MEGA Process BPMN Edition. Guide de Démarrage

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1 MEGA Process BPMN Edition Guide de Démarrage

2 MEGA 2009 SP4 1ère édition (juin 2010) Les informations contenues dans ce document pourront faire l objet de modifications sans préavis et ne sauraient en aucune manière constituer un engagement de la société MEGA International. Aucune partie de la présente publication ne peut être reproduite, enregistrée, traduite ou transmise, sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, sans un accord préalable écrit de MEGA International. MEGA International, Paris, Tous droits réservés. MEGA Process (BPMN) et MEGA sont des marques réservées de MEGA International. Windows est une marque réservée de Microsoft. Les autres marques citées appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

3 SOMMAIRE Découvrir l espace de travail Lancer MEGA A propos de l espace de travail Fenêtres de navigation Fenêtre d édition Barre d outils de l espace de travail Fenêtre d aide contextuelle Naviguer dans l espace de travail Les bibliothèques Créer un objet à partir d une bibliothèque Quitter MEGA Utiliser MEGA Process BPMN Edition Créer un processus organisationnel Contexte de travail Création d un processus organisationnel Construire un diagramme de processus organisationnel Créer un diagramme de processus organisationnel Créer des objets Créer les participants Créer les opérations Créer les événements Décrire l enchaînement des opérations Définir une condition sur un enchaînement Créer les flux échangés Enregistrer un diagramme Saisir les commentaires des objets Pour aller plus loin avec MEGA

4 Sommaire Produire la documentation Générer un document MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

5 1 DÉCOUVRIR L ESPACE DE TRAVAIL Avant de vous conduire pas à pas dans l élaboration d un diagramme décrivant le fonctionnement d une partie d une entreprise et dans l élaboration des livrables associés, le présent guide de démarrage commence par vous présenter les fonctionnalités de base de MEGA Process BPMN Edition. "Lancer MEGA", page 6 "A propos de l espace de travail", page 8 "Naviguer dans l espace de travail", page 10 "Quitter MEGA", page 12 5

6 1 LANCER MEGA Pour lancer MEGA : 1. Double-cliquez sur l icône MEGA : La fenêtre d'identification apparaît. 2. Dans le champ Nom Utilisateur, sélectionnez l'utilisateur "Mister Guide" ou saisissez votre nom d utilisateur. Le mot de passe de l utilisateur vous est demandé dans cette fenêtre si l utilisateur en a un. L'utilisateur "Mister Guide" n'a pas de mot de passe : il est installé dans l environnement de démonstration pour vous guider pendant votre découverte de MEGA et il permet de voir le contenu de tous les produits disponibles sur la clé. 3. Dans le champ Base, sélectionnez la base "MEGA (Tutorial)". La flèche verticale vous permet de faire apparaître la liste des bases disponibles. Lorsque vous commencez à modéliser les données de votre entreprise, il est conseillé de créer une nouvelle base dans un nouvel environnement. Pour en savoir plus sur les bases et les environnements, reportez-vous au guide de l administrateur. 6 MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

7 Découvrir l espace de travail Lancer MEGA L'espace de travail de "Mister Guide" dans la base choisie apparaît. Espace de travail de l utilisateur Mister Guide dans la base "MEGA (Tutorial)" Les types d objets disponibles sont fonction des produits MEGA dont vous disposez. Par défaut, l espace de travail MEGA se compose de deux zones principales : La zone des navigateurs et outils, qui permet de naviguer dans le référentiel et d accéder aux objets principaux. La zone d édition, qui sert principalement à éditer les diagrammes. Vous disposez également d une barre de recherche en haut de l espace de travail pour effectuer des recherches dans l ensemble du référentiel. 7

8 1 A PROPOS DE L ESPACE DE TRAVAIL A défaut de paramétrage, l espace de travail se présente comme suit : A gauche, les fenêtres de navigation A droite, la fenêtre d édition En haut, une barre d outils vous permet de réaliser les principales actions disponibles à partir de l espace de travail En bas, une aide contextuelle définit les objets sélectionnés. Fenêtres de navigation Une zone de navigation est composée de diverses fenêtres qui vous permettent de naviguer dans le référentiel. Les fenêtres Accueil et Projets sont affichées par défaut ; elles donnent accès aux bibliothèques et aux projets. Vous pouvez paramétrer l affichage de ces fenêtres en les rendant flottantes / ancrées et en les déplaçant dans l espace de travail. Vous pouvez également ajouter des fenêtres supplémentaires, de propriétés ou de commentaires, grâce au menu Affichage. Fenêtre d édition La zone d édition sert principalement à éditer les diagrammes. Elle comporte également une page d accueil qui vous propose des accès rapides aux différents modules de MEGA. Voir la partie "zone d édition" de l image "Espace de 8 MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

9 Découvrir l espace de travail A propos de l espace de travail travail de l utilisateur Mister Guide dans la base "MEGA (Tutorial)"", page 7. A partir des différentes sections, vous pouvez construire les diagrammes associés. La page d accueil est disponible depuis le menu d aide? > Page d accueil. Barre d outils de l espace de travail Fenêtre d aide contextuelle La fenêtre d aide contextuelle donne des informations élémentaires sur chaque concept ou type d objet sélectionné. Elle est disponible dans le menu Affichage > Fenêtre d aide. 9

10 1 NAVIGUER DANS L ESPACE DE TRAVAIL Les fenêtres de navigation contiennent des navigateurs permettant d'accéder aisément aux composants utilisateur principaux tels que : les bibliothèques les principaux objets contenus dans la base les projets la documentation disponible (sites Web, documents, matrices, références externes) Elles sont disponibles dans le menu Affichage. Depuis le navigateur, vous pouvez visualiser les objets et ouvrir notamment leur(s) diagramme(s) ainsi que leur fenêtre de propriétés. Les bibliothèques Une bibliothèque permet de ranger des objets MEGA. Les objets d une bibliothèque ne sont connus que dans le contexte de celle-ci. Pour mettre des objets en commun, une bibliothèque peut référencer une autre bibliothèque. Les bibliothèques sont accessibles depuis la fenêtre de navigation Accueil. Quand vous commencez de travailler dans une base, vous devez définir une bibliothèque par défaut. Pour définir une bibliothèque par défaut : 1. Sélectionnez la bibliothèque dans laquelle vous allez travailler. 2. Ouvrez son menu contextuel et cliquez sur Définir par défaut. Cette bibliothèque apparaît dans le dossier Bibliothèque par défaut. Créer un objet à partir d une bibliothèque Pour pouvoir classer les nouveaux objets selon leur contexte d utilisation, il est recommandé de créer les objets dans des bibliothèques. Pour créer un objet à partir d une bibliothèque : 1. Dans la fenêtre de navigation Accueil, faites un clic droit sur la bibliothèque adéquate. 10 MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

11 Découvrir l espace de travail Naviguer dans l espace de travail 2. Sélectionnez Nouveau suivi du type d objet choisi. 3. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le nom de l objet et cliquez sur OK. 11

12 1 QUITTER MEGA Pour quitter la session courante de MEGA, en conservant votre travail ou en le publiant, cliquez sur le menu Fichier > Quitter. Une fenêtre vous propose le choix du mode de sortie. Lorsqu'un utilisateur se connecte à une base, MEGA crée une transaction propre à l utilisateur et conserve une vision de l'état de la base au moment de la connexion. L'utilisateur peut ensuite y ajouter ses propres modifications sans être perturbé par les modifications réalisées simultanément par les autres utilisateurs, puisque chaque utilisateur de MEGA possède sa propre vision de la base. Quand vous quittez MEGA, une fenêtre MEGA vous propose de publier les modifications que vous avez effectuées : Oui Cette option permet d écrire les mises à jour effectuées au cours de la transaction dans le référentiel. Pour un travail d'équipe efficace, il est souhaitable d'effectuer des publications fréquentes et régulières. Les autres utilisateurs pourront mettre à jour leur propre transaction sans publier leur travail grâce à la commande du bureau Fichier > Rafraîchir. Ce mode de sortie permet également la sélection d une autre base à la connexion suivante. Non Toutes les modifications effectuées depuis la dernière publication seront oubliées. C'est le mode préconisé pour une simple consultation. Notez que les modifications apportées à l espace de travail de l utilisateur sont perdues. Plus tard Cette option permet de poursuivre les modifications en cours lors d'une prochaine session de travail, mais sans que les autres utilisateurs ne soient informés des mises à jour qui viennent d'être effectuées. 12 MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

13 2 UTILISER MEGA PROCESS BPMN EDITION Ce chapitre présente les fonctionnalités de base offertes par MEGA Process BPMN Edition pour modéliser les processus de votre entreprise. Vous y apprendrez comment : définir votre contexte de travail créer un processus et le diagramme qui le représente définir les participants au processus spécifier les opérations exécutées par les participants préciser les flux échangés commenter les objets présents dans le diagramme 13

14 2 CRÉER UN PROCESSUS ORGANISATIONNEL Vous allez apprendre à définir votre contexte de travail et à décrire votre premier processus organisationnel. Un processus organisationnel est un ensemble d'opérations réalisées par des acteurs d'une entreprise ou d'une organisation en vue de produire un résultat. Il est décrit comme une séquence d'opérations, contrôlée par des événements et des conditions. Cette présentation s appuie sur un exemple de traitement des demandes d achat représenté cidessous. Le diagramme décrit l organisation suivante : La demande d achat est reçue par un assistant du service achats qui la saisit et la soumet à l approbation du responsable des achats. Si la demande est refusée, un message est envoyé au demandeur. Si la demande est acceptée, l assistant finalise la demande et la transmet aux acheteurs chargés de passer la commande. Contexte de travail Le contexte dans lequel vous allez travailler est défini par une bibliothèque. Dans le cadre de ce guide de démarrage vous allez créer une bibliothèque spécifique. 14 MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

15 Utiliser MEGA Process BPMN Edition Créer un processus organisationnel Pour créer une bibliothèque : 1. Dans la partie gauche de l espace de travail MEGA, sélectionnez l onglet de la fenêtre de navigation Accueil. 2. Dans le navigateur, faites un clic droit sur le dossier Bibliothèque par défaut. 3. Sélectionnez Nouveau > Bibliothèque. La fenêtre Création d une bibliothèque apparaît. 4. Saisissez le nom de votre bibliothèque. 5. Cliquez sur OK pour fermer cette fenêtre. La bibliothèque apparaît dans la fenêtre de navigation Accueil et devient la bibliothèque par défaut. Dans un contexte normal de travail en entreprise, une bibliothèque de travail est définie par le chef de projet. Création d un processus organisationnel Pour créer le processus organisationnel "Traiter les demandes d achat" à partir de la bibliothèque par défaut : 1. Faites un clic droit sur la bibliothèque que vous venez de créer. 2. Sélectionnez Nouveau > Processus organisationnel. La fenêtre Ajout d un Processus organisationnel apparaît. 3. Saisissez le nom du processus organisationnel : "Traiter les demandes d achat". 4. Cliquez sur OK pour fermer cette fenêtre. 5. Dépliez l arbre de votre bibliothèque pour voir apparaître le nouveau processus. 15

16 2 CONSTRUIRE UN DIAGRAMME DE PROCESSUS ORGANISATIONNEL Avec MEGA, les processus organisationnels sont décrits sous forme de diagramme. Créer un diagramme de processus organisationnel Pour créer un diagramme de processus organisationnel : 1. Faites un clic droit sur le nom du processus "Traiter les demandes d achat" et sélectionnez Nouveau > Diagramme. 2. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez Diagramme de processus organisationnel ; vérifiez que la case Initialiser le diagramme est cochée et cliquez sur le bouton Créer. L initialisation du diagramme positionne automatiquement le cadre du processus décrit et les événements principaux. La fenêtre du diagramme apparaît. Vous êtes dans l'éditeur graphique de MEGA. 16 MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

17 Utiliser MEGA Process BPMN Edition Construire un diagramme de processus organisationnel Le diagramme est initialisé. Le processus courant, représenté par un cadre, est posé dans le diagramme. Créer des objets Votre première tâche consiste à créer les objets dont vous avez besoin : participants au processus, opérations effectuées avec leurs enchaînements et flux échangés. Créer les participants Vous allez définir les participants à la réalisation des étapes du processus. La présentation en colonne facilite la lecture des diagrammes bien que toute autre forme de présentation soit possible. Pour créer un acteur participant à la réalisation du processus, par exemple "Assistant achats" : 1. Cliquez sur le bouton Participant de la barre d'objets. 2. Cliquez sur le plan de travail du diagramme à l intérieur du cadre de processus organisationnel. Le participant apparaît alors dans le diagramme. 3. Cliquez sur le nom "Participant", appuyez sur la touche <F2> et changez le nom du participant. De la même façon, créez les autres participants au processus : "Responsable achats" et "Acheteur". Pour positionner le participant dans le cadre du processus décrit : Cliquez dans le bandeau du participant et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez l objet. Vous pouvez par exemple le positionner en haut à gauche du cadre du processus. Pour agrandir les cadres des participants pour qu ils occupent une hauteur équivalente à celle du processus : 1. Sélectionnez les trois participants. 2. Cliquez sur le point placé au centre de la ligne du bas du cadre et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, tirez la ligne du cadre vers le bas. Enfin, vous allez créer le participant "Demandeur" en cliquant sur le bouton Participant processus. de la barre d'objets et le positionner à l extérieur du cadre du 17

18 2 Créer les opérations Une opération est une étape significative d un processus. Vous allez créer les opérations et relier chacune d elles au participant chargé de sa réalisation. Pour créer une opération : 1. Cliquez sur le bouton Opération de la barre d'objets et cliquez dans le diagramme à l intérieur de la forme du participant "Assistant achats". L opération apparaît dans le diagramme. 2. Cliquez sur le nom de l opération, appuyez sur la touche <F2> et saisissez le nouveau nom de l opération "Saisir la demande d achat". Pour affecter une opération à un autre participant : 1. Déplacez une opération d un participant vers un autre, par exemple de "Assistant achats" vers "Responsable achats". Le cadre du participant destinataire est mis en surbrillance. Une fois posée, l'opération est déliée de l'"assistant achats" et reliée au "Responsable achats", ce qui signifie que c'est le "Responsable achats" qui effectue l'opération. 2. Reposez l'opération dans le cadre "Assistant achats", comme précédemment, pour rétablir le lien initial. Créez de la même façon les opérations "Approuver la demande", "Finaliser la demande" et "Passer commande d achat". 18 MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

19 Utiliser MEGA Process BPMN Edition Construire un diagramme de processus organisationnel Créer les événements Vous allez créer un événement de début et les deux événements de fin. Pour créer l événement de début du processus : 1. Cliquez sur le bouton Evénement de la barre d'objets. 2. Cliquez dans le cadre du processus décrit pour positionner l événement. La fenêtre de Création d un événement apparaît. 3. Dans le champ Nom, saisissez "Début". 4. Sélectionnez Début dans la liste proposée pour définir la nature du nouvel événement et cliquez sur Terminer. Un événement noté "Début" apparaît dans le diagramme. Procédez de manière équivalente pour créer les événements "Refus" et "Fin". Décrire l enchaînement des opérations Vous allez créer les liens représentant l ordre de réalisation des opérations. Pour créer un enchaînement entre deux opérations : 1. Cliquez sur le bouton Enchaînement. 2. Cliquez sur l opération émettrice et tirez un lien vers l opération destinataire. Les deux opérations apparaissent en surbrillance et un lien pointillé indique la trajectoire qui sera prise par le lien graphique. Plusieurs trajectoires sont possibles : il vous suffit de déplacer le curseur dans le cadre de l opération destinataire. Créez de cette manière tous les enchaînements reliant les opérations du processus ainsi que les enchaînements entre les événements et les opérations. 19

20 2 Définir une condition sur un enchaînement L opération "Approuver la demande" peut donner lieu soit à un refus qui marque la fin du processus, soit à la fin du traitement de la demande. Vous allez indiquer cette alternative dans le diagramme. Pour définir une condition sur l enchaînement entre l opération "Approuver la demande" et l événement de fin : 1. Cliquez sur l enchaînement et faites apparaître son menu contextuel avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Propriétés. 2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur l onglet Caractéristiques. 3. Cliquez sur la flèche à droite du champ Type d enchaînement. 4. Sélectionnez "Conditionné" dans la liste déroulante. 5. Remplissez l expression de conditionnement dans le champ Prédicat, par exemple "Demande refusée". 6. Cliquez sur OK. Le texte associé à la condition apparaît sur l enchaînement qui prend alors la forme. Pour définir que l enchaînement entre l opération "Approuver la demande" et "Finaliser la demande" est utilisé par défaut : 1. Cliquez sur l enchaînement et faites apparaître son menu contextuel avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Propriétés. 2. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur l onglet Caractéristiques. 3. Cliquez sur la flèche à droite du champ Type d enchaînement et sélectionnez Défaut dans la liste déroulante. 4. Cliquez sur OK. L enchaînement prend alors la forme. Créer les flux échangés Les flux de données sont échangés entre les opérations du processus et le participant "Demandeur" qui est à l extérieur du cadre du processus décrit. Pour créer un flux : 1. Cliquez sur le bouton Flux 20 MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

21 Utiliser MEGA Process BPMN Edition Construire un diagramme de processus organisationnel 2. Cliquez sur le participant "Demandeur" pour positionner le flux et, en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris, tirez un lien vers l opération. 3. Lâchez le bouton de la souris. Le lien pointillé représentant le flux apparaît dans le diagramme. Créez les autres flux de sortie en partant des opérations émettrices vers le participant "Client". Le modèle que vous venez de construire avec MEGA est représenté ci-dessous. Enregistrer un diagramme Enregistrez votre dessin à l'aide du bouton Enregistrer Vous pouvez imprimer votre diagramme en sélectionnant le menu Fichier > Imprimer. 21

22 2 Saisir les commentaires des objets Les commentaires permettent de compléter le diagramme lorsque des détails utiles n'apparaissent pas dans le dessin. Ces commentaires sont repris dans le document associé au diagramme. Vous pouvez saisir un commentaire pour chacun des objets présents dans le diagramme. Pour éviter d'ouvrir et fermer la fenêtre de commentaire pour chaque objet, cliquez sur le menu Affichage > Fenêtre d édition > Commentaire. La fenêtre générale de saisie de commentaire s'ouvre en bas de l'écran. Elle présente le commentaire de l'objet lorsque celui-ci est sélectionné. Chaque fois que vous cliquez sur un objet du dessin, cette fenêtre présente le commentaire associé, que vous pouvez modifier. Vous pouvez également saisir un commentaire à partir de l'onglet Textes dans la fenêtre de propriétés de l objet. Dans la fenêtre qui vous est présentée, sélectionnez Commentaire dans la liste déroulante et saisissez votre commentaire. Pour aller plus loin avec MEGA Le processus de traitement des demandes d achat est utilisé dans le guide MEGA Process BPMN Edition pour illustrer les fonctionnalités avancées du produit permettant notamment de : Spécifier les conditions d émission des flux Ajouter des événements Intégrer le processus dans un contexte d utilisation plus large tel que le processus "Achats" dans son ensemble. 22 MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

23 3 PRODUIRE LA DOCUMENTATION Les pages suivantes présentent comment générer automatiquement des documents à partir des éléments saisis lors de la description du diagramme. Des fonctionnalités avancées en matière de documentation vous permettent d adapter les livrables aux standards de l entreprise. Ces fonctionnalités sont présentées dans le guide MEGA Publisher. 23

24 3 GÉNÉRER UN DOCUMENT Pour générer un document à partir d un processus : 1. Dans le navigateur, cliquez avec le bouton droit sur l'icône du processus. 2. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez Recherche d analyse. L outil de recherche des analyses disponibles pour un processus est lancé. Les analyses disponibles sont présentées dans des dossiers. 3. Sélectionnez le dossier "Analyse des processus". Une liste d analyses vous est proposée. 24 MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

25 Produire la documentation Générer un document 4. Pour générer l analyse, cliquez sur le bouton Créer & Lancer à droite de l analyse "Processus organisationel (BPMN)". Le résultat de l analyse s affiche. La page générée présente le diagramme, les commentaires des éléments du diagramme et des tableaux croisés qui montrent les principaux liens entre les objets du diagramme. Vous pouvez effectuer des modifications sur les objets présentés à l aide de leur menu contextuel. Vous pouvez ensuite regénérer la page à l aide du bouton présent en haut à droite. Lorsque la page est composée de plusieurs parties, vous pouvez n en regénérer qu une partie à l aide du bouton correspondant. présent à droite du titre Vous pouvez exporter le document au format RTF ou PDF en activant le menu contextuel du titre général du document. Choisissez par exemple la commande Convertir > RTF pour générer le document au format RTF. 25

26 3 Le document s ouvre dans MS-Word. Si vous utilisez Open Office et non MS Word, vous devez préalablement sélectionner les options de menu Outils > Options, puis déplier le dossier "Documentation", sélectionner "Documents OpenOffice" et cocher la case "Activer OpenOffice" dans le volet de droite. Si vous effectuez des modifications directement dans le document généré, ces changements disparaîtront lorsque vous actualiserez le document. Les analyses qui existent déja sur un objet sont accessibles depuis sa page de propriétés. Elles se trouvent dans le sous-onglet Documents de l onglet Administration. 26 MEGA Process (BPMN) Guide de démarrage

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