ANNEXE I. Modalités de mise en place de l entretien professionnel pour les agents relevant de la fonction publique territoriale

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1 ANNEXE I Modalités de mise en place de l entretien professionnel pour les agents relevant de la fonction publique territoriale Le Département des Hauts-de-Seine substitue, à titre expérimental, au titre des années 2010, 2011 et 2012, la notation par un entretien professionnel. Cette expérimentation est mise en application suivant les dispositions suivantes : I Le principe de l entretien professionnel L entretien professionnel se définit comme un moment d échanges et de dialogue entre l agent et son supérieur hiérarchique direct, en vue d établir et d apprécier la valeur professionnelle du fonctionnaire évalué. Cet entretien permet également de faire le point avec l agent sur sa situation professionnelle, ses missions, ses objectifs, ses souhaits d évolution, ses besoins et ses perspectives. L agent est obligatoirement évalué par son supérieur hiérarchique direct. III La convocation à l entretien professionnel L agent doit être convoqué huit jours minimum avant la date de l entretien professionnel par son supérieur hiérarchique. Sa fiche de poste et une fiche d entretien professionnel vierge lui sont transmises au moment de la convocation. La fiche de poste est indispensable à la conduite de l entretien professionnel puisqu elle caractérise l emploi occupé par l agent (intitulé, missions, activités..) et définit les moyens et les compétences nécessaires pour remplir les missions y afférant. Il est de la responsabilité du supérieur hiérarchique de la vérifier, de la mettre à jour tous les ans, en fonction des évolutions des missions de l agent. IV La réalisation de l entretien professionnel L entretien professionnel se réalise au moyen de la fiche d entretien jointe en Annexe 2. A Les thèmes abordés lors de l entretien L entretien professionnel porte principalement sur : L appréciation de l activité professionnelle de l agent L atteinte des objectifs fixés La fixation et l ajustement des objectifs pour l année à venir L identification des points forts

2 La détermination des axes de progression du fonctionnaire La manière de servir du fonctionnaire Les acquis de son expérience professionnelle Le cas échéant, ses capacités d encadrement Les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, aux missions qui lui sont imparties, aux compétences qu il doit acquérir et aux formations dont il a bénéficié Les aspirations et les perspectives d évolution professionnelle du fonctionnaire en termes de carrière et de mobilité. Il est entendu que si d autres sujets sont abordés, ils doivent également trouver leur traduction dans la fiche d entretien professionnel. B Les critères de l entretien professionnel Les critères à partir desquels la valeur professionnelle du fonctionnaire est appréciée sont fonction de la nature des tâches qui lui sont confiées et du niveau de responsabilité assumé. Ces critères, fixés d après l article 4 du décret n du 29 juin 2010 et après avis du comité technique du 31 mai 2011, portent notamment sur : L efficacité dans l emploi et la réalisation des objectifs Les compétences professionnelles et techniques Les qualités relationnelles La capacité d encadrement ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d un niveau supérieur Ces critères doivent apparaître dans une appréciation générale littérale et traduisent la valeur professionnelle du fonctionnaire. C Le compte-rendu Une fois remplie, la fiche d entretien professionnel tient lieu de compterendu. Elle formalise l accomplissement de la procédure d évaluation et rend compte des conclusions de l entretien. V L avis de l autorité territoriale et la notification du compte-rendu de l entretien professionnel A la suite de l entretien professionnel, le compte-rendu est signé par l évaluateur. Le document est alors transmis au chef de service de l agent pour visa. Le chef de service est le représentant de l autorité territoriale vis-à-vis de l évaluation. Ce dernier peut apporter des observations au compte-rendu de l entretien et peut solliciter le directeur pour avis. 2

3 Le compte-rendu de l entretien professionnel est ensuite notifié à l agent dans un délai maximum de dix jours par une remise du document : soit en main propre Si l agent accepte la notification qui lui est faite, celui-ci signe le compte-rendu de l entretien professionnel pour attester qu il en a pris connaissance ; il a la possibilité de le compléter par ses observations sur la conduite de l entretien et sur les thèmes qui ont été abordés. L agent renvoie le compte-rendu à son chef de service, dans un délai maximum de dix jours. Une copie de l entretien professionnel est ensuite transmise à l évalué : soit en mains propres VI La procédure de révision L Article 7 du décret du 29 juin 2010 organise une procédure de révision propre à l entretien professionnel. Si elle doit être privilégiée, elle n exclut en rien les voies de recours administratif et contentieux de droit commun. Demande de révision Si l agent n est pas d accord avec le contenu du compte-rendu de l entretien, il peut en demander la révision. Cette demande de révision doit être exercée dans un délai de quinze jours francs suivant la notification au fonctionnaire du compte-rendu de l entretien. Pour ce faire, l agent signe le compte-rendu pour attester qu il en a pris connaissance et indique qu il souhaite demander une révision. L agent renvoie le compte-rendu à son chef de service. Ce compterendu doit être accompagné d un courrier dans lequel il précise les raisons de sa demande et les éléments qu il souhaite voir modifiés. Il peut également, à cette occasion, solliciter un entretien complémentaire auprès de son N+2. Réponse de l autorité territoriale à la demande de révision A compter de la date du dépôt de la demande de révision, l autorité territoriale dispose d un délai de 15 jours pour répondre au fonctionnaire évalué. L autorité territoriale signifie son refus ou son acceptation d apporter les modifications demandées par l agent en notifiant le compte-rendu à l agent par une remise du document : 3

4 soit en mains propres L agent appose une seconde fois sa signature pour attester qu il a pris connaissance de la décision positive ou négative de l autorité territoriale. Une absence de réponse de l autorité territoriale dans le délai fixé (15 jours) est considérée comme une réponse négative à la demande de révision. Saisine de la CAP Si la demande de révision n a pas été acceptée par l autorité territoriale, l agent peut, s il le souhaite, saisir la commission administrative paritaire pour que soit proposée la modification du compte rendu de l entretien professionnel. La commission administrative paritaire doit être saisie par l intéressé(e) dans un délai de quinze jours francs suivant la réponse explicite ou implicite- de l autorité territoriale à la demande de révision. La commission administrative paritaire ne peut proposer à l autorité territoriale cette modification qu à condition que l intéressé(e) ait au préalable exercé la demande de révision mentionnée au point précédent. Dans ce cas, communication doit être faite à la commission de tous éléments utiles d information. L autorité territoriale communique ensuite au fonctionnaire, qui en accuse réception, le compte rendu définitif de l entretien professionnel par courrier, sous pli personnel. VII Dossier agent L original du compte-rendu est remis à la direction des ressources humaines. Celle-ci l archive en le versant au dossier de l agent. VIII La prise en compte des comptes-rendus d entretiens professionnels dans l évolution professionnelle des agents Comme précisé dans l article 76-1 modifié de la loi du 26 janvier 1984, l entretien professionnel permet d apprécier la valeur professionnelle des fonctionnaires notamment pour être prise en compte dans le cadre de la promotion interne, de l avancement d échelon et de grade. 4

5 Pour l établissement du tableau d avancement, il est procédé à un examen de la valeur professionnelle du fonctionnaire, compte tenu notamment : 1. Des comptes rendus d entretiens professionnels 2. Des propositions motivées formulées par le chef de service ; 3. Et, pour la période antérieure à la mise en place de l entretien professionnel, des notations. Les candidats dont le mérite est jugé égal sont départagés par l ancienneté dans le grade. IX Dispositions relatives aux agents non titulaires Les modalités d application de l entretien professionnel décrites ci-dessus sont étendues à l ensemble des agents non titulaires relevant de la fonction publique territoriale en fonction dans les services départementaux sur un poste permanent. L ensemble de ces agents, qui étaient déjà concernés par le dispositif d entretien annuel d évaluation au Conseil général, sont soumis aux mêmes règles que les agents titulaires pour l entretien professionnel. Les modalités et les conditions de l entretien sont les mêmes à l exception des modalités de recours en CAP. Toutefois, même si l agent non titulaire peut effectuer une demande de révision de son compte-rendu d entretien à l autorité territoriale, il ne peut pas saisir les commissions administratives paritaires pour demander une modification de ce compte-rendu. XI Bilan de l expérimentation Un bilan de cette expérimentation est communiqué annuellement au Comité Technique Paritaire. Ce même bilan est également transmis au Conseil Supérieur de la Fonction Publique Territoriale. Le Président du Conseil général Patrick Devedjian 5

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