Introduction. La réduction des coûts d'impression par la maîtrise des flux

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1 Introduction La réduction des coûts d'impression par la maîtrise des flux

2 Pour une approche globale des flux imprimés FollowMe fournit une réponse adaptée à chacune des étapes du processus de réduction des coûts d'impression Analyser Savoir qui imprime, quoi, quand, où, combien Gérer Optimiser l'utilisation des matériels Responsabiliser les utilisateurs Rediriger, bloquer ou supprimer certains flux Sécuriser Contrôler l'accès aux ressources impressions Crypter les données circulant sur le réseau

3 4 fonctionnalités de base La solution FollowMe 1 - Impression sécurisée : présence de l utilisateur pour l impression 2 - Impression déportée : choix a posteriori du point d impression 3a - Comptabilisation des impressions ) une seule 3b - Comptabilisation des copies ) base de données 4 - Spooler intégré 2 composantes A - Matériel : un contrôleur réseau + un lecteur de cartes B - Logiciel architecture client serveur non modulaire 3 versions : standard, professionnelle, entreprise la version standard étant gratuite la version entreprise peut fonctionner comme un logiciel autonome

4 Impression Le principe de fonctionnement Client FollowMe 1 2 Hardware FollowMe 1 Enregistr. sur serveur 2 Authentification 3 Édition du document FM server 3 Copies Server FollowMe 1 2 Hardware FollowMe 3 FM server 4 1 Authentification 2 Accord / info. crédit 3 Copie du document 4 Mise à jour consommations

5 PC utilisateur Le schéma de câblage Serveur FollowMe Câble comptabilisation des copies Multifonction ou copieur connecté réseau TCP/IP 1 Contrôleur réseau Câble Parallèle Système d'identification Câble comptabilisation des copies copieur non connecté 3 Imprimante ou copieur Copieur ou impr. connecté sur port // 2 3 possibilités de connexion

6 Liberté d impression - il imprime où il veut - il imprime ce qu il veut - il imprime quand il veut La satisfaction totale des utilisateurs Réduction du temps d attente - Il choisit son point d impression au dernier moment - Il évite l attente en cas de point d impression occupé ou indisponible Visualisation et gestion de sa file d attente - Il visualise TOUS ses fichiers en attente d édition Confidentialité assurée - Seul l utilisateur peut éditer ses documents - Les documents en attente d édition est crypté - Les documents fréquemment utilisés peuvent être conservés en toute sécurité

7 Les pré requis Protocole de communication - Couche TCP / IP indispensable Poste client - Tout type de terminal : PC, MAC, station Unix, Linux Serveur FollowMe - Exclusivement PC Windows 2000/NT/XP. - Matériel non dédié: FollowMe tourne comme un service. WEB printing / remote administration - SQL server pour partager la base de données Architecture informatique - Adresses IP fixes sur imprimantes et copieurs - 2 adresses IP par périphérique (sauf si utilisation port //) - Pas de limitation sur routers, switches, Matériels - fonctionne avec tout type d imprimante ou de multifonctions.

8 Le matériel Deux composants - Un contrôleur + un lecteur pour l identification Un contrôleur de communication standard - 3 types : copieurs couleur, nb ou imprimantes Un système d identification adapté à chaque cas - Clavier pour saisie code - Cartes à piste magnétiques - Cartes de proximité sans contact - Carte avec code barre (cartes papier) - Carte avec code barre masqué - Lecteur d empreinte digitale - Reconnaissance faciale

9 Le logiciel 3 versions - Toutes les fonctionnalités dès la version de base - Outils de gestion dans la version professionnelle - Outils d administration dans la version entreprise - Logiciel tout en un, pas de module Standard - Toutes les fonctionnalités de base dans une version gratuite Professionnelle - Version Standard + - Crédit utilisateurs - Paramétrage utilisateurs et imprimantes - Redirection des flux Entreprise - Version Professionnelle + - Comptabilisation sans boîtier - Comptabilisation impr. personnelles - Outils d administration : installation automatique synchronisation LDAP / Active directory

10 La comptabilisation des flux Reporting détaillé de l activité Regroupement par centre de coûts Exportation des données vers tableur Valorisation de chaque édition/copie Principaux champs Date/heure Destinataire Imprimante Nom du document Taille Couleur / monochrome Nombre de pages couleur Nombre de pages noir/blanc Coût de l impression Crédits consommés Code client/projet Recto/verso Format papier

11 La gestion des flux Double valorisation - Prix de revient, et prix de vente - Comptabilité analytique par clients Restrictions utilisateurs - Accès aux périphériques - Plage horaire impression - N/B ou couleur - Crédit par utilisateur Restrictions imprimantes - N/B, couleur - Mini ou Maxi par imprimante - Coûts différents par périphérique Statistiques personnalisées - Base Access 2000 ou SQL server ouverte

12 Le paramétrage utilisateur Gestion avancée des utilisateurs - Interface dynamique avec répertoire LDAP ou Active Directory Restriction d accès à la couleur - Simplicité du paramétrage Volume maximal stockage - Optimisation espace disque Gestion plage horaire d édition - Il est possible de récupérer ses impressions en attente à toute heure Gestion cartes d accès multiples - Gestion directeur/assistante ou groupe de travail - Gestion simple des cartes oubliées

13 Le paramétrage imprimante Système d authentification adapté aux besoins - lecteur de carte, ou d empreinte digitale Arrêt automatique en mode copie - Durée inactivité paramétrable Blocage de certaines impressions - Couleur, n/b Choix du type d impression - sécurisée ou traditionnelle (mode audit) Contrôle des pilotes utilisés - PCL, PS, ESC selon le périphérique Taille maximale/minimale d une édition - Adapte le volume édité aux matériels Redirection des éditions - Vers un utilisateur ou un périphérique désigné selon des règles faciles à mettre en oeuvre

14 Le moteur de règles Possibilité de rediriger / conserver / détruire toute impression en fonction de critères prédéfinis Nombre de pages - Choix du périphérique le plus économique Contenu : image ou texte - Séparation bureautique et arts graphiques Nature couleur ou n/b - Restriction accès à la couleur Pilote - Ventilation selon langage (PCL,PS,ESC/P2) Nom du document - Impression Outlook uniquement n/b SNMP avant impression - Imprimante hors tension, papier bas SNMP durant impression - Fin de papier, bourrage

15 Un outil d'audit Une capture de tous les flux imprimés - Imprimantes réseau et personnelles partagées ou non (LPT, COM, USB) - Copieurs, y compris copies copieurs analogiques - Toute marque - Tout terminal utilisateur (PC, MAC, Unix, Linux) - Installation sur tous les systèmes (TCP/IP nécessaire) Un module statistique complet - Informations nombreuses et variées - Séparation n/b et couleur - Base de données ouverte pour toutes les statistiques - Coût variable en fonction du périphérique utilisé - Valorisation de chaque impression Simplicité d installation - Rien sur les postes clients - Pas de serveur dédié (service 2000/NT/XP/2003) - Synchronisation LDAP/AD (table utilisateurs)

16 Un outil d'après audit Outil de gestion de contrôle des flux - Paramétrage imprimantes - Paramétrage utilisateurs - Redirection des flux, blocage d impressions. Responsabilisation des utilisateurs - Quota par utilisateur - Suivi travaux en attente par interface WEB - Historique pour justifier des dépenses - Prix variable selon l imprimante / copieur choisi Exploitation simplifiée - Impression déportée garantit l impression - Fiabilité matériel et logiciel fait oublier le produit - Formation utilisateur minimale Choix d investissement - Optimisation des investissements - Sous utilisation du parc installé - Mis en place impression départementale

17 Les points clés de différenciation face à la concurrence Haut niveau de sécurité sur les impressions et les copies systèmes d'identification performants cryptage du poste utilisateur au copieur Analyseur syntaxique (parser) puissant Traite tous les flux imprimés en PCL, PS, ESC/P2 (Epson) Spooler intégré et gestion SNMP des périphériques Un outil de redirection unique Accepte tous les flux entrants Windows, MAC, Unix, Linux IBM AS/400 RS6000 Gestion quotidienne simplifiée Installer FollowMe et oublier le!

18 FollowMe La réduction des coûts d'impression par la gestion des flux Contact : Altis Technologies 15, Rue Jean Jaurès Fontenay aux Roses Tel : +33 (0) Fax : +33 (0) marketing@altistechnologies.fr Site Web :