REPRESENTANT DESIGNE ET SIGNATAIRES: RESPONSABILITES, QUALIFICATION ET APPROBATION

Transcription

1 REPRESENTANT DESIGNE ET SIGNATAIRES: RESPONSABILITES, QUALIFICATION ET APPROBATION Préparé par: SADCAS Approuvé par: Le Directeur Général Date d'approbation: Date Effective:

2 Table des matières Page 1. OBJET ET DOMAINE D'APPLICATION GENERALITES REPRESENTANT DESIGNE (NR)/ REPRESENTANT DE LA DIRECTION (MR) SIGNATAIRES Signataire Technique (TS) Signataire Technique Contracté par les Laboratoires Signataire Technique Contracté par les 0rganismes d Inspection et Stations d'essai de Gaz (CTS) Signataire auprès de la Direction (MS) PROCEDURE D APPROBATION REFERENCES... 8 ANNEXE: REGISTRE DES MODIFICATIONS... 9 Page 2 of 9

3 1. OBJET ET DOMAINE D'APPLICATION Ce document couvre les responsabilités et les compétences des représentants désignés des organismes accrédités, les signataires techniques des organismes accrédités et la procédure d'approbation de ces personnes. 2. GENERALITES 2.1 Pour la demande d approbation d'une personne en tant que représentant désigné (NR) et/ou signataire technique (TS) et /ou signataire technique contracté (CTS), un organisme doit être au courant des critères d'approbation. 2.2 Ces critères sont basés sur le souhait de SADCAS à: a) Fournir au représentant désigné (NR) l'autorité nécessaire dans l'organisme pour s'assurer que les normes d'accréditation sont respectées; b) Définir les capacités et aptitudes souhaitables qu'un représentant désigné devrait avoir afin de promouvoir activement SADCAS et ses objectifs déclarés; c) Définir les exigences pour aider un organisme accrédité ā la sélection/nomination d'un TS et CTS sur la base de la compétence technique. 3. REPRESENTANT DESIGNE (NR) / REPRESENTANT DE LA DIRECTION (MR) (Applicable à tous les organismes accrédités de SADCAS) 3.1 Le représentant désigné (NR), dans certains cas considéré comme le représentant de la direction (MR), est la personne responsable des questions de SADCAS relatives à l'accréditation/la conformité de l'organisation à tout moment. 3.2 Le représentant désigné a) doit être familier avec et bien comprendre les exigences de la pertinente norme/du guide applicable au domaine d'accréditation de l'organisme; b) a besoin de savoir ce que c est l'accréditation et d avoir une attitude positive envers l'accréditation et le processus d'accréditation ; c) Doit, indépendamment des autres fonctions et responsabilités, avoir la responsabilité et l'autorité définies pour s'assurer que le système de qualité est mis en œuvre et suivi à tout Page 3 of 9

4 moment pour soutenir l échéance actuelle de l'accréditation [dans le cas des organismes accrédités, ceci inclut l assurance que les résultats libérés sont autorisés par le signataire technique (TS)/ signataire technique contracté (CTS) approuvé par SADCAS]; d) Doit avoir un accès direct au plus haut niveau de la direction, où les décisions sont prises sur la politique ou les ressources de l'établissement accrédité; e) doit avoir une connaissance approfondie de toutes les exigences d'accréditation de SADCAS applicables au domaine d accréditation de l'organisme (en particulier tels que définis dans les documents d'exigences de SADCAS); et f) est responsable d'informer SADCAS en temps utile des changements au sein de l'organisme qui peut affecter le statut d'accréditation de l'organisme (y compris les changements du personnel clé tels que NR, TS ou CTS). 4. SIGNATAIRES (Ne s'applique pas aux laboratoires médicaux et organismes de certification) 4.1 Signataire Technique (TS) Le Signataire Technique est une personne techniquement compétente approuvée par SADCAS, dont la signature confère la validité des certificats, rapports et/ou résultats délivrés par l organisme en vertu de son accréditation par SADCAS. Les signataires techniques comprennent les personnes autorisées par la réglementation à signer les certificats/rapports et doivent également être approuvées par SADCAS à signer les résultats délivrés en vertu de l accréditation de SADCAS Le Signataire Technique: a) Accepte la responsabilité du contenu (c est-à-dire, résultats et/ou mesures) du certificat/rapport qu'il/elle signe ou autorise; b) Doit avoir suffisamment de connaissances de la méthode utilisée ainsi que les objectifs de l'essai/étalonnage/inspection; c) Doit être en mesure d'évaluer et interpréter les données; Page 4 of 9

5 d) Doit être confiant lorsqu il autorise les résultats ou mesures, que tous les contrôles nécessaires ont été accomplis comme requis par le système de qualité pour assurer la qualité des résultats; e) Doit avoir une connaissance approfondie des exigences techniques de la norme/du guide international pertinent couvrant le champ d'application de l'accréditation de l organisme accrédité et toutes exigences de SADCAS spécifiques aux responsabilités des signataires et domaine technique de fonctionnement de l'organisme; et f) Doit être familier avec le système de management de la qualité mis en œuvre au sein de l'organisme Dans le cas des laboratoires d étalonnage accrédités, un certificat valide de la compétence d'une source reconnue sera pris en considération pour déterminer le niveau de compétence technique dans un domaine spécifique de la métrologie Dans le cas des organismes d'inspection et laboratoires de vérification, fonctionnant conformément à une règlementation laquelle exige de ses signataires à avoir une (des) certaine(s) qualification(s), les signataires doivent posséder la (les) qualification(s) nécessaire(s). Toutefois, cela ne dispense pas ces signataires de se conformer également à toutes les exigences énumérées au point a) à f). 4.2 Signataire Technique Contracté par les Laboratoires (CTS) (Ne s'applique pas aux laboratoires de vérification) L'utilisation de CTS est censée être un arrangement intérimaire pour aider un organisme accrédité qui se trouve de façon inattendue sans un signataire technique approuvé par SADCAS au sein de son propre personnel En plus du CTS devant se conformer à toutes les exigences définies au point 4.1.2, l'organisme accrédité ayant l'intention de faire usage d'un CTS doit: a) Informer SADCAS de son intention d'obtenir l'approbation d'un CTS; b) Avoir conclu un accord formel concernant les modalités, y compris la confidentialité et le conflit d'intérêt entre l'organisme accrédité et la personne contractée/organisme externe; c) Assumer l'entière responsabilité des autorisations délivrées par le CTS en son nom; d) Assurer à ce que le CTS répond à toutes les exigences définies au paragraphe 4.1.2; Page 5 of 9

6 e) Avoir des enregistrements de la preuve de la compétence du CTS disponible en permanence dans ses locaux; f) Assurer à ce que le CTS a une présence suffisante dans l'organisme accrédité pour être en mesure de démontrer une maîtrise satisfaisante de sa fonction; g) Assurer à ce que le CTS répète ou reproduit un certain nombre d essais/étalonnages pour lequel il/elle est signataire même si tous ne sont pas effectués par le CTS; et h) Assurer où tout le travail n'est pas effectué par le CTS, le CTS est tenu d'examiner la compétence de ceux qui effectuent les travaux en son absence avant la mise en œuvre du contrat et puis sur une base régulière par la suite. 4.3 Signataire Technique Contracté par les Organismes d Inspection et Stations d'essai de Gaz (CTS) En plus du CTS devant se conformer à toutes les exigences définies au point 4.1.2, l'organisme accrédité ayant l intention de faire usage de CTS doit: a) Informer SADCAS de son intention d'obtenir l'approbation d'un CTS; b) avoir conclu un accord formel couvrant les arrangements pour la période que l'organisme d inspection les exige, y compris la confidentialité et le conflit d intérêt entre l'organisme accrédité et la personne contractée/organisme externe ; c) Prendre l'entière responsabilité de l'autorisation faite par le CTS en son nom ; d) Assurer à ce que le CTS répond à toutes les exigences définies au paragraphe ; e) Avoir des enregistrements de la preuve de la compétence du CTS disponible en permanence dans ses locaux ; f) Assurer à ce que le CTS a une présence suffisante dans l'organisme accrédité pour être en mesure de démontrer une maîtrise satisfaisante de sa fonction ; et g) Assurer où tout le travail n'est pas effectué par le CTS (ne s'applique pas aux navires sous pression), le CTS est tenu d'examiner la compétence de ceux qui effectuent les travaux en son absence avant la mise en œuvre du contrat, et puis sur une base régulière par la suite Il est de la responsabilité de l'organisme accrédité qui souhaitent utiliser des CTS d avoir des procédures documentées couvrant les exigences mentionnées ci-dessus ainsi que le maintien des enregistrements pour démontrer la mise en œuvre complète de celui-ci. Page 6 of 9

7 4.4 Signataire Auprès de la Direction (MS) Dans le cas où les laboratoires et organismes d'inspection veulent conférer un statut officiel de l'entreprise sur un certificat/rapport de SADCAS, certains organismes exigent qu'un haut représentant de la direction également signe le certificat/rapport. SADCAS reconnaît cette exigence comme un gage de la part de l organisme du statut et de l'importance des Certificats/Rapports de SADCAS. Cette signature seule, ne confère toutefois pas la validité d'un certificat /rapport ou des résultats obtenus par le processus d accréditation de SADCAS Dans le cas des organismes de certification, il n'y a pas d'exigences pour un Signataire Technique. Les hauts responsables de la gestion du système de certification sont tenus d'avoir une connaissance de la certification et ceci est suffisant pour permettre la signature du signataire auprès de la direction de conférer la validité du certificat. 5. PROCEDURE D APPROBATION 5.1 Les demandes d'approbation de personnel (MS, MR, TS, CTS et NR) doivent être faites sur SADCAS F 43 (f). 5.2 Lorsque l'évaluation du personnel doit avoir lieu lors de l évaluation initiale ou pendant la surveillance, les formulaires de demande dûment remplis doivent être transmis au bureau de SADCAS avant la visite prévue. 5.3 Pour une demande de NR d'un organisme déjà accrédité, le Directeur Technique pertinent auprès de SADCAS devrait, sur la base des informations fournies, soit prendre des dispositions pour évaluer le candidat par entrevue ou soit approuver la demande en reportant l'entretien à la prochaine visite prévue ā l'organisation. Pour une nouvelle demande, cet entretien aura lieu durant l'évaluation initiale. 5.4 Pour une demande d'un MS d'un organisme de certification déjà accrédité, le Directeur Technique auprès de SADCAS devrait, sur la base des informations fournies, soit prendre des dispositions pour évaluer le candidat par entrevue ou soit approuver la demande en reportant l'entretien à la prochaine visite prévue à l'organisation. Pour une nouvelle demande, cet entretien aura lieu durant l'évaluation initiale. 5.5 Pour une demande de MS d'un laboratoire ou d un organisme d'inspection aucune évaluation et approbation par SADCAS est nécessaire comme ces signataires n'ont pas d'incidence sur le statut de l'accréditation de l'organisme. 5.6 Sur la base des informations fournies pour une demande de TS ou un CTS, le Directeur Technique auprès de SADCAS devrait normalement désigner un (des) évaluateur(s) pour évaluer le candidat. Cela peut être fait par interview, témoignage, évaluation des enregistrements de compétences pertinentes générées par le demandeur, ou une combinaison de ceux-ci. Le Page 7 of 9

8 demandeur peut être invité à assister à une réunion du Comité d Approbation d Accréditation dans le but de fournir des informations supplémentaires. Si une visite supplémentaire à l'organisme s avère nécessaire, ceci sera pour le compte de l'organisme. Remarque 1: Il est souhaitable que l'organisme accrédité transmette les demandes d'approbation des Signataires Techniques Contractés (CTS) à SADCAS avant de conclure un contrat avec le CTS. 6. REFERENCES SADCAS F 43 (f) - Demande d'approbation du Personnel Page 8 of 9

9 ANNEXE REGISTRE DES MODIFICATIONS Statut de révision Numéro 1 Page Paragraphe / sousparagraphe Changement Description du changement Approuvé par Date Effective DG Page 9 of 9