COMPTE-RENDU de la REUNION du COMITE DIRECTEUR du 11 SEPTEMBRE 2009 à 20H30

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1 COMPTE-RENDU de la REUNION du COMITE DIRECTEUR du 11 SEPTEMBRE 2009 à 20H30 Étaient présents : Excusé : Ordre du jour : Catherine CHARTON Denis DEVILLERS Manuel FERNANDES Sébastien JACOPE Jean-Marc LAMY Véronique LAMY Karine METAYER Armand PATTEIN Jean Louis PAYEN Claude BERNARDIN Hervé COEUILLE 1 Approbation du dernier compte rendu 2 Démission d'hervé et cooptation de Jean Louis 3 Opération été 2009 à ORGEVAL 4 Forum des associations 5 La rentrée Achat et entretien du matériel club 7 Hockey subaquatique : budget prévisionnel 8 Secrétariat 9 Commission technique 10 Animation 11 Questions diverses : règlement intérieur, site Internet, future présidence, 1. Approbation du compte rendu de la réunion du Le point 7 de ce compte rendu sur les remboursements de frais et les prises en charge de formation est ré-abordé. Manu nous fera un chiffrage d'une formation MF1 afin de revoir lors d'une prochaine réunion la prise en charge éventuelle du club. Le compte rendu est adopté. 2. Démission cooptation : Hervé COEUILLE a informé le comité directeur de son intention de démissionner de son poste de trésorier du club et de quitter le comité directeur. Il fera parvenir une lettre de démission au président. Jean Louis PAYEN, adhérent depuis 1996, comptable de formation, postule au remplacement d Hervé. Selon les statuts du club, le comité directeur coopte Jean Louis à l unanimité. Armand, Catherine, Claude, Jean Marc et Sébastien ayant été élu ou ré-élu lors de l assemblée générale 2008 pour 4 ans (voir P.V. du 24 janvier 2009), ils occupent les sièges 1 à 5 et seront donc sortant à l AG élective En conséquence, Véronique (élue AG 2005), Hervé et Manu (élus AG 2006), Denis et Karine (élus AG 2007) seront sortants à l AG élective de Le système d élection du bureau pour 4 ans renouvelable par moitié tous les 2 ans sera ainsi initialisé. Donc, Jean Louis qui remplace Hervé dans son siège et dans sa fonction occupera le siège N 7 et se présentera aux suffrages des adhérents à l AG Opération ORGEVAL été 2009.Cette animation s est déroulée tous les lundi du 6 juillet 2009 au 24 août 2009 soit 8 journées. Trois clubs se sont associés pour mener à bien cette action : Europe Club, HGC et Archimède Club. L'organisation s'est déroulée sans aucun problème, tous les clubs ont mis en commun du matériel, celui ci a été entreposé dans les locaux d'archimède Club tout au long de l'opération, Archimède se chargeant également du gonflage des bouteilles.

2 La ville de Reims avait mis à disposition tous les lundis un véhicule et un chauffeur pour transporter le matériel en début de séance et en fin de séance. Un grand nombre de baptêmes a été réalisé (jusqu à 20 par jour). Le responsable de la piscine, Fabrice SEDILLOT a exprimé sa complète satisfaction et demande aux responsables municipaux de l opération de mettre sur pied un pot de remerciement, courant octobre, à destination de tous les encadrants qui ont donné de leur temps pendant cette période de vacances..claude remercie tous les participants. Plus particulièrement, pour leur présence à chacune des séances de l été, Catherine qui s'est engagée sur l activité apnée en l assurant parfois seule et Armand qui a coordonné toute l organisation des trois clubs. 4. Forum des associations les 10 et 11 octobre 2009 Le forum des associations se déroulera les 10 et 11 octobre La ville n'a pas encore envoyé les papiers à Claude. Manu nous procure un écran plasma. Prévoir des vidéos et des photos. Quelques informations seront mises en sandwich. Manu s'occupera du montage. Claude se charge du power point informatif sur le club, -Sébastien pour le hockey, - Alain Bzowsky sera sollicité pour des photos, - Catherine pour l'apnée. On attend la rentrée pour lancer un appel au peuple pour tenir le stand. Claude fera les triptyques à distribuer pendant le forum. Apparemment cette année notre stand ne sera pas installé au même endroit que d'habitude, Claude a toujours le matériel d'installation et Yves RONCALLO nous fournira les certificats d'ignifugation. 5. Rentrée 2009 La rentrée officielle des anciens est fixée au 1er octobre 2009, la piscine nous sera ouverte à partir du 28 septembre La rentrée des nouveaux adhérents aura lieu le 8 octobre Sébastien demande si quelqu'un pourra être présent à 20 H avec les cartes d'entrée piscine pour qu'il puisse entrer avec ses joueurs. Véronique sera présente. - Claude a eu des contacts pour inscrire des enfants à partir de 12 ans car l'office des Sports a noté cette information dans sa plaquette de présentation des clubs. - Jean-Marc va en parler à Michel Guérin qui éventuellement serait prêt à s'occuper d'un groupe enfants Coquille sur la nouvelle fiche d'inscription la catégorie invité n'a pas été augmentée, il est acté que l'inscription invité correspond à la cotisation d'un premier adhérent soit 130 moins la licence et on voit pour l'arrondi. Pour cette année il est décidé de la laisser à 85 comme indiqué sur le courrier de la rentrée. En ce qui concerne le tarif pour les adhérents à partir de la rentrée de janvier, il est rappelé que l abattement de cotisation ne concerne que les nouveaux adhérents qui n ont jamais été inscrits au club auparavant. L abattement pratiqué découle du calcul suivant : (Montant total de l inscription du 1 er adhérent au tarif de la saison en cours coût de la visite médicale coût de la licence arrondi à la cinquaine supérieure) / 3 (ceci correspondant au tiers de la cotisation des neuf mois d'utilisation de la piscine). Soit pour : abattement = ( ) / 3 = 68/3 = 22,66 arrondis à 23. Donc le montant de l inscription réclamé après le 1 er janvier 2010 sera de = 107. Le comité directeur décide à l'unanimité d'arrondir cette cotisation à 100.

3 6. Achat et entretien du matériel. Manu rappelle qu un certificat de qualité de l'air doit être affiché dans la station de gonflage! Claude s'engage à en faire la demande au responsable du Nautilud. Manu fournira à Claude l'article qui fait référence à cette obligation d'affichage au sein du club afin d en faire référence dans la demande adressé à M. CANONNE. Dans le cadre de la ré-épreuve de nos bouteilles tampons, il nous faut les caractéristiques des compresseurs pour le tarage des soupapes. Claude souhaite faire une demande précise. Manu fournira un listing des paramètres à connaître avant que Claude n adresse la demande à M. CANONNE. Il faudra prévenir M. CANONNE que nous allons modifier la station de gonflage. Manu signale que nous avons une fuite au filtre principal suite à un arrêt du compresseur pendant les vacances. Manu demande également si on peut aplanir la butte devant l'entrée du local, Claude en parlera à M Canonne Manu nous remet un tableau avec le tarif pour la ré-épreuve des tampons, trois sociétés sont en lice avec des tarifs très différents. S ajoute l'achat de 5 soupapes à environ 100/150 pièce. Soit un budget global d'environ La société HASS est retenue. Manu présente les devis pour l'achat de matériel, le vieux campeur est le moins cher. Le montant est d'environ entériné par le comité directeur lors d'une précédente réunion. Armand présente un devis pour un marquage des bouteilles par numéro: le coût serait de 61, une facture de 41,60 pour l'achat de bacs, la réparation des gilets stabilisateurs s'élève à environ 30 pièce, une huitaine de stabs sont en réparation. D autres suivront quand celles en réparation seront revenues. Il faudra remonter des fonds de réserve. L'exercice prochain risque d être déficitaire. Et il est donc impératif que l exercice suivant ne le soit pas car la municipalité sous-tend ses subventions à des exercices comptables équilibrés. Remise en place cette année de la désinfection des détendeurs. Manu propose lors de la réunion d'encadrement de sensibiliser tous les encadrants à l'utilisation correcte du matériel afin d'assurer la durée de vie de celui-ci.. 7. Section HOCKEY : Sébastien rappelle que le remboursement de la formation de Jacques Braquet est toujours en suspend. Véronique renvoie un mail à Jacques pour être sûre qu'il s'engage à encadrer afin de bénéficier du remboursement. Claude donne l aval à Jean Louis pour le remboursement. Sébastien présente un budget prévisionnel d'un montant de 4 351,90. La saison passée ( ) les dépenses de la section Hockey s élevaient à environ et à près de lors de la saison Claude explique que le budget hockey ne pourra pas être en augmentation constante. Si des limitations devaient intervenir, les frais inhérents aux compétitions seraient supportés, mais il faudrait alors diminuer le nombre de tournois amicaux ou leur prise en charge. Le comité directeur ne prend pas de position pour l'instant, le budget prévisionnel du club n'est pas encore fait. Jean Louis y travaille. 8. Secrétariat : Véronique informe que l'envoi des fiches d'inscription avec demande de retour par Internet ne fonctionnent pas très bien, peu de retour et surtout envoi des fiches d'inscription mais pas des règlements, donc une perte de temps et des manipulations supplémentaires. Claude va renvoyer un mail d'explication demandant de privilégier le retour papier.

4 Véronique demande comment conserver les cautions de carte d'entrée piscine, jusqu alors les cautions étaient conservées à son domicile, la somme représentée est importante et une possibilité de cambriolage n'est pas à négliger. Jean Louis propose de conserver les cautions en banque, il est possible apparemment de procéder ainsi sans être obligé de les inscrire sur les comptes et ce de manière légale. 9. Commission technique : Jean-Marc demande si le club ne pourrait pas prendre l'assurance loisir top pour les encadrants au lieu de loisir seul. Claude propose, lui, de prendre plutôt la loisir 3 qui d'après lui offre une meilleure garantie en cas de problème alors que la loisir top couvre plutôt les voyages. Les encadrants seront consultés lors de la réunion du 17/09. Jean-Marc demande un petit budget pour la sortie encadrants dans la limite du raisonnable. 10. Commission animation : Denis propose de reculer le pot d'accueil d'une semaine soit le 15 octobre afin que les nouveaux soient déjà dans un groupe et un peu mieux intégrés. La soirée Beaujolais nouveau est prévue le 19 novembre 2009 La soirée Galette des rois sera aux alentours de la deuxième semaine de janvier. Denis demande de voir avec le GASM pour le problème de chauffage des locaux du club house. Il serait plus confortable d'avoir du chauffage pour que les cours soient donnés dans de meilleures conditions. Claude verra le président lors de la réunion CODEP du 21 septembre. 11. Question diverses : Site Internet du club : Tous les membres du comité directeur souhaitent que le site soit plus attractif et vivant.. Manu informe qu'il a un contact qui pourrait s'occuper de mettre en place un site Internet pour pas cher (environ de l'ordre de 5 par mois voire moins si on accepte de la publicité sur le site), de plus ce site serait facile d'utilisation. Il demande à Claude sous qu'elle forme fonctionne le site actuel. Claude n est pas réticent à la rénovation du site. Il rappelle simplement : d une part, - qu il n est pas prêt à engager le club à la hauteur de 1500 (devis présenté lors d une réunion précédente) pour la réalisation d un nouveau site d autre part - qu un site Internet est public et accessible à tout un chacun. Un site Internet est donc une image publique du club, de ses adhérents et de la politique du club. Ce qui s y publie, la diffusion des informations, le ton des propos, les mots, les images etc engagent la déontologie et la responsabilité civile, morale voire pénale du président. Donc en tout état de cause, l administration du site, ou pour le moins la validation des pages qui sont publiées sur le site du club doit rester sous contrôle du président. Il s agit donc, avant de se relancer sur la réalisation d un nouveau site de s assurer que le mode de gestion

5 permettra à des adhérents de créer des pages à distance sans possibilité de publication sur le site hors du contrôle du président. Manu fournira des informations à Claude à ce sujet. Claude, Jean-Louis et Hervé se sont rencontrés la veille de la réunion pour la passation de pouvoir, ils se rendront à la banque la semaine prochaine. Jean-Louis étudiera les comptes dès qu'il aura installé le logiciel money, ce qui sera fait prochainement. La date de l'assemblée Générale pourrait être le 5 décembre. Claude doit voir avec son calendrier professionnel. Jean-Marc lui signale qu'il n'a lui que ce samedi là de libre dans son calendrier professionnel et Véronique signale qu'à partir de janvier elle risque de retravailler les week-end et ne sait pas d'avance combien de samedi libre elle aura. Une erreur s est glissée dans les fiches d inscription de la saison Le règlement intérieur qui figure au dos de la fiche d inscription n est pas le bon. Il s agit d un projet qui n a jamais été entériné par une A.G. Il sera nécessaire de le rediscuter en préparation de l AG 2009 pour le soumettre à une nouvelle approbation des adhérents.. Présidence future : Claude évoque la candidature à ce poste exprimée par Armand et fait part aux membres du comité directeur de la réflexion de Jean Marc également au sujet de son éventuelle candidature. La prochaine assemblée n étant pas élective, il n y aura pas de nouveau membre dans le comité directeur. Donc le président à venir est parmi les membres actuels sous réserve d une démission de l un d eux qui interviendrait avant la prochaine assemblée (ce qui ne semble pas être d actualité). Claude exprime son souhait de voir une discussion s installer pour peser la meilleure solution pour le club et la proposer à nos adhérents lors de l A.G. Ceci préviendra toute déception et toute rancœur possible de l un ou l autre candidat. 00H30 - Fin de la réunion Véronique LAMY, secrétaire Claude BERNARDIN, président.

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