CONSULTATION POUR LE DEMENAGEMENT DU COMITE DEPARTEMENTAL DU TOURISME DE L OISE A L ESPACE GALILEE. Cahier des charges

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1 CONSULTATION POUR LE DEMENAGEMENT DU COMITE DEPARTEMENTAL DU TOURISME DE L OISE A L ESPACE GALILEE Cahier des charges Le présent cahier des charges définit le périmètre de la prestation attendue, en vue d obtenir une offre de prix, au regard de services dans le cadre des déménagements du CDT de l Oise et du Service Loisirs Accueil Oise. Cette démarche est une consultation pour mise en concurrence. 11 MAAÎ ÎTTRRI ISSEE D OUUVVRRAAGGEE Le Comité Départemental du Tourisme de l Oise est maître d ouvrage. 22 RREESSPPONSSAABBLLEE DEE LLAA CCONSSUULLTTAATTI ION Le responsable de la consultation est Monsieur Pierre SABOURAUD, Directeur du CDT de l Oise. 33 CCONTTEEXXTTEE Les locaux du Comité Départemental du Tourisme de l Oise sont, depuis quelques années, complètement inadaptés à l évolution du nombre croissant de salariés. Aujourd hui, le Conseil Général de l Oise, offre au CDT de l Oise la possibilité de déménager l ensemble de ses services à l Espace Galilée -1 rue du Pont de Paris-Beauvais. Ce déménagement permettra de réunir tous les services du CDT de l Oise dans les mêmes locaux : - au 2d étage desservi par ascenseur seront installés les services : o Direction o Administration ressources o Marketing promotion communication o Commercialisation o Web NTIC - au 3 ième étage (combles) servi par un escalier sera installé le service : o Développement et Animation Territoriale - au sous-sol desservi par un ascenseur, seront installés les archives actuellement situés dans les sous-sols du CDT de l Oise et du Service Loisirs Accueil Oise. Le président du Conseil Général de l Oise inaugurera les locaux le 19 janvier OBB JJEE CCTTI IFFSS DEE LLAA PPRREESSTTAATTI ION Précipitation et improvisation seront proscrites, la préparation et l'organisation en amont revêtant une importance capitale pour la réussite du déménagement du CDTO. Les bureaux du CDT de l Oise constitués de mobiliers, documents, matériels, machines et équipements liés à l activité administrative et commerciale de l association, devront, à minima, être transférés à l Espace Galilée pour l inauguration du 19 janvier La nécessité de ne pas désorganiser ni perturber l'activité de l'association déménagée sera un plus. Le déménagement de l association peut être défini comme l'organisation, l'ingénierie et la réalisation des mouvements internes ou externes Déménagement du CDTO Novembre

2 Le déménagement se déroule en deux temps car deux lieux sont à déménager vers le lieu final qui est l Espace Galilée au 1, rue du Pont de Paris à Beauvais. Les deux lieux à déménager sont les suivants : a) les bureaux situés au 19, rue Pierre Jacoby (Lot 1 voir page 3) b) les bureaux situés au 8 et 8bis, rue Auguste Delaherche (Lot 2 voir page 3) Le déménagement physique du lot 1 devra être achevé pour le vendredi 15 janvier Il concerne les services : o Direction o Administration ressources o Marketing promotion communication o Web NTIC o Développement et Animation Territoriale La fin du déménagement du lot 2 est prévue lorsque les services seront alimentés en réseaux internet et téléphonique, date non connue à ce jour. 55 CCONTTEENUU DEE LLAA PPRREESSTTAATTI ION - La présentation de l'association et de ses locaux sera un préalable obligatoire (visite, plans, accès ) afin de mesurer la nature et l'importance des biens à déménager : o Postes de travail o Mobilier (Bureaux, tables, chaises etc ) o Machines (Photocopieurs, fax, imprimantes) o Archives o Divers etc Les rendez-vous se dérouleront la semaine 50, soit du 7 au 11 décembre la période d'exécution souhaitée, ses contraintes et sa planification seront vues ensemble selon le descriptif figurant sur l article 4 «objectif de la prestation.» - La présence d'autres corps de métier pendant l'opération de déménagement notamment, notre chargé du réseau informatique (entreprise externe) chargé du parc informatique et de sa remise en fonctionnement, sera à prendre en compte. - La proposition de prestation revêtira la forme suivante (la répartition des tâches entre l'entreprise cliente et le prestataire) a) prise en charge par le personnel de l'association de l emballage, de l étiquetage cartons mobilier et matériels, du déballage, et débarras des cartons b) prise en charge par l entreprise de déménagement de la protection des cartons, mobilier et matériel, chargement, transport et déchargement dans les bureaux respectifs selon étiquetage. - Le prestataire devra proposer une méthodologie afin d organiser avec le personnel du CDTO l empaquetage et l étiquetage du matériel. - Identification des relais internes pour l'organisation : Dans l'entreprise des "correspondants de transfert" dans chaque service ont été nommés. Celui-ci aura une vision globale des éléments à déménager dans chaque service et sera un relais entre la direction et ses salariés avec l entreprise de déménagement. La liste des référents vous sera communiquée en temps voulu. Déménagement du CDTO Novembre

3 - Gérer l'étiquetage sur le site de départ et d'arrivée - gestion de la destination des cartons : A chaque salarié correspondra un code et donc une étiquette pour qu'il puisse retrouver ses affaires dans son nouvel environnement de travail. Chaque carton, matériel et ou mobilier devra être affecté en respectant impérativement l étiquetage. Il est impératif que chaque carton, mobilier ou matériel soit transporté et livré en fonction des consignes de l étiquetage. - L encadrement et la qualification du personnel de déménagement seront exigés Les cartons devront être fournis en quantité suffisante pour faire face au volume à déménager, fournis et livrés dans la 1 ère semaine de janvier 2010 au CDTO. Lot 1 : Déménagement du CDT de l Oise Cette prestation consiste à déménager l intégralité du mobilier (bureaux, tables, chaises ), matériel (ordinateurs, photocopieurs, fax ) et fournitures diverses entreposés au 19, rue Pierre Jacoby à Beauvais, sur trois niveaux (rez de chaussée, 1 er étage et cave), pour le transporter au 1, rue du Pont de Paris à Beauvais espace Galilée- sur également trois niveaux (sous-sol, 2 ème étage et 3 ème étage). Le mobilier, matériel et cartons devra être remonté et placé dans chaque bureau en fonction des directives données par le CDT de l Oise. Le déménagement de ce lieu devra commencer au pire le 13 janvier et être terminé pour le 15 janvier Lot 2 : Déménagement du SLA Oise Cette prestation consiste à déménager l intégralité du mobilier (bureaux, tables, chaises ), matériel (ordinateurs, photocopieurs, fax ) entreposés au 8 et 8bis, rue Auguste Delaherche à Beauvais, sur trois niveaux (rez de chaussée, 1 er étage et cave), pour le transporter au 1, rue du Pont de Paris à Beauvais Espace Galilée- sur deux niveaux (sous-sol, 2 ème étage). Le mobilier, cartons et matériel devra être remonté et placé dans chaque bureau en fonction des directives données par le CDT de l Oise. ECHEANCE ET DELAI : A ce jour, le 30 novembre 2009, l inauguration des locaux est prévue le 19 janvier Par conséquent, la prestation de déménagement doit prendre en considération pour échéance : le 15 janvier pour la fin du déménagement du lot 1. Aucun mouvement de déménagement le 19 janvier, jour de l inauguration. La fin du déménagement du lot 2 est prévue lorsque les services seront alimentés en réseaux internet et téléphonique, date non connue à ce jour. Le prestataire retenu doit prendre en considération une flexibilité dans ses dates et ses échéances pour la formulation de son offre. 66 RREEGGLLEEMEENTT DEE LLAA CCONSSUULLTTAATTI ION Durée du marché La prestation est conclue pour cette seule mission. Déménagement du CDTO Novembre

4 Modalités d intervention-pénalités Une visite de chaque lieu devra être effectuée au préalable par le prestataire afin d évaluer au mieux la quantité à déménager. Appréciation des délais d exécution : les délais d exécution de la prestation seront rappelés dans le bon de commande correspondant par référence au délai d exécution sur lequel le titulaire s est engagé dans sa soumission. Les délais d exécution courent à compter de la notification du bon de commande. Le respect des délais est apprécié par rapport à la date de réception de la prestation par celui qui l a commandée. En cas d erreurs dans les livraisons et affectations par rapport aux consignes de l étiquetage, une mention sera faite sur le rapport d intervention et donnera lieu selon le volume à une pénalité négociable sur la facturation finale et sans mise en demeure préalable. 77 EE LLEEMEEN TTSS AA PPRRODUU I RREE PPOUU RR FFORRM UU LLEE RR UUNEE PPRROPPOSS ITTI I ION AAUU PPRREE SSEEN TT CCAAH IEERR I DEESS CCHAARRGGEESS (l( loott 11 eett//oouu loott l 22) ) Le prestataire répondant à la présente consultation devra répondre dans le détail, en précisant notamment : - le responsable technique chargé de conduire les opérations afin de mener à bien le déménagement. - la planification qu il préconise et la méthodologie qu il souhaiterait mettre en œuvre afin de mener à bien la mission et les prestations proposées en face. - les moyens mis en œuvre (personnel, matériel, et organisation) et les solutions techniques préconisées - l'éventuel recours à la sous-traitance - les conditions financières prenant en considération l organisation suivante : o o prise en charge par le personnel de l'association de l emballage, de l étiquetage cartons mobilier et matériels, du déballage, et débarras des cartons prise en charge par l entreprise de déménagement de la protection des cartons, mobilier et matériel, chargement, transport et déchargement dans les bureaux respectifs selon étiquetage. - en joignant tous les renseignements et justificatifs ci-dessous : - Plaquette de présentation de l entreprise - Offres de services et références professionnelles - Forme juridique - Ancienneté - Taille de l'entreprise - Moyens en hommes (commerciaux, techniciens, contremaîtres, chefs d'équipes, déménageurs) - Moyens en matériels (véhicules, élévateurs, etc ) - Inscription régulière au registre du commerce et des sociétés (extrait Kbis) - Inscription régulière au registre des transporteurs routiers et l'attestation de capacité à la profession de déménageur délivrée par le Ministère des Transports - Références clients (en particulier dans le domaine d'activité concerné : déménagement administratif ) - justification du respect des obligations fiscales et sociales dans le cadre de la réglementation en vigueur - la fourniture d'attestations d'assurances professionnelles qualifiant la nature et l'étendue des limites de garanties - fourniture éventuelle d'une garantie financière de l'entreprise Déménagement du CDTO Novembre

5 88 MODAALL ITTEESS I DEE RREEPPONSSEE La date de remise des offres de prix est fixée au 14 décembre 2009 à 17 heures. Les offres seront à remettre par courrier postal ou numérique à l attention de M. Pierre SABOURAUD, Directeur du CDT Oise 19 rue Pierre Jacoby BP BEAUVAIS cedex - direction@oisetourisme.com - melba.limpalaer@oisetourisme.com Contact pour tout complément d informations : Christine Nicolas Tél. : fax : CCRRI ITTEERREESS D AAPPPPRR EE CCI IAATTI ION DEESS OFFFFRREESS EETT DEE SSEELLEECCTTI ION DUU FFOUURRNI ISSSSEEUURR Outre la capacité du prestataire à proposer une réponse adaptée aux exigences du cahier des charges, d autres critères principaux retenus pour le choix des prestataires seront le sérieux, le ressenti après contact ou le rendez-vous. - Les services, contact et prestations proposées (clarté et cohérence du rétro planning détaillé de mise en œuvre : (30/100) - Le respect de la liste des éléments à transmettre : (10/100) - Prix de la prestation : (50/100) - La cohérence entre les prestations et le coût : (10/100) Sera sélectionnée l offre la plus avantageuse au regard des critères pondérés. Rappel de l échéancier Livraison des prestations : Lot 1 : Vendredi 15 janvier 2010 avant 17 h 00 Lot 2 : La fin du déménagement du lot 2 est prévue lorsque les services seront alimentés en réseaux internet et téléphonique, date non connue à ce jour. Déménagement du CDTO Novembre