Guide de formation B to B. B to B ICI LOCATIONS AGENCE IMMOBILIÈRE PARTENAIRE. Développez vos partenariats immobiliers. Document à usage interne

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1 Guide de formation B to B B to B ICI LOCATIONS AGENCE IMMOBILIÈRE PARTENAIRE Développez vos partenariats immobiliers Document à usage interne

2 Comment faire monter en puissance le partenariat? L attractivité du groupe Akerys est déterminé par la capacité à apporter un CA additionnel au partenaire. L animateur doit s appuyer sur cet argument et le faire évoluer selon l interlocuteur. Il saura le convaincre de se structurer de manière à réaliser davantage de locations. En marché tendu dans l immobilier, la location est un vrai levier (5 locations =1 vente). Le partenaire sera acteur lors du lancement des nouvelles résidences et lors de l absence d un commercial pour les contacts du call. Quand les résultats sont constants, l animateur doit se positionner comme un vrai collaborateur et tisser une relation amicale afin de l amener à un objectif mensuel d atteinte à réaliser ensemble, les intérêt deviennent partagés. La concurrence entre partenaires est bénéfique pour faire monter en puissance un partenariat 2

3 Comment développer un partenariat? Connaître le secteur à développer Définir les secteurs cibles et les objectifs Les outils indispensables Sélection des agences selon nos critères Recruter R1 Séduire R2 Former Méthodologie et supports Mise en place en interne Journée d intégration Animation Suivi Diagnostiquer et solutionner la non-performance 3

4 Comment sont définis les secteurs cibles et les objectifs pour l animateur réseau? 4

5 Définir les secteurs cibles et les objectifs LES SECTEURS CIBLES seront définis par le responsable commercial en fonction de la vacance locative, d une défaillance de la force de vente directe, d une nouvelle résidence livrée LES OBJECTIFS trimestriels sont également définis par le responsable commercial qui les répartis entre les commerciaux et l animateur réseau. Les objectifs évolueront selon la saisonnalité, le nombre de partenaires, le stock, les commerciaux absents, le concept de priorité 5

6 Connaître et s imprégner du secteur à développer Afin de définir sa stratégie, l animateur réseau doit : Rencontrer le commercial du secteur afin de connaître ses difficultés, visiter les résidences, connaître les partenaires actuels et l historique, Connaître la ville, le bassin économique, la concurrence, Etudier les grilles de chaque résidence pour connaitre la typologie des biens à la location et leurs tarifs, Evaluer le nombre de partenaires nécessaires pour le secteur, 6

7 Quels sont les outils indispensables? 7

8 Les outils indispensables Les mandats de partenariat Cartes de visite Les fiches résidences Les stocks Le modèle de facture La procédure des critères Un dossier de location et un dossier d état des lieux La fiche de suivi des partenaires Les point de gratuités Le suivi de l activité des locations Le suivi des prospects 8

9 Un recrutement maîtrisé pour un développement harmonieux 9

10 Sélection des agences Le partenariat est basé sur des valeurs de confiance. La réputation de l agence est un bon indicateur, son emplacement bien fréquenté et sa proximité aux résidences sont une valeur ajoutée. Le nombre de locations en agence n est pas une référence. Certaines agences souhaitent se développer dans l activité de la location et d autres ont trop de lots en gestion pour privilégier les biens Akerys. Pourtant les agences faisant beaucoup de locations ont beaucoup de contacts! La structure doit permettre d investir du temps à la démarche locative. Que ce soit le responsable d agence ou la secrétaire, la personne doit être libre de toute autre activité pour un résultat probant. Seuls les entretiens de découverte vous permettront une «vraie» présélection! Nous recommandons de sélectionner une structure : - Composée de 2 négociateurs, 1 responsable, 1 assistante - Avec un CA moyen compris entre et Ayant une activité essentiellement de transaction et location, ne faisant pas de gestion locative 10

11 Recruter Trouver des agences : Le commercial peut vous donner quelques pistes. Lors de votre visite du secteur, repérez les agences qui vous semblent bien positionnées, regardez les vitrines de location, les publicités des gratuits et magazines pour connaitre les agences qui communiquent. Les pages jaunes. La prospection : - Sur le terrain, en se présentant aux agences, - Par téléphone. Objectif : décrocher un R1 - Obtenir le responsable de la location - Se présenter, notre fonction au sein du groupe - Lui proposer une collaboration pour lui faire gagner du CA 11

12 UTILISER LES FORCES EN PLACE 12

13 Les agences déjà mise en place 1 er temps : Un courrier peut être envoyé par le Responsable commercial pour présenter l animateur réseau et son poste. Leur solliciter leur meilleur accueil et les informer qu il va prendre contact avec le partenaire. 2 e temps : L animateur l appelle pour prendre la «température» du passif avec Akerys (date de mise en place, partenaire actif à accompagner et former, partenaire en veille, factures non réglées, etc.) 3 e temps : Après avoir une opinion sur le passé du partenaire, le traiter comme un nouveau partenaire (formation, remise de documents actualisés, journée d intégration ). 13

14 R1 Comment séduire une agence? 14

15 Le R1 Deux objectifs : Séduire : Le professionnel ne se séduit pas comme un particulier. Vous devez donc avoir un objectif précis en tête et savoir le mettre en avant. Identifiez la valeur et l intérêt de votre interlocuteur : Méthodologie du R1 15

16 R2 Comment Former une agence? 16

17 R2 Former (à l aide du guide d accompagnement) Présenter le contrat de partenariat, le compléter, le signer. Présenter tous les documents commerciaux susceptibles d être utilisés Visite d une ou plusieurs résidences (clefs, codes, ref grilles, ) Remise des clefs pass et ptt Formation aux critères de solvabilité et à la constitution du dossier Présenter les autres intervenants (assistante, expert, N gestion, commercial du secteur ) Remettre un modèle de facture Mettre en place une bonne communication entre les commerciaux et le partenaire 17

18 R2 Former : Méthodologie et supports Contrat de partenariat à faire signer et parapher en 2 exemplaires MANDAT DE RECHERCHE APPORT DE CANDIDATS A LA LOCATION Contrat de partenariat inter-agences Inscription au registre des mandats : N conformément à l article 65 du Décret 20 juillet ENTRE LES SOUSSIGNES La société AKERYS Services Immobiliers, s.a.s. au capital de RCS Toulouse n Membre ORIAS n Siège social : 10 rue Claude-Marie Perroud - Immeuble ATRIUM - Hall A&B - BP Toulouse - Carte professionnelle mention «Gestion immobilière» n G0378 et «Transactions immobilières» n T0875 avec maniement de fonds (Préfecture de la Haute Garonne) - Caisse de Garantie de l Immobilier CGAIM - 89 rue de la Boétie Paris, laquelle Caisse garantit les sommes et valeurs reçues au titre des activités de gestion et transactions immobilières visées par les loi et décrets dont il vient d être parlé, représentée par Bertrand DELANNOY, ayant tout pouvoir en qualité de Président, lui-même représenté par ET dûment habilité(e) à l effet des présentes, Ci-après désignée «LE GESTIONNAIRE» d une part, immatriculée au R.C.S. de,sous le n titulaire de la carte «Transaction» n, délivrée par la Préfecture de garantie financièrement par sise représenté(e) par M Ci-après désigné(e) «LE PARTENAIRE» d autre part, Ci-après désignées ensemble «les Parties», et individuellement «la Partie», APRES AVOIR RAPPELE que le Groupe AKERYS est actuellement un des leaders de l immobilier en France ; que la société AKERYS SERVICES IMMOBILIERS, filiale du Groupe AKERYS, exerce l activité de location immobilière ; que la société exerce l activité de location immobilière et qu à cette occasion, cette dernière peut apporter son concours à la recherche de candidats à la location des biens immobiliers gérés par la société AKERYS SERVICES IMMOBILIERS (ci-après désigné «stock AKERYS») ; IL EST ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT Article 1 - OBJET DU MANDAT Le présent mandat a pour objet de préciser les modalités de la collaboration entre les Parties. Article 2 - CONDITIONS DU MANDAT Obligations du PARTENAIRE Le mandat est basé sur des relations de confiance durables qui nécessitent une véritable implication dans la démarche commerciale en vue d un recrutement qualitatif des locataires du GESTIONNAIRE. 1 paraphes : 18

19 R2 Former : Méthodologie et supports Remise des différents documents commerciaux : - Bail - Attestation employeur modèle Akerys - Actes de cautionnement - Engagement sur l honneur - Critères de solvabilités des candidats locataires AKERYS Services Immobiliers, s.a.s. au capital de RCS Toulouse n Membre ORIAS n Siège social : 10 rue Claude-Marie Perroud - Immeuble ATRIUM - Hall A&B - BP Toulouse - Carte professionnelle mention «Gestion immobilière» n G0378 et «Transactions immobilières» n T0875 avec maniement de fonds (Préfecture de la Haute Garonne) - Caisse de Garantie de l Immobilier CGAIM - 89 rue de la Boétie Paris - L Version DJASI Janvier CONTRAT DE LOCATION À USAGE D HABITATION PRINCIPALE DE 3 OU 6 ANS Loi n du 6 juillet 1989 modifiée Le présent contrat de location est consenti et accepté aux conditions particulières (prix, charges et conditions spécifiques) énoncées en 1 ère partie et aux conditions générales énoncées en 2 ème partie. CONDITIONS PARTICULIèRES DE LA LOCATION ENTRE LES SOUSSIGNÉS Bailleur : Nom, prénom/ Dénomination Adresse domicile / siège social ET Locataire(s) (cotitulaires indivisibles et solidaires) : Nom, prénom Adresse domicile Nom, prénom Adresse domicile Nom, prénom Adresse domicile Caution solidaire (le cas échéant) : Nom, prénom Adresse domicile Nom, prénom Adresse domicile Ci-après dénommé «le bailleur» IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT : LE BAILLEUR LOUE LES LOCAUX ET ÉQUIPEMENTS CI-APRÈS DÉSIGNÉS AU LOCATAIRE QUI LES ACCEPTE AUX CONDITIONS SUIVANTES : I - Locaux (adresse postale) Résidence : Bâtiment : Esc. : N : Rue : Code Postal : Ville : II - Composition des locaux loués Appartement Lot n : Plan n : Immeuble : Etage : Pièces principales : Villa jumelée/isolée Lot n : Plan n : Terrasse / Balcon Jardin Surface habitable : III - Dépendances Emplacement de stationnement extérieur - Lot n : Garage fermé - Lot n : Emplacement de stationnement en sous-sol - Lot n : Cave - Lot n : Cellier - Lot n : Autres dépendances (à définir) - Lot n : IV - Parties-Equipements et accessoires d usage commun Employé d Immeuble (1) Gardien (1) Interphone Ascenseur Vide-ordures Chauffage collectif Eau chaude Collective Antenne, Câble ou Parabole collective Espaces verts Portail électrique Piscine Aire de jeu Aire de stationnement Tennis Climatisation / Chauffage Autres : V - Destination des locaux loués : habitation principale exclusivement. Le preneur s interdit d exercer dans les lieux loués toute activité artisanale, commerciale ou industrielle, sauf application des dispositions de l article L et suivants du code de commerce. VI - Durée et prise d effet de la location : trois ans six ans Le contrat de location prendra effet le pour se terminer le avec tacite reconduction dans les conditions fixées par la Loi du 6 juillet VII - Condition suspensive L effet du présent bail est subordonné : à la libération des lieux par l occupant à ce jour, Melle/Mme/Mr, congé ayant été donné pour le, ou à l achèvement des travaux (voir stipulations particulières en page 4). L attention du locataire est attirée par une condition suspensive qui est essentielle. Si cette libération n intervenait pas à la date du présent bail, celui-ci, fait sous cette condition suspensive, serait réputé n avoir jamais existé, sauf pour le locataire à opter pour une prise d effet du bail différé au jour de la mise à disposition des lieux loués, laquelle devra intervenir dans les huit jours de la notification de mise à disposition des lieux adressée par le bailleur. La faculté d option ci-dessus prévue n est ouverte que dans un délai de trois mois de la date d effet initiale du bail. Dans le cas où la condition suspensive ne serait pas réalisée, le dépôt de garantie, les loyers payés d avance et les honoraires, seraient remboursés au locataire après application des intérêts au taux légal (à l expiration du délai de trois mois à compter de leur versement jusqu à leur restitution). parapher : (1) Mise en place soumise au vote de l Assemblée Générale des copropriétaires Représenté par son Mandataire : AKERYS Services Immobiliers, s.a.s. au capital de RCS Toulouse n Membre ORIAS n Siège social : 10 rue Claude-Marie Perroud - Immeuble ATRIUM - Hall A&B - BP Toulouse, ayant satisfait aux obligations de la loi «HOGUET» n 70-9 du 2 janvier 1970 ainsi que des décrets d application, titulaire de la Carte professionnelle mention «Gestion immobilière» n G 0378 et mention «Transactions sur immeubles et fonds de commerce» n T 0875, avec maniement de fonds, délivrée par la Préfecture de Haute Garonne, affiliée à la Caisse de Garantie de l Immobilier CGAIM - 89 rue de la Boétie Paris, laquelle Caisse garantit les sommes et valeurs reçues au titre des activités de gestion et transactions immobilières visées par les lois et décrets dont il vient d être parlé, représentée par, ayant tout pouvoir en qualité de Président, lui-même représenté par en qualité de. dûment habilité(e) à l effet des présentes. Date et lieu de naissance Date et lieu de naissance Date et lieu de naissance Ci-après dénommé(s) «le locataire» Date et lieu de naissance Date et lieu de naissance Ci-après dénommé(s) «la caution» 1 Ce document est la propriété exclusive de la société AKERYS SERVICES IMMOBILIERS, SAS au capital de euros - RCS Il est mis à disposition de la clientèle bénéficiaire du site extranet pour un usage strictement privé et à titre informatif. Toute reproduction de ce support pour un usage externe et/ou ne répondant pas à sa destination initiale pourra faire l objet de poursuites judiciaires. 19

20 R2 Former : Méthodologie et supports Présentation du support et méthodologie 20

21 R2 Former : Méthodologie et supports Remise du book des fiches résidences du secteur 21

22 R2 Former : Méthodologie et supports Support utilisé lors de la formation rapide en agence partenaire : 22

23 R2 Former : Méthodologie et supports Outil de communication entre partenaires et commerciaux pour l accessibilité des logements vacants : 23

24 R2 Former : Méthodologie et supports Modèle de facture à remettre à l agence partenaire pour sa facture commission : 24

25 Mise en place en interne Mandat de partenariat à donner au responsable commercial pour contre signature et enregistrement, Mise à jour de la liste des partenaires et diffusion aux assistantes pour l envoi des grilles Organisation d une journée d intégration en interne et confirmation au partenaire, Adresser au nouveau partenaire par mail : les points de gratuité, les grilles, les fiches techniques des résidences pour publicité, book en agence et sur le net, le modèle de facture Communication aux commerciaux des coordonnées du nouveau partenaire pour information et communication lors de la réservation d un lot, Mettre à jour les grilles pour que le partenaire apparaisse. 25

26 Mise en place en interne : Méthodologie et supports Liste des partenaires à tenir à jour : 26

27 Mise en place en interne : Méthodologie et supports Fiche de suivi des partenaires à tenir à jour : 27

28 Mise en place en interne : Méthodologie et supports Fiche de suivi des partenaires à tenir à jour :Suivi de l activité des partenaires en mandat complet 28

29 Mise en place en interne : Méthodologie et supports Suivi de l activité des locations complet et prospect + annulations 29

30 Mise en place en interne : Méthodologie et supports Suivi du retour des contacts prospects 30

31 Organisation d une journée d intégration Le but de la journée d intégration est le développement d une culture de partenariat et de transmettre la dimension du groupe. Présentation avec le Responsable Commercial qui se déroulera sur 1 journée à l agence. Sont abordés les sujets suivants : - Présentation du groupe - La part de marché des partenaires dans le groupe - Qui contacter, numéros utiles - Etapes d un dossier - Documents commerciaux - Les Points de gratuité - Modalité de règlement - GRL 31

32 Animation Le 1 er lundi suivant la mise en place du partenaire l appeler pour : - Confirmation de la réception des grilles - S intéresser à ses motivations du moment, a-t-il des contacts? - A-t-il eu le temps de visiter les autres résidences? - Qu a-t-il penser de la journée d intégration ou confirme t-il sa présence à la journée d intégration? - Lui rappeler notre disponibilité, - Lui proposer de monter le 1er dossier avec lui, et l encourager! 32

33 Suivi Activité locative Un suivi attentif des EDLE en DSOD réalisés par le partenaire est très important afin de suivre l évolution de la production. C est un indicateur précieux qui nous permettra d accentuer l animation en fonction des besoins. Facture Il est important de suivre la facturation et de relancer le service comptabilité en cas d impayé afin de ne pas démotiver le partenaire. Fiche suivi partenaire A chaque action auprès d un partenaire, il est important de saisir les échanges afin de conserver une traçabilité et l historique Enquête satisfaction Après 6 mois, pour connaitre les attentes des partenaires 33

34 Diagnostiquer et solutionner la non-performance Diagnostiquer les freins à la location, la baisse de performance pour les solutionner, S interroger sur leur communication en matière de publicité, affichage vitrine, web Client mystère pour vérifier si le partenaire propose les biens Akerys L agence subit-elle une restructuration, l acteur principal à la location peut être parti, en congés maternité Un coaching commercial peut être nécessaire pour les stimuler Les rapports entre commerciaux et partenaires peuvent aussi être à l origine d une contre performance 34

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