NOTE NUMERO 1 ASSURANCES

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1 NOTE NUMERO 1 ASSURANCES L assurance est une matière complexe en perpétuelle évolution. Il nous semble nécessaire qu un Professionnel du spectacle vivant (une structure / Théâtre / Salle / Stade ou un Entrepreneur) examine très sérieusement et régulièrement sa situation à ce sujet. Nous pensons que, dès la naissance d un projet de spectacle, avant la reprise d une structure (Lieu / Théâtre / Salle) ou au moment de la signature de conventions de coproduction, de cession ou de coréalisation ; avant les répétitions d un spectacle, la négociation d une tournée ou l engagement d un artiste, les différents besoins d assurance doivent être analysés. Il est prudent, voire obligatoire de souscrire certaines garanties (obligations contractuelles) en fonction des activités exercées, des locaux dont on dispose, des véhicules ou des matériels qui sont utilisés et des personnes physiques ou morales dont on doit répondre. La couverture des risques liés aux différentes composantes d un spectacle relève, de différentes catégories de contrats d assurance. Les ASSUREURS proposent des formules regroupant la couverture des risques, suivant deux principes différents. Un premier, classique et traditionnel, en «Multirisque» ou en «Multi/évènements» ou en «Périls dénommés» qui prévoit une liste des éléments assurés avec des exclusions spécifiques par type de garantie. Cette formule n est proposée par EAP Conseil que lorsque le «prix» est la priorité. Un second, simple et plus moderne, mais parfois plus cher, en «Tout Sauf» qui ne fait mention que des seuls périls non garantis, tout ce qui n est pas exclu est couvert, ce qui est plus facile à comprendre. C est le choix prioritaire de EAP Conseil. A titre, non limitatif, les garanties «de base» qui composent un PROGRAMME ASSURANCE ADAPTÉ, sont : 1. L assurance relative aux activités de la structure (Les Responsabilités Civiles) L assurance responsabilité civile est indispensable et couvre les dommages corporels, matériels et immatériels causés par un assuré, à des tiers, par les personnes physiques ou les biens dont elle doit répondre dans le sens du Code Civil. : - cette assurance doit bien prendre en compte toutes les activités d une structure : la description transmise à la compagnie d assurance doit être exhaustive, qu il s agisse d activités temporaires, occasionnelles ou permanentes et en cas de nouvelle activité, il est nécessaire d en informer son assureur, ce qui implique un «dialogue» positif et permanent avec son assureur. EAP Conseil préconise un dialogue fréquent avec ses clients. - cette assurance doit couvrir les dommages causés par la structure et l ensemble des personnes participant à son fonctionnement (dirigeants, salariés, bénévoles, membres, artistes, comédiens, techniciens etc ) qui doivent être couverts en cas de faute, d erreur, de négligence ou d imprudence ayant entraîné un dommage à un tiers (ex. : un spectateur) et quelques subtilités doivent être respectées : les personnes impliquées dans les activités de la structure doivent être considérées comme tiers entre elles pour que les dommages qu elles se causent, les unes aux autres, soient pris en charge. es clauses contractuelles de type «renonciation» ou «abandon» de Recours, prévues dans les contrats des «spectacles» doivent être vérifiées et signalées à l assureur. Il est souvent utile de souscrire des assurances complémentaires par contrats séparés et complémentaires de celui de responsabilité civile, comme par exemple :

2 l assurance «individuelle accident» qui permet à un salarié ou non, un membre ou un bénévole victime d un accident corporel de percevoir des indemnités pécuniaires, ceci sans recherche de responsabilité (indispensable pour les bénévoles qui ne sont pas indemnisés par l assurance des accidents du travail) cette assurance est souvent couplée a une garantie «Assistance» qui est utile pour les «Tournées» et souvent obligatoire pour les «Artistes étrangers (visas)» ; l assurance couvrant les activités des trésoriers ou comptables dans la mesure où ceux-ci ont des activités génératrices de risques potentiels ; l assurance des mandataires sociaux ou «responsabilité personnelle de dirigeants» qui couvre les dirigeants dans la responsabilité de leur gestion, notamment en cas de comblement de passif (suite à une faute professionnelle) ; l assurance obligatoire des risques «automobile» ou des «engins de manutention» de type Fenwick, utilisés pour le montage des spectacles ; Enfin, l assurance «Perte d image», pour protéger la structure à l égard des «recours ou mise en cause par les spectateurs» en cas de sinistre corporel important, est utile pour réduire les conséquences d un sinistre «corporel» important, dont l impact provoque et une «atteinte» à l image de marque d un Professionnel du Spectacle et souvent des troubles «psychologiques» pour les «sinistrés». Cette garantie «pécuniaire» favorise la prise en charge des sinistrés. 2. L assurance relative aux locaux en Multirisques ou en «Tout sauf» Cette assurance est indispensable pour couvrir les dommages causés ou subis, dans le local professionnel ou sur le lieu du spectacle, par l assuré ou un tiers non identifié, au propriétaire du local ou à des tiers. Locataire, Concessionnaire, Exploitant ou Propriétaire de ses locaux, la structure doit couvrir ses risques principaux : l incendie, l explosion et le dégât des eaux (les risques locatifs ou d occupant) et tous les autres Dans le cas d une occupation à titre gratuit comme dans celui d un bail classique, il convient de se référer aux clauses de la convention d occupation (bail ou convention d occupation des locaux) pour connaître ce qui doit être assuré, c est-à-dire ce qui n est pas couvert par l assurance du propriétaire. La donnée principale à vérifier est de savoir si, il faut garantir les «risques locatifs» ou si, il y a exonération. D autre part dans certains cas particuliers : lorsque la structure utilise le logement du dirigeant, même pour la simple administration ou la domiciliation des activités, il faut en aviser l assureur du dirigeant ; ou si la structure «stocke» du matériel ou des décors dans un local réservé à cet usage, il faut prendre une garantie adaptée. Le contrat Dommages aux Biens (Contenu et Contenant) proposé par EAP Conseil couvre tous ces risques et propose également, en complément, les garanties : Conséquences financières. Pertes d exploitation. Couverture du T.O.M. (Théâtre en Ordre de Marche). Qui sont souvent plus importantes que le dommage subit. 3. L assurance relative aux véhicules automobiles ou aux Engins de manutention (c est une garantie obligatoire) L assurance doit couvrir les dommages que peuvent provoquer les véhicules ou les engins automobiles appartenant à la structure ou utilisés par elle. En cas d emprunt d un véhicule, la structure doit vérifier que ce dernier est garanti, car le propriétaire et l utilisateur du véhicule doivent être assurés. Un membre, un salarié ou un bénévole utilisant son propre véhicule pour son activité au sein de la structure doit l assurer lui-même. La structure doit cependant vérifier auprès du propriétaire (ou de l assureur du véhicule) que le contrat d assurance comporte bien, l usage «professionnel» ou «affaires». Eventuellement, la structure doit souscrire, une extension de garantie «trajet-mission».

3 4. L assurance du matériel de la structure (Décor, Costumes, Son, Lumière, Instruments, Informatique, Objets de valeur) et autres risques de type : VOL de recettes / Transport de fonds. La structure a tout intérêt à assurer le matériel dont elle est propriétaire. L assurance «tous risques matériels et conséquences financières» est conseillée, elle garantit le bris, la destruction, le vol et suivant les assureurs la perte des biens assurés. Il conviendra de préciser l emplacement et l utilisation du matériel ainsi que la période durant laquelle il doit être assuré. La valeur du matériel assuré doit être périodiquement réévaluée au fur et à mesure des investissements et/ou amortissements. Les contrats d assurance proposés par EAP Conseil possèdent une clause d investissement automatique qui permet à l assuré de ne pas signaler à son assureur immédiatement l achat de nouveaux matériels. Il ne faut alors indiquer que la nouvelle valeur globale à chaque échéance annuelle. Dans le cas d une location, d un emprunt à titre onéreux ou gratuit de matériel (objets confiés), la structure doit vérifier l étendue de la garantie du propriétaire (le loueur ou le prêteur) et, le cas échéant, souscrire une assurance complémentaire spécifique. Il faut, dans ce cas, vérifier avec le loueur ou le prêteur la bonne valeur des matériels à assurer. Enfin il ne faut pas négliger les «risques» liés au Transport du matériel. 5. L assurance pertes financières (ou pécuniaires) de la structure A. L assurance «annulation» Elle garantit les conséquences de l annulation d une manifestation en cas de force majeure (à titre d exemple : les pertes résultant d une grève nationale ou générale, d une indisponibilité des locaux ou d une décision administrative). En principe, les clauses dites de «force majeure» qui sont définies par la jurisprudence comme un événement imprévisible, irrésistible et extérieur à l assuré, rendant impossible l exécution du contrat du spectacle, peuvent laisser penser que l assurance «annulation» est négligeable, nous pensons tout à fait le contraire, certes les engagements sont juridiquement rompus mais qui supporte risques économiques? Pour savoir si la souscription d une telle assurance est utile ou se justifie, il faut se poser une série de questions : Puis-je supporter seul les Frais engagés pour produire le spectacle? Puis-je perdre (je vais devoir rembourser) la billetterie ou le «prix de vente» de mon spectacle, ou les «subventions remboursables» ou les «avances sur recettes» en cas d annulation? Les risques financiers en cas d annulation sont-ils supportables par la structure (dédits contractuels / pertes de marge / cachets perdus)? L assurance «annulation» est un contrat «sur-mesure» avec de nombreuses options de garanties, comme l indisponibilité des personnes indispensables au spectacle, la pénurie forcée de public ou les intempéries pour les spectacles en extérieur, enfin l assurance annulation peut également couvrir les pertes de recettes justifiées. EAP Conseil est à l origine pour les Théâtres et les Entrepreneurs de spectacle de contrat «Annulation» et de conventions d assurances spéciales. Conseil gratuit : Il y a lieu de prévoir le plus tôt possible cette analyse pour permettre de négocier les meilleures conditions du Marché en fonction des particularités de chaque spectacle : - Artistes ou comédiens âgés? - Antécédents négatifs? - Risques médicaux? - Niveaux des Capitaux engagés? - Franchise acceptable pour réduire le «budget» assurance.

4 B. L assurance «perte d exploitation» Pour les Théâtres / Salles / Stades, cette assurance garantit les conséquences financières d un arrêt d exploitation après un sinistre ou un dommage «non exclu» subit par les locaux, le matériel ou une personne clé (garantie Homme / Femme clé) pour les Dirigeants, pour les Artistes en exclusivité? Cette assurance, notamment préconisée pour les théâtres ou les salles «privés» ou à objectifs commerciaux (Garage) doit garantir et les frais généraux permanents ou fixes (le T.O.M. / le Théâtre en ordre de marche) et dans certains cas les «pertes de recettes» c est à dire la partie génératrice du chiffre d affaires qui est perdue. Cette assurance permet, lorsque la garantie est bien étudiée, à la structure de se retrouver dans la situation financière antérieure, comme si il n y avait pas eu de sinistre. N.B. : Attention les «règles comptables» des assureurs en «pertes d exploitation» sont particulières et leurs notions de frais généraux permanents ne sont pas toujours les mêmes que pour les structures de spectacle vivant. Il est nécessaire de négocier des clauses adaptées à notre métier. EAP Conseil a créé une formule couverture du T.O.M. qui est très favorable à ses clients. 6. L assurance protection juridique. Cette assurance peut prendre en charge les frais de procédures de la structure en cas de litige l opposant à des tiers. Si la structure est assignée en justice ou désireuse d intenter un procès, elle peut, grâce à l assurance protection juridique, bénéficier d une assistance sous forme de conseils par téléphone, d expertises ou d aides financières. Cette protection doit faire l objet d un contrat distinct des autres types d assurances ou d un chapitre distinct lorsqu elle est intégrée à un contrat unique. Le contenu de l assurance et la prime correspondante doivent être indiqués. Lorsque le dossier est accepté, le client (l assuré) doit pouvoir recourir à l avocat de l assureur ou choisir son propre conseil. Si le client prend l avocat recommandé par l assureur, il n aura rien à débourser. S il choisit son avocat, il ne percevra généralement qu un montant plafonné pour chaque type de procédure et devra acquitter seul la différence. L assurance protection juridique fiscale / Sociale assure la structure à l occasion d un contrôle fiscal matérialisé par la réception d un avis de vérification fiscale ou d un contrôle Urssaf. Cette assurance prévoit : - le paiement des honoraires d assistance de l expert comptable lors d opérations de vérifications fiscales ou sociales (Urssaf) ; - le paiement des honoraires d un conseil extérieur spécialisé (conseil juridique ou fiscal) si son intervention est nécessaire et après accord de la compagnie ; - après accord de la compagnie, le paiement des dépenses, frais et honoraires d avocats nécessaires à tous recours contentieux et à la représentation du souscripteur devant toutes juridictions.

5 En conclusion : Pour vous permettre de bien négocier votre Programme Assurances, nous vous informons d une utile explication sur l organisation du particulière du «Marché de l Assurance» qui, comme d autres, applique et les règles de la mondialisation (Modernisation / Financiarisation) et des règles propres (Assurance / Coassurance / Réassurance) Pour bien gérer ses assurances ou choisir son PROGRAMME ASSURANCE ADAPTÉ, une structure de spectacle a plusieurs choix : Prendre contact avec une Mutuelle ou un assureur sans intermédiaire, la structure devra seule répondre aux exigences de cet assureur sans intermédiaire. Prendre contact avec un Agent d assurances, il représente une compagnie, il faudra être sûr que cette compagnie accepte et comprend les risques du spectacle. Prendre contact avec un Courtier d assurances, commerçant, conseiller, il est du côté de son client et sa fonction est de rechercher la meilleure solution. C est notre raison d être. Chercher une solution sur le WEB et nous pensons qu il faut bien réfléchir avant de souscrire, en se posant une simple question : en cas de sinistre à qui dois-je m adresser? Qui m explique? Pour terminer, l assurance est une profession réglementée (taxes non récupérables / code des assurances / inscription à l Orias / obligation de conseil) et les usages des assureurs sont souvent abscons, très éloignés des objectifs artistiques ou culturels de vos structures, mais vous devez en tenir compte. Aussi, pour ne pas se tromper (après un sinistre c est trop tard), nous vous conseillons de faire jouer le «bouche à oreille» et de prendre contact avec un SPECIALISTE qui connaît votre métier, avec lequel un «dialogue», une «consultation», une approche «pédagogique» en toute confiance est possible. EAP Conseil / Assurance & Spectacle connaît votre métier. Nous avons créé des contrats d assurances adaptés à vos besoins. Rédaction : Eric Alexandre Patrelle - septembre / courriel: eap@assuranceetspectcle.com