Organic Spaces : La nouvelle plateforme pour la transformation des entreprises

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1 Organic Spaces : La nouvelle plateforme pour la transformation des entreprises

2 la transformation des entreprises / La conception de l espace doit évoluer vers une approche organique, flexible Les projets d aménagement constituent souvent une projection éclairée de l avenir. Qu il s agisse d un bureau, d un établissement d enseignement supérieur, de santé ou hospitalier, l espace est aménagé à partir de suppositions de ce à quoi pourraient ressembler les activités et la technologie dans cinq à huit ans. Souvent, en raison du coût lié à une reconfiguration, l espace ainsi créé reste longtemps figé. Ces coûts incitent fortement à exiger un résultat positif du premier coup. En effet, personne ne souhaite devoir argumenter en faveur d une transformation onéreuse de l espace deux ans après l achèvement d un projet. On peut décrire cette approche conventionnelle du développement de l espace par la métaphore de la machine. Les intérieurs créés avec la métaphore de la machine sont composés d espaces et d aménagements statiques mais conçus pour fonctionner ensemble d une manière prédéterminée, comme le mécanisme d une montre. Ces espaces fonctionnent bien tant qu aucune modification n est nécessaire. Ils sont coûteux et difficiles à modifier car chaque pièce a été conçue avec minutie pour fonctionner avec les autres. Le système n intègre ainsi aucune flexibilité. Tandis que la métaphore de la machine peut encore être une excellente manière d organiser l espace pour certaines sociétés, elle est moins adaptée pour celles qui doivent répondre rapidement et efficacement aux changements fréquents. Chez Haworth, nous proposons une métaphore «organique» comme processus de création, de gestion et de maintien de l espace. La métaphore organique est celle d un être vivant qui possède la faculté de s adapter en réponse aux modifications de son environnement. LES BÉNÉFICES FINANCIERS DES ESPACES ORGANIQUES SONT IRRÉFUTABLES $ $ $ Réduction des coûts de changement de 75 pour cent 1 Première économie de coût de construction de 20 pour cent 2 Jusqu à 35 pour cent d économies permanentes d énergie CVC 3 La métaphore de la machine utilise une approche de la planification «centrée sur l espace» qui met en avant l efficacité du flux de travail et minimise les coûts par opposition à la conception au service de la performance humaine. Les sociétés qui adhèrent à cette métaphore organique «centrée sur les personnes» sont structurées autour de fonctions (services, groupes de travail) et d espaces flexibles qui changent en réponse aux besoins de l entreprise. Elles intègrent les retours du marché et les besoins des clients. Cette flexibilité est rendue possible grâce au modèle de planification et au processus de conception, ainsi qu aux espaces individuels, aux technologies et aux politiques mises en œuvre pour maintenir ces éléments en adéquation avec les objectifs de l entreprise. Un processus de conception organique représente un gain de temps pour le client et pour le designer car le modèle de planification offre un plus grand choix et une plus grande flexibilité et non plus une solution rigide qui voudrait anticiper chaque besoin. Avec le temps, une telle approche contribue à réduire les coûts d ajustement des effectifs et de l espace nécessaire pour soutenir les objectifs de l entreprise. 1 Haworth, Inc., Megerson and Phelps, Turner Construction 2

3 la transformation des entreprises / L espace organique «ressent» le besoin de changement Dans toute société, des objectifs sont fixés en fonction des conditions du marché et des besoins des clients. Mais ces objectifs changent au fil du temps en réponse à l évolution des exigences externes. Un système organique est conçu pour accepter le changement, en assurant que l espace physique, la technologie et les pratiques restent en adéquation avec les objectifs de la société. Dans un espace organique, l évolution des objectifs peut conduire à un changement au niveau de l espace de travail physique, de la technologie et des politiques de ressources humaines. Les informations recueillies sur l utilisation de l espace, sur l engagement des employés ainsi que d autres mesures constituent une boucle de rétroaction susceptible de signaler aux dirigeants qu un changement doit être apporté à ces éléments. Facteurs sociaux, technologiques, économiques, environnementaux et politiques en mutation Les objectifs de la société changent en réaction Tel un organisme vivant, un espace organique s adapte intelligemment au fil du temps La métaphore organique permet de créer, de modifier et de maintenir durablement à leur meilleur niveau des espaces. Haworth propose des suggestions pratiques qui utilisent la métaphore organique pour : Créer un espace en adéquation avec la stratégie de la société, Faire évoluer l espace lorsqu il ressent le besoin de changement, et Maintenir les améliorations au fil du temps et en adéquation avec la culture d entreprise. Retour des objectifs qui évoluent Le processus et les attitudes de travail doivent rester en adéquation avec les Retour des objectifs qui évoluent objectifs L espace organique permet un réglage permanent pour s assurer que les employés peuvent obtenir les résultats souhaités. Par exemple, le fait de garantir une configuration et des caractéristiques appropriées peut augmenter l efficacité du groupe de travail jusqu à 12 pour cent et la qualité des processus du groupe de travail jusqu à 31 pour cent 4 Dr. Michael O Neill Espace Technologie Stratégie L espace physique, les systèmes technologiques et les politiques de travail flexibles réagissent aux retours et évoluent pour soutenir de nouveaux comportements et processus en adéquation avec les objectifs L espace organique utilise une boucle de rétroaction, un espace, une technologie et des politiques flexibles qui réagissent et s adaptent au changement externe. 4 O Neill,

4 Créer un espace qui «intègre» une adaptabilité au changement Le point de départ des tactiques visant la flexibilité peut être une stratégie d espace de travail de haut niveau qui se compose de plusieurs aspects : éléments sous-architecturaux, planification, mobilier, voire une politique de management : Intégrez de la flexibilité dans la stratégie d espace de travail pour réduire les coûts en offrant des espaces de co-working et autres «espaces tiers» aux employés. Veillez à avoir des conditions de location permettant d agrandir ou de réduire facilement vos surfaces ainsi que des options de financement pour des éléments composant l espace. Plutôt que de permettre la flexibilité de l entreprise et l implication des employés, les immeubles de bureaux sont devenus des contenants obsolètes piégeant et obligeant les sociétés à maintenir de vieilles attitudes, à gaspiller de l argent et du carbone, et à supprimer l énergie et la créativité des employés. Adoptez des politiques de travail qui offrent des horaires variables et supportent le travail hors site, ainsi qu une formation sur la manière d utiliser le plus efficacement possible les nouveaux espaces. Impliquez les employés dans le développement de la stratégie d espace de travail (et aidez les à gérer le changement), ce qui peut inclure leur contribution dans le processus de planification et l examen des configurations initiales. Despina Katsikakis, Utilisez un modèle de Présidente du Groupe DEGW planification qui offre une grande variété de types d espace de travail et une flexibilité générale évitez une solution rigide qui essaie d anticiper chaque besoin unique. Intégrez des systèmes de construction flexibles, tels que des planchers surélevés avec des panneaux d accès pour permettre l acheminement en sous-sol des câbles d alimentation électrique, de climatisation ou de données. Faites évoluer la division de l espace, en utilisant des cloisons démontables et des systèmes de mobilier au lieu de cloisons fixes ou autres solutions traditionnelles. Choisissez des mobiliers qui fonctionnent bien ensemble et sont reconfigurables, afin de pouvoir les combiner différemment en fonction de l évolution des exigences de planification. La planification de l espace peut soutenir la flexibilité de diverses manières : en commençant par des stratégies et des concepts plus généraux portant sur l immobilier, l espace de travail et la politique de travail, jusqu à la planification concrète des systèmes de construction, des éléments architecturaux et du mobilier. L espace est une conversation, un dialogue continu entre l utilisateur et l environnement, dans lequel l évolution ou la transformation permanente est bien plus importante et précieuse qu une conception définitive à l infini. Studio TILT, agence de design basée à Londres, Angleterre. 4

5 Faire évoluer l espace lorsqu il «ressent» le besoin de changement C est au moment du changement que l on réalise vraiment l importance d un investissement dans un espace organique. L espace selon la «métaphore de la machine» doit essayer d absorber le changement dans son cadre rigide alors que l espace organique s adapte intelligemment au changement grâce à certaines des tactiques suivantes : Optimiser son investissement en ressources internes et externes pour gérer la reconfiguration d éléments sousarchitecturaux et du mobilier. La meilleure approche pourrait être l association des deux car des techniciens internes bien formés peuvent réagir rapidement au besoin de changement. Prévoir le stockage temporaire du mobilier non utilisé. Le modèle organique permettant une adaptation aisée de l espace, il est possible de stocker le mobilier non utilisé pour une utilisation sur d autres sites. C est une pratique durable qui contribue également à augmenter la flexibilité financière et réduire les coûts. Reconfigurer l espace selon les besoins et pour tester de nouvelles idées. Un espace organique rend le changement plus facile et peut servir de banc d essai pour de nouvelles idées et de nouveaux concepts de planification sans contrainte de délai et sans déranger les employés. Impliquer les employés dans un processus d évolution permanente de l espace de travail par un examen régulier des objectifs et de la stratégie des espaces et en les sollicitant sur les besoins liés à leur travail dans l espace. Évaluer les fournisseurs potentiels constitue une activité stratégique ; sont-ils financièrement stables; sont-ils susceptibles d offrir un avantage significatif en termes de coût ou de qualité ; disposent-ils des bons actifs et effectifs ; et sont-ils source d innovations? Un espace peut facilement évoluer selon les besoins si l on a prévu des ressources appropriées pour modifier les éléments architecturaux, des solutions de stockage du mobilier en vue d une réutilisation et s il existe une culture d engagement des salariés et d encouragement des nouvelles idées dans le processus de changement. James Calder, Calder Consultants, Sydney, Australie 5

6 Maintenir les améliorations au fil du temps Un espace organique reste en adéquation avec les besoins des salariés et de l organisation grâce à des retours réguliers (annuels, bisannuels ou trimestriels) sur l utilisation réelle de l espace ainsi qu à des données qui permettent d évaluer dans quelle mesure l espace favorise les comportements et les résultats souhaités. Pour gérer les retours, des processus doivent être mis en place pour déterminer et utiliser les mesures adaptées afin de recueillir des informations régulières sur l utilisation de l espace, la satisfaction des employés, les processus de travail individuel et collectif et les résultats. Identifier les objectifs d efficacité spatiale, qui peuvent inclure la surface en mètres carrés par personne, le rapport entre l espace attribué et l espace non attribué et le rapport entre l espace individuel et l espace collectif. Définir les paramètres de l efficacité des salariés, tels que l indice d engagement des employés, les mesures du bien-être et les évaluations de l efficacité. Créer des indicateurs de comportement et d efficacité collectifs et individuels et des évaluations de l efficacité du soutien apporté par l espace à ces résultats : le nombre et la qualité des modèles d interaction sociale et collective, des mesures de l efficacité des processus de travail individuel, de l innovation et du degré de support apporté par l espace de travail à ces résultats. Les bureaux conventionnels [qui utilisent la métaphore de la machine] sont semblables à des superpétroliers ; si vous voulez changer de direction ou même réaliser des ajustements mineurs, cela demande beaucoup d efforts et de temps. Gerry Taylor, Directeur Design Créatif, Orangebox, Royaume-Uni L espace organique offre à toute organisation un environnement très efficace et rentable Les concepts centraux de l espace organique sont orientés vers l humain et vers le «bien construit» : la flexibilité de l agencement intérieur et la capacité de réutilisation des éléments, la souplesse structurelle du bâtiment, la facilité d intégration de la technologie et la capacité à étendre ou réduire l espace par des reconfigurations physiques. Le fait de compléter cette flexibilité par des «espaces tiers» permet d assurer la pérennité des espaces de bureau tout en réduisant les risques. 5 Mais il ne s agit pas seulement d espace. L espace organique représente un tournant vers une gestion orientée sur l humain, qui s éloigne des modes de management verticaux et des espaces conçus selon la métaphore de la machine. La prise en considération globale des personnes, des espaces, de la technologie et des politiques dont elles ont besoin pour être efficaces, sont les éléments qui rendent uniques les entreprises organiques et leurs espaces. Cet article est le premier d une série sur l espace organique. Nous continuerons d affiner ce concept et d explorer sa signification et son utilisation avec nos clients et nous partagerons les résultats de cette recherche permanente. N hésitez pas à écrire à info.fr@ haworth.com pour nous faire part de vos souhaits de sujets pour les futurs articles. Un espace organique maintient un niveau élevé de performance lorsque des retours réguliers sont recueillis sur l utilisation de l espace, les modèles de travail et les facteurs humains tels que l engagement, le bien-être et l efficacité. Les retours sont inestimables pour affiner la conception et la maintenir en adéquation avec les objectifs de l entreprise. 5 D. Katsikakis,

7 Contributeurs Mike Bahr est architecte. Depuis plus de 25 ans, il est spécialisé dans le design stratégique et la fidélisation des clients. Senior Research Specialist pour Haworth aux États-Unis, Mike dirige les programmes de recherche visant à analyser l impact de l espace sur les personnes et vice versa. Il peut ainsi à aider nos clients à aménager des espaces offrant un niveau élevé de performance. Mark Bridgman est architecte. Basé au Royaume- Uni, il exerce son expertise depuis plus de 33 ans. Mark fait partie de l équipe internationale Haworth Workplace Design Strategists. Il a participe à des projets en Europe, au Royaume-Uni, en Amérique du Nord et en Australie. Kaj Helstrand est titulaire d un mastère d architecture intérieure et d une licence en design de communication. Basé en Asie, Kaj propose des solutions d espace de travail à des multinationales à travers le monde depuis plus de 20 ans. Il dirige l équipe Harmony Services Workplace Strategy & Transformation pour Haworth, qui couvre l Asie- Pacifique, le Moyen-Orient, l Afrique et l Amérique Latine. Stefan Kiss, basé en Allemagne, est Senior Workplace Strategist chez Haworth. Il dispose de plus de 20 ans d expérience dans le conseil en design et espace de travail. Stefan évolue depuis longtemps au sein d équipes internationales. Son principal rôle est d être l interface entre la recherche et les besoins des clients. Dr. Mike O Neill est titulaire d une licence en psychologie, d un master et d un doctorat en architecture. Fort de plus de 20 ans d expérience dans l industrie, Senior Research Strategist pour Haworth, il dirige le groupe de recherche aux Etats- Unis. Ce dernier adopte une perspective globale pour identifier les tendances futures et créer une recherche au service d idées pratiques en termes de stratégie d espace de travail, de planification et de produits. Références Morgan, G. Images of Organization. Newbury Park, CA: SAGE Publications,1986. Haworth, Inc. Supporting Green Building and Sustainability Goals. Holland, MI, Haworth, Inc. Organic Workspace Increases In Value. organicworkspaces.com/pdf/organic_workspaces_increases_in_ Value.pdf Haworth, Inc. The Renovation of One Haworth Center. Holland, MI, the-renovation-of-one-haworth-center.pdf?sfvrsn=4. Katsikakis, D. How to Future Proof Your Workplace. The Huffington Post. August 5, Loftness, V., Brahme, R., Mondazzi, M., Vineyard, E., & MacDonald, M. Energy Savings Potential of Flexible and Adaptive HVAC Distribution Systems for Office Buildings. Center for Building Performance and Diagnostics, School of Architecture, Carnegie-Mellon University, and Oak Ridge National Laboratory, Prepared for the Air-Conditioning and Refrigeration Technology Institute, June Megerson, James E. and Phelps, Andres. Underfloor Air Distribution Energy and Cost Comparison Xcel Energy Building - Minneapolis, MN. s.l.: Building Systems and Diagnostics, O Neill, Michael. Ergonomic Design for Organizational Effectiveness. New York: CRC Press, O Neill, Michael. Measuring Workplace Performance. New York: Taylor & Francis, Turner Construction. One Haworth Center (HQ) Experience. Holland, MI : Self published. Haworth étudie les liens entre la conception de l espace de travail et les comportements, la santé et l efficacité des hommes et la qualité de l expérience utilisateur. Nous partageons et appliquons ce que nous apprenons pour créer nos produits et aider nos clients à façonner leurs environnements de travail. Pour plus d informations, n hésitez pas à consulter les sites ou 7