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1 advantage BUSINESS advantage IBS BENELUX ÉTÉ 2007 Passez de dix serveurs à trois EFFICACITÉ ACCRUE FACTURES ÉLECTRONIQUES PLANIFICATION OPTIMISÉE GESTION STRATÉGIQUE DES STOCKS PRISE DE DÉCISION ACCÉLÉRÉE REPORTING GRÂCE À IBS

2 EDITORIAL SOMMAIRE IBS Benelux : plus qu'une union Le 1er janvier dernier, IBS clôtura une année fructueuse aux Pays- Bas et en Belgique. Une année durant laquelle elle gagna plus de quarante nouveaux clients issus des segments les plus divers. Mais aussi, une année durant laquelle les deux pays ont été regroupés sous une seule identité. La formation d'ibs Benelux est la conséquence logique de la stratégie internationale introduite en 2006 sous l'impulsion d'erik Heilborn, PDG, et visant à continuer à façonner IBS. Cette nouvelle organisation constitue un pas supplémentaire vers notre objectif. Avec ses solutions logicielles, matérielles et ses services, IBS s'est forgé une position unique dont nos clients perçoivent les bénéfices au quotidien. Et nous poursuivons dans cette voie. L'apport de valeur ajoutée et la compréhension de nos clients comptent parmi nos priorités. Dans ce nouveau numéro de Business Advantage, nous vous présentons quelques initiatives réussies de collègues-entrepreneurs. Nous sommes honorés de la confiance que nous témoignent nos clients en nous confiant leurs processus d'entreprise critiques. IBS Benelux veillera à composer les meilleures équipes pour vous aider à installer et à implémenter de nouvelles solutions, non plus au niveau de chaque pays séparément, mais dans l'ensemble du Benelux. Nous formons désormais une entreprise de plus de 350 collaborateurs, composée de trois divisions organisationnelles (Enterprise, Best Of Breed et Technology & Services) et de trois sites géographiques (Nieuwegein, Sint-Martens Latem et Zaventem). Mais ce qui vous intéresse vous, c'est bien sûr de savoir si cette nouvelle structure modifie votre relation avec IBS. La réponse est oui. Nous voulons vous convaincre qu'en optant pour IBS, vous avez fait le bon choix, pour aujourd'hui et pour demain. Qu'IBS tient ses promesses. Que vous pouvez vous en remettre entièrement à notre expertise. Gardant à l'esprit l'adage software doesn't build relationships, people do, nous sommes déterminés à choyer la relation qui nous unit à vous et à la renforcer encore davantage. Pour l'heure, nous vous souhaitons une agréable lecture. Nous serions également heureux de vous rencontrer à l'un de nos forums clients pour connaître votre point de vue sur notre relation. 4 Gestion de crédit La numérisation des factures représente un important gain d efficacité. Rares sont pourtant les entreprises qui ont recours à cette technique. 7 La raison a fini par l emporter Interpolis Pensioenen utilise EMIS, le logiciel de gestion des RH et des salaires d IBS. 8 Gestion stratégique des stocks Innova Packaging Systems était à la recherche d un nouveau logiciel pour planifier de manière optimale son administration, sa logistique et sa production. 10 Passez de dix serveurs à trois La virtualisation offre d énormes avantages. L exemple du fabricant d imprimantes Mutoh les illustre à merveille. 13 Prise de décision accélérée TVH, le spécialiste des chariots élévateurs, standardise sa comptabilité. 14 La librairie numérique L éditeur NDC/VBK évolue grâce au soutien d IBS Integrator. 16 Facturation chez Renault Le fabricant automobile Renault voulait introduire un système de facturation électronique. IBS l y a aidé Jos Vanhoutte et Harrie Gooskens MANAGING DIRECTORS IBS BENELUX ÉDITEUR : IBS Benelux, postbus 500, 3430 AM Nieuwegein Téléphone COMITÉ DE RÉDACTION : Karin Kuster, Dieter Roman, Roel van Zon RÉDACTEUR EN CHEF : Hans Kops CORRECTEUR : Bert Bukman COLLABORATEURS RÉDACTIONNELS : Dries van Damme, Désirée van der Jagt, Hans Kops, Sofie Peeters MISE EN PAGES : Sok visueel management IMPRESSION : Drukkerij VD, Sint-Niklaas PHOTO DE COUVERTURE : Thomas Donker 2 BUSINESS ADVANTAGE ÉTÉ 2007

3 EN BREF JUMBO, DAG, KNMP ET ETNA MISENT SUR IBS Le nouveau quotidien gratuit DAG, une initiative conjointe de KPN et de l éditeur PCM, a opté pour IBS. PCM travaillait déjà depuis quelque temps avec des logiciels d'ibs, ce qui a considérablement facilité l implémentation chez DAG. Celle-ci doit permettre au quotidien d atteindre ses objectifs de croissance, fixés à un tirage global de exemplaires à terme. La chaîne de supermarchés Jumbo, qui a récemment étendu son réseau en passant à cent points de vente sur l ensemble des Pays-Bas, a également renouvelé sa confiance en IBS après une reconsidération. KNMP, l association sectorielle néerlandaise des pharmaciens, s est quant à elle décidée pour le logiciel de gestion des RH et des salaires d IBS en raison de la flexibilité et des multiples possibilités offertes par le système. Etna Vending Technologies, un fabricant de distributeurs automatiques de boissons pour usage professionnel et domestique, a également adopté le logiciel d IBS. ADMINISTRATION ACCÉLÉ- RÉE POUR LIGHTWEIGHT CONTAINERS ET BASKO Le fournisseur de prothèses médicales Basko Healthcare s apprête à adapter toute sa logistique et son administration financière aux exigences actuelles à l aide du logiciel d IBS. Selon un porte-parole, la possibilité d intégrer l ensemble du processus à la solution standard et l expertise des consultants impliqués se sont avérés déterminants pour le choix du groupe. La société de conditionnement Lightweight Containers a, pour sa part, fait appel à IBS pour automatiser entièrement son processus administratif pour le KeyKeg(r). Cette pompe à bière innovante en forme de boule est désormais commercialisée dans le monde entier avec la contribution d IBS Enterprise. HTI RESTE EN MOUVEMENT GRÂCE À UN NOUVEAU LOGICIEL Hansen Transmissions International, établie à Edegem, a signé avec IBS Technology & Services un contrat portant sur l utilisation d IBS Financials et de MAPICS. L entreprise de transmission pourra en outre désormais poursuivre ses activités en cas de panne de système puisqu IBS assure des services de sauvegarde pour l infrastructure ICT d HTI. Peter Ketelaar: 'EMIS était tout simplement la solution qui convenait le mieux à nos objectifs' Page 7 VAN DE VELDE ET ITE OPTENT POUR IBS Van de Velde - créateur et producteur de lingerie féminine de luxe commercialisée sous les noms de marque Marie Jo et Prima Donna - a récemment décidé d implémenter Selligent CRM. Le nouveau système sera utilisé par une nonantaine d utilisateurs répartis dans les départements vente, marketing et service clientèle. ITE, une entreprise du secteur du refroidissement et de la climatisation, a fait l acquisition d IBS Enterprise. IBS Enterprise sera exploité par 50 utilisateurs basés en Belgique, en France, en Angleterre et en Allemagne. ITE étendra d ici quelques années ses activités à l Espagne, à l Italie et au Mexique. CALENDRIER DES ÉVÉNEMENTS Le congrès se tiendra le 4 septembre 2007 à IBS Sint-Martens- Latem. Pour plus d informations : L événement clients annuel OnStage d IBS se déroulera le 27 septembre au théâtre Figi de Zeist. Pour plus d informations : Le salon System iexpo aura lieu cette année au Center Parcs De Eemhof à Zeewolde les 26 et 27 septembre Informations complémentaires disponibles sur 3

4 Plus de bénéfices sur vos factures La numérisation de vos factures entrantes et sortantes peut vous rapporter de l argent. Hélas, l usage n en est pas encore fort répandu. TEXTE HANS KOPS PHOTOS MARTIN KAMSTRA 4 BUSINESS ADVANTAGE ÉTÉ 2007

5 CREDIT MANAGEMENT Une enquête récente d IBS a relancé le débat sur le sujet. Sur les cent entreprises de tailles moyennes interrogées, 22 % seulement reconnaissaient télécharger de temps en temps une facture sur les sites web de leurs fournisseurs ou recevoir une facture sous forme d un fichier électronique. Hormis de très rares exceptions, la plupart d entre elles continuent à éditer manuellement leurs factures sortantes pour les envoyer ensuite par la poste. Pour le traitement interne et l enregistrement des factures, les résultats étaient comparables. Seulement 19% des entreprises ont indiqué que toutes leurs factures étaient traitées et stockées numériquement. Or, cette technique peut représenter d importants avantages en terme d efficacité, explique Arjen Nijdam, Directeur Produits Financial Solutions d IBS. Pour en faire la démonstration, il calcule l avantage que peut en tirer une organisation qui, tous les mois, reçoit et envoie deux mille factures - un flux de factures moyen pour les entreprises et institutions moyennes. La numérisation du traitement des factures contribue à réduire de moitié la charge de travail administrative. Si l on part de l hypothèse que le traitement manuel d une facture prend cinq minutes, la numérisation permet donc de réaliser un gain de temps de quatre-vingts heures de travail par mois. Par ailleurs, les coûts de traitement sont divisés par deux. Enfin, le traitement, le rangement et le contrôle manuel des factures coûtent à une entreprise moyenne quelque 35 euro l unité. Mais cela n illustre qu une partie du gain en efficacité. Tout aussi important est la vitesse de circulation du capital de travail, qui peut être multipliée par deux. En ayant un meilleur contrôle sur les factures entrantes et sortantes, il est plus facile de mettre en Un meilleur contrôle des flux de factures permet de mettre plus rapidement en demeure les mauvais payeurs demeure les mauvais payeurs et de mieux exploiter les accords de remises conclus avec les fournisseurs. Et on évite également la perte de temps liée à des erreurs de calcul et d adressage des factures. À cela s ajoute le fait que la direction est en permanence au courant du bilan entre les créances en souffrance et les factures en attente. Il y a donc un rapide retour sur investissement pour ce qui concerne la numérisation, déclare Arjen Nijdam. Et IBS dispose des produits et de l expertise pour aider une organisation sur ce plan. SIMPLE Il n y a donc rien d étonnant de constater que les conseillers en gestion d entreprise et les spécialistes en reprise de sociétés regardent en premier lieu les factures entrantes et sortantes lors de leur analyse de la potentialité d une entreprise. Il s avère à chaque fois très simple de donner une impulsion positive aux flux de caisse. En effet, nombreuses sont les entreprises qui négligent d accorder l attention nécessaire à la rationalisation de la gestion des factures. Et c est à cause de cela que plus de quarante pour cent des entreprises de l Europe de l Ouest ont été confron- tées à des problèmes financiers au cours de ces dernières années. Compte tenu des intérêts importants qui y sont liés, les entreprises sont à la recherche d une solution à ce problème. C est ainsi que le phénomène de factoring a pris son essor surtout en Belgique. Contre compensation de trois à quatre pour cent du chiffre d affaires, l entreprise cède tous les risques de crédit. Par contre, il est plus intéressant et moins cher d accroître soi-même le contrôle sur les flux de factures et d opter pour une numérisation intégrale. Mais comment faut-il s y prendre? Quels sont les choix qui doivent être faits et quels sont les types de solutions disponibles? Pour pouvoir donner une réponse satisfaisante à ces questions, il faut d abord montrer tout ce qui peut mal tourner dans le cadre de la pratique traditionnelle de l encaissement et du paiement manuel de factures. En général, on peut considérer qu il existe un grand nombre de malentendus internes dans une organisation concernant la liquidation et l administration des factures entrantes et sortantes. Avec, pour conséquence, une kyrielle de problèmes d ajustement. Prenons un exemple : dans la plupart des organisations, il est d usage que les vendeurs reçoivent leurs bonis sur base du chiffre d affaires réalisé. Cela signifie que, dès que la facture a été envoyée, les vendeurs perdent toute implication dans la liquidation ultérieure de la facture. Cela est souvent une source de soucis pour le personnel administratif, soit parce que ces personnes n ont pas été mises au courant de certaines remises qui ont été convenues ou parce qu elles ne disposent d aucun moyen pour s assurer que la facture envoyée à bien été adressée à l acheteur. Ces détails expliquent parfois 5

6 CREDIT MANAGEMENT Arjen Nijdam pourquoi les factures traînent aussi longtemps ou bien pourquoi elles reviennent avec des mentions d erreur d adressage ou de référence. En convenant avec les vendeurs que les provisions ne seront versées que lorsque le montant facturé aura été encaissé, il est possible de régler ce problème en partie. En ce qui concerne les factures entrantes, des mécanismes comparables sont utilisés. Les acheteurs de l entreprise s orientent principalement sur le processus d achat proprement dit (où puis-je négocier le prix le plus bas?) et ils n ont donc aucune perspective sur le déroulement ultérieur de leurs transactions. C est la raison pour laquelle ils ne concluent pas toujours la meilleure transaction. Ainsi par exemple, il est possible que le fournisseur le moins cher applique un délai de paiement beaucoup plus court ou que sa facturation soit en si mauvais état que les frais de liquidation soient beaucoup plus élevés que la remise négociée. priorités. En ce qui concerne les factures sortantes, il faut faire une distinction entre les fournitures qui sont de première importance pour le processus primaire et les fournitures qui font partie des achats techniques. Cette dernière catégorie offre une plus large marge de manœuvre. Il est possible de regrouper ses achats pour négocier des conditions de livraison plus attrayantes et il est donc aussi plus facile d opérer le transfert vers une solution de numérisation inté- Les organisations doivent apprendre à définir leurs priorités RATIONALISER ET NUMÉRISER grale. En ce qui concerne les factures sortantes, il est utile de subdiviser les débiteurs en fonction de leur profil de solvabilité et de déterminer les conditions de livraison et de paiement sur cette base. Il va sans dire que cela n est possible que si tout le processus a été automatisé, du bon de livraison au reçu de paiement. Pour plus d informations : Voir également l'article en page 16 MALENTENDUS Ce ne sont là que quelques exemples d un nombre beaucoup plus élevé de malentendus et mauvais fonctionnements auxquels sont confrontés les administrateurs, les acheteurs et les vendeurs. Il ne s agit pas d un problème qui peut être résolu uniquement avec un équipement informatique plus performant, explique Arjen Nijdam. Les parties concernées doivent aussi apprendre à adopter un autre comportement. Et dans de nombreux cas, à adopter d autres méthodes de travail. C est la raison pour laquelle le management doit déterminer les conditionscadre afin de rendre le plus efficace possible la numérisation des flux de factures. Une de ces conditions-cadre est que les organisations doivent apprendre à définir les IBS vous offre une gamme de fonctionnalités vous permettant de rationaliser et de numériser intégralement votre gestion des créanciers et des débiteurs. De plus, ces fonctionnalités peuvent facilement être intégrées au sein des systèmes existants, que vous travailliez dans un environnement best of breed ou dans une plate-forme intégrée comme IBS Enterprise. En voici quelques exemples : La saisie flexible de données, la subdivision des groupes de créanciers et débiteurs en fonction des limites de crédit, des accords de remise et de l historique des paiements. La possibilité de consulter à tout moment les accords convenus et l état des flux de paiements Un planning étendu des liquidités, avec possibilité d établissement de rapports et d analyses La constitution d archives ou de dossiers numériques à l aide de systèmes de gestion de documents L établissement possible d un lien avec des bases de données contenant les informations sur la solvabilité, comme avec le bureau international d informations sur la solvabilité et les débiteurs L envoi électronique de factures via e-billing L approbation et la vérification rapide et rationalisée des factures entrantes via l assistance du flux de travail Réconciliation, avec comparaison automatique des postes ouverts avec les paiements en souffrance 6 BUSINESS ADVANTAGE ÉTÉ 2007

7 PENSIONS La raison a par l emporter Interpolis Pensioenen utilise EMIS, le logiciel de gestion des RH et des salaires d IBS. Ce logiciel permet à la société de verser chaque mois et à temps quelque pensions à leurs clients. TEXTE DESIREE VAN DER JAGT PHOTO MARTIN KAMSTRA Plus de personnes perçoivent chaque mois leur pension via le fonds de pension Interpolis. Cette compagnie d assurance est l un des plus gros gestionnaires de pensions des Pays-Bas. Pour effectuer tous les versements à temps, la société a besoin d un système capable de traiter rapidement et adéquatement sa masse de données. En 2005, après une vaste procédure de sélection et d évaluation, Interpolis a fini par arrêter son choix sur la solution EMIS d IBS. Nous nous trouvions à cette époque en plein processus de fusion, et chacune des quatre filiales d Interpolis Pensioenen défendait son propre système, se rappelle le chef de projet Peter Ketelaar. D autre part, de nombreuses modifications légales sont entrées en vigueur au 1er janvier 2006, parmi lesquelles l instauration de la déclaration de revenus mensuelle par voie électronique, et nous devions y faire face rapidement. En définitive, la raison a fini par l emporter. EMIS était tout simplement la solution qui convenait le mieux à nos objectifs. La filiale Interpolis Pensioenen de Groningue utilisait déjà EMIS depuis quelques années et en était très satisfaite. EMIS fonctionnait en tandem avec un système juridique qui permettait de calculer les allocations de pensions légales et allait devenir le système d administration juridique central pour toutes les filiales. De plus, EMIS présentait l avantage d être totalement conforme à la nouvelle législation fiscale. L implémentation représentait un fameux défi. Nous devions en effet non seulement déployer EMIS dans les diverses filiales, mais aussi nous adapter à la nouvelle loi Walvis. Cela nous mettait donc une pression supplémentaire puisque nous voulions effectuer tous les changements en une fois. Et, difficulté supplémentaire, la nouvelle loi nous imposait un délai serré pour nous adapter. Le projet a demandé beaucoup d efforts, tant de notre part que de celle d IBS, explique Peter Ketelaar. Finalement, tout a été réalisé juste à temps. Dans ce genre d opération à grande échelle, il est important que les partenaires soient sur la même longueur d onde, poursuit Peter Ketelaar. Nous y sommes parvenus ensemble. Avec le recul, on peut dire que tout l art est de spécifier correctement les besoins et de les traduire en une solution appropriée. Peu avant la date butoir, nous devions encore nous débattre avec une interface peu conviviale pour laquelle IBS a finalement trouvé une solution adéquate à temps. Ce fut une période excitante. Le fait que nous soyons malgré tout parvenus à tout régler dans les délais impartis a renforcé notre confiance mutuelle. Peter Ketelaar considère IBS comme un partenaire agréable et compétent : C est une équipe enthousiaste en pleine croissance avec laquelle nous pouvons collaborer efficacement sur divers projets. En dehors des expériences favorables partagées avec IBS, le prix entrait bien entendu aussi en ligne de compte. Le rapport qualité-prix est l une des raisons qui nous ont poussés à choisir IBS. GRANDS PROJETS Les septante fonds de pension d Interpolis versent donc désormais chaque mois quelque pensions à l aide d EMIS. Interpolis Pensioenen a de grands projets pour l avenir. En effet, dans le domaine des pensions, l entreprise s emploie activement à l élaboration d un projet de fusion avec Achmea. Les divisions pensions des deux entreprises ont fusionné l an passé. À terme, la division pensions combinée d Achmea- Interpolis distribuera quelque pensions. Suite à cette fusion, les deux entreprises devront rapidement s accorder sur une solution commune. En tant qu application standard flexible, EMIS a toutes les chances de son côté. L avantage d une application Peter Ketelaar standard est que l entretien est entièrement pris en charge par le fournisseur et que les adaptations aux nouvelles lois et réglementations sont effectuées à temps. C est un élément déterminant pour les choix futurs, affirme Peter Ketelaar. Notre étude préparatoire vient de commencer, donc nous n en dirons pas plus sur ce sujet pour l instant. Mais bien sûr, les expériences positives avec IBS de ces dernières années pèseront aussi dans la balance. INTERPOLIS EN BREF Activité principale : assurances sinistres et vie ainsi que pensions Filiales aux Pays-Bas : 6. Siège social : Tilburg Nombre de collaborateurs : 6000 Chiffre d affaires : plus de 5 milliards d euros Bénéfice net : 297 millions d euros en

8 PLANIFICATION Gestion stratégique des stocks Innova Packaging Systems cherchait un nouveau logiciel pour planifier au mieux son administration, sa logistique et sa production. IBS lui a proposé une solution très pratique. TEXTE SOFIE PEETERS PHOTOS THOMAS DONKER Innova Packaging Systems (IPS) développe des produits de manutention de marchandises tels que des palettes et des conteneurs en matière synthétique, principalement pour l'industrie alimentaire. L'industrie de transformation du plastique se caractérise par le prix élevé des matières premières. 'Celles-ci représentent 55 pour cent de notre chiffre d'affaires,' explique le directeur, Jacques Vanmoortel. 'Il est donc impératif de gérer les stocks de manière stratégique. Ce n'est qu'en ayant une bonne vision d'ensemble que l'on peut faire les choix les plus appropriés et avantageux.' C'est l'un des nombreux défis que s'était posés IPS lorsque, il y a un an et demi, elle se mit en quête d'une nouvelle solution d'erp. Auparavant, IPS travaillait avec un système propre, développé sur mesure. Le programme avait alors dix ans, avait déjà subi de nombreuses adaptations et menaçait de ne plus être gérable étant donné que le seul collaborateur à le connaître sur le bout des doigts approchait de l'âge de la retraite. 'Nous avons donc commencé à rechercher une nouvelle solution dont la principale exigence était qu'elle puisse garantir la continuité avec l'ancien système. Par ailleurs, nous voulions également éviter au maximum les modifications ultérieures. Le logiciel devait rassembler tous les aspects d'un environnement de production, être convivial et fiable,' poursuit Jacques Vanmoortel. En même temps, le fournisseur devait aussi pouvoir travailler à l'échelle d'une entreprise de taille moyenne. 'En effet, nous n'avons pas de département ICT interne et n'avions pas les moyens de mobiliser une équipe à longue échéance pour s'occuper du nouveau système.' ANALYSE Après une analyse de marché approfondie, la société a fini par arrêter son choix sur IBS, avec une solution composée d'ibs Enterprise 6.0, IBS Dynaman et IBS Dynaflow. Cette combinaison permet d'assurer un processus efficace, depuis l'introduction des commandes des clients jusqu'à la livraison et à la clôture administrative. L'un des principaux critères de sélection était l'approche du travail préparatoire et du déploiement. 'Nous avions besoin d'un partenaire capable de se mettre à notre place pour réfléchir à la solution la plus adéquate pour notre activité.' La modélisation du logiciel s'effectua avec le concours d'un nombre restreint de collaborateurs et dans un délai court, de juin 2006 à janvier Les données de l'ancien système peuvent toujours être consultées mais n'ont pas été transférées aux nouvelles banques de données. 'Nous avons volontairement choisi de repartir à zéro et de sélectionner la solution la plus adéquate, indépendamment de ce que 8 BUSINESS ADVANTAGE ÉTÉ 2007

9 Le logiciel devait être convivial Bart Nuyttens et Jacques Vanmoortel nous faisions auparavant.' Pour chaque machine, il existe désormais au sein d'ibs Dynaflow une liste d'attente des commandes de production prévues. Pour chacune de ces commandes, les matières premières appropriées sont choisies dans la base de données définie préalablement par le laboratoire. Une fois les matières premières sélectionnées, des listes de prélèvement sont élaborées dans le module WMS Dynaman. Le statut de chaque commande est contrôlé à la machine-même, grâce aux étiquettes qu'elles impriment pour identifier les produits finis. Pour la gestion des matières premières, le nouveau logiciel utilise des catégories, ce qui offre la possibilité de comparer différentes matières premières interchangeables pour certains produits. L'ancien logiciel ne travaillait qu'à partir des références des articles et ne permettait pas d'effectuer ce genre d'analyses. IPS peut désormais mettre en balance les différentes alternatives et examiner quelle est la façon la plus rentable de satisfaire aux exigences d'une commande donnée. Jacques Vanmoortel : 'Comme le logiciel reprend l'ensemble de notre processus de production, nous pouvons visualiser à tout moment le statut des commandes. Je peux me connecter au réseau depuis mon bureau ou depuis mon domicile et voir quelle commande est en cours sur chaque machine, ce qui a déjà été fait et ce qui doit encore l'être. C'est très pratique pour une société active 24 heures sur 24.' Les parties externes bénéficient, elles aussi, d'une plus grande transparence. Pour chacune de leurs commandes, les clients reçoivent désormais un numéro qui reste valable durant toute la durée du processus, jusqu'à ce que le transporteur vienne enlever les marchandises adéquates sur base de ce numéro. LOGISTIQUE Outre le suivi en temps réel de la production et de la logistique, la principale valeur ajoutée du logiciel réside dans les rapports et analyses qu'il permet de générer. Le coût réel de chaque produit peut ainsi être déterminé a posteriori à l'aide d'un calcul précis. L'intégration des différents modules fournit non seulement des informations sur les matières premières utilisées, mais aussi sur les durées des cycle réels des machines et le temps consacré à chaque commande. 'IPS exploite pleinement la flexibilité et la convivialité du logiciel,' constate Bart Nuyttens, le consultant IBS qui a guidé le projet. 'Cela lui permet non seulement de visualiser la situation réelle, mais aussi de mettre en lumière les possibilités d'accroître l'efficacité et le rendement. De plus, ils utilisent le logiciel de manière très pragmatique, en déployant ses fonctionnalités progressivement. C'est une façon efficace de se mettre au travail rapidement, de former et de mettre à niveau tous les collaborateurs et d'améliorer systématiquement la performance.' IPS EN BREF Activité principale : production de palettes, bacs et grilles en plastique Filiales en Belgique : 2 Siège social : Ypres Nombre de collaborateurs : 140 Chiffre d'affaires : 33 millions d'euros en 2006, 45 millions d'euros estimés en

10 VIRTUALISATION Passez de dix à trois serveurs La virtualisation, une technique ancienne qui connaît des jours nouveaux, permet de réduire de façon drastique le parc de serveurs. Ceci a notamment été démontré au sein de l entreprise d édition Mutoh. TEXTE HANS KOPS PHOTOS THOMAS DONKER Mutoh, une entreprise située à Ostende, avait quasiment atteint la limite de capacité de son parc de serveurs. En dépit des dimensions importantes du réseau, le producteur d origine japonaise de tables traçantes (imprimantes industrielles pouvant traiter de grands formats), a été confronté à un manque de capacité de traitement. Par contre, une très grande partie de la capacité de disque était perdue du fait qu il n était possible de ne faire tourner qu une seule application par serveur. Lorsqu il s est avéré qu il était indispensable d incorporer un plus grand nombre de mesures de sécurité pour préserver les systèmes contre les pannes, Bennie Vanisterbecq et son équipe d IBS Technology & Services ont été sollicité pour développer une solution. Peter Lepère (Mutoh) : L équipe d'ibs a donc proposé d avoir recours à la virtualisation, une technologie qui met en œuvre une couche intermédiaire entre le matériel, les applications existantes et le système d exploitation correspondant. De cette manière, il est possible de faire tourner simultanément plusieurs applications sur un même serveur ou PC. De plus, la solution offre la possibilité de créer, pour chaque client, un serveur de modèles permettant de déterminer la configuration la mieux adaptée aux machines fournies par Mutoh, compte tenu du parc de machines et de l infrastructure IT. Le tout plus rapidement, à un coût moins élevé, tout en exploitant de manière plus efficace le parc de serveurs existants. PERCÉE La virtualisation est un sujet d actualité, explique Bennie Vanisterbecq, business unit manager Networking Team. La demande a fortement augmenté ces six derniers mois. Il en est question dans chacun de nos contacts de prévente. C est la raison pour laquelle IBS est devenue le Virtual Infrastructure Partner de VMWare. Cette société américaine est à l origine de la percée de cette technique, grâce à son virtualizationlayer (couche de virtualisation). Grâce à ce partenariat, IBS est devenue un des pionniers de l introduction de VMWare aux Pays-Bas et en Belgique. La virtualisation a été redécouverte à partir du constat que la capacité de mémoire et de calcul des serveurs et PC n était que faiblement exploitée. En règle générale, tout au plus quinze pour cent de la RAM et de la capacité de l unité centrale du réseau sont exploités. L explication en est simple : l ordinateur moyen ne peut supporter plusieurs systèmes d exploitation à la fois. En cherchant une solution, les développeurs de VMWare ont eu recours à l idée ancienne du partitionnement et ils lui ont donné un tout nouveau visage. Ils ont développé une couche intermédiaire assurant la communication avec le matériel, de manière à pouvoir créer des serveurs virtuels dans lesquels il est possible de simuler une application tournant sur le système d exploitation et ce, à l identique et en temps réel. Ces applications sont appelées machines virtuelles. Les avantages sont nombreux. Tout d abord, cette technologie offre la possibilité de faire tourner plusieurs applications avec des systèmes d exploitation différents sur une même plate-forme matérielle. Cela permet de consolider les serveurs, explique Bennie Vanisterbecq. Si vous avez dix serveurs, eh VIRTUALISEZ VOTRE PC La virtualisation est également une option intéressante pour des configurations autonomes. Les avantages qui sont valables pour un parc de serveurs sont également applicables aux PC, même si c est à une échelle plus réduite. Ainsi par exemple, en utilisant une seule machine virtuelle, vous pouvez rendre un PC résistant aux crashs. En créant à l aide de VMWare un fichier dans lequel l application et le système d exploitation correspondant sont copiés, vous disposez en tout temps d une réplique exploitable à n importe quel moment. Dernièrement, VMWare a développé un module (dénommé Ace) qui permet d enregistrer votre ordinateur virtuel sur une clé USB. De cette manière, il vous est possible d emporter littéralement partout votre PC. 10 BUSINESS ADVANTAGE ÉTÉ 2007

11 La demande a fortement augmenté ces six derniers mois Peter Lepère et Bennie Vanisterbecq

12 VIRTUALISATION bien, il ne vous en faut plus que trois et même parfois moins. Sans pour autant être pénalisé en termes de capacité. Plus fort encore, grâce à la virtualisation, vous pouvez faire évoluer l utilisation de la capacité avec la dynamique de l organisation. Prenons l exemple d une entreprise de logistique qui externalise une partie du transport et de l emmagasinage. La puissance de mémoire et de calcul qui était anciennement allouée au traitement logistique devient à présent automatiquement disponible pour les autres processus. De cette manière, la vitesse et la capacité de mémoire des systèmes peuvent évoluer avec les compétences de base des entreprises ou avec les modifications survenues au niveau de l organisation. Cette flexibilité constitue un argument supplémentaire en faveur de la virtualisation. Une meilleure exploitation de la capacité entraîne un avantage important au niveau des coûts. Devoir exploiter dix serveurs ou seulement trois, cela ne fait pas une mince différence. Pensez à la réduction des coûts au niveau de l énergie, le gain en espace et les économies au niveau des investissements futurs en matériel. La différence se fait également sentir au niveau des coûts de gestion et de personnel. Sans parler du contrôle accru que vous avez sur la gestion de vos systèmes. AVANTAGE Un autre argument en faveur de l application de VMWare est le problème du business continuity planning, après une coupure de courant, un plantage du système ou un incendie. A cet égard, la virtualisation offre également des possibilités intéressantes. Les fichiers dans lesquels sont enregistrées les différentes machines virtuelles contiennent en fait autant d ordinateurs complets. Donc, en cas de panne de votre matériel et d indisponibilité d une machine de l année de fabrication ou ayant la configuration correspondante, ou dans le cas où vous n arrivez pas à faire fonctionner votre équipement de réserve après tant d années d inutilisation, vous n êtes pas perdu. C est d autant plus vrai si vous faites usage d une fonctionnalité centrale de stockage : en l espace de quelques secondes à peine, vos machines virtuelles fonctionnent sur un autre serveur à l intérieur du réseau ou sur un nouveau matériel. De cette manière, vous pouvez développer un scénario de solution de rechange au sein de votre propre réseau. Pour les deux tiers des clients qui ont opté pour la virtualisation, il s agit là de l argument déterminant. Enfin, une option supplémentaire consiste à utiliser les machines virtuelles à des fins de simulation, comme le fait Mutoh, afin de tester les effets que peut y produire une nouvelle application. C est un outil puissant notamment pour les entreprises spécialisées dans le développement. Et si vous envisagez d implémenter une nouvelle application ou si vous voulez vous assurer de ses fonctionnalités et de son efficacité sur votre matériel, cet outil peut vous rendre de fiers services. Cependant, une étude récente a montré que 44 % des 800 entreprises interviewées à l échelle mondiale étaient déçues du fait que le retour sur investissements tant promis n avait pas encore été encaissé intégralement, comme l a montré le magazine professionnel Computable. Cette réaction est en fait tout à fait compréhensible, reconnaît Bennie Vanisterbecq. Les entreprises qui sont pionnières dans leur secteur consolident encore toujours trop sur une échelle trop petite pour pouvoir tirer les pleins avantages économiques pour leur entreprise. Cela demande du temps. D autant plus que les avantages sont de nature immatérielle. Vous ne trouverez pas les effets au niveau de la sécurité de fonctionnement ni l accélération en termes de time to market dans ce type de calculs. Pour plus d informations sur la virtualisation : ou Bennie Vanisterbecq et Peter Lepère MUTOH EN BREF Activité principale : production et distribution d imprimantes à jet d encre piézoélectriques grand format et plotter de découpe Filiale en Belgique : Ostende Nombre de collaborateurs : 280 Chiffre d affaires et bénéfice net : En tant que filiale d un groupement japonais, Mutoh Europe ne publie pas de données financières 12 BUSINESS ADVANTAGE ÉTÉ 2007

13 REPRISES Nous sommes en mesure de prendre des décisions plus rapidement Grâce à IBS Financials, Thermote & Vanhalst, le spécialiste des chariots élévateurs, standardise la comptabilité et le reporting de ses filiales et gagne en qualité et en rapidité. TEXTE DRIES VAN DAMME PHOTO HENDRIK DE SCHRIJVER Depuis sa création à la fin des années soixante, le groupe belge Thermote & Vanhalst (TVH) s est considérablement développé et possède aujourd hui des filiales dans pas moins de quinze pays. Son activité principale est la distribution de pièces de rechange pour chariots élévateurs. En parallèle, l entreprise vend et loue des chariots élévateurs à fourche neufs et d occasion ainsi que d autres équipements de manutention et en assure l entretien. Le département informatique de TVH se trouve au siège de Waregem et compte trente employés. Dix autres informaticiens travaillent au sein des filiales et sociétés sœurs étrangères. Le département IT a écrit lui-même les applications opérationnelles. Pour les finances et le reporting, nous disposions de notre propre logiciel, explique John Laebens, directeur financier chez TVH, mais il s est rapidement révélé insuffisant. Jusque 2002, TVH n était encore qu une entreprise belge avec quelques activités en France. Les reprises réalisées peu de temps après en Australie et aux États-Unis engendrèrent de nouveaux besoins de reporting, que le programme existant n était plus en mesure de couvrir. À mesure que TVH s étendait sur la scène internationale, le besoin d un logiciel de comptabilité commun à tous les pays, offrant un reporting convivial et détaillé tant au niveau des filiales qu à celui du groupe, se faisait de plus en plus ressentir. ENTHOUSIASTES Une première étude de marché aboutit à une sélection de trois fournisseurs potentiels, parmi lesquels IBS. TVH invita les fournisseurs à venir présenter leur solution aux utilisateurs finaux. Des démonstrations furent organisées à Waregem, mais aussi dans les bureaux américains et australiens. Nous avons impliqué les utilisateurs finaux dans le choix définitif, commente John Laebens. Les démonstrations étaient très interactives. Les utilisateurs finaux, qui évidemment connaissaient la solution existante, purent ainsi poser des questions précises. IBS Financials ressortit grand favori du processus de sélection. L enthousiasme des utilisateurs pour le produit était unanime. De plus, IBS s était distingué en confiant la présentation de la démonstration non pas à un vendeur, mais bien aux collaborateurs qui allaient par la suite encadrer le déploiement. IBS Financials a entre-temps été implémenté au siège de Waregem. Aujourd hui, les filiales françaises, italiennes et suédoises travaillent, elles aussi, avec le logiciel via des connexions VPN. En tout, la solution est actuellement exploitée par 35 employés. Dès l an prochain, l Australie passera à IBS Financials, suivie des États-Unis, du Canada et du Mexique en La conversion en elle-même ne prit qu une petite semaine, poursuit John Laebens, mais elle nécessita bien entendu une préparation minutieuse. L un des défis majeurs fut de concilier l interface d IBS Financials avec celle de la solution sur mesure de TVH. Nos applications génèrent des données dans un environnement de portail à partir duquel elles sont lues par IBS. Il n y a pas de liaison directe entre les deux bases de données. À l inverse, le flux de données transite par ce portail, via lequel nous effectuons simultanément un certain nombre de contrôles sur les données. TVH estime pouvoir rentabiliser les euros investis sur une période d environ quatre ans. La suppression des programmes locaux nous permet de réaliser une économie au niveau des logiciels et de la maintenance. En outre, nos collaborateurs financiers gagnent énormément en efficacité et en temps. Ils peuvent continuer à travailler selon les règles de comptabilité locale, tandis que le reporting consolidé convertit automatiquement tous les résultats aux principes applicables au groupe dans son ensemble en Belgique. Grâce à la consolidation et à la centralisation de la comptabilité, nous accédons en outre plus rapidement aux données financières et sommes donc en mesure de prendre des décisions plus rapidement. THERMOTE & VANHALST EN BREF John Laebens Activité principale : distribution de pièces de rechange pour chariots élévateurs, vente et location de chariots élévateurs Filiales : quinze Siège : Waregem Nombre de collaborateurs : 1900 Chiffre d affaires : 420 millions d euros 13

14 MULTIMÉDIA Hans Oorthuis La librairie numérique Grâce aux composants d IBS Integrator, le groupe d édition NDC/VBK est en mesure d intégrer rapidement les changements survenus au niveau du développement de l entreprise. TEXTE DESIREE VAN DER JAGT PHOTOS MARTIN KAMSTRA 14 BUSINESS ADVANTAGE ÉTÉ 2007

15 A l issue de la réunion, j étais conquis. Mes collaborateurs l étaient tout autant et c est ainsi que le choix a pu être opéré très rapidement La recherche d une solution capable de contrôler les flux de données a résulté l an dernier à l implémentation d IBS Integrator au sein du groupement d édition NDC/VBK. Pour l éditeur, il ne s agit pas tant d un aboutissement que d un nouveau départ. IBS Integrator offre tant de possibilités que nous avons l intention d utiliser la solution à d autres fins. Actuellement, IBS Integrator est uniquement utilisé au niveau du livre, mais nous avons identifié une quantité d opportunités pour nos activités presse, explique Hans Oorthuis, responsable des applications entreprise chez NDC/VBK. Alors que dans le secteur de l édition, plutôt traditionaliste, la transition vers les applications multimédias est abordée avec beaucoup de circonspection, chez NDC/VBK, ces développements sont intégrés à la vitesse grand V. La vente par Internet a le vent en poupe et les activités presse peuvent tirer parti d un grand nombre d applications multimédias. A cet égard, il est très important de conserver le contrôle des flux de données. En raison des nouveaux développements au niveau de l epublishing, les flux de données sont de plus en plus nombreux, précise Hans Oorthuis. Nous voulons pouvoir assurer le suivi de toutes ces informations d application en application. Nous ne nous contentons pas uniquement des procédures d automatisation, pour nous, les informations doivent également pouvoir transiter sans problème d un système à un autre. Une difficulté supplémentaire réside dans le grand nombre de systèmes différents qui sont utilisés au sein de NDC/VBK, qui, comme son nom l indique, est en fait une entreprise née d une fusion. De plus, il y a bien évidemment les flux de données externes des fournisseurs ou des institutions financières. Avec l IBS Integrator, il est possible de relier tous ces systèmes les uns aux autres, ce qui permet d assurer sans problème l échange de données. E-BOOKS Le tout dernier service développé par NDC/VBK est la mise à disposition de livres électroniques via l Internet, autrement dit, les e-books. L acheteur reçoit le livre souhaité au format PDF. Les e-books deviennent de plus en plus populaires, souligne Oorthuis. Il est pour ainsi dire impossible de transcrire manuellement les commandes vers un autre système. Non seulement parce qu il s agit d un travail abrutissant qui prend énormément de temps, mais aussi parce que la probabilité de commettre des erreurs est beaucoup trop élevée. IBS Integrator est un outil inestimable pour relier entre eux tous les fichiers impliqués au sein des différents systèmes. Et pour les e- books, il faudra compter à la fois avec les flux de données internes et les flux de données externes. Par exemple, il faut transcrire la commande dans un format Excel avant de la transmettre au système du Centraal Boekhuis. Pour cela, il faut effectuer un certain nombre d opérations en amont et c est à ce niveau que des erreurs peuvent se produire. Il en va de même pour la mise sur pied de sites thématiques. Ici aussi, les différents systèmes doivent être reliés entre eux pour rendre les sites opérationnels. Le nombre de thèmes possibles étant très élevé, on peut donc s attendre à ce que le nombre de sites à thème connaisse une forte augmentation au cours de l année prochaine. SUCCÈS IBS n est pas une inconnue pour NDC/VBK. Les deux sociétés mères de l entreprise avaient déjà travaillé avec EMIS, et NDC a implémenté le pacage financier FIS2000. L achat d IBS Integrator s est donc déroulé très rapidement en raison de la confiance qui existait déjà préalablement. Au cours d une réunion avec IBS, Oorthuis a pu faire connaissance avec IBS Integrator. Réunion à laquelle il avait dépêché certains de ses collaborateurs pour en faire plus ample connaissance. A l issue de la réunion, j étais conquis. Mes collaborateurs l étaient tout autant et c est ainsi que le choix a pu être opéré très rapidement. L implémentation s est déroulée tout aussi rapidement avec une souplesse remarquable. Bien entendu, cela demande un temps d adaptation. Pour nous faciliter les choses, nous avons contracté chez IBS une sorte d abonnement d assistance valable pour une durée de quatre jours. Mais jusqu à présent, nous n avons dû faire appel qu à un seul technicien pour nous aider. Cette année, les flux de données les plus importants pour l entreprise vont transiter par l IBS Integrator, le reste suivra en Finalement, NDC/VBK a adopté IBS Integrator pour un nombre d applications beaucoup plus important qu elle ne l avait prévu initialement. Nous laissons l usage d IBS Integrator s épanouir dans notre société sur base de son propre succès. Actuellement, la société utilise IBS Integrator uniquement pour ses activités livres, mais le système peut également avoir une valeur ajoutée pour les flux de données au niveau presse. Nous conduisons actuellement une réflexion sur les possibilités que nous pourrions éventuellement exploiter. Notamment en ce qui concerne la mise en œuvre d une page self-service pour les journaux. Nous n avons pour l instant pas encore d idée précise de la forme d une telle page, mais IBS Integrator peut jouer à cet égard un précieux rôle de soutien. NDC/VBK EN BREF Activité principale : NDC/VBK publie des médias (de masse) sous forme électronique et imprimée. Des négociations sont actuellement en cours concernant une fusion avec l éditeur PCM (notamment De Volkskrant, NRC Handelsblad). Filiales aux Pays-Bas : Leeuwarden, Groningen et Utrecht Nombre de collaborateurs : 1800 Chiffre d affaires : 296,5 millions d euros (2006) Bénéfice net : 8,1 millions d'euros en

16 QUATRE QUESTIONS À... LOGICIELS D ENTREPRISE IBS Bernard Demylle (à gauche) Facturation électronique chez Renault Le constructeur automobile Renault voulait introduire un système de facturation électronique. IBS l y a aidé. IBS est depuis plus de trente ans le numéro un du secteur des logiciels d entreprise pour sociétés de taille moyenne. Nos solutions sont utilisées par plus de cinq mille organisations et entreprises dans une quarantaine de pays. Nous sommes leader du marché des logiciels de logistique et de business intelligence pour la distribution et la production orientée demande. Nous développons et fournissons également des logiciels de gestion des RH et des salaires, des logiciels ERP orientés logistique et des logiciels financiers qui se caractérisent par leur simplicité et leur ouverture. IBS propose également du matériel et des services informatiques. Sites dans le Benelux : En tant que fabricant automobile, comment souhaitez-vous vous différencier de la concurrence? Bernard Demylle, responsable Organisation & IT chez Renault : Nous ciblons la qualité, l innovation et le respect de l environnement. Notre engagement écologique ne se limite pas à la production. C est pourquoi notre département commercial s intéressait à la facturation électronique. Celle-ci servait-elle encore un autre objectif? L objectif premier était d accroître la productivité de l administration. Nous voulions que tant nos propres collaborateurs que les concessionnaires Renault perdent moins de temps à traiter des factures papier. Dans le même temps, nous recherchions un système capable d améliorer la qualité de l échange ACTIVE DEPUIS 1898 de données pour réduire le nombre d erreurs de facturation. Qu est-ce qui vous a motivé à choisir IBS? IBS a réalisé l intégration de notre système d archivage, mais la gestion est assurée par nos propres informaticiens. C est important, car nous ne restons donc pas liés à IBS. L aspect financier a également joué. La solution proposée par IBS semblait de loin la plus intéressante financièrement. Que pensez-vous du service d IBS? Nous en sommes particulièrement satisfaits. IBS nous a fourni une solution que nous pourrons à terme développer vers d autres applications. Cela signifie que cet investissement unique générera au final un retour sur investissement élevé. L histoire de la marque française Renault remonte à Depuis cette époque, l entreprise a gagné du terrain pour se classer aujourd hui parmi les plus grands constructeurs automobiles européens. Renault emploie aujourd hui quelque collaborateurs et possède des filiales partout dans le monde. Le département commercial de l entreprise, le Renault Center, est établi à Drogenbos, en périphérie bruxelloise. IBS y a mené à bien un projet de facturation électronique. Nevelgaarde ZZ Nieuwegein Nederland T: +31 (0) F: +31 (0) E: Xavier De Cocklaan Sint-Martens-Latem Belgium T: +32 (0) F: +32 (0) E: Leuvensesteenweg 643 B-1930 Zaventem Belgium T: +32 (0) F: +32 (0) E: BUSINESS ADVANTAGE ÉTÉ 2007

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