes signatures. Mais comment faire si l on ne veut pas toucher aux documents archivés? L archiveur ayant la responsabilité du stockage des documents et de leur rajouter sur le modèle des poupées russes 14, une nouvelle enveloppe encapsulant les documents et la signer lui-même sur la base des standards les plus performants du moment. Il entourera ainsi la précédente enve- - est sollicité pour cette opération de maintenance. Le principe est simple - Pour donner une image dans le monde physique, tout se passe comme si l archiveur ne pouvant garantir la sécurité d un coffre fort, parce que la clé est facilement imitable ou parce que les parois sont dans un maté- décide de le placer dans son propre coffre fort plus résistant. Il renouvelle ensuite l opération à chaque fois que nécessaire en plaçant le coffre fort précédent dans un nouveau plus résistant. A chaque itération un huissier assiste à l opération et valide l heure et le jour de ladite opération. 14 Principe des enveloppes en mode poupées russes, Cryptolog : web/display/fr/perennity+-+features+-+cryptographic+archiving 22

20 Les archiveurs papier Les archiveurs papier sont légions, spécialisés dans la conservation longue durée, ils ont un savoir faire indiscutable et reconnu par AFNOR NF Z Source : Iron Mountain Une garantissent 15 marque-nf.com/download/produits/fr/nf342.pdf 16 Archivage pour le compte de Swiss Life, Iron Mountain : resource/casestudies/swiss-life-case-study.pdf 23

21 Et pourtant les archiveurs papier ne sont pas à l abri de déconvenues. Un collègue, sur un projet, nous raconte qu il a croisé durant sa longue expérience de la «démat» comme il dit, un archiveur, dont il a tu le nom, à qui la mésaventure d un bloc de béton tombant lamentablement sur un de ses partie fut totalement perdue. Pérennité des formats Il s agit de savoir lire ou retranscrire un format d archive dans la durée. Sur papier, il fait peu de doute que dans 100 ans on saura relire le contrat d assurance vie souscrit auprès de la «Super Mondiale des Assurances». En revanche, sous un format électronique l enjeu est tout autre. Qui nous dit que le contrat rédigé sous le format Word 2003 sera lisible en 2053? Et le lecteur de CD capable de lire l archive sera-t-il toujours maintenu par un fabricant en 2053? On voit clairement ici l enjeu de la pérennité des supports physiques et des formats numériques (voir Histoire de l INA chapitre «Intégrité des documents») sur le long terme. Sur le court et moyen terme (< 10 ans), les enjeux sont moins critiques, d autant plus si l on est vigilant (voir notre tableau de synthèse en page suivante). S appuyer sur des formats standards, ouverts est probablement le meilleur moyen de pérenniser ses archives car de cette manière elles resteront lisibles et compréhensibles, le format étant public donc connu de n importe quel acteur d une chaîne d archivage, maintenant et plus tard. On pourrait ainsi parler de formats «boîte blanche». Il faut toutefois garder à l esprit que les transferts vers d autres supports et / ou formats à un moment est possible, voire nécessaire, soit parce que les lecteurs d archives («appareils» électroniques ou informatiques), tendront à devenir obsolètes soit parce que le format aura subi des amé- documents n ont pas été signés par un tiers tel qu un client. Dans ce cas seul un des années plus tard. Limiter le nombre de supports et formats à archiver permet aussi d assurer une meilleure pérennité. En revanche, choisir un format adapté au type de contenu et éventuellement à son métier (voir Histoire ci-après) est incontournable. 24

22 Format Forces Faiblesses / Risques Contre-mesures Papier Pérennité à long terme : bien au-delà d'une échelle de temps humaine, on saura facilement lire le langage sur papier. N/A N/A Electronique Pérennité à moyen terme : sur le court et moyen terme (< 10 ans) pas de dette technique Désuétude des formats : format propriétaire, format qui tombe en désuétude au fil des ans et finalement n'est plus supporté. Pérennité des formats accrue : s'appuyer sur des standards ouverts éventuellement en lien avec son métier : ex. PDF, GIF, TIFF, XML, STEP Multiplicité des formats : à supporter les années passant. Obsolescence des lecteurs : lecteurs obsolètes et plus supportés voire irréparables. Conséquence, les supports physiques ne sont plus lisibles. Réduction de la multiplicité : en limitant le nombre de formats archivés. Réduction de l obsolescence : sur le long terme (> 10 ans) ne pas rejeter l idée de s appuyer sur un archivage papier. Réduction de l obsolescence : voir Contre-mesures «Intégrité des documents». Réduction de l obsolescence : migrer à intervalle de temps régulier vers des formats plus pérennes. terme (> 10 ans) et si vous le pouvez, rien ne vous interdit de vous rabattre Deux formats sont considérés comme peu risqués pour un archivage de longue durée : il s agit des formats PDF et XML. Dans un souci d interopérabilité entre les opérateurs de la GED et les archiveurs, le format PDF/A-1 17 a de la diffusion et des échanges de documents aux formats électroniques. Il a été massivement adopté par l ensemble des opérateurs publics ou privés. Le langage XML est lui particulièrement bien adapté à l archivage de documents au format texte car : XML est un standard ouvert, gratuit, libre de droits, XML est au format texte, donc très facilement lisible et compréhensible, Un document XML est auto-descriptif : il contient la structure et les données elles-mêmes, XML est un métalangage, il est extensible, XML a une structure en arbre permettant de modéliser tout type de structures complexes. 17 PDF/A-1 : 25

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