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1 A partir de la liste obtenue, sélectionnez tous les règlements et cliquez sur le bouton «utilitaires». Vous obtiendrez le dialogue suivant : En cliquant sur «export», vous créez un fichier prêt à être importé dans votre programme de compta. En cliquant sur «modifier mise à jour compta», vous pourrez forcer la notion «passer en compta» pour la sélection de règlement. 9. SERVEUR DE FAX Le serveur de fax est une option. Celle-ci va permettre de faxer automatiquement les bulletins aux clients. Le fonctionnement se fait de la manière suivante : - Un des postes du réseau, fonctionnant sur Gestoeno supporte le serveur de fax et est relié à une prise téléphonique analogique ( prise classique). Le serveur de fax doit être supporté par un poste Macintosh ( pour des raisons techniques ) - Le serveur de fax est intégré à Gestoeno. - Les autres postes utilisateurs de Gestoeno envoient les faxs ( qu il soient PC ou Mac ) - Les faxs envoyés des différents postes sont «routés» vers le poste servant de serveur de fax. - Le serveur de fax gère la file d attente, et envoie les faxs, en composant une seule fois par client. - Le serveur de fax renvoi un message attestant de la réussite ou de l échec de l envoi au poste envoyeur. ( les postes sont identifés lors de l ouverture de Gestoeno) - Le serveur de fax stock l historique de chaque envoi ou tentative. 51

2 Démarrage du serveur de fax : Dans «fichier», cliquez sur la fonction «serveur de fax» Vous obtiendrez la fenêtre suivante : Fax activé : Les faxs partent tout de suite Fax désactivés : Bloqués dans la file d attente File d attente Permet de supprimer un fax de la file d attente Confirmer la transmission : envoi les messages de réussite ou d échec de l envoi au poste de l envoyeur. Ouverture au démarrage : Ouvre automatiquement le serveur de fax à l ouverture de Gestoeno. Cache la fenêtre du serveur, mais laisse actif la fonction Remarques : - Inutile d essayer d installer le serveur de fax sans notre intervention, ce n est pas possible!!! - Si le serveur de fax n est pas démarré, et que vous essayez d envoyer des faxs, ceux-ci seront stockés, puis viendront se mettre dans la file d attente lorsque celui-ci sera démarré - Vous pouvez désactiver le serveur de fax, puis l activer lorsque vous souhaitez envoyer tous les faxs. - La file d attente n a pas de limite quantitative. - Un seul serveur de fax peut être en fonction. 52

3 Envoi des faxs : Vous pouvez faxer les résultats lors de la clôture, ou faxer une sélection d échantillon. Pour faxer une sélection d échantillons ( qu il soient clôturés ou non ), allez dans «gestion échantillon», effectuez votre recherche, sélectionnez les échantillons à envoyer,puis cliquez sur «imprimer». Choisissez la fonction «faxer aux clients et éditez résultats» ou «faxer autres destinataires». Que vous passiez par la clôture ou par une sélection, vous arriverez à la fenêtre suivante : Choix d imprimer les bulletins Choix de faxer les bulletins. Cliquez sur «envoyer vers le serveur de fax» Les clients à qui vous voulez envoyer les résultats par fax, doivent êtres cliqués «envoyer par fax» sur leur fiche client. Cette option permet d envoyer les résultats par fax aux seuls clients sélectionnés. N imprimera que les bulletins pour les clients qui ne sont pas cliqués «à faxer résultats» Choix de la signature électronique sur les faxs envoyés 53

4 Après cette étape, les faxs sont envoyés vers le serveur de fax : File d attente des différents envois Première étape de l envoi, les faxs sont «numérisés», vous voyez alors la fenêtre suivante : Fenêtre de numérisation 54

5 Si cette fenêtre n apparaît pas, vérifiez les points suivants : - Le serveur de fax n est peut être pas activé - Le poste servant de serveur de fax n a pas été configuré par nos soins - Vérifiez dans les paramètres du programme, dans le menu général, qu il a bien sélectionné comme logiciel de fax «FAX STF 6». Deuxième étape de l envoi, la transformation du fichier par «queue monitor» Bien entendu, cette étape se fait complètement en fond, vous n avez pas besoin d y aller pour faire partir les faxs. Pour voir le fonctionnement du queue monitor, cliquez sur le menu des applications situé en haut à droite, et sélectionner «queue monitor». Celui-ci n apparaît que lorsqu il est en fonction, après la numérisation des faxs. Cliquez ici pour afficher l état du «queue monitor» En cliquant sur queue monitor, vous verrez alors une fenêtre de progression. Dans le cas d un fonctionnement optimal, un compteur grimpe de 0 à 100%. Attention : Queue monitor s ouvre automatiquement tout de suite après la première étape et se ferme une fois l opération terminée. Troisième étape : Le bulletin est maintenant transformé en fax, et est placé dans le navigateur Les faxs sont d abord placés dans le dossier «Fax- Gestoeno sortie» 55

6 Pour ouvrir le navigateur de fax, allez dans le menu pomme, puis «fax menu», puis «navigateur de fax» : Ouverture du navigateur de fax Le navigateur de fax se présente de la manière suivante : Affiche l historique des envois (imprimable) Préférence ( à ne pas toucher ) Dossiers de transitions Faxs prêts à être envoyés 56

7 Les faxs sont tous placés dans le dossier «FAX- Gestoeno sorties», puis ils passent un à un dans le dossier «FAX SORTIES». Remarque : il y a forcément un seul fax à la fois dans le dossier «FAX SORTIES». Si les faxs restent bloqués dans le dossier «FAX- Gestoeno sorties», vérifiez qu il n y ai pas par erreur un fichier dans le dossier «Fax sortie» du navigateur. S il y en a un, sélectionnez le, puis cliquez sur la corbeille située en haut à droite de la fenêtre du naviqateur de fax, pour le supprimer du dossier. La file d attente se mettra toute seule en route. Si après cette opération, les faxs sont toujours bloqués dans «FAX- Gestoeno sortis», ouvrez votre disque dur, allez dans le dossier nommé «dossier système», puis dans le dossier nommé «STF» puis dans le dossier nommé «Fax sortie». Supprimer le fichier situé dans le dossier et la file d attente repartira d elle même. Quatrième étape : l envoi des faxs : Quelques instants après le placement des faxs dans le dossier «fax- sortie», fax status va automatiquement se lancer pour numéroter et envoyer le fax Fenêtre fax status Si «fax status» ne numérote pas, vérifiez que votre modem est bien branché à la prise téléphonique et que la ligne dont vous vous servez n est pas occupée par un autre téléphone ou fax. Vérifiez également que le logiciel de fax est bien activé, en allant dans le menu pomme, puis «fax menu», il doit y avoir l indication «désactiver le logiciel fax». Si le menu indique «activer le logiciel, cliquez dessus pour l activer. 57

8 Cinquième étape : La confirmation Une fois l envoi effectué, ou non, Gestoeno renvoie un message au poste qui a envoyé le fax. Message retourné Dans le cas d un envoi défectueux ( occupé, mauvais numéro, etc...) le message indique que le fax a été placé dans le dossier «fax attente» du navigateur de fax. Pour essayer de renvoyer les faxs qui ont été placés en attente, suivez la procédure suivante : - Ouvrez le navigateur de fax sur le serveur de fax - Cliquez sur le dossier «fax en attente» - Faite glisser les fichiers sur le dossier «fax sortie» - Sélectionnez le ou les fichiers qui sont maintenant dans le dossier «fax-sortie» - Cliquez sur l icône «envoi les faxs sélectionnés» en haut à droite de la fenêtre du navigateur. ( nouvelle tentative d envoi ) Les faxs envoyés sont placés dans le dossier «fax- archives». vous pouvez les consulter en doublecliquant dessus et les effacer en les sélectionnant, puis en allant dans le menu «édition», puis «effacer». Pour afficher le rapport d activité, cliquez sur le deuxième icône du navigateur de fax. Vous pouvez alors tout sélectionner ( pomme A ) et imprimer ( menu fichier, imprimer), ou supprimer l historique ( menu édition, supprimer ). 58

9 Remarques importantes : - En fonctionnement normal, vous n avez pas besoin d ouvrir le navigateur de fax, tous les envois s effectuent automatiquement. - L ensemble des étapes expliquées précédemment ne prennent qu une poignée de secondes. Le serveur de fax pourra refuser l envoi pour les raisons suivantes : - Fax de votre client en panne. - Plus de papier ou d encre dans le fax de votre client - Fax de votre de technologie obsolète ( vitesse en dessous de 4800 Bps ) - Téléphone/ fax de qualité très médiocre - Logiciel fax de votre client de mauvaise qualité, n acceptant pas l envoi de fax d un autre logiciel fax. Les obstacles techniques sont peu fréquents. Le téléphone/fax de votre client, mal réglé, est lui beaucoup plus fréquent!!!, malheureusement, nous ne pouvons rien y faire... 59

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