Pour la révision des mécanismes du GCP et le renforcement des capacités du SP/CNCA Bujumbura, le 23 Février 2015

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1 PLAN D ACTIONS PRIORITAIRES Pour la révision des mécanismes du GCP et le renforcement des capacités du Bujumbura, le 23 Février 2015

2 Evaluation Indépendante des mécanismes du GCP

3 Domaine 1 : Révision du Cadre Juridique 1.1. Conduire un audit institutionnel du CNCA 1.2. Fusionner le forum stratégique et le forum politique afin de limiter les groupes de coordination au : GS, GSE, FS 1.3. Mettre en place et renforcer les directions ou cellules de planification et de suivi évaluation au sein des ministères sectoriels 1.4. Organiser un voyage d'étude pour partager les expériences concrètes des pays qui ont réussi à opérationnaliser un cadre institutionnel efficace de coordination de l'aide - Pays ciblés : RDC (plateforme de gestion de l'aide), Ouganda (leadership), Burkina Faso (décentralisation) et Mozambique (responsabilité mutuelle). -

4 Domaine 2 : Amélioration du fonctionnement du GCP 2.1. Institutionnaliser l'élaboration des rapports de suivi annuel de la performance des GS 2.2. Sur la base des TDRs génériques, élaborer des TDRs spécifiques pour chaque groupe de coordination (FS, GSE, GS) 2.3. Mettre en place un secrétariat pour chaque GS (une petite unité dans le ministère-chef de file avec appui du ) Institutionnaliser l'élaboration des rapports de revue annuel du secteur comprenant une évaluation de la performance des GS Réviser les TDR des instances du GCP (FP, FS, GSE, GS) Systématiser la mise en place d'un secrétariat dans tous les GS

5 Amélioration du fonctionnement du GCP (2) 2.4. Elaborer un guide opérationnel pour la préparation, la conduite et le suivi des recommandations émanant des réunions des groupes de coordination 2.5. Conduire une évaluation annuelle conjointe de la performance de l'aide -

6 Domaine 3 : Renforcement des capacités des acteurs 3.1. Elaborer une stratégie adossée d'un plan d'action pour la mobilisation des ressources extérieures 3.2. Elaborer un manuel de procédure pour la mise en œuvre de la politique de l'aide 3.3. Organiser un atelier de sensibilisation sur la gestion axée sur les résultats de développement (GRD) pour les 3 groupes de coordination Elaborer les outils nécessaires à la mobilisation des ressources extérieures qui comprendrait : la PNA, la Stratégie et son plan d'action et ses indicateurs ainsi que les manuels nécessaires à sa mise en œuvre -

7 Renforcement des capacités des acteurs (2) 3.4. Organiser un atelier de formation pour les secrétariats des GS 3.5. Mettre à la disposition de chaque secrétariat des GS un coach national pour une durée déterminée 3.6. Former et accompagner les cadres des ministères dans l'élaboration et la mise en œuvre des stratégies ainsi que des CDMT sectoriels Renforcer les capacités des GS (modules à définir) Fournir un appui au GS et au MFPDE pour renforcer les liens entre les outils de planification 3.7. Organiser des séances de formation annuelles sur la planification stratégique, la budgétisation axée sur les résultats et le suivi-évaluation (PPBS) -

8 Renforcement des capacités des acteurs (3) 3.8. Engager un dialogue sur la question de collecte et gestion des données (plateforme) entre toutes les parties prenantes intéressées Identification des contraintes et redéfinition des besoins en matière de collecte des données Adaptation du protocole de collecte des données en fonction des contraintes et besoins identifiés et élaboration d'un guide didactique de remplissage des questionnaire de données Présentation pour validation par le FS du nouveau protocole et de son guide et sensibilisation des PTFs à la problématique de la qualité des données collectées

9 Renforcement des capacités des acteurs (3) 3.9. Organiser périodiquement une séance de formation des parties prenantes (de l'administration et des partenaires) Doter le système de gestion de la base de données (DAD) d'un personnel suffisant et renforcer leurs capacités -

10 Domaine 4 : Déconcentration de la coordination 4.1. Mettre en place des comités provinciaux communs à tous les ministères, régis par des textes qui définissent clairement leurs missions 4.2. Promulguer les textes légaux (loi sur le transfert de compétences au niveau communal) 4.3. Accroitre le dialogue autour du Fonds National d'investissement Communal (FONIC) Organisation des réunions du GCP et des ateliers régionaux d'échange d'information et de sensibilisation des parties prenantes sur la déconcentration de la coordination de l'aide Mise en place d'un groupe régional de coordination des partenaires (GRCP) inclusif Coordination des travaux du GCP et des GRCP

11 Diagnostic des capacités du

12 Domaine 1 : Cadre Juridique 1.1. Proposer un calendrier de travail trimestriel/semestriel doté d'un ordre du jour pertinent au CNCA 1.2. Concevoir un arrêté fixant au des prérogatives plus claires et étendues 1.3. Soumettre à un circuit d'examen et de validation le projet d'arrêté Préparation et Soumission au VP2 d'un calendrier de réunions trimestrielles du CNCA assorti d'ordre du jour pertinent Révision du cadre juridique du

13 Domaine 2 : Structure organisationnelle 2.1. Organiser le en pôles d'intervention liés par un réseau de compétences pour animer la chaîne de coordination 2.2. Institutionnaliser la publication d'un rapport annuel sur la coopération au développement par une remise solennelle publique au VP ou au Président de la République 2.3. Donner un statut légal ou politique au Document de politique nationale de l'aide et la vision qu'il fixe Réorganisation du en pôle d'intervention Révision de la PNA Déclinaison en stratégie de mobilisation et de gestion des ressources extérieures Elaboration d'un cadre de résultats

14 Structure organisationnelle (2) 2.4. Faire du le cadre de dialogue thématique ouvert périodique sur l'aide au Burundi 2.5. Formaliser un plan de communication global du Développement d'une stratégie de communication Dans le cadre de l audit institutionnel du 2.6. Effectuer un audit évaluatif des CNCA, une évaluation des performances résultats et performance du du pourra être conduite 2.7. Elaborer un manuel de procédures de gestion et de coordination des aides (cf. Evaluation Indépendante du GCP) 2.8. Concevoir et rédiger des guides, directives à chaque étape de la coordination des aides (cf. Evaluation Indépendante du GCP) -

15 Domaine 3 : Gestion des ressources humaines et plan de formation 3.1. Réécrire les fiches de poste en rendant le descriptif des tâches clair et faisable 3.2. Mettre en place des contrats d'objectifs Amélioration de la gestion des ressources humaines : révision des fiches de postes/tdr de chaque membre du personnel, mise en place d'un système de cercle de développement et élaboration d'un plan de formation Elaboration et mise en œuvre d'une 3.3. Elaborer une matrice de suivi des matrice de transfert des compétences de transferts de capacités de l'ati vers le l'ati vers les cadres et experts nationaux et personnel local des experts vers les cadres nationaux 3.4. Réaliser les besoins de formation du personnel du

16 Domaine 4 : Publications et rapports 4.1. Etablir dans les rapports la qualité et le statut des données statistiques 4.2. Elaborer le rapport annuel du Production des rapports annuels sur l'aide (les flux, la performance et le respect des engagements internationaux) ayant un contenu analytique conséquent Elaboration et diffusion du rapport annuel d'activités du

17 Domaine 5 : Comptabilisation des données 5.1. Elaborer un guide didactique succinct de remplissage du questionnaire sur les données 5.2. Consacrer une séance du Forum Stratégique à la maitrise des données sur les aides et porter la problématique à un niveau politique Adaptation du protocole de collecte des données en fonction des contraintes et besoins identifiés et élaboration d'un guide didactique de remplissage des questionnaires de données Présentation pour validation par le Forum Stratégique du nouveau protocole et de son guide et sensibilisation des PTFs à la problématique de la qualité des données collectées

18 Domaine 6 : Infrastructure matérielle et continuité opérationnelle 6.1. Effectuer un inventaire exhaustif systématique du matériel en place 6.2. Rédiger des directives sous la forme de protocole de sauvegarde contre les risques opérationnels (plan de continuité des opérations et de reprise des activités) 6.3. Elaborer un plan de transfert de la plate-forme du DAD de Synergy vers le Inventaire exhaustif systématique du matériel en place Elaboration et mise en œuvre de la stratégie de sauvegarde des données contre les risques opérationnels Transfert de la plate-forme DAD de Synergy vers le

19 Domaine 7 : Documentation et Archives 7.1. Exploiter le guide d'organisation du centre de documentation proposé Application du guide d'organisation du centre de documentation 7.2. Collecter les conventions et accords de financement

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