Termes de références de l Appel d Offre National PAQ-CG N 01/2011

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1 MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE Programme d'appui à la Qualité - Capacité de Gestion (PAQ-CG) Intitulé du Projet: '' Programme d'harmonisation de l'administration, de la Recherche et de l'enseignement" Termes de références de l Appel d Offre National PAQ-CG N 01/2011 CONTEXTE Dans le cadre de l'accord de prêt n 7392-TN entre le Ministère de l'enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique et la Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement et en vue de contribuer au financement du Projet d'appui à la Qualité de l'enseignement Supérieur (PAQ), l'université de Tunis El Manar a bénéficié d'une allocation pour la mise en œuvre de son projet d'amélioration de la capacité de gestion (PAQ-CG) intitulé «Programme d'harmonisation de l'administration, de la Recherche et de l'enseignement» comportant plusieurs thèmes de formation et d assistance technique. La formation organisée au profit des groupes différents portera sur la démarche qualité et amélioration continue, l'assurance qualité et certification, la communication et dynamique de groupe, les tableaux de bord et indicateurs CRQ, le management par la valeur et analyse fonctionnelle et les systèmes et réseaux d'information. L Appel d Offre National PAQ-CG N 01/2011 à réaliser dans le cadre de ce projet comporte cinq actions de formation. L exécution de cet ensemble d actions a pour finalité de s approprier des principes et des règles de management de la qualité et de les appliquer à l Université de Tunis El Manar (UTM) et ses Etablissements Universitaires. OBJECTIFS DU PROJET Le projet basé essentiellement sur la formation et l'assistance technique prévoit plusieurs actions qui visent à optimiser et développer l'adéquation entre les ressources et compétences existantes avec les compétences requises répondant aux exigences de la qualité par le renforcement de la capacité de gestion de l'université de Tunis El Manar et de ses établissements grâce à : l'instauration des meilleures pratiques de gestion et de décision, la promotion d équipes de travail, des communautés de bonnes pratiques et d'une organisation plus apparente et interactive de l'administration et des services par 1

2 l'ancrage de la culture qualité, l'accompagnement pour une exploitation rationnelle, efficace et transparente des systèmes d'information (SI) et aussi la maîtrise de nouvelles techniques de communication et de gestion normalisées. MODE DE SELECTION La sélection du bureau d études sera faite selon la méthode «Qualification des Consultants» conformément aux procédures définies dans les Directives «Sélection et Emploi de Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale», Edition Mai 2004, mises à jour en Octobre Pour renforcer leurs compétences respectives et augmenter leurs chances d être présélectionnés, les bureaux d études candidats peuvent s associer en groupements. La commission d évaluation technique des soumissions établira un classement de tous les bureaux d études qui ont répondu à l avis de manifestation d intérêt en fonction de leurs qualifications au regard de la nature de la mission et désignera le bureau ayant les qualifications et les références les plus adéquates pour la mission. Le candidat retenu sera invité à remettre une proposition technique et financière puis à négocier le marché. BENEFICIAIRES, CALENDRIER ET DUREES DES DIFFERENTES ACTIONS DE L'APPEL D'OFFRES NATIONAL PAQ-CG N 01/2011 TABLEAU 1 Action Bénéficiaires Calendrier Durée 130 personnes Démarrage après réparties en 10 signature du contrat groupes (directeurs, doyens, secrétaires généraux, chefs de départements et cadres de l UTM) Action N 1 Sensibiliser les responsables et les cadres de l UTM et de ses établissements au management par la valeur Action N 2 Identifier dans les 10 groupes et former en atelier pratique 35 facilitateurs en : management qualité management par la valeur approches de résolution de problèmes en groupe 35 personnes (01 groupe) Démarrage après signature du contrat 3 jours pour chaque groupe, soit 30 jours de formation. 6 jours de formation 2

3 Action N 3 Conduire un atelier avec le groupe de facilitateurs pour établir : les démarches de développement du Système de Management Qualité (SMQ) de l UTM, et au sein de ses différentes institutions les calendriers de développement du SMQ de l UTM, et au sein de ses différentes institutions les programmes de formation à développer en interne à l UTM, et au sein de ses différentes institutions Action N 4 Former en atelier pratique les 35 membres du «Comité Management Qualité UTM» en : Coûts d obtention de la qualité (COQ) Indicateurs et Tableaux de Bord Qualité selon la norme F DX personnes (01 groupe) 35 personnes (01 groupe) Démarrage après signature du contrat Démarrage après signature du contrat Formation de 4 jours par thème (4j x 3 thèmes x 1groupe), soit 12 jours de formation Formation de 6 jours par thème (6j x 2 thèmes x 1 groupe), soit 12 jours de formation. 3

4 Action N 5 Former en atelier : *les responsables des équipes d'insertion professionnelle et des clubs d'entreprises aux approches d'amélioration de l'employabilité avec l'élaboration d'un guide pratique *les responsables des relations avec l'environnement à la créativité et la coconstruction des actions communes avec le milieu socioéconomique et élaboration d'un guide pratique 40 personnes : (02 groupes) Le premier groupe est composé de responsables de l'insertion professionnelle et clubs d entreprises Le deuxième groupe est composé de responsables des relations avec l'environnement Démarrage après signature du contrat Formation de 3 jours par groupe, soit 6 jours de formation TOTAL : 66 jours de formation 4

5 TABLEAU 2 : CONTENUS, METHODES PEDAGOGIQUES ET RESULTATS ESCOMPTES DES DIFFERENTES ACTIONS DE L APPEL D OFFRES NATIONAL PAQ-CG N 01/2011 Action Résultats escomptés des différentes actions de l Appel d Offres National PAQ-CG N 1 / 2011 Méthodes pédagogiques Contenu des différentes actions Action N 1 Sensibiliser les responsables et les cadres de l UTM et de ses établissements au management par la valeur Action N 2 Identifier dans les 10 groupes et former en atelier pratique 35 facilitateurs en management qualité, management par la valeur et aux approches de résolution de problèmes en groupe Responsabilisation et implication des cadres et des responsables de l'utm et ses établissements dans la mise en place du management par la valeur L atelier en management par la valeur: Mise en place d'un système de management par la valeur L atelier en management de la qualité : - Amélioration de la qualité des services de l'université et ses établissements. - Amélioration considérable du degré de responsabilisation, de délégation et de pratique du management participatif. Formation de sensibilisation Atelier pratique - Définition et principes du management par la valeur - Acteurs, responsabilités et niveaux d intégration - Evolution des démarches de gestion par la valeur L atelier en management par la valeur: - Objectifs-qualité et validation - Ressources, communication et méthodologie - Outils de suivi et contrôle L atelier en management de la qualité : - Principes du management de la qualité - Adaptation des acteurs à la qualité - Normes de la qualité L atelier sur les approches de résolution de problèmes en groupe Appropriation des différentes méthodes et pratiques de résolution de problèmes en groupe par les facilitateurs. L atelier sur les approches de résolution de problèmes en groupe : - Analyse de la nature du conflit ou du problème - Anticipation des tensions et des problèmes - Etablissement de relations interpersonnelles positives - Désamorçage des tensions internes et création d'un contexte relationnel favorable 5

6 Action N 3 Conduire un atelier avec le groupe des facilitateurs pour établir les démarches, les calendriers, les programmes de formation pour développer un SMQ au sein de l UTM, et ses différents établissements. Action N 4 Former en atelier pratique les 35 membres du «Comité Management Qualité UTM» en : - Coûts d obtention de la qualité (COQ) - Indicateurs et tableaux de bord Qualité selon la norme F DX Action N 5 Former en atelier : *les responsables des cellules d'insertion professionnelle et des clubs d'entreprises aux approches d'amélioration de l'employabilité avec l'élaboration d'un guide pratique *les responsables des relations avec l'environnement à la créativité et la co-construction des actions communes avec l'élaboration d'un guide pratique Application du SMQ par les différents services de l Université Adaptabilité et l application des principes du SMQ à l UTM Elaboration fréquente des tableaux de bord Minimiser trois types de coûts : - Les coûts de non qualité: de défaillance des services de l université - Les coûts d investissement qualité : coût de fonctionnement du système qualité, coût de formation du personnel - Les coûts d évaluation ou les coûts des activités de contrôle Elaboration fréquente de tableaux de bord selon la norme FDX Une parfaite maîtrise des approches de recherche d emploi et l adoption d un comportement facilitant l embauche dans un but d amélioration du taux d insertion professionnelle Elaboration d un guide pratique renseignant sur les différentes approches d amélioration de l employabilité (présentation des entreprises, secteur d emploi ) Elaboration d un guide pratique pour la créativité et la co-construction des actions communes. Atelier pratique - La qualité : enjeux, démarches Qualité et performance des établissements universitaires Enchaînement qualité, management de la qualité, contrôle - Mise en œuvre d'un système de management de la qualité(smq) Etapes de mise en œuvre d'un système de management de la qualité (SMQ) Règles du système de management de la qualité - Construction de tableaux de bord Qualité et applications Atelier pratique - Coût d obtention de la qualité (COQ) - Indicateurs et tableaux de bord qualité selon la norme FDX Atelier pratique - Approches d amélioration de l employabilité et de la créativité - Formation aux méthodologies de co-construction des projets avec le milieu socio-économique - Elaboration de guides pratiques 6

7 QUALIFICATIONS ET PROFIL DU BUREAU D ETUDES RETENU : Le bureau d'études sera sélectionné selon son expérience, ses solides références dans le domaine et l état de son personnel clef disponible. En outre, le formateur qui sera proposé par le bureau doit répondre au profil suivant : Formation : universitaire Expérience : expérience avérée dans les missions à l'échelle nationale et internationale. Connaissances : - Bonne connaissance du contexte de l'enseignement Supérieur et de la Recherche en Tunisie - Bonne maîtrise de la langue française, anglaise et des outils d informatique. DOSSIER DE CANDIDATURE : Les bureaux d'études intéressés à manifester leur intérêt et à réaliser une, plusieurs ou la totalité des actions doivent fournir les informations pertinentes montrant qu'ils sont qualifiés pour exécuter les missions demandées et particulièrement : - Une lettre de candidature dûment datée et signée au nom de monsieur le Président de l'université de Tunis El Manar précisant la ou les actions auxquelles le bureau d études est intéressé - Pour les bureaux qui manifestent leur intérêt collectivement, le chef de file doit être désigné obligatoirement et une déclaration de groupement doit être soumise - Une fiche de présentation du bureau d études candidat (domaines d expertise, brochure, site web, ) - Toutes les informations nécessaires indiquant que le bureau d'études possède l'expérience et les compétences nécessaires pour assurer la réalisation d'une ou de plusieurs actions. - Etat des personnels clef et d appui disponibles (qualifications en rapport avec la nature de la mission). NEGOCIATION DU CONTRAT: Avant l'attribution définitive du contrat, celui-ci sera négocié avec le bureau d études sélectionné à Tunis (Siège de l'université). Les négociations porteront essentiellement sur le prix du contrat, les délais et les conditions techniques de sa mise en œuvre et notamment le calendrier des sessions de formation et le contenu détaillé des modules de formation. RAPPORTS D EXECUTION DES ACTIONS DE FORMATION: Le bureau d'études est invité à remettre les supports pédagogiques de la formation quinze jours au moins avant le début de la session relative à l action considérée. Il est également tenu de remettre à l'université de Tunis El Manar, quinze jours au maximum après la fin de la dernière session de formation, un rapport détaillé retraçant les différentes activités réalisées en évaluant la compréhension satisfaisante des bénéficiaires, les difficultés éventuelles, les solutions, les exigences, les moyens et les axes à mettre en 7

8 œuvre pour l'amélioration de l'existant (répertoire des compétences nécessaires, les besoins en formation des étapes suivantes, résultats atteints..). LIEU DE LA FORMATION Le lieu qui abritera les sessions de formation sera déterminé ultérieurement par l'université et notifié au bureau d études suffisamment à l'avance par rapport à la date du commencement de la première session. DONNEES ET MOYENS FOURNIS PAR L'UNIVERSITÉ DE TUNIS EL MANAR : L'Université de Tunis El Manar pourra mettre à la disposition du formateur un local de formation, les données, les équipements et les moyens logistiques nécessaires durant l'exécution de la mission de formation (impression, tirage, édition, support numérique..). Le Bureau d'études qui sera sélectionné prendra en charge le transport et l'hébergement des formateurs. De même, il est tenu de mobiliser par ses soins les moyens logistiques primordiaux nécessaires à la réalisation des sessions de formation. CONFLIT D INTERETS Les bureaux d études ou leur personnel y compris les consultants en conflit d intérêts, c'est-à-dire qui auraient un intérêt quelconque direct ou indirect au projet ou qui sont en relation personnelle ou professionnelle avec la Banque ou le Ministère doivent déclarer leurs conflits d intérêts au moment de la transmission de la lettre d intention pour la mission. En particulier, tout fonctionnaire exerçant une fonction administrative doit présenter les autorisations nécessaires pour assurer la formation. 8

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