EXPOSÉ DE LA SITUATION

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1 :33:12 IDENTIFICATION Unité administrative responsable Approvisionnements Numéro : Date : sommaire décisionnel AP Juin 2017 Instance décisionnelle Comité exécutif et Conseil d'agglomération Date cible : Projet Objet Adhésion de la Ville de Québec à l'entente contractuelle du Centre de services partagés du Québec (CSPQ) (Dossier 50639) Code de classification No demande d'achat EXPOSÉ DE LA SITUATION Cette demande provient du Service des approvisionnements qui souhaite faire bénéficier l'ensemble des services et des arrondissements de la Ville de Québec de l'entente contractuelle du Centre de services partagés du Québec (CSPQ) pour l'achat de papier pour photocopieurs et imprimantes. En effet, la Ville a pu bénéficier de l'entente précédente, mais celle-ci viendra à échéance le 28 février Le CSPQ est présentement en processus d'appel d'offres pour renouveler cette entente jusqu'au 28 février L'article de la Loi sur les cités et villes permet aux municipalités d'acheter des biens par l'entremise du CSPQ. Toutefois, la Loi sur les contrats des organismes publics oblige l'identification de tout organisme public et de toute personne morale de droit public qui souhaite bénéficier d'une entente avec le CSPQ, et ce, avant la conclusion de l'appel d'offres. La Ville de Québec doit donc signifier dès maintenant son intention de vouloir bénéficier de cette entente contractuelle. En se basant sur les prix obtenus précédemment, le Service des approvisionnements estime le volume d'achat pour la Ville de Québec à ,20 $ (plus TPS et TVQ applicables) pour les trois années à venir. Toutefois, le CSPQ estime son volume d'achat à $. Par conséquent, en se joignant aux plus de 225 autres organismes publics qui adhèrent à l'achat regroupé du CSPQ, la Ville bénéficiera d'une économie d'échelle substantielle qui pourrait aller jusqu'à 33 %. DÉCISION(S) ANTÉRIEURE(S) ANALYSE ET SOLUTIONS ENVISAGÉES RECOMMANDATION Comité exécutif : - D'autoriser le directeur du Service des approvisionnements à signer le formulaire d'engagement de la clientèle du Centre de services partagés du Québec (CSPQ) afin de confirmer l'adhésion de la Ville de Québec à cette entente à compter du 1er mars Conseil d'agglomération : - D'approuver l'adhésion de la Ville de Québec à l'entente contractuelle du Centre de services partagés du Québec (CSPQ) pour l'achat de papier pour photocopieurs et imprimantes du 1er mars 2018 au 28 février Ce contrat demeure sous réserve de l'approbation des budgets 2018 à 2021 par les autorités. IMPACT(S) FINANCIER(S) La dépense nette, en tenant compte du taux de récupération de la TVQ, est estimée à ,20 $. Les fonds requis seront puisés au fur et à mesure des besoins aux budgets de fonctionnement des services et arrondissements concernés; sous réserve de l'approbation des budgets par les autorités pour les années 2018 à a GPD1101R Page : 1 de 2

2 :33:12 IDENTIFICATION Unité administrative responsable Approvisionnements Numéro : Date : sommaire décisionnel AP Juin 2017 Instance décisionnelle Comité exécutif et Conseil d'agglomération Date cible : Projet Objet Adhésion de la Ville de Québec à l'entente contractuelle du Centre de services partagés du Québec (CSPQ) (Dossier 50639) ÉTAPES SUBSÉQUENTES ANNEXES Formulaire d'engagement (électronique) VALIDATION Intervenant(s) Neila Abida Responsable du dossier (requérant) Finances Intervention Signé le Favorable Véronique Légaré Approbateur(s) - Service / Arrondissement Daniel Maranda Par Patrick Turbide Cosignataire(s) Favorable Favorable Direction générale Pierre St-Michel Par André Legault Favorable Résolution(s) CA CV CE Date: Date: Date: GPD1101R Page : 2 de 2

3 Fiche d engagement CONTRAT À COMMANDES DOSSIER D ACHATS REGROUPÉS PAPIER POUR PHOTOCOPIEURS ET IMPRIMANTES Période : 1 er mars 2018 au 28 février 2021 *Notez que cet achat regroupé débutera en mars 2018 mais fera l objet de trois appels d offres consécutifs, donnant la possibilité à d autres clients de s y joindre avant le lancement de chaque appel d offres. Centre de services partagés du Québec (CSPQ) Responsable du dossier : Marlène Nadeau Courriel : marlene.nadeau@cspq.gouv.qc.ca NOTE : Vous devez compléter tous les champs ombragés NOM DE L ORGANISATION PUBLIQUE : VILLE DE QUÉBEC NUMÉRO DE L ORGANISATION PUBLIQUE (si ministère ou organisme gouvernemental) : RESPONSABLE DU DOSSIER : Prénom et nom: Véronique Légaré Fonction : Acheteure principale N o de téléphone : poste 2338 N o de télécopieur : N o de cellulaire : Courriel : veronique.legare@ville.quebec.qc.ca Numéro de client de la Direction générale des acquisitions (si connu) : Si nouveau client, veuillez vous inscrire à l adresse suivante : Je, soussigné, personne dûment autorisée à agir au nom de (nom de l organisation), confirme que le (nom de l organisation) choisi de ne pas s engager dans le cadre du contrat à commandes pour l acquisition de papier pour photocopieurs et imprimantes. 1 ENGAGEMENT Le CSPQ souhaite procéder au lancement d un appel d offres en vue de la conclusion d un contrat à commandes, aux périodes indiquées ci-dessous, pour l acquisition de papier pour photocopieurs et imprimantes. Afin de faire une évaluation adéquate et rigoureuse des besoins, le CSPQ doit obtenir l engagement des ministères et organisations publiques. Pour toute la durée du contrat, la Ville de Québec devra requérir les biens auprès du ou des fournisseur(s) retenu(s) par le CSPQ pour tout bien visé aux documents d appel d offres, et ce, selon les termes et conditions prévus à ces documents. Publication Dates d exécution du contrat à commandes Appel d offres N o 1 1 er mars 2018 au 28 février 2019 Appel d offres N o 2 1 er mars 2019 au 29 février 2020 Appel d offres N o 3 1 er mars 2020 au 28 février 2021 Par conséquent, la Ville de Québec : s'engage, pour toute la durée du contrat à commandes, à requérir les biens auprès du ou des fournisseur(s) retenu(s) par le CSPQ pour tout bien visé aux documents d appel d offres, et ce, selon les termes et conditions prévus aux documents d appel d offres; s'engage, pour toute la durée du contrat à commandes, à respecter les termes et conditions prévus au contrat à venir; s'engage à ce que les biens acquis auprès du ou des fournisseur(s) dans le cadre du contrat à commandes ne servent qu à l usage de la Ville de Québec ou des entités identifiées à la section 4; GA_Fiche d engagement_ dotx Page : 1 de 4

4 s engage, à la demande du CSPQ, à procéder à des vérifications permettant de confirmer que les données reçues des fournisseurs dans les rapports de consommation sont exactes, et ce, pour l ensemble de son organisation, incluant les entités identifiées à la section 4; atteste qu il n est pas engagé ou qu il ne s est pas engagé à requérir auprès de tout autre fournisseur ou de toute autre personne des biens visés par les documents d appel d offres du CSPQ, et ce, pour toute la durée du contrat à commandes. 2 ADHÉSION DIFFÉRÉE 1 (si applicable) Notre organisation compte s engager à une date ultérieure au 1 er mars 2018, date du début du contrat. La date prévue d utilisation est le. SIGNATAIRE DÛMENT AUTORISÉ DATE DE SIGNATURE 3 ÉVALUATION DES BESOINS Les participants doivent fournir une estimation en quantité de leur consommation, pour chacun des produits disponibles, par année. Cette estimation doit être la plus réaliste possible et refléter la quantité des achats prévus. Ces informations sont inscrites à la section Consommation estimée. Cette estimation sert de guide pour évaluer la valeur des engagements. CONSOMMATION ESTIMÉE Papier contenant 30 % de fibres postconsommation Demi-carton de 5 paquets de 500 feuilles, Quantité estimée (inscrire un nombre d unités) Unité de mesure Demi-carton Lettre Légal 8 ½" x 14" Tabloïd 11" x 17" 3 trous Carton de 10 paquets de 500 feuilles, Palette de 40 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, Remorque de 22 palettes de 40 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, 8 ½" x 11" Carton de 10 paquets de 500 feuilles, 8 ½" x 14" Palette de 30 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, 8 ½" x 14" Carton de 5 paquets de 500 feuilles, 11" x 17" Carton de 10 paquets de 500 feuilles, trouées 3 trous, Palette de 40 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, trouées 3 trous, Remorques 1 Permet à une organisation actuellement lié à des obligations de s approvisionner à une date ultérieure à celle du présent contrat. Page : 2 de 4

5 Papier contenant 50 % de fibres postconsommation Demi-carton de 5 paquets de 500 feuilles, Quantité estimée (inscrire un nombre d unités) Demi-carton Lettre Carton de 10 paquets de 500 feuilles, Palette de 40 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, Remorque de 22 palettes de 40 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, Remorques Légal 8 ½" x 14" Tabloïd 11" x 17" Carton de 10 paquets de 500 feuilles, 8 ½" x 14" Palette de 30 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, 8 ½" x 14" Carton de 5 paquets de 500 feuilles, 11" x 17" trous Carton de 10 paquets de 500 feuilles, trouées 3 trous, Palette de 40 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, trouées 3 trous, Papier contenant 100 % de fibres postconsommation Demi-carton de 5 paquets de 500 feuilles, Quantité estimée (inscrire un nombre d unités) Unité de mesure Demi-carton Lettre Carton de 10 paquets de 500 feuilles, Palette de 40 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, Remorque de 22 palettes de 40 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, 8 ½" x 11" Remorques Légal 8 ½" x 14" Tabloïd 11" x 17" Carton de 10 paquets de 500 feuilles, 8 ½" x 14" Palette de 30 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, 8 ½" x 14" Carton de 5 paquets de 500 feuilles, 11" x 17" trous Carton de 10 paquets de 500 feuilles, trouées 3 trous, Palette de 40 cartons de 10 paquets de 500 feuilles, trouées 3 trous, Page : 3 de 4

6 4 ENTITÉS INCLUSES DANS LE PRÉSENT ENGAGEMENT (si applicable) Par la présente, j assume les engagements pour les entités suivantes qui relèvent de (nom de l organisation publique). Par conséquent, leurs besoins ont été recueillis et font partis de la consommation estimée indiquée ci-dessus. Numéro de l entité Nom de l entité Numéro de client de la DGACQ 5 DÉCLARATION DE LA PERSONNE DÛMENT AUTORISÉE Je, soussigné, personne dûment autorisée à agir au nom de la Ville de Québec, atteste que l évaluation des besoins prévue au présent engagement a été faite de façon adéquate et rigoureuse tel que requis par la Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., chapitre C-65.1). Nom du signataire signature date Retourner la présente fiche avant le 2 juin 2017 à la DGACQ : Par courriel (document numérisé) à l adresse engagement.sar@cspq.gouv.qc.ca, en mentionnant l objet DAR- Papier pour photocopieurs et imprimantes ou Par télécopieur : , en mentionnant l objet DAR- Papier pour photocopieurs et imprimantes Page : 4 de 4