Cahier des charges pour une assistance au projet de déménagement des locaux de l Apur

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1 Cahier des charges pour une assistance au projet de déménagement des locaux de l Apur 1 Présentation de l Apur Création, missions Statuts et membres Fonctionnement Locaux actuels Contexte général du déménagement Prestation attendue Etat des lieux fonctionnel et technique Plan financier de l opération Préconisations d organisation spatiale Phase conditionnelle : accompagnement lors de la recherche de solutions immobilières Phase conditionnelle : mise en pratique dans le cadre d un projet immobilier avéré Propriétés et droits Modalités de l appel d offres Envoi des documents annexes Contenu des offres Conditions d envoi et de remise des offres Critères de choix du prestataire Calendrier de mise en œuvre Durée de la commande Contact... 7 Cahier des charges Assistance au déménagement 17/11/ sur 8

2 Le présent cahier des charges présente les attentes de l Apur concernant une prestation d assistance et d accompagnement à un projet de déménagement. Cependant, les prestataires sont invités, dans leur réponse, à enrichir la méthodologie proposée et les outils mobilisables. 1 Présentation de l Apur 1.1 Création, missions L'Atelier parisien d'urbanisme (Apur) a été créé le 3 juillet 1967 par le Conseil de Paris. Il a pour mission de suivre et analyser les évolutions urbaines, de participer à la définition des politiques d'aménagement et de développement, à l'élaboration des orientations de la politique urbaine et des documents d'urbanisme, ainsi qu'à la préparation des projets à l'échelle de Paris, de son aire urbaine ou de tout ou partie de la région Ile de France. A cette fin, il observe et analyse les évolutions urbaines, notamment à partir des données démographiques, économiques et sociales ou immobilières concernant la capitale française et d'autres grandes villes et peut engager des réflexions prospectives, élaborer des propositions d'actions et des projets d'aménagement localisés, réaliser toutes études d'urbanisme ou d'aménagement, effectuer des expertises ou encore contribuer à celles ci. Il peut également effectuer toute mission ou étude se rattachant directement ou indirectement à son objet social ou pouvant en favoriser la réalisation pour ses membres ou des collectivités ou établissements publics non adhérents. 1.2 Statuts et membres L'Apur est une association sans but lucratif entre la Ville et le Département de Paris, l'etat, la Région Ile de France, la Chambre de Commerce et d'industrie de Paris, la Régie Autonome des Transports Parisiens (RATP), la Caisse d'allocations Familiales de Paris (CAF) et l'etablissement public d'aménagement Orly Rungis Seine Amont (EPA ORSA). Il est contrôlé par une assemblée générale et un conseil d'administration (21 membres) présidés par Anne Hidalgo, 1ère adjointe au Maire de Paris chargée de l'urbanisme et de l'architecture. 1.3 Fonctionnement L Apur compte 85 salariés en CDI et environ 20 CDD et stagiaires, et est organisé en trois pôles d études (évolutions urbaines, évolutions environnementales et réseaux, évolutions sociétales), ainsi qu un pôle ressources et connaissances territoriales incluant la base de données de référence, un secrétariat général et des missions communication, métropole et international. Cahier des charges Assistance au déménagement 17/11/ sur 8

3 2 Locaux actuels Les locaux de l Apur, d une surface totale d environ m2 1, sont répartis à égalité sur deux sites, 17, boulevard Morland et 9, rue Agrippa d Aubigné. Ces locaux se composent d environ 20 bureaux occupés par une seule personne ; 18 bureaux occupés par deux personnes ; 19 bureaux occupés par trois personnes ou plus ; 6 locaux de rangement (fournitures et archives) d une surface totale de 44m 2, dont 275 mètres linéaires de dossiers ; 1 photothèque climatisée de 19 m 2 ; 1 centre de documentation de 110 m 2 dont 530 mètres linéaires de documents en consultation quotidienne ; Deux espaces de stockage, l un rue Agrippa d Aubigné (environ 100 m 2 ) et l autre dans le 19 e arrondissement (246 m 2 ). Soit mètres linéaires d archives, stocks de publications et maquettes ; 3 salles de réunion aveugles ; un local de reproduction de 20 m ² ; des locaux techniques informatiques de 16 m 2. Par ailleurs l Apur bénéficie de l accès à des locaux ou services mutualisés avec la Mairie de paris : salles de réunion partagées en lumière naturelle et équipées multimédia ; accès au restaurant d entreprise et à la cafétéria de la ville de Paris, sur le site Morland ; réseau et standard téléphonique ; accueil, sécurité, protection incendie et infirmerie ; accès à un parking souterrain (6 places voitures et 6 places deux roues) ; bibliothèque du personnel de la ville de Paris ; entretien des bâtiments ; réseaux informatiques. Ces locaux présentent plusieurs inconvénients : morcellement sur 2 sites et étages ; sur occupation de certains bureaux ; salles de réunion très peu conviviales et insuffisantes tant en nombre qu en capacité ; cloisonnement des bureaux renforcé par les règles de sécurité incendie (à Morland) absence de bureaux «projets», contradictoire avec des méthodes de travail par équipe de projet ; absence de lieu de convivialité (notamment pas de machine à café ni d espace informel de rencontre dans les étages) ; mauvaise qualité du réseau câblé et informatique (en débit et en stabilité) ; système de climatisation instable compensé en partie par des ouvrants ; vétusté d une partie des locaux. 1 Circulations et locaux de stockage inclus, cf. plans en annexe envoyés sur demande. Cahier des charges Assistance au déménagement 17/11/ sur 8

4 Et des avantages : proximité des services de la Ville de Paris (directions de l urbanisme et du logement dans le même bâtiment) et de l Hôtel de Ville (2 stations en métro) ; quartier convivial présentant de nombreuses aménités ; bonne desserte en TC ; vue panoramique sur Paris et l ensemble de la métropole ; présence d un restaurant d entreprise. 3 Contexte général du déménagement Ce déménagement est une réponse à la fois à l inadaptation des locaux actuels aux méthodes de travail (réelles ou souhaitées) des équipes de l Apur et au probable changement d affectation, à l horizon de quelques années, du bâtiment de Morland. Il est donc une opportunité pour mettre en adéquation pratiques de travail et aménagement de l espace, dans la perspective d améliorer sensiblement les conditions de travail des salariés. Cahier des charges Assistance au déménagement 17/11/ sur 8

5 4 Prestation attendue La prestation de décompose en 3 phases fermes et 2 phases conditionnelles qui feront l objet d un devis séparé (cf. bordereau des prix). Chacune de ces phases fera l objet d un bon de commande séparé. 4.1 Etat des lieux fonctionnel et technique Le prestataire sera chargé du recensement d un certain nombre d éléments objectifs : compléter le diagnostic général et technique présenté en point 2 et notamment affiner l organisation actuelle des bureaux (salariés et stagiaires) recenser et effectuer l analyse des déplacements domiciles travail des salariés (mode, ruptures de charge, temps) Des enquêtes qualitatives permettant d apprécier : les pratiques de travail au quotidien (usage des salles de réunion, travail collaboratif ) ; les attentes et objectifs en termes d organisation du travail et de convivialité, d un point de vue individuel et collectif les attentes sur le rapport entre site et image de l Atelier. 4.2 Plan financier de l opération Le prestataire sera chargé de déterminer, en liaison avec le chef du projet et la cellule comptable de l Apur : l état des charges assumées par l Apur dans sa situation locative actuelle ; la projection des dépenses à prévoir dans le cas d un déménagement hors de locaux Ville de Paris ; une projection financière globale au regard du marché immobilier. 4.3 Préconisations d organisation spatiale Au terme de ces deux phases, le prestataire sera chargé de proposer une (ou des) surface cible déclinée en plusieurs scenarii d organisation spatiale répondant à la fois aux attentes des salariés, aux nécessités de l organisation de l entreprise, et ce en regard des possibilités immobilières. 4.4 Phase conditionnelle : accompagnement lors de la recherche de solutions immobilières L Apur pourra confier au prestataire une mission d accompagnement et de conseil lors de ses recherches de solutions immobilières ; le prestataire sera notamment chargé d évaluer l adéquation des sites visités avec les préconisations élaborées en 4.3 dans un objectif d aide à la décision. 4.5 Phase conditionnelle : mise en pratique dans le cadre d un projet immobilier avéré En cas de concrétisation d un projet immobilier, le prestataire sera chargé de décliner et d adapter ses propositions spatiales et financières à la situation envisagée et d en élaborer une version amendée et opérationnelle : fiches d espace, concepts d aménagement, scenarii d implantation comprenant analyse de leurs avantages et inconvénients, analyse de l organisation technique (et notamment des réseaux), élaboration de documents graphiques et plans, rétro planning et calendrier du déménagement. Cahier des charges Assistance au déménagement 17/11/ sur 8

6 Enfin, le prestataire retenu sera associé au travail de l équipe de pilotage du projet dans ses échanges avec le personnel et les actions de communication interne. Sur chacune de ces phases, le prestataire pourra, dans son offre, proposer des outils complémentaires pour la mise en œuvre de sa prestation. 5 Propriétés et droits L Apur est propriétaire de l ensemble des documents produits dans le cadre de cette mission. 6 Modalités de l appel d offres 6.1 Envoi des documents annexes Les documents annexes (cartes et plans) seront envoyés aux prestataires sur demande à 6.2 Contenu des offres Les offres répondant à la présente consultation devront comporter : - une présentation du prestataire et de l équipe mobilisée pour mettre en œuvre la commande ; - des références de prestations similaires ou pertinentes ; - une brève note d appréciation sur la commande, le prestataire étant libre de faire toute proposition qui lui semble de nature à améliorer sa réponse aux attentes telles que définies dans le présent cahier des charges ; - en réponse à chacun des points du cahier des charges, conformément au bordereau des prix joint : o un tableau détaillé des coûts ; o un planning indicatif de mise en œuvre de la prestation. - La déclaration sur l honneur relative aux obligations fiscales - le cas échéant, le formulaire DC4 de déclaration de sous traitance. Dans le cas d une co contractance ou d une sous traitance de tout ou partie de la prestation, le détail de la répartition des missions doit être précisé dans la réponse du candidat sur chacune des phases. 6.3 Conditions d envoi et de remise des offres Les offres devront être : - soit adressées sous pli postal le mercredi 8 décembre 2010 au plus tard (cachet de la poste) à Pascale Thomas, Apur, 17 Bd Morland, Paris - soit déposées directement auprès du secrétariat de la Direction, 17 Bd Morland, Paris 4 e, 16 e étage, bureau (ou à défaut ), de 9h à 12h et de 14h à 17h. Des accusés de réception des offres seront adressés par mél aux candidats. Cahier des charges Assistance au déménagement 17/11/ sur 8

7 6.4 Critères de choix du prestataire Les offres des candidats seront classées par ordre d importance décroissante des critères ci dessous. - Adéquation fonctionnelle entre l offre proposée et le cahier des charges ; - Proposition de solutions complémentaires et/ou innovantes en réponse aux objectifs fixés dans le cahier des charges ; - Prix de la prestation ; - Références pour des prestations similaires auprès d autres clients :; - Calendrier détaillé de mise en œuvre de la prestation : le prestataire proposera, en annexe de sa proposition financière, un calendrier détaillé de mise en œuvre de chacune des phases, assorti le cas échéant de propositions complémentaires ou alternatives. - Les offres retenues sur la base de ces critères seront départagées par un entretien permettant d évaluer plus finement la réponse à chacun des critères. 6.5 Calendrier de mise en œuvre Mise en ligne du présent cahier des charges : mercredi 17 novembre 2010 Date limite de dépôt des offres : mercredi 8 décembre 2010 Phase éventuelle d entretien avec les prestataires sélectionnés : du 10 au 17 décembre 2010 Choix du prestataire : janvier 2011 Démarrage de la prestation : janvier Durée de la commande La commande est conclue pour la durée de mise en œuvre des points 4.1, 4.2 et 4.3 et le cas échéant des points 4.4 et 4.5 du bordereau des prix. Des bons de commande séparés ou groupés déclencheront les phases et 4.3. Des bons de commandes successifs déclencheront ultérieurement les prestations des points 4.4 et 4.5 sur une durée d un an renouvelable. 6.7 Contact Pour toute question, les personnes intéressées sont invitées à contacter : Pascale THOMAS, Responsable communication et multimédia et responsable de ce projet, Cahier des charges Assistance au déménagement 17/11/ sur 8

8 Bordereau des prix Les candidats sont invités à détailler chaque phase à leur convenance. Décomposition de la prestation Phase 4.1 Prix HT TVA Délai de mise en œuvre Prix global et forfaitaire avec détail de l évaluation temps / coût Phase 4.2 Prix global et forfaitaire avec détail de l évaluation temps / coût Phase 4.3 Phases optionnelles Prix global et forfaitaire avec détail de l évaluation temps / coût Phase 4.4 Prix à la demi journée ou journée Phase 4.5 Prix global et forfaitaire avec détail de l évaluation temps / coût Ou Prix à la journée Cahier des charges Assistance au déménagement 17/11/ sur 8

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