1 er CONGRÈS APPSQ. Guide de l exposant. De la théorie à la pratique. Espace Shawinigan AVRIL 2017

Transcription

1 Espace Shawinigan AVRIL er CONGRÈS APPSQ L'Association professionnelle des pharmaciens salariés du Québec Guide de l exposant De la théorie à la pratique

2 TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction 2. Concours des exposants 3. Lieu, dates et heures de l exposition 4. Hébergement 5. Ce que comprend votre kiosque et notes importantes 6. Transport et entreposage de votre matériel 7. Expédition des marchandises 8. Sortie des marchandises, manutention, adresse d envoi et heures d ouverture pour la réception des kiosques 9. Code des exposants 10. Restrictions 11. Obligations de l exposant 12. Sécurité 13. Aide-mémoire 14. Plan du salon 15. Formulaire d inscription des exposants P.3 P.3 P.4 P.4 P.5 P.6 P.6 P.7 P.8 P.9 P.10 P.10 P.10 P.11 P.12

3 1.INTRODUCTION Ce document est préparé à l intention des exposants. Vous y trouverez les informations relatives à votre participation au congrès de l APPSQ. Si vous désirez obtenir de plus amples informations, n hésitez pas à communiquer avec notre équipe par téléphone au ou par courriel à l adresse suivante : marie-eve@appsq.org 2.CONCOURS DES EXPOSANTS Tirage d un ipad Les participants au congrès pourront se procurer le plan des exposants qui leur sera distribué à la table d accueil du congrès. Pour être admissible au tirage, le participant doit avoir visité l ensemble des kiosques. Le participant doit présenter sa carte au représentant de chaque kiosque et celui-ci doit apposer un collant de couleur qui lui aura été distribué. Congrès de l APPSQ - Guide de l exposant 3

4 3.LIEU, DATES ET HEURES DE L EXPOSITION Lieu: Espace Shawinigan, salle 5 MONTAGE EXPOSITION DÉMONTAGE Jeudi 27 avril 13 h 00 à 18 h 00 Vendredi 28 avril 6 h 30 à 7 h 30 Vendredi 28 avril 10 h 45 à 11 h h 30 à 14 h 00* 15 h 00 à 15 h 30 Samedi 29 avril 10 h 15 à 11 h h 00 à 13 h 30* 14 h 30 à 15 h 00 *Livraison de boîte à lunch à 11 h 45 pour les exposants. **Le démontage doit être terminé avant 20 h 00 le samedi 29 avril Samedi 29 avril** 16 h 15 à 20 h 00 4.HÉBERGEMENT Vous devez effectuer vous-même votre réservation d hôtel. La tarification pour une chambre régulière est de 115 $ par nuit, en occupation simple ou double. Veuillez ajouter aux prix susmentionnés toutes les taxes applicables. Pour effectuer votre réservation, communiquez directement avec l hôtel suivant : AUBERGE GOUVERNEUR SHAWINIGAN 1100 Promenade du Saint-Maurice Shawinigan, Québec G9N 1L8 Réservations: IMPORTANT : Au moment de la réservation, vous devez mentionner votre participation au congrès de l APPSQ Toute annulation ou modification d une réservation individuelle dans le bloc de chambre doit être fait 24 heures avant le jour de l arrivée. Après ce délai, la totalité du séjour sera facturé. Congrès de l APPSQ - Guide de l exposant 4

5 5.CE QUE COMPREND VOTRE KIOSQUE Lieu: Espace Shawinigan, salle 5 1. Un accès à l ensemble des activités du Congrès de l APPSQ. Selon la valeur de votre partenariat, il se peut que vous bénéficiiez de plus d un accès au congrès. N hésitez pas à nous contacter au afin de valider le nombre d accès dont vous bénéficiez. 2. Un kiosque d exposition: - Espace d exposition de 8 x Une table et deux chaises. Prière de confirmer vos besoins sur le formulaire d inscription. - Accès électrique gratuit et internet (sur demande). Prière de prévoir vos rallonges électriques. - Corbeille à papier. - Service de nettoyage. NOTES IMPORTANTES 1. Vous devez nous confirmer le nom des représentants qui seront présents à votre kiosque en remplissant le formulaire Inscription des exposants que vous trouverez en page Il est possible d ajouter des accès supplémentaires au tarif de 350$/personne avec la soirée banquet, ou de 250$/personne sans la soirée banquet. Ces tarifs incluent les activités suivantes : les conférences et les repas. 3. Aucun équipement audiovisuel ne sera fourni par l APPSQ. Pour tous vos besoins en location d équipement audiovisuel, nous vous invitons à contacter Mme Josiane Gravel pour une soumission au Mention à titre d exposant dans le cahier du participant. Congrès de l APPSQ - Guide de l exposant 5

6 6.TRANSPORT ET ENTREPOSAGE DU MATÉRIEL Pour les exposants qui auront des besoins d entreposage, pour des boîtes de transport ou d autre matériel qui ne pourraient être laissés dans l aire de leur kiosque, merci de contacter Louise Guilmain par courriel à l adresse suivante louise@appsq.org pour convenir des mesures nécessaires. 7.EXPÉDITION DES MARCHANDISES Nom de l expéditeur Adresse Téléphone Télécopieur Nombre de boîtes Transporteur Coordonnées du courtier en douanes ASSOCIATION PROFESSIONNELLE PHARMACIENS SALARIÉS DU QUÉBEC CONGRÈS 27 AU 29 AVRIL 2017 ESPACE SHAWINIGAN 1882, RUE CASCADE SHAWINIGAN (QUÉBEC) G9N 8S1 Congrès de l APPSQ - Guide de l exposant 6

7 8.SORTIE DES MARCHANDISES Suite au salon, il vous est possible de prévoir une cueillette de votre matériel à partir du samedi 29 avril à 16 h 30 par un fournisseur de messagerie ou par un transporteur. Pour ce faire, vous devez vous-même prévoir de remplir adéquatement votre bon d expédition. MANUTENTION DES MARCHANDISES La manutention des marchandises doit se faire OBLIGATOIREMENT par le quai de chargement N O 2 situé sur le côté du bâtiment du 1882 avenue Cascade, Shawinigan, Québec G9N 8S1. IL EST INTERDIT EN TOUT TEMPS D UTILISER LES PORTES AVANT POUR ENTRER OU SORTIR VOTRE MATÉRIEL, sauf pour les petits colis. Veuillez noter que l Espace Shawinigan met à votre disposition des chariots pour vous aider lors du déchargement de vos véhicules. ADRESSE D ENVOI ET HEURES D OUVERTURE Espace Shawinigan 1882 rue Cascade, Shawinigan, Québec G9N 8S1 La réception de votre marchandise est permise : Le 26 avril 2017 entre 9 h et 17 h. Le 27 avril 2017 entre 9 h et 18 h. La sortie de votre marchandise est permise : Le 29 avril 2017 de 16 h à 20 h. Prenez note! Tout matériel non récupéré par le transporteur ou le service de messagerie de l exposant sera automatiquement pris en charge par l Espace Shawinigan et tous les frais seront facturés à l exposant. Congrès de l APPSQ - Guide de l exposant 7

8 9.CODE DES EXPOSANTS Le rôle des exposants est de transmettre aux participants des informations reliées à leurs produits et services. Le Congrès annuel de l APPSQ n étant pas un salon d achat, il est donc interdit de vendre et/ou de prendre des commandes pendant sa tenue. La distribution de produits de prescription est prohibée sous toutes ses formes, mais il est permis de distribuer des items promotionnels. Veuillez prévoir une quantité suffisante; nous attendons près de 150 personnes. Les étalages de produits sont restreints à la dimension du kiosque occupé par la compagnie. Aucun kiosque ne devra entraver la visibilité du kiosque voisin et, par conséquent, ne devra excéder les dimensions imposées. Les exposants doivent se conformer aux directives, aux règles et à l horaire de l exposition. Les tirages individuels sont permis, mais doivent être préalablement approuvés par l APPSQ. Une description du tirage ainsi que le prix doivent être fournis à l APPSQ. Aucune animation particulière ne sera permise durant les heures d exposition, ou à tout autre moment lors du Congrès, à moins d avoir été approuvée au préalable par l APPSQ. Toute distribution alimentaire supplémentaire doit être soumise à l APPSQ. Attention aux allergies! Toute sollicitation et offre d emploi doivent être faites dans le plus grand respect. La plupart des participants se sont faits offrir leur inscription par leur employeur actuel donc aucune sollicitation directe ne sera permise. De plus, aucune sollicitation ne sera tolérée en dehors du salon des exposants. Si cette situation se produit, l APPSQ peut expulser l exposant sans avertissement. Aucune sous-location d espace ou partage de kiosque non approuvée au préalable par l APPSQ ne sera permise. Seul l exposant mentionné au contrat de location peut utiliser l emplacement décrit au contrat. Si une situation de la sorte devait se présenter, l APPSQ pourrait exiger du sous-locateur ou de la compagnie qui partage l espace qu il quitte la salle d exposition. Congrès de l APPSQ - Guide de l exposant 8

9 10.RESTRICTIONS AIRES COMMUNES L exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, escaliers mécaniques, foyers, hall, moniteurs de signalisation, écrans au plasma, issues de secours de l immeuble ou autres salles de l Espace Shawinigan. ANIMAUX La présence d animaux doit faire l objet d une approbation des autorités de l Espace Shawinigan. Seuls les chiens d assistance pour handicapés sont autorisés sans restriction. AUTOCOLLANTS Les autocollants, quels qu ils soient, sont strictement interdits. BALLONS ET CONFETTIS L usage des ballons gonflés à l hélium doit être préautorisé par le coordonnateur de votre événement. Des frais vous seront imputés pour la récupération des ballons au plafond après vos activités. L utilisation de confettis et de paillettes est interdite. CONSOMMATION D ALCOOL LORS DU MONTAGE ET DU DÉMONTAGE Afin de diminuer les risques d accident, et à moins d une entente particulière avec l Espace Shawinigan, aucune boisson alcoolisée n est tolérée durant les périodes de montage et de démontage. INCENDIE L exposant doit se conformer aux règles de prévention des incendies. RUBAN ADHÉSIF L Espace Shawingan n autorise pas que des articles soient apposés sur les murs, peu importe le type d adhésif. SERVICES ALIMENTAIRES Nous avons une entente avec un traiteur sur les lieux de l exposition. Celui-ci possède l exclusivité de vente et de distribution de nourriture et de boisson. Aucune nourriture ou boisson ne peut être distribuée, vendue ou donnée sans l autorisation écrite de leur part. Congrès de l APPSQ - Guide de l exposant 9

10 11.OBLIGATIONS ASSURANCES L exposant doit posséder ses propres assurances responsabilités. L Espace Shawinigan ou ses mandataires n assument aucune responsabilité pour les dommages corporels ou matériels aux produits, stands, équipements ou décorations, causés par le feu, l eau et le vol, dans les lieux loués ou durant les transitions dans l immeuble, et ce, quelle qu en soit la cause. RECYCLAGE ET COLLECTE DES MATIÈRES RÉSIDUELLES L exposant doit utiliser les nombreux équipements mis à sa disposition pour le recyclage (papier, carton, verre, plastique) tant lors du montage / démontage que durant l exposition. D autres collectes sélectives peuvent être ajoutées à celles énumérées ci-dessus. 12.SÉCURITÉ Le locateur de salle, Espace Shawinigan, offre un service de surveillance, mais ne peux être tenu responsable des pièces d exposition, des présentoirs et des produits endommagés sur le lieu d exposition. 13.AIDE-MÉMOIRE Vous devez prendre toutes les dispositions nécessaires à la livraison et au retour de votre matériel. Assurez-vous de faire toutes vos demandes de services supplémentaires avant la date limite spécifiée afin d éviter tout frais supplémentaire. Assurez-vous d inscrire, dès que possible, les représentants qui seront présents à votre kiosque et/ou à la soirée Gala. Congrès de l APPSQ - Guide de l exposant 10

11 14.PLAN DU SALON Congrès de l APPSQ - Guide de l exposant 11

12 15.FORMULAIRE DES EXPOSANTS Nombre d accès selon le type de partenariat Commandite choisie Nb de gratuité X Commandite choisie Nb de gratuité Présentateur officiel 4 Station de recharge 2 Cocktail d ouverture 3 Pause-santé 2 Soirée Banquet 3 Application mobile 2 Petit-déjeuner 3 Cordon d identification 1 Dîner 3 Sac du participant 1 Conférences 2 Prix de pharmacien salarié 1 Cocktail prébanquet 2 Kiosque 1 X Nom de la compagnie : Contact du responsable : Prénom et nom exposant 1 Allergies et diète spéciale Présence Gala : OUI c NON c Prénom et nom exposant 2 Allergies et diète spéciale : Présence Gala : OUI c NON c Accès supplémentaire OUI c NON c Prénom et nom exposant 3 Allergies et diète spéciale : Présence Gala : OUI c NON c Accès supplémentaire OUI c NON c Prénom et nom exposant 4 Allergies et diète spéciale : Présence Gala : OUI c NON c Accès supplémentaire OUI c NON c Pour la facturation des accès supplémentaires, une facture vous sera acheminée par courriel dans les meilleurs délais. Merci de faxer ce formulaire au ou de l acheminer par courriel à marie-eve@appsq.org. Congrès de l APPSQ - Guide de l exposant 12

13 Personne ressource : Louise Guilmain - Chargée de projets louise@appsq.org poste 2 MERCI!