CAHIER DES CHARGES DEMENAGEMENT - INSTALLATION DES SERVICES. - de la Communauté de Communes - de l Ecole de Musique - du Comité de Bassin d Emploi

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1 Cmmunauté de Cmmunes du Pays Sedanais 19, place Crussy SEDAN cc@pays-sedanais.fr CAHIER DES CHARGES DEMENAGEMENT - INSTALLATION DES SERVICES - de la Cmmunauté de Cmmunes - de l Ecle de Musique - du Cmité de Bassin d Empli DANS LA MAISON D ACCUEIL DU PAYS SEDANAIS PREAMBULE La Maisn d Accueil du Pays Sedanais (MAPS) va accueillir les services administratifs de différents rganismes publics. La cmmunauté de cmmunes du Pays Sedanais (CCPS), gestinnaire de la MAPS, prend à sa charge le déménagement et l installatin des structures suivantes : - La Cmmunauté de Cmmunes du Pays Sedanais, désignée CCPS, 19 place Crussy Sedan - L Ecle de Musique du Pays Sedanais, désignée EMPS, 19 place Crussy Sedan - Le Cmité de Bassin d Empli, désigné CBE, Hôtel de Ville, place Turenne Sedan Au plus tard, la phase préparatire au déménagement dit débuter le 25 juin et le transfert être terminé le 29 juin OBJET DU MARCHE Le marché a pur bjet l exécutin de prestatins de transfert de mbiliers, de matériels de reprgraphie, de linéaires dssiers/dcuments et d instruments de musique servant à l activité des services de la CCPS, de l EMPS et du CBE. Respnsable du marché : Cmmunauté de Cmmunes du Pays Sedanais 19 place Crussy SEDAN. Persnne respnsable : M. le Président de la Cmmunauté de Cmmunes du Pays Sedanais Type de marché : Marché de service Prcédure de passatin : Prcédure Adaptée (article 28 du cde des Marchés Publics). 2. DELAI DE REMISE DES OFFRES Date et heures limites de réceptin des ffres : le 16 mai h00 Les ffres devrnt être adressées u dépsées à la CCPS, 19 place Crussy, SEDAN Page 1 sur 8

2 3. IDENTIFICATION ET CARACTERISTIQUES DES SITES CONCERNES PAR L OPERATION DE DEMENAGEMENT Site d arrivée : Maisn d Accueil du Pays Sedanais (MAPS) La MAPS se dévelppe sur 2 structures de bâtiments cmprenant un rdc et 2 niveaux La 1 ère, 29 rue du Mesnil, accueillera l EMPS sur 3 niveaux La 2 ème, 7 rue prmenir des prêtres, accuellira la CCPS et le CBE sur 2 niveaux d étages Les deux structures snt équipées d ascenseurs desservant tus les niveaux. Le site n est pas dté de parking ni de cur intérieure. SITES DE DEPART SITE D ARRIVEE Cmmunauté de Cmmunes du Pays Sedanais (CCPS) 19 place Crussy - Sedan 7 rue prmenir des prêtres Le site abrite 16 pstes de travail à déménager dnt 15 ccupés. Les lcaux se répartissent sur un rez de chaussée et 3 étages sans ascenseur Référente : Aude Gmès Rez de chaussée 6 pstes ccupés + matériel de reprgraphie 1 er étage 6 pstes ccupés + petite salle de réunin (n 1) 2 ème étage 4 pstes 3 ème étage Salle de réunin (n 2) Cmbles : archives 2 ème étage 8 pstes répartis dans 3 bureaux Matériel de reprgraphie Cuisine Mbilier de la salle de réunin n 2 2 ème étage demi niveau 5 pstes sis dans 1 bureau 1 pste dans un 1 bureau 3 ème étage 2 pstes dans 1 bureau Salle de réunin n 1 Cmbles : archives Ecle de Musique du Pays Sedanais (EMPS) Services administratifs 19 place Crussy Sedan 29 rue du Menil Référente : Mme Sphie KOROL Rez de chaussée 2 pstes ccupés 2 ème étage 2 pstes dans 1 bureau Au terme du déménagement, le rez de chaussée et les étages du 19 place Crussy divent être entièrement libérés Cmité de Bassin d Empli (CBE) Services administratifs Hôtel de ville place Turenne Sedan Référente : Mme Hélène Lagnier er étage : 4 pstes ccupés -Matériel de reprgaphie Archives - Accès par escalier Ecle de Musique du Pays Sedanais (EMPS Parc instrumental Référente : Mme Sphie KOROL rue du Menil 3 ème étage 4 ppstes dans 1 bureau 29 rue du Menil 3 pians et 1 clavecin sis à Fling et Sedan Transfert aux 1 er et 3 ème étages Page 2 sur 8

3 4. PLANNING DE REALISATION Le déménagement, phase préparatire, devra être engagé le lundi 25 juin 2007 au plus tard. Le transfert des services de la CCPS et de l EMPS sera effectué dans le même laps de temps et devra être terminé le vendredi 29 juin au plus tard. Le transfert du CBE et des pians purra s ensuivre. 5. NATURE DES VOLUMES A DEMENAGER Avertissement Le titulaire établira sn étude financière en s appuyant sur les infrmatins qu il aura cllectées lrs de la visite d évaluatin technique au 19 place Crussy et à la MAPS. Cette visite sera rganisée sur demande rendez-vus effectuée auprès de la CCPS. Nature des vlumes à transférer CCPS, EMPS, CBE : Les équipements mbiliers Les mbiliers de rangement Les linéaires dssiers dcuments : Linéaires dssiers/dcuments de travail Linéaires dssiers/dcuments d archives Les équipements de reprgraphie Divers autres équipements : Eléments de cnfrt individuel, petit matériel, cnsmmables Les équipements infrmatiques (pstes, imprimantes et appareils vidés) ne snt pas cmpris dans la prestatin demandée. Ils sernt transférés par les agents. Parc instrumental de l EMPS Ecle de l Esplanade, rue Rgissart Sedan Pian 1 : 147 x 59 x 112 Pian 2 : 147 x 55x 114 Ecle Gaulier, Fling Pian 3 : 146 x 158 x 123 Clavecin : 195 x 84 (30 kg envirn) Hauteur : avec pieds 90 sans pieds : 35 Les pians pèsent entre 180 et 200 kg. 6. PRESTATIONS ET TRAVAUX A LA CHARGE DE LA CCPS, de l EMPS et du CBE Visites d évaluatin technique La CCPS rganisera sur demande des candidats une visite d évaluatin technique des lcaux 19 place Crussy et de la MAPS. Le titulaire sera réputé lrs de cette visite avir pris en cmpte l ensemble des vlumes à transférer, tutes les sujétins techniques inhérentes au transfert. Il calculera ses prix sur la base des infrmatins qu il aura recensées lrs de ces visites. Page 3 sur 8

4 Plans d implantatin des mbiliers et équipements Une semaine avant la réalisatin des pératins de déménagement, la CCPS délivrera au titulaire, cntre récépissé, les plans définitifs d implantatin des équipements mbiliers accmpagnés des marquages de repérage prpsés par le titulaire. 6.1 Transfert des services administratifs Emballage et déballage des linéaires dssiers/dcuments et des petites furnitures Les persnnels de la CCPS, de l EMPS et du CBE cnditinnernt les linéaires dssiers/dcuments, les cnsmmables et le petit utillage, dans des cartns de déménagement standard u tut autre cnditinnement adapté furnis par le titulaire. Il leur appartiendra également d étiqueter lesdits cartns au myen des étiquettes furnies par le titulaire. Sur le site d arrivée, les persnnels déballernt et dispsernt leur cntenu dans les mbiliers d accueil dûment installés et mntés par le titulaire. Préparatin, décnnexin et recnnexin des équipements infrmatiques et phtcpieurs Les services de la CCPS se chargernt de décnnecter et de recnnecter les équipements infrmatiques et de reprgraphie. La CCPS, l EMPS et le CBE assurernt la présence cntinue d au mins un respnsable sur chaque site de départ pendant tute la durée des pératins. 6.2 Transfert du parc instrumental de l EMPS Le titulaire prcèdera à la mise en place des prtectins nécessaires au transfert des 3 pians et du clavecin. Un état de situatin et de vérificatin sera effectué avant et après déménagement en présence de la persnne référente de l EMPS. 7. PRESTATIONS ET TRAVAUX A LA CHARGE DU TITULAIRE Désignatin d un respnsable missinné par le titulaire Le titulaire désigne un respnsable d pératin (nm, fnctin, n de téléphne fixe et mbile) qui suit le prjet pendant les phases préparatires, exécutires et pst-exécutires. C est avec lui que la CCPS rganisera les pératins de déménagement. 7.1 Phase préparatire au déménagement Le respnsable d pératin participera aux réunins techniques nécessaires à la préparatin du déménagement. Planning de réalisatin Le titulaire dressera en cncertatin avec la CCPS le planning de réalisatin. Etiquetage - fléchage prvisire transfert Le titulaire cdifiera les plans d implantatins remis par la CCPS dans la perspective des travaux d étiquetage. Il prpsera à la CCPS un système d étiquetage et de repérage et le présentera, au besin, aux persnnels. Il rganisera une signalétique prvisire de repérage dans les lcaux de la MAPS. Les persnnels s appuiernt sur cette cdificatin pur renseigner les étiquettes qu ils appsernt sur leurs cartns. Livraisn des emballages et des furnitures diverses Page 4 sur 8

5 Le titulaire furnira à la CCPS, à l EMPS et au CBE, les emballages nécessaires au cnditinnement des équipements infrmatiques (film bullé) et des linéaires de dssiers, les ruleaux d adhésif, les étiquettes de repérage ainsi tutes les furnitures qu il juge nécessaire de mettre à dispsitin des persnnels. La livraisn de ces matériels devra être effectuée au mins dans la semaine précédant le déménagement. Le titulaire fera tute diligence pur mettre à dispsitin du persnnel de la CCPS, de l EMPS et du CBE en temps utiles la quantité suffisante d emballages et de furnitures supplémentaires diverses si ceux-ci venaient à manquer pendant la partie des travaux d emballage, sur simple appel téléphnique. Mise en place des prtectins Le titulaire devra mettre en place dans les lcaux de départ et de destinatin, des prtectins visant à éviter les dégradatins puvant être générées par les pératins de déménagement. Le titulaire étant réputé avir cmptabilisé dans sa prpsitin financière les emballages et furnitures nécessaires à la réalisatin des pératins, ceux-ci sernt cnsidérés cmme faisant partie intégrante de l ffre. 7.2 Phase de déménagement Déménagement des linéaires dssiers Le titulaire transprtera les cntenants préparés par les persnnels dans les lcaux de destinatin en se cnfrmant aux numérs inscrits sur les étiquettes de destinatin.il dispsera chaque lt de cartn dans chaque bureau en se référant au système de psitinnement qui aura été chisi avec la CCPS. Emballage, déménagement et déballage des équipements reprgraphiques Le titulaire prcèdera à l emballage, à la prtectin, au transprt, au déballage et à la remise en place des phtcpieurs. Prtectin, démntage, déménagement et remntage des mbiliers Le titulaire effectuera le démntage et le remntage de tus les éléments de mbilier qu il juge ne puvir transprter en l état (raynnages, bureaux avec retur, meubles de rangement spécifiques ). Il prtégera le matériel et les mbiliers fragiles u de valeur. Il déménagera, mettra en place et remntera les mbiliers dans les lcaux de destinatin en cnfrmité avec les plans d implantatin furnis par la CCPS Il s assurera que les mbiliers sient dispsés cnfrmément aux vlntés des persnnels. Nettyage des lieux Le titulaire veillera à évacuer les furnitures de déménagement au fur et à mesure des travaux de déballage des persnnels. Le prix de ces interventins d évacuatin de furnitures est cmpris dans l ffre établie par le titulaire. 7.3 Assistance pst-déménagement Après exécutin ttale de l pératin de déménagement et de déballage, le titulaire mettra en euvre une équipe de déménageurs afin d évacuer les emballages libérés et crriger au besin l emplacement des mbiliers. Cette interventin sera réputée être intégré à l ffre glbale du titulaire. 8. MODALITES GENERALES D EXECUTION 8.1 Hraires de travail Il est prpsé que les plages hraires maximums dans lesquelles peuvent s inscrire les interventins de déménagement sient les suivantes : de 8h00 à 12h30 et de 13h30 à 18h00. La CCPS ne suhaite pas que les pératins de déménagement se dérulent le samedi. Si lrs de sn étude, le titulaire s aperçit que les plages hraires décrites ci-dessus étaient insuffisantes pur réaliser les pératins telles que requises par le Maître d Ouvrage, il en fera état dans sn mémire justificatif. Page 5 sur 8

6 Qui qu il en sit, le titulaire établira les plages hraires qui lui paraissent raisnnables et suffisantes pur réaliser les pératins de déménagement décrites dans le présent cahier des charges. Le titulaire rganise la rtatin de ses équipes cnfrmément à la législatin du travail en vigueur au mment de la réalisatin des pératins. Par ailleurs, si pur des raisns qui n étaient pas imputables à la CCPS, les plages hraires prévues par le titulaire devaient être dépassées en curs de chantier pur respecter le planning de réalisatin, c est le titulaire qui supprterait les frais induits par l extensin des astreintes de site nécessaires à la pursuite des pératins jusqu à achèvement de la séquence de déménagement cnsidérée. 8.2 Le Persnnel du Titulaire Qualificatin La CCPS suhaite que les pératins de déménagement sient réalisées par du persnnel permanent qualifié. L pératin de déménagement du parc instrumental devra être effectuée par du persnnel cmpétent et expérimenté. Cmprtement Le Titulaire sera respnsable de sn persnnel en tutes circnstances. Il sera respnsable des accidents, des déprédatins, des déturnements de prpriété que sn persnnel purrait cmmettre. Il n aura dit à aucune indemnité par la CCPS pur pertes, vls, avariés u dmmages ccasinnés par sa négligence, sn imprévyance u ses fausses maneuvres, ainsi que ceux ccasinnés par le fait de tiers u de phénmènes naturels pendant tute la durée des prestatins de transfert. Réglementatin du travail Durant la péride d exécutin de ses travaux, le titulaire devra se cmprter en partenaire lyal de la CCPS. Les prestatins devrnt être exécutées dans le plus grand respect des lis et des règlements en vigueur, ntamment ceux qui régissent la durée et la sécurité du travail. Cnsignes diverses Le respnsable d pératin mandaté par le titulaire signalera à la CCPS tus les incidents u anmalies cnstatés dans les lcaux, lrs de travaux, tels que : les dégâts ccasinnés lrs des interventins du Titulaire, pannes RECEPTION A l issue de la phase d assistance pst-déménagement, un prcès verbal de réceptin de la prestatin de déménagement sera remis par le titulaire et appruvé par la CCPS. Cette pièce administrative et technique attestera de la réalisatin de la prestatin et permettra le règlement du titulaire sur présentatin de factures détaillées à la CCPS. Page 6 sur 8

7 10. PRESENTATION DE L OFFRE DU TITULAIRE Le dssier à remettre par les candidats dit cmprendre les pièces suivantes : Les déclaratins et attestatins prévues par les articles 43 et 44 du Cde des Marchés Publics Ses attestatins d assurance et les seuils des garanties frfaitaires/réelles Références et qualificatins du candidat Le présent cahier des charges dûment signé, valant acceptatin des cnditins du marché Un mémire justificatif Le mémire justificatif devra indiquer : - les vlumes à traiter - les myens humains et matériels qu il se prpse de mbiliser Le prestataire a une bligatin de résultat, les myens humains et matériels présentés dans sn ffre par le titulaire n nt qu un caractère indicatif. Si au curs de ses travaux, le titulaire estime que les myens mbilisés snt insuffisants, il s engage à mettre en euvre, sans supplément de prix pur la CCPS, tut myen supplémentaire nécessaire pur lui permettre de respecter les délais qui sernt fixés cntractuellement. - les délais estimés de réalisatin - Le prix détaillé de sa prestatin distingué ntamment par phases (préparatire-déménagement-pst assistance) Le titulaire s engage sur un mntant de prix ferme et définitif. Seules les augmentatins nn prévisibles lrs de la réalisatin du devis purrnt dnner lieu à paiement après accrd préalable de la CCPS. Sustraitance : Si le titulaire envisage de sus traiter une partie des prestatins demandées, il devra indiquer dans sn mémire,le nm et référence du sus-traitant ainsi que les prestatins sus traitées. Le sus-traitant devra prduire une déclaratin indiquant qu il ne tmbe pas sus le cup des interdictins visées à l article 43 du cde des Marchés Publics et les attestatins sur l hnneur cmme prévu à l article 44 du cde des Marchés Publics. Tute sus-traitance cculte purra être sanctinnée par la résiliatin du marché aux frais et risques du titulaire. 11. JUGEMENT DES OFFRES La CCPS éliminera les candidats qui ne prduisent pas : - l ensemble des pièces administratives dûment remplies et signées - les garanties prfessinnelles nécessaires Elle chisira librement l ffre qu elle juge la plus intéressante en fnctin des critères énumérés dans l rdre suivant : - ffre écnmiquement la plus avantageuse :50% - références et expérience du candidat en matière de transfert de bureaux prfessinnels :20% - délai de réalisatin : 30% Page 7 sur 8

8 12. CONDITIONS DE PAIEMENT ET RESILIATION DU MARCHE Mdalités de paiement Le prcès verbal de réceptin qui attestera de la réalisatin de la prestatin permettra le règlement du titulaire sur présentatin de facture(s) détaillée(s) à la CCPS. Aucune avance et aucun acmpte ne sernt accrdés. Le règlement des dépenses s effectuera par mandat administratif dans un délai de 45 jurs. Les sus-traitants éventuels sernt réglés par le titulaire du marché et nn directement par la CCPS. Résiliatin du marché : Si le titulaire ne livre pas dans le délais imparti sit le 26 juin au plus tard les furnitures nécessaires à l emballage des équipements, la CCPS purra prcéder à la résiliatin du marché après l envi, à cet effet, au titulaire d une lettre recmmandée avec accusé réceptin. A.., LE.. LE TITULAIRE (signature précédée de la mentin manuscrite «Lu et appruvé») Page 8 sur 8