Bon congrès! Pour consulter le programme du congrès, veuillez consulter notre site Web au

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1 GUIDE DE L EXPOSANT

2 Ce document a été conçu dans le but de vous aider à bien planifier votre participation comme exposant au congrès du RQRA. Nous espérons que ces détails vous faciliteront la tâche. Nous sommes toujours à votre disposition si vous avez des questions. Pour information, contactez Wahiba au , poste 222 ou au Bon congrès! Pour consulter le programme du congrès, veuillez consulter notre site Web au Site du congrès Fairmont Le Reine Élizabeth 900, boulevard René-Lévesque O Montréal (Québec) H3B 4A5 Téléphone : (514) Hébergement Le RQRA a négocié des tarifs spéciaux avec le Reine Élizabeth. Les tarifs sont pour une nuitée en occupation simple ou double. Pour obtenir ces prix spéciaux, il faut, lors de la réservation, mentionner le code RQRA1117. La date limite pour réserver à ce tarif est le 16 octobre. Tarif de 219$ + TX 2

3 Informations importantes Horaire des exposants Le montage des kiosques commence à 7h le 15 novembre 2017 et devra se terminer à 15h, aucun horaire n est attribué, mais les exposants ayant beaucoup de matériel devront arriver entre 7h et 10 h30. LES KIOSQUES 7, 8, 9,10 ET 11 SERONT MONTÉS EN DERNIER À CAUSE DE LEUR EMPLACEMENT À CÔTÉ DU MONTE-CHARGE, VOUS POURREZ VOUS PRÉSENTER À PARTIR DE 11H LE 15 NOVEMBRE. Jour 1 mercredi 15 novembre h30 à 19h00 Visite et cocktail dînatoire au salon des exposants. Jour 2 jeudi 16 novembre h30 à 8h30 10h45 à 12h00 12h à 13h00 13h00 Petit déjeuner et visite des kiosques au Salon des exposants Visite des kiosques au salon des exposants Lunch au salon des exposants Fermeture du salon des exposants et démontage des kiosques Tirages et concours Chaque exposant est responsable du concours et du tirage à son kiosque, le RQRA se charge de le publiciser et d informer les congressistes des concours via le programme, il est donc important de nous le spécifier avant le 20 octobre. 3

4 Plan d accès En cliquant sur le lien suivant, vous aurez toutes les informations afin de faciliter votre accès au Fairmont Reine Élizabeth : Stationnement 4

5 Livraison Plan Réception des marchandises Le quai de déchargement est réservé aux camions ayant une hauteur maximale de 11 (vide) et un poids maximal de 10 tonnes. Tout camion ou remorque excédant ce poids et hauteur ne pourra avoir accès à cet endroit. Le quai de déchargement à une hauteur de 3 et la rampe n est pas fournie. Le monte-charge Les dimensions du monte-charge sont de 21 6 de longueur par 9 8 de largeur par 8 de hauteur. La porte principale a un accès direct au salon Hochelaga 1 et mesure 9 7 de largeur par 8 de hauteur. Il y a une seconde porte menant à l arrière de place Canada qui est de 5 de largeur par 8 de hauteur. 5

6 Monte-charge près des rues Belmont et Université Hauteur maximale pour camion 11 9 (3.58M) Longueur maximale pour camion 26 Quai de déchargement (Loading Dock) Hauteur du quai de déchargement 36 Capacité 8000 lbs Ascenseur de service Hauteur de la porte (cage) 92 Hauteur intérieure 8 2 Largeur de la porte 116 Largeur intérieure 115 Longueur intérieure 21 8 Porte de côté (de l ascenseur de service-vers Place Canada) Hauteur de la porte 8 Largeur de la porte 5 Livraison de matériel Aucune marchandise ne pourra être livrée avant le 15 novembre. Toutefois, GES Canada offre un service de manutention et de stockage : Ghislain Boucher Principal *219 gboucher@ges.com 6

7 Kiosque Votre kiosque inclut : Stand 8 x10 en rideaux de couleur noire avec structure en aluminium et deux chaises Corbeille de recyclage Une table de 6 jupée et nappée Une poubelle 1 affiche d identification 8 x 48 indiquant le nom de l exposant en noir sur fond blanc Une prise électrique Conditions de paiement Aucune admission au congrès et aucun accès au kiosque sans paiement complet. Les montants des kiosques sont taxables. Une facture est émise par le RQRA sur signature ou courriel de confirmation d un kiosque. Le paiement en entier est dû avant l évènement, au plus tard le 16octobre En cas d annulation du kiosque, un avis devra être transmis au RQRA par écrit. Dans ce cas, des frais d administration de 20% du total dû seront retenus. Aucun remboursement ou crédit ne sera accordé après le 20 octobre

8 NOTE : Si pour quelque raison que ce soit, le congrès 2017 devait être annulé, le RQRA n est pas responsable des frais de transport, d hébergement ou des autres frais engagés lors de l inscription. Le remboursement des exposants se limiterait alors aux frais perçus. * Veuillez prendre note qu aucun entreposage (boîtes, caisses, etc.) n est permis avant, pendant ou après l évènement. Démontage Le démontage débute à 13h le jeudi 16 novembre. Votre kiosque doit être vidé, au plus tard à 15h. Nourriture et boissons Fairmont Le Reine Élizabeth est le fournisseur exclusif de nourriture et boisson. Aucune nourriture ou boisson provenant de l extérieur n est permise. (Sauf pour des exceptions) Équipement audiovisuel et électricité Le fournisseur officiel d équipement audiovisuel de l exposition est: Personne responsable : Sylvain Dupré Téléphone : Site Web: Assurances Chaque exposant doit détenir une couverture d assurance responsabilité civile de 1 million pour pouvoir faire la location d un kiosque. SVP, veuillez nous faire parvenir une copie de votre assurance par fax au ou par courriel à wdjanati@rqra.qc.ca. 8

9 Services de nettoyage pour les kiosques Les endroits principaux et les poubelles de chaque kiosque seront maintenus propres par Fairmont Le Reine Élizabeth. Le nettoyage additionnel est la responsabilité de l exposant. Des frais minimums de 250,00 $ seront facturés si des confettis, serpentins ou brillants sont utilisés dans le salon d exposition. Besoins spécifiques Pour du mobilier spécial, communiquez avec : Ghislain Boucher Principal *219 gboucher@ges.com Pour plus d informations cliquez ici : Kit GES.PDF Sécurité Un gardien de nuit sera en fonction dans l exposition à partir de 20h00 le mercredi 15 novembre jusqu à 7h30 le jeudi 16 novembre. N OUBLIEZ PAS DE RÉCUPÉRER VOTRE BADGE AU COMPTOIR D INSCRIPTION AU NIVEAU MEZZANINE DU REINE ÉLIZABETH 9

10 Conseils pour réussir votre salon Avant le salon CIBLER Plus vous connaissez les besoins de votre entreprise, plus vous gagnerez du temps en ciblant rapidement les clients qui vous intéressent! COMMUNIQUER Informez de votre présence via votre site Internet, un envoi courriel ou encore les réseaux sociaux. VALORISER Établissez un plan d action avec votre équipe afin de monter le stand qui vous correspondra le mieux et fera rayonner votre image de marque. À éviter : Texte trop petit et/ou trop abondant - Trop d images - Images de mauvaise qualité - Affiches endommagées. S ÉQUIPER N oubliez pas le matériel nécessaire à votre salon : cartes d affaires, documents de présentation de l entreprise, etc. Pendant le salon ACCUEILLIR Créez un espace ouvert et accueillant. Soyez proactifs, concis et patients. Souriez! À éviter : les obstacles entre vous et les visiteurs (table ou comptoir) - les appels téléphoniques personnels sur le stand - lire ou manger devant les visiteurs. ÊTRE EFFICACE Préparez vos questions afin de cerner au plus vite la personne en face de vous. Étudiez son approche (gestuelle, démarche, poignée de main) et son élocution (le bonjour, sa présentation, sa manière de montrer de l intérêt, etc.). Bon salon! 10