Travail en équipe & mobilité

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1 05/03/2008

2 Introduction Introduction L'offre de services de la DSI à destination de tous les utilisateurs du Système d'information de l'institut témoigne de notre volonté de passer d'une logique de service à une logique de qualité de service. Les objectifs de ce document sont de clarifier et de promouvoir cette offre, d'afficher clairement les engagements qui peuvent être pris, mais aussi ceux qui ne peuvent pas l'être, et de faciliter l'accès aux services à valeur ajoutée que nous déployons pour vous servir. Le cas échéant, la disponibilité des services et les engagements associés sont déclinés selon les sites géographiques. Il faut surtout retenir le caractère évolutif de cette offre : 1. de nouveaux services et de nouveaux engagements seront naturellement intégrés comme conséquences visibles de la valeur créée par les projets du SDSI ; 2. dans une démarche d'amélioration permanente, l'offre tiendra également compte de la réalité de vos attentes, de la qualité de service perçue et de l'écart éventuel avec la qualité de service mesurée. Les SIL se tiennent à votre disposition pour apporter toute précision utile. Nous vous invitons à nous faire part de vos remarques à l'aide de la fonctionnalité de dépôt de commentaires directement sur les fiches services concernées sur le portail de la DSI Délégation aux systèmes d'information - mise à jour le : 05/03/2008- https://www.ird.fr/dsi 2

3 Travail en équipe & mobilité Introduction La DSI s'attache à progressivement mettre en place des outils facilitant le travail des agents et des équipes, en partenariat, dans un contexte de large répartition géographique. Les solutions proposées visent tant à faciliter qu'à limiter vos déplacements. La mise en oeuvre de la tranche 2 du schéma directeur des systèmes d'information (en particulier le volet lié à l'évolution des infrastructures) permettra à terme d'élargir notre offre. Les services Pages aaaaaaaa Agendas partagés 4 Nouvelle affectation 5 Répertoires partagés 6 Réunion téléphonique 7 Espace de travail collaboratif 8 Visioconférence 9 Services connexes Pages aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa aaaaaaaa Accès à la messagerie 10 Accès Internet sans fil (WIFI) permanent - service EDUROAM 11 Accès Internet sans fil (WIFI ) temporaire 13 Prêt et libre service 15 4

4 Agendas partagés La DSI n'a pas à ce jour d'offre structurée en la matière. Les projets en cours permettront à terme de mettre en place cette offre de services. Certaines expériences pilotes sont néanmoins en cours. Vous pouvez contacter votre SIL : pour plus d'informations sur les projets techniques en cours dans le cadre du SDSI ; pour plus d'informations sur les expériences pilotes en cours ; éventuellement, pour vous associer, en pleine connaissance de cause, aux expériences pilotes en cours. Pour ce faire: il suffit d'envoyer un mail à votre SIL : adresse générique : sil- vous pouvez aussi contacter votre SIL par téléphone ou vous déplacer. 5

5 Nouvelle affectation Vous bénéficiez, en interne à l'ird, d'une nouvelle affectation géographique ou structurelle. La DSI apporte alors sa contribution pour faciliter le transfert des données avec l'accord et en lien avec les 2 responsables hierarchiques. La DSI prend en charge la connexion à internet et à l'ensemble des ressources sur votre nouveau site. La DSI assure la mise à jour de : votre compte d'accès (login, mot de passe) au réseau et à la messagerie, ainsi que votre inscription à l'annuaire technique LDAP votre inscription impérative à la liste "ird-tous" à vocation institutionnelle et réglementaire votre inscription aux listes locales de l'ird votre affiliation à un SIL précis si votre nouvelle affectation en dispose, au "SIL des isolés" dans le cas contraire votre accès à l'intranet de l'ird un espace disque "utilisateur". L'évolution de vos droits d'accès aux applications institutionnelles est gérée dans le cadre d'une autre offre de service. Vous conservez votre messagerie au format En cas d'indisponibilité de votre nouveau poste de travail, la DSI vous prête, selon faisabilité et disponibilité, un micro-ordinateur portable pour une durée maximum de 15 jours. Ce service est accessible à tous les titulaires d'un compte IRD. Le service étendu est accessible aux mêmes conditions que le service standard. Pour le service standard, la DSI s'engage à assurer la connexion aux ressources informatiques de l'ird au maximum dans les 2 jours ouvrés suivant la mise à disposition de votre poste de travail au nouveau SIL. Il n'y a pas d'engagement sur le service étendu qui relève d'une logique de "best effort". Il vous suffit d'adresser une demande à votre SIL actuel (adresse générique : qui contactera si nécessaire le SIL de votre nouveau site d'accueil. Vous pouvez aussi contacter votre SIL par téléphone ou vous déplacer dans ses locaux s'ils sont à proximité. Merci de respecter un délai de prévenance d'au moins 1 mois. 6

6 Répertoires partagés La DSI met à disposition d'une équipe sur le réseau local (d'un même site, en l'attente de la mise en place d'un VPN [réseau privé virtuel]), un répertoire partagé et sauvegardé sur lequel ses membres peuvent déposer des documents ; les droits d'accès à un répertoire partagé sont fixés par le responsable de la structure en lien avec le SIL ; la taille de l'espace disponible est variable selon les SILs ; la gestion de ces fichiers n'est pas celle d'un espace collaboratif. Ce service est accessible, pour les utilisateurs disposant d'un compte IRD, sur demande de tout responsable d'une structure de l'institut. Les utilisateurs d'un répertoire partagé doivent être connectés sur le même réseau local, en l'attente de la mise en place d'un VPN La DSI s'engage : à fournir un répertoire de travail de taille appropriée ; à sauvegarder les données qui y sont placées ; à ouvrir un accès restreint aux membres du groupe selon leur profil, dans un délai de 5 jours ouvrés ; à ajouter / supprimer des utilisateurs dans un délai de 2 jours ouvrés. Il suffit au responsable d'une structure de transmettre sa demande argumentée à son SIL par messagerie : adresse générique : en précisant les adresses courriel des utilisateurs du répertoire partagé et leurs droits d'accès (lecture, écriture) selon leur profil. Vous pouvez aussi contacter votre SIL par téléphone ou vous déplacer. 7

7 Réunion téléphonique La DSI n'a pas à ce jour d'offre srtucturée en la matière. Les projets en cours permettront, au terme de la convergence VDI (Voix Données Images), de mettre en place cette offre de service. A ce stade, un service de réunion téléphonique est géré par l'administration du siège. L'usage de "Skype" est interdit dans l'administration française sur décision du Secrétariat général de la défense nationale (SGDN). 8

8 Espace de travail collaboratif La DSI n'a pas à ce jour d'offre structurée en la matière. Les projets en cours permettront à terme de mettre en place cette offre de services. Certaines expériences pilotes sont néanmoins en cours. Vous pouvez contacter votre SIL : pour plus d'informations sur les projets techniques en cours dans le cadre du SDSI ; pour plus d'informations sur les expériences pilotes en cours ; eventuellement, pour vous associer, en pleine connaissance de cause, à l'experience pilote en cours. Pour ce faire: il suffit d'envoyer un mail à votre SIL : adresse générique : sil- vous pouvez aussi contacter votre SIL par téléphone ou vous déplacer. 9

9 Visioconférence La DSI prend en charge l'organisation technique de visioconférences entre les sites de l'ird dotés d'une salle équipée du matériel nécessaire, pour des conférences bilatérales ou multipoints (avec "pont-vidéo" logiciel ou matériel selon possibilités). Si votre site ne dispose pas d'une salle équipée, la DSI peut à la demande argumentée du directeur de centre ou représentant, du directeur d'une structure du siège, participer techniquement et financièrement à l'installation d'un système de visioconférence. Pour une visioconférence avec un site distant non IRD, la DSI prend en charge l'organisation technique en collaboration avec un correspondant du site distant. La DSI peut également vous conseiller pour l'utilisation de solutions individuelles de type webcam. Le service standard est accessible à tout agent de l'institut et toute personne invitée. NOTA : les conditions d'accès aux équipements (disponibilité et reservation des salles...) ne sont pas gérées par la DSI mais par le centre, la représentation ou -au siège- par le service d'administration du siège (SAS). La participation financière de la DSI à l'achat d'un nouvel équipement de visioconférence peut être totale ou partielle : elle dépend du retour sur investissement. Pour une visoconférence avec un site distant non IRD, la DSI vous demande de lui fournir les noms et coordonnées d'un correspondant sur ce site. Pour le reste, le service étendu est accessible aux mêmes conditions que le service standard. Dès lors que le SIL a été prévenu au moins 24H avant, la DSI s'engage à mettre les équipements en service à la date indiquée et à apporter son assistance pendant la durée de la réunion. La DSI s'engage à qualifier sous 2 mois (selon retour sur investissement), la demande de financement d'un nouvel équipement. En cas d'acceptation, elle s'engage à le mettre en service dans un délai de 5 jours ouvrés après sa reception. Pour l'organisation d'une visioconférence : après avoir réservé les salles auprès des services concernés, il suffit d'envoyer votre demande à votre SIL : adresse générique : qui contactera les SILs distants ou, pour les sites non IRD, l'interlocuteur spécifié dans la demande. Vous pouvez aussi contacter votre SIL par téléphone ou vous déplacer dans ses locaux s'ils sont à proximité. Pour une demande de financement d'un appareil de visioconférence : le directeur du centre ou le représentant, le directeur d'une structure du siège adresse une demande argumentée au directeur de la DSI à l'adresse le SIL se tient à sa disposition pour aider à argumenter la demande. 10

10 Accès à la messagerie Vous pouvez accéder à votre messagerie avec un identifiant et un mot de passe : depuis votre poste de travail : aujourd'hui uniquement en "POP" ou "POPS" (les messages sont rapatriés sur le logiciel de messagerie installés sur votre poste de travail - Outlook ou Thunderbird) ; ou par internet avec le WEBMAIL (solution "IMAPS" : les messages «envoyés» et «reçus» restent sur le serveur de messagerie et ne sont pas rappatriés sur le poste de travail. Si vous cumulez les deux usages, les messages envoyés pas WEBMAIL ne seront pas rapatriés sur votre logiciel de messagerie et les message reçus ne seront plus consultable sur WEBMAIL après chaque utilisation du logiciel de messagerie ; Les projets en cours dans le cadre du SDSI visent notamment à vous permettre, à terme, de choisir entre une solution "POPS" ou "IMAPS" plus efficace et plus sécurisée. Ce service est accessible à tous les bénéficiaires d'un compte IRD et d'un compte de messagerie disposant : d'un poste de travail équipé d'un logiciel client de messagerie (Outlook ou Thunderbird) et d'une boite de messagerie individuelle (avec alias éventuel); ou pour la consultation par webmail : d'un navigateur conforme aux recommandations et standards (voir politique technique). La messagerie étant aujourd'hui gérée au niveau des SIL, la DSI s'engage : à la gérer selon les horaires des SILs ; à accepter les messages jusqu'à une taille limite variable selon les SILs ; généralement de 2 Mo par message. Les projets en cours du SDSI visent notamment à uniformiser et augmenter le niveau d'engagement de la DSI sur la continuité de service de la messagerie. Vous n'avez pas de démarche à effectuer (voir la fiche de service "ouverture d'un compte IRD". 11

11 Accès Internet sans fil (WIFI) permanent - service EDUROAM La DSI propose aux utilisateurs nomades disposant d'un compte IRD ainsi qu'aux personnels des établissements de recherche et d'enseignement supérieur adhérents à la communauté EDUROAM (www.eduroam.fr) un accès sans fil, permanent et sécurisé à Internet depuis les sites IRD équipés de bornes WIFI ; Les utilisateurs nomades disposant d'un compte IRD qui se déplacent sur les sites des organismes membres de la communauté EDUROAM bénéficient du même service ; Vous accédez ainsi à Internet avec le mot de passe fourni par votre organisme ; Pour les utilisateurs IRD, il s'agit de votre login / password habituels ; Une fois configuré, cet accès est permanent. Ce service est accessible à tous bénéficiaires d'un compte IRD et aux agents d'un établissement adhérent EDUROAM (organisme de recherche, université), dés lors que l'ordinateur est équipé de Windows XP et configuré pour accéder au réseau sans fil EDUROAM. Si vous êtes titulaire d'un compte IRD, la DSI prend en charge la procédure d'identification de votre portable sur le réseau EDUROAM ; cette procédure est effectuée une fois pour toute. La DSI s'engage à paramétrer le poste de travail des agents titulaires d'un compte IRD pour accéder au service EDUROAM dans un délai de 2 jours ouvrés Identification de votre portable sur le réseau EDUROAM : si vous êtes titulaire d'un compte IRD, vous pouvez adresser votre demande par courriel (adresse générique sil- ou en cliquant sur le lien "demande assistance SIL" situé dans le bloc d'identification en haut à droite de cette page) au SIL auquel vous êtes rattaché ou à celui du site de passage ; si vous êtes un agent d'un organisme membre de la communauté EDUROAM, cette identification est prise en charge par votre organisme. Accès à Internet depuis les bornes WIFI : voir la localisation des bornes WIFI sur les sites de l'ird ; voir la localisation des bornes WIFI dans les organismes du réseau EDUROAM (www.eduroam.fr). Délégation aux systèmes d'information - mise à jour le : 03/03/2008- https://www.ird.fr/dsi 12

12 Accès Internet sans fil (WIFI) permanent - service EDUROAM Spécificité liées aux implantations Médias associés : Délégation aux systèmes d'information - mise à jour le : 03/03/2008- https://www.ird.fr/dsi 13

13 Accès Internet sans fil (WIFI ) temporaire Un accès temporaire au réseau sans fil de l'ird est ouvert à toutes les personnes de passage sur les sites de l'institut équipés de HOT SPOTS WIFI ; Le service est progressivement déployés dans les salles de réunion et les halls d'accueil et permet de se connecter à Internet ; L'accès est valable exclusivement sur le site où il est créé et pour une durée déterminée ; Ce service est proposé aux utilisateurs nomades : partenaires chercheurs ou enseignants et visiteurs de passage ; ce service est également accessible aux titulaires d'un compte IRD dont l'ordinateur n'a pas été configuré pour ce connecter au réseau EDUROAM. Pour accéder au service, il suffit : de disposer d'un ordinateur portable équipé d'une carte WIFI répondant aux prescriptions de l'ird ; de signer la charte d'usage des ressources WIFI de l'ird, si vous êtes partenaires ou visiteur de passage ; de demander un identifiant et un mot de passe qui vous sera délivré pour une durée déterminée ; Si vous n'êtes pas titulaire d'un compte IRD, votre demande doit être transmise par l'intermédiaire de votre correspondant à l'institut. La DSI s'engage à paramétrer le poste de travail des agents titulaires d'un compte IRD pour accéder au service dans un délai de 2 jours ouvrés ; La DSI s'engage à créer l'accès dans un délai de 2h ouvrées. Vous pouvez adresser votre demande à l'accueil du centre ou de la représentation, au représentant, ou au SIL le plus proche. Délégation aux systèmes d'information - mise à jour le : 03/03/2008- https://www.ird.fr/dsi 14

14 Accès Internet sans fil (WIFI ) temporaire Spécificité liées aux implantations Médias associés : Délégation aux systèmes d'information - mise à jour le : 03/03/2008- https://www.ird.fr/dsi 15

15 Prêt et libre service Certains sites disposent d'une salle équipée de microordinateurs en libre service ; Les SILs peuvent vous prêter un micro-ordinateur (portable le plus souvent) pour une durée déterminée ; notamment en cas de panne sévère, ou de réunion de travail nécessitant des moyens moblies,... Ce service est accessible à toute personne signataire de la charte des usagers des ressources informatiques de l'ird (voir rubrique "télécharger") ; Le prêt d'un micro-ordinateur portable ou fixe s'opère pour une durée déterminée et formalisée ; le prêt s'opère sous la responsabilité du directeur de structure du siège, d'unité, de centre ou du représentant ; Concernant les micro-ordinateurs en libre service ou en prêt, il appartient au bénéficiaire d'en faire un usage responsable (ne pas désinstaller les logiciels installés ; ne pas installer de nouveau logiciel sans accord du SIL ; passer les documents d'une clef USB à l'anti-virus ; ne pas se connecter à des sites illicites?.) ; Il n'y a pas d'engagement sur le prêt ou le libre service qui relèvent d'une logique de "best effort" Il vous suffit de contacter le SIL pour effectuer une demande ; pour contacter le SIL : par mail : adresse générique ; vous pouvez aussi contacter votre SIL par téléphone ou vous déplacer. 16

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