SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON

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1 SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON SOMMAIRE LE MARCHÉ DU SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON... 2 LA RÉGLEMENTATION DU SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON... 4 L'ACTIVITÉ DU SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON... 6 LES POINTS DE VIGILANCE DU SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON... 9 EN SAVOIR PLUS SUR CE SECTEUR

2 LE MARCHÉ DU SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON Le secteur du secrétariat et du travail à façon pour le compte d entreprises externalisant une partie de leurs activités connaît une croissance régulière depuis le début des années 90. Bien que l activité de secrétariat soit arrivée à maturité depuis plusieurs années, le secteur est dynamisé par les autres services, notamment les centres d appel qui sont en pleine expansion. Dans son ensemble, le secteur bénéficie d évolutions favorables : - l évolution des technologies facilite le travail à distance, opérationnel dans des domaines de plus en plus variés : secrétariat, interprétariat, comptabilité, gestion d activités administratives (préparation de bordereaux, gestion des paies, gestion des stocks ), micro-édition, dessin industriel, reprographie - les petites entreprises libérales et artisanales sont à la recherche de niches d économies sur les coûts fixes administratifs et de flexibilité dans l organisation du travail. - les PME et PMI s orientent de plus en plus vers la sous-traitance de tâches administratives en vue d améliorer la productivité de leurs effectifs. Bien que le contexte et les perspectives du secteur soient très favorables, il subsiste encore des freins à une expansion plus forte. Les principaux sont d ordre culturel (manque de connaissance des potentialités technologiques, suppression du lien de subordination) et organisationnel (problèmes de responsabilité, de confidentialité ). Tendances Les entreprises de secrétariat et travail à façon doivent continuer à se développer. Toutefois, le rythme de développement devrait être plus lent que les évolutions technologiques en raison des délais de mise en place de nouveaux modes d organisation dans les entreprises. Certains secteurs (vente, télé-accueil, 2

3 télé-service ) et une clientèle nouvelle (banques et assurances notamment) ont également des besoins croissants à satisfaire. SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON NOMBRE D'ENTREPRISES DU SECTEUR (1) CHIFFRE D'AFFAIRES DU SECTEUR (en milliards d'euros) ,026 Md (2) ÉVOLUTION DU CHIFFRE D'AFFAIRES DU SECTEUR EN VALEUR (indice ICA base 100 en 2005) ,9 (3) 129,8 124,2 119,9 113,8 (1) Source : INSEE, démographie des entreprises et des établissements champs marchand non agricole, Stocks d'entreprise au 1er janvier (2) Source : INSEE, ESANE. (3) Source: INSEE, Bulletin statistique. 3

4 LA RÉGLEMENTATION DU SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON Les aptitudes professionnelles Aucun diplôme n est obligatoire pour exercer la profession. Toutefois, le professionnel doit posséder une bonne formation adaptée à l activité qu il développe (du niveau Bac à Bac + 6) et maîtriser les nouvelles technologies de l information et des communications (NTIC). Il est souvent issu d une entreprise au sein de laquelle il exerçait une activité similaire et a suivi un stage de création ou de gestion d entreprise. Des aspects privés, familiaux ou géographiques sont très fréquemment à l origine de l installation. Les secteurs du secrétariat et de la traduction sont très féminisés. Le professionnel doit être indépendant et savoir travailler seul. Organisé, méthodique et rigoureux, il possède un sens commercial indispensable. Sa capacité à s adapter aux exigences des délais, de qualité et d organisation de sa clientèle constitue un atout indispensable. La mise en page, la rédaction et l orthographe doivent être irréprochables. Il doit s intéresser de très près aux évolutions technologiques en matière de télécommunication, d informatique, de logiciels L environnement réglementaire Les contraintes à l installation Selon le type d activité, le professionnel doit être inscrit au répertoire des métiers (notamment pour les activités de dactylographie, reprographie, dessin industriel) ou au registre du commerce et des sociétés. Les principaux points de la réglementation professionnelle Pour travailler à son domicile, le professionnel, s il est locataire, est soumis à la loi du et à l article L.631 du code de la construction et de 4

5 l habitation. Les travaux de comptabilité ne peuvent être réalisés que par un expert inscrit au tableau de l ordre des experts-comptables (ordonnance du ). Seuls les travaux de saisie ne nécessitant pas d imputations comptables peuvent être effectués par une secrétaire. Statut juridique et fiscal Rendez-vous dans notre rubrique Les guides pratiques / Mes impôts & taxes pour connaître le taux de TVA qui s applique à votre activité ainsi que le mode d imposition de vos bénéfices. Rendez-vous dans notre rubrique Les guides pratiques / Mon régime social pour connaître le montant des cotisations et des prestations de votre régime social obligatoire. 5

6 L'ACTIVITÉ DU SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON L installation La création est le mode d installation est le plus répandu. Le nombre de créations est important pour les activités de secrétariat et de permanence téléphonique du fait de la faiblesse des investissements et de la tendance à l externalisation des entreprises. Les investissements Le montant des investissements est très variable selon l activité : de 15 K pour du secrétariat à domicile à 300 K pour des activités de reprographie. La gestion Le suivi au quotidien Le professionnel gère son fichier clients pour diversifier sa clientèle et maintenir un quota minimum (idéalement 50 clients). Il développe les abonnements annuels (agenda, domiciliation téléphonique) qui lui assurent des revenus stables et suit l évolution de son chiffre d affaires client par client. Enfin, il analyse la répartition de son activité (frappe, photocopies, micro-édition ) de façon à maîtriser la rentabilité de ses investissements. Les recettes de l activité La composition du chiffre d affaires et les modes de facturation sont très diversifiés. Ils dépendent, d une part du type de clientèle (entreprises, professions libérales, associations, particuliers), d autre part du type de travaux effectués. Ainsi, le professionnel forfaitisera le plus souvent une prestation complète de secrétariat pour le compte d une entreprise ou d une profession libérale. La 6

7 facturation se fera à l unité pour des travaux spécifiques, soit au temps passé (facturation à l heure), soit en fonction de la difficulté du travail (mise en page, présentation assistée par ordinateur ), ou en fonction du matériel nécessaire (photocopies couleurs, scannérisation ). Les charges à surveiller Les principales charges sont constituées par les remboursements ou les loyers sur le matériel, les achats de consommables (papier, encre, fournitures), les coûts de publicité et de communication. Pour les entreprises de plus de 5 salariés, le coût du personnel représente plus de 20% du chiffre d affaires, charges sociales comprises. A noter que le professionnel fait lui-même appel à la sous-traitance pour des travaux spécifiques ou en période de surcroît d activité. La maîtrise du résultat Le résultat dépend essentiellement du volume d activité et de la nature des prestations. Les abonnements doivent représenter idéalement 15 à 20% du chiffre d affaires. La frappe spécialisée (juridique, export, édition), la formation, le conseil en bureautique sont plus rentables que les travaux de reproduction (photocopies, micro-édition) qui nécessitent des volumes importants pour rentabiliser le coût élevé du matériel. La gestion financière et les besoins en trésorerie Le niveau de fonds propres doit être suffisant, notamment pour démarrer l activité (durant les premiers mois, l entreprise doit investir en publicité et communication). 7

8 SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON EVOLUTION DU NOMBRE DE CRÉATION (1) LES RATIOS DE GESTION CLEFS Chiffre d'affaires moyen Marge brute Excédent brut d'exploitation Rotation des stocks Crédit clients Crédits fournisseurs Besoin en fonds de roulement (1) Source : Insee, Démographie des entreprises et des établissements - champ marchand non agricole, Créations d entreprises. 8

9 LES POINTS DE VIGILANCE DU SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON Les principales difficultés du métier La diversité des activités du secteur rend toute évaluation globale des risques délicate, le risque et les besoins en financement étant très différents entre les activités de secrétariat à domicile, la micro-édition et la reprographie. Le risque clientèle : Beaucoup d entreprises démarrent leur activité avec un seul client (la plupart du temps, l ancien employeur) et ne parviennent pas à se diversifier. Les aptitudes du professionnel : Les qualités commerciales et de gestionnaire du professionnel sont souvent insuffisantes pour qu il exerce à son propre compte. L intensité de la concurrence : La concurrence sur les tarifs, de plus en plus vive, avantage les grandes structures qui font sous-traiter les travaux à faible valeur ajoutée (par exemple la frappe au kilomètre) dans des pays où la main d œuvre est beaucoup moins chère. La concurrence est également très forte dans la permanence téléphonique en raison du nombre élevé de créations d entreprises spécialisées sur ce créneau. 9

10 L évolution et la maîtrise des nouvelles technologies de l information et des communications (NTIC) : L évolution rapide des NTIC a une incidence majeure sur les activités du secteur. Elle nécessite une rapide adaptation des moyens de production mais aussi un investissement en formation important. SECRÉTARIAT ET TRAVAIL À FAÇON EVOLUTION DU NOMBRE DE DÉFAILLANCE (1) 300 TAUX DE SURVIE AU- DELÀ DES 5 PREMIÈRES ANNÉES Services aux entreprises, activités immobilières Moyenne tous secteurs 54,3 % (2) 51,9 % (1) Source : Insee, Défaillances d entreprises. (2) Source : Insee, Taux de Survie à 5 ans pour la génération

11 EN SAVOIR PLUS SUR CE SECTEUR Les principales organisations professionnelles FFMAS Fédération Française des métiers de l assistanat et du secrétariat 21 place de la République, Paris Chambre professionnelle nationale des téléservices, des services intégrés de secrétariat 115 avenue de Paris Saint Mandés Tél. : ANDT Association nationale pour le développement du télétravail et de la téléformation 5 place d Alleray Paris Tél. : Fax :

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