Salle des marchés publics Mégalis Bretagne Tutoriel n E5 : "Signer électroniquement un document avant le dépôt de son offre à un marché"

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1 Salle des marchés publics Mégalis Bretagne Tutoriel n E5 : "Signer électroniquement un document avant le dépôt de son offre à un marché" MAJ Août 2017

2 Ce tutoriel concerne la signature électronique d'un document, sur la salle des marchés Mégalis ou via l'outil Atexo Sign également disponible sur la salle des marchés. Pour les manipulations concernant le dépôt d'une offre, référez-vous à notre tutoriel sur le dépot d'une réponse à un marché, qui décrit les manipulations à réaliser pour déposer une offre électronique.

3 IMPORTANT! La signature électronique d'une offre n'est plus forcément requise au moment du dépôt. Référez-vous au règlement de consultation du marché sur ce point. Il est possible qu'un acheteur public revienne vers vous si vous êtes attributaire d'un marché pour vous demander de le signer électroniquement. Vous devrez pour cela vous munir d'un certificat électronique. Attention, l'acquisition d'un certificat électronique prend au minimum 48H.

4 Nous vous proposons maintenant de voir deux modes de signature : 1 ) hors de la salle des marchés (Exemple de la signatureen pdf, en utilisant l'utilitaire Atexo Sign disponible sur la salle des marchés. Signature au format Pades, intégrée dans le Pdf) 2 ) sur la salle des marchés Mégalis Bretagne (au format Xades, sous la forme d'un jeton de signature détaché en xml)

5 1 ) Signature hors de la salle des marchés (Exemple de signature de pdf, en utilisant l'utilitaire Atexo Sign disponible sur la salle des marchés. Signature au format Pades, intégrée dans le Pdf)

6 La méthode proposée se décompose en 2 étapes : 1. Télécharger l'utilitaire "Atexo Sign", de la plate-forme Mégalis sur votre ordinateur 2. Signer le document au format PADES avec l'utilitaire "Atexo Sign"

7 ÉTAPE 1 : Télécharger l'utilitaire "Atexo Cosign", de la plateforme vers votre ordinateur

8 Dans notre exemple, nous utilisons Mozilla Firefox pour aller sur Internet. Il est possible que les manipulations soient un peu différentes si vous utilisez un autre navigateur internet (Internet Explorer ou Chrome).

9 Pour vous connecter à la salle des marchés, indiquez votre mail et votre mot de passe et cliquez sur "OK" pour vous connecter à votre compte.

10 Une fois connecté(e), cliquez sur "Salle des marchés" pour accéder à la plateforme. Vous avez également accès à la gestion du compte de votre entreprise sur la salle des marchés.

11 Vous accédez à la page d'accueil de la salle des marchés. Afin de télécharger l'utilitaire Sign, cliquez sur la rubrique "Aide". Cliquez ensuite sur "Outils informatiques".

12 Dans la rubrique "Chiffrement et signature" cliquez sur "Utilitaire ATEXO-Sign v4 de signature horsligne (6.56 Mo)".

13 Une fenêtre s'ouvre pour le téléchargement de l'utilitaire. Choisissez "Enregistrer le fichier" et cliquez ensuite sur "OK" pour commencer le téléchargement.

14 Soit l'utilitaire sera automatiquement téléchargé dans le dossier "Téléchargements" présent sur votre ordinateur, soit une fenêtre vous proposera de choisir un dossier sur votre ordinateur. Dans ce cas choisissez un dossier et cliquez sur "Enregistrer" pour commencer le téléchargement.

15 Une fois le téléchargement terminé, rendez vous dans le dossier que vous avez choisi ou le dossier "Téléchargement", vous y trouverez l'utilitaire de signature électronique. Pour l'instant il est dans un dossier au format ZIP, vous allez le dézipper.

16 Pour le dézipper, faites un clic droit avec votre souris sur le zip. Un menu s'ouvre, sélectionnez l'option extraire les fichiers. Attention : cette option d'extraction peut varier d'un ordinateur à l'autre. Dans notre cas, nous avons l'outil 7zip qui permet de dézipper des fichiers.

17 Une fois dézippé, vous disposerez, en plus du dossier zip, d'un dossier au format classique contenant l'utilitaire Sign. Cliquez sur ce dossier pour l'ouvrir et accéder à Sign.

18 L'utilitaire Sign est bien présent dans le dossier. Double-cliquez dessus pour le lancer.

19 ÉTAPE 2 : Signer le document au format PADES avec l'utilitaire "Atexo Sign"

20 Maintenant que l'utilitaire Atexo Sign a été téléchargé et dézippé, nous allons procéder à la signature électronique du document PDF en Pades. Ce format de signature électronique incrémente la signature dans le document PDF. Assurez-vous que le document que vous allez signer est bien au format PDF et présent sur votre ordinateur. Branchez votre certificat électronique sur votre ordinateur.

21 Une fois l'utilitaire Sign lancé, celui-ci s'ouvre sur une page d'accueil vous invitant à choisir une langue. Cliquez sur le drapeau français pour lancer l'utilitaire en français.

22 Vous accédez aux différentes fonctionnalités de l'utilitaire. Pour procéder à la signature d'un document PDF en Pades, cliquez sur le dernier onglet "Signer un PDF (Pades)".

23 Vous allez commencer par désigner le document à signer en cliquant sur "Parcourir".

24 Une fenêtre s'ouvre vous invitant à désigner le dossier où se trouve votre document à signer en double-cliquant dessus.

25 Ce menu déroulant peut vous permettre d'atteindre plus facilement le dossier recherché. Attention : "Desktop" signifie "Bureau", pour le cas où votre document serait sur le bureau de votre ordinateur.

26 Sélectionnez le dossier où se situe le document PDF à signer en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur "Ouvrir".

27 Sélectionnez le document PDF à signer en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur "Ouvrir".

28 La fenêtre de choix du document se ferme et vous revenez sur l'utilitaire Sign. Le chemin vers le document PDF à signer doit apparaitre dans le champ à côté du bouton parcourir.

29 Vérifiez que votre certificat électronique est bien branché ou branchez-le sur votre ordinateur si ce n'est pas fait. Cliquez ensuite sur "Signer".

30 Une fenêtre s'ouvre vous demandant de choisir le dossier où sera enregistré le document une fois signé. Par défaut, il vous est proposé le même dossier dans lequel se situe déjà le document. Si cela vous convient, cliquez ensuite sur "Ouvrir".

31 Si ce choix de dossier ne vous convient pas, utilisez le menu déroulant pour choisir un autre dossier, puis cliquez sur "Ouvrir".

32 Après avoir cliqué sur "Ouvrir", une fenêtre s'ouvre avec la liste des certificats présents sur votre ordinateur. Sélectionnez votre certificat en cliquant dessus, il sera surligné en bleu. Cliquez ensuite sur "Valider".

33 Une fenêtre s'ouvre vous demandant de renseigner le code PIN de votre certificat électronique.

34 Renseignez votre code PIN puis cliquez sur OK pour valider la signature.

35 Un message vous confirme la signature du document et le dossier dans lequel il a été enregistré. Cliquez sur OK pour fermer cette fenêtre.

36 Le tableau "Détails des signatures" vous indique ensuite le détail de la signature que vous venez de réaliser : - "Signé par" : Nom du signataire possesseur du certificat électronique - "Certificat émis par" : Nom de l'organisme ayant délivré le certificat et nature du certificat - Période de validité : certificat encore valide ou non (généralement valable trois ans) - Rejeu de la signature" : Vérification de la validité de la signature

37 Si ces contrôles ne sont pas valides,cela peut signifier plusieurs choses : - le certificat utilisé n'est pas conforme à la norme nécessaire pour procéder à de la signature électronique - La période de validité du certificat est dépassé - le format du document signé n'est pas un PDF Vérifiez ces différents éléments et, une fois corrigés, refaites les manipulations pour signer votre document.

38 Le document signé porte un nom sur le modèle "nomdudocument_sign". C'est ce document que vous devez transmettre à l'acheteur. Répétez ces opérations si vous avez plusieurs documents à signer.

39 Lorsque l'on ouvre le document PDF signé, la signature apparait. C'est le mode de fonctionnement du format de signature Pades, qui est intégré dans le document PDF (il n'est possible de signer que des documents PDF avec ce format).

40 2 ) Signature sur la salle des marchés Mégalis Bretagne (au format Xades, sous la forme d'un jeton de signature détaché en xml)

41 Pour vous connecter à la salle des marchés, indiquez votre mail et votre mot de passe et cliquez sur "OK" pour vous connecter à votre compte.

42 Une fois connecté(e), cliquez sur "Salle des marchés" pour accéder à la plateforme. Vous avez également accès à la gestion du compte de votre entreprise sur la salle des marchés.

43 Cliquez sur la rubrique "Outils de signature", puis sur "Signer un document".

44 Insérez dès maintenant votre certificat électronique dans votre ordinateur. Cliquez ensuite sur "Lancer l'outil de signature".

45 Une fenêtre s'ouvre, cliquez sur "OK" pour lancer l'outil de signature.

46 L'outil de signature est ouvert. Cliquez sur "Ajouter un fichier".

47 Une fenêtre s'ouvre vous invitant à aller chercher le document à signer sur votre ordinateur. Allez dans le dossier où il se trouve et eélectionnez-le en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur "Ouvrir" pour valider votre choix.

48 Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche "Ctrl" sur votre clavier, en cliquant sur les pièces avec votre souris. Cliquez ensuite sur "Ouvrir" pour valider votre choix.

49 Le ou les documents sélectionnés apparaissent dans la liste des fichiers. Sélectionner les fichiers que vous souhaitez signer en cochant les cases correspondantes. Si vous avez ajouté un document en trop, ne cochez pas sa case, il ne sera pas signé. Cliquez ensuite sur "Signer les fichiers sélectionnés".

50 Une fenêtre avec les certificats électroniques présents sur votre poste s'affiche (pensez à bien l'insérer au préalable). Une fois votre certificat sélectionné, cliquez sur "Valider".

51 Une fenêtre vous invite à renseigner votre code PIN. Une fois ce code entré, cliquez ensuite sur "OK". Attention : au bout de trois erreurs dans l'indication de votre code PIN, votre certificat électronique sera bloqué. Dans ce cas, contactez l'organisme vous l'ayant fourni afin de voir comment le débloquer.

52 Une fenêtre vous confirme la signature de votre document. Une jeton de signature au format XML a été automatiquement créé et placé dans le même dossier que le document signé. Cliquez sur "OK" pour terminer.

53 Les chemins vers les jetons de Les chemins vers les jetons de signature sont indiqués ici. signature sont indiqués ici. Fermez l'outil de signature en cliquant Fermez l'outil de signature en cliquant sur cette croix. sur cette croix.

54 Lorsque vous accédez, sur votre ordinateur, au dossier dans lequel vous avez mis les documents de votre offre, les jetons de signature créés par la salle des marchés apparaissent. Chaque document signé a son propre jeton.

55 Important : Vous devez transmettre à l'acheteur le document ET son jeton de signature. Le document seul ou le jeton de signature seul ne suffisent pas. Pensez-donc à bien vérifier que les documents, dont la signature électronique est requise dans le règlement de consultation, sont bien signés avant de constituer votre dossier final.

56 Important : le jeton de signature contient une copie du document signé. Si vous modifiez le document signé d'une quelconque façon, vous devrez systématiquement le signer à nouveau afin de regénérer le jeton. Si vous ne le faites pas, la signature ne sera pas valable.

57 Vous pouvez vérifier la validité de votre signature électronique sur la salle des marchés via "Vérifier la signature". Important : cet outil ne vérifie que ce qui a été signé sur la salle des marchés, ou sur un autre outil créant le même type de format de signature.

58 Cliquez sur "Parcourir", afin d'aller chercher le "Document à vérifier" sur votre ordinateur.

59 Une fenêtre s'ouvre vous invitant à aller chercher le document signé sur votre ordinateur. Sélectionnez-le en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur "Ouvrir" pour valider votre choix.

60 Le document apparait bien. Cliquez maintenant sur le second bouton "Parcourir", afin d'aller chercher le "Fichier de signature associé" sur votre ordinateur.

61 Une fenêtre s'ouvre vous invitant à aller chercher le jeton de signature associé à votre document sur votre ordinateur. Sélectionnez-le en cliquant dessus. Cliquez ensuite sur "Ouvrir" pour valider votre choix.

62 Le jeton de signature et le document apparaissent bien. Cliquez maintenant sur le bouton "Vérifier".

63 Ce tableau vous indique si la signature du document est valide. Si la signature est indiquée comme non-valide, consultez ce détail des contrôles éffectués. La salle des marchés vérifie : - la période de validité du certificat - le fait qu'il s'agisse bien d'un certificat RGS 2 étoiles - S'il n'a pas été révoqué - Si le jeton de signature correspond bien au document signé

64 Vous avez vu deux modes de signature de document, pour les manipulations relatives au dépôt de votre offre, consultez notre autre tutoriel consacré à cette partie.

65 Fin de ce tutoriel. Vous pouvez consulter les autres tutoriels disponibles sur le site de Mégalis Bretagne : Pour toute question technique : - Cellule d'assistance et de supervision au Formulaire de contact : lien

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