Hôteliers- Restaurateurs : mettre en place un tableau de bord adapté

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1 Hôteliers- Restaurateurs : mettre en place un tableau de brd adapté Cllectin Entreprises - Turisme et CHR Page 1/15

2 Smmaire Préambule à la réalisatin d un tableau de brd 3 Tableau de brd : purqui faire? 4 Temps nécessaire à la tenue d un tableau de brd 5 Mde d empli 5 Dernière étape : relever les charges de rembursement 8 Que faire du résultat btenu? 8 Précautins à prendre pur une tenue rigureuse 9 Cnclusin 9 Pint de vue de Christpher Terleski, auteur du cncept «Marge u crève» 9 De la thérie à la pratique, un exemple cncret avec l util dévelppé par Christpher Terleski 10 La mercuriale 11 Le suivi mensuel analytique 12 Infrmatins utiles 14 Cntacts 14 Page 2/15

3 Préambule à la réalisatin d un tableau de brd De ns jurs, il n est ni envisageable, ni prfessinnel d attendre la srtie de ses cmptes annuels (bilan, cmpte de résultat et sldes intermédiaires de gestin, suvent, 3 mis après la fin de sn exercice cmptable) pur cnstater le résultat et apprécier la perfrmance u nn de sn entreprise. L évlutin cnstante des exigences de la clientèle alliée à l intensificatin imprtante et évlutive de la cncurrence impsent à tut chef d entreprise de prendre des décisins rapides et adaptées en tute cnnaissance de cause. Ces dernières ne se fnt de façn avertie que si l explitant détient tutes les infrmatins pertinentes et nécessaires au mment vulu. Cnduire une entreprise sans indicateur revient à pilter un avin dans le bruillard sans instrument. De ce fait, il est indispensable de vir clair. Prcéder autrement, ferait curir le risque de mettre en péril sn entreprise. C est purqui, le tableau de brd est l util indispensable et incnturnable pur permettre au dirigeant d entreprise de suivre ses résultats au fil des jurs, dispser d une visin de sa perfrmance et de la tendance du résultat écnmique. Aussi mdestes que sient la taille et le chiffre d affaires de l établissement, le dirigeant se dit de dispser de cet instrument de piltage et de cntrôle. A qui sert un tableau de brd? Purqui est-il nécessaire, vire indispensable? Cmment le bâtir? Cmment l utiliser? Cmbien d indicateurs suivre? Telles snt les questins auxquelles ce dcument du service Turisme, Hôtellerie, Restauratin de la Chambre de cmmerce et d industrie territriale d Alençn, réalisé avec le cncurs d un expert de ce sujet, Christpher Terleski, autur du cncept «Marge u crève», va répndre pur vus cnvaincre de l utilité de sa mise en place (si ce n est pas le cas). Sucieux d ffrir des utils simples, efficaces, persnnalisés et pératinnels, le service Turisme, Hôtellerie, Restauratin de la Chambre de cmmerce et d industrie territriale d Alençn et Christpher Terleski peuvent vus aider à les élabrer. Page 3/15

4 Tableau de brd : purqui faire? La répnse est simple. Il s agit de permettre à tut dirigeant de suivre cnstamment, la cnduite de sn entreprise, à savir : les résultats des ventes de sn entreprise déclinés par centre de prfit u par nature d activité (péridicité : au chix : qutidienne, u mensuelle) ; les charges de fnctinnement, déclinées par pste de dépenses : achats de marchandises (jur u mis, etc.), frais de persnnel u masse salariale chargée (mensuellement), frais généraux (mensuellement), charges de rembursement (mensuellement). L analyse ainsi btenue permet de cnnaître, pur le mis éculé (avec éventuellement la réalisatin mensuelle d un inventaire des stcks u sinn la mise en œuvre d une méthde de travail en stck cnstant), un résultat indicatif de sn entreprise. Ce résultat, quique mins précis que le bilan final, mais néanmins très prche du résultat réel, permet d initier rapidement les mesures qui s impsent pur redresser une situatin en cas de dérapage. Dispser des dnnées analytiques facilite la prise de décisin en tute cnnaissance de cause ainsi que la mise en place d actins pur crriger le tir si besin. Il n est plus nécessaire d attendre le bilan annuel pur cnstater, suvent trp tardivement, les dérives. Si un budget prévisinnel a été préalablement établi (il est frtement recmmandé), l util peut permettre de savir si les résultats btenus cncrdent avec les prévisins et quels en snt les écarts. Enfin et surtut, le tableau de brd sert à détecter rapidement l rigine des «pannes» et anmalies, tut cmme pur un véhicule (vitesse, niveau d huile, niveau d essence, état des freins, etc.). Le parallèle est facile à faire avec l entreprise, car un tableau de brd bien cnçu, ffre au dirigeant une batterie d indicateurs et de cligntants qui «s allument» en cas de dérive. De plus, ces indicateurs snt suvent plus révélateurs et plus détaillés que ceux qui se truvent dans les cmptes annuels. Page 4/15

5 Temps nécessaire à la tenue d un tableau de brd Sachant que le temps de tut dirigeant est cmpté et précieux, il est essentiel que la saisie des chiffres sur un tableau sit à la fis peu chrnphage et hautement rentable en terme d efficacité. Le temps nécessaire pur remplir le tableau au regard de la valeur des infrmatins qu il furnit au dirigeant est minime. Cela peut varier entre 2 et 5 minutes par jur seln la densité des indicateurs à renseigner et la dispnibilité des infrmatins nécessaires. A ce temps qutidien, s ajutent : envirn 10 minutes par mis pur cmpléter le tableau (masse salariale, charges fixes et rembursement) 2 à 3 heures par mis éventuellement pur réaliser l inventaire (si l inventaire est mensuel). Cnfiée à l un u plusieurs de ses cllabrateurs (si l entreprise emplie du persnnel), cette tâche est de nature à respnsabiliser sn équipe et à l impliquer dans la bnne marche de l entreprise. Pur une efficacité ptimale, il est préférable d élabrer un tableau «sur mesure», adapté à sn activité, dans lequel se truvent les indicateurs que l n suhaite suivre en pririté. Il n est nullement nécessaire de srtir des chiffres analytiques qui présentent peu d utilité. Pur une analyse simple, pertinente et pragmatique, il suffit d avir la pssibilité de mesurer les écarts mensuels avec les bjectifs fixés u avec le budget préalablement établi et le bilan de n-1. Mde d empli Le tableau de brd de gestin est une grille de calcul qui dit être tenue et suivie avec régularité et assiduité. Le tableau se divise en quatre grandes parties : les bjectifs à respecter, le niveau d activité réalisé (l enregistrement du RAZ 1 ), la perfrmance. (l efficacité du fnctinnement par rapprt aux bjectifs), les cnséquences du nn-respect des bjectifs (l enjeu financier est de savir à cmbien les dérives s élèvent). 1 Remise à zér Page 5/15

6 Les bjectifs à respecter : Il faut fixer au début d une péride d activité (nrmalement une fis par an) les quelques bjectifs clés que l n veut atteindre en matière de : % Cût matières 2 (slides et liquides), % Cût salarial 3, % Prime-cst (% cût matières + % cût salarial). A nter qu il n est ni nécessaire, ni suhaitable de définir une batterie d bjectifs cmplexes et incmpréhensibles. La fixatin de ces bjectifs, éventuellement avec l expert-cmptable ne demande que quelques minutes chaque année. Le niveau d activité réalisé Travail jurnalier : A partir de vtre RAZ jurnalier (relevé de remise à zér), vus retranscrivez le chiffre d affaires dans le tableau. Vus inscrivez également : le nmbre de jurs d uverture du restaurant, le nmbre de cuverts servis, le nmbre de chambres luées et le nmbre de petits déjeuners servis, le nmbre de jurs d uverture de l hôtel. Ce qui représente au ttal un travail de 10 minutes maximum par jur. Travail mensuel : A partir de chiffres furnis par le cmptable (une fis par mis), il faut saisir : la valeur des achats de matières premières et de marchandises (slides et liquides), la masse salariale (charges patrnales cmprises), la valeur de tutes les autres dépenses (eau, gaz, électricité, lyer, etc.), 2 2 La CCITA a élabré un dcument «les principaux ratis en hôtellerie-restauratin» cnsultable sur sn site internet : Page 6/15

7 le mntant de la (u des) mensualité(s) de rembursement bancaire. Temps demandé : 15 minutes par mis. Cet investissement en temps, à savir : 10 minutes par jur et 15 minutes par mis permet de détenir tus les chiffres nécessaires pur la trisième partie, l analyse. Cnstater la perfrmance : au niveau des prduits : le % du chiffre d affaires par centre de prfit, le nmbre de cuverts servis u chambres luées par jur, le ticket myen par cuvert, le revenu par chambre luée et le RevPAR (éventuellement) ; au plan de la gestin, le % cût matières et % marge brute par secteur, le % masse salariale, le % prime cst (vir ci après) ; au plan cmmercial en indiquant : les tendances de cnsmmatin (examen de l évlutin du ticket myen), l efficacité cmmerciale du persnnel, la chérence de l ffre, la chérence de ses supprts de vente. Les cnséquences du nn-respect des bjectifs : Sachant qu en début d exercice, tut dirigeant dit se fixer des bjectifs à atteindre, le tableau de brd fait apparaître à partir des perfrmances réalisées la valeur des écarts et indique si les bjectifs nt été atteints u nn. Le tableau dnne une idée très précise de la valeur des «dépassements» (u des écnmies) dans les dmaines du : cût matières slides (cmbien d achats en trp?), cût matières liquides (cmbien d achats en trp?), cût salarial (cmbien d heures de travail «achetées» en trp?), ù des écnmies si les achats et dépenses nt été parfaitement maîtrisées. Le suivi rigureux d un tableau de brd adapté dnne une excellente visibilité, mais Page 7/15

8 surtut il peut être révélateur du bn u du mauvais fnctinnement. Il est l util indispensable pur agir et rectifier le tir si besin est. A titre d infrmatin, un établissement exerçant une activité de restauratin u/et de débit de bissns devrait respecter les nrmes de perfrmance suivantes : Pur le % cût matières : Entre 26 % et 34 % (en fnctin du type u thème de restauratin) 4. Pur le % masse salariale : Entre 36 % et 44 % (en fnctin du type de restauratin : uvrier, traditinnel, gastrnmique), incluant la rémunératin des explitants au travers de leurs prélèvements pur les entreprises en nm prpre. Pur le % des charges fixes : Autur de 20 % à 25 %, plus l entreprise réalise un chiffre d affaires élevé, plus les charges diminuent en terme de %. En effet, les charges snt «distribuées» sur un plus grand chiffre d affaires, d ù le besin d éviter un nmbre imprtant de chaises vides u de chambres nn vendues. Dernière étape : relever les charges de rembursement Rien de plus facile que de relever les charges de rembursement : le u les tableau(x) d amrtissement de prêt(s) furni(s) par la banque dnne(nt) le mntant précis du (u des) prêts à remburser. Une autre apprche est pssible. En enregistrant que la partie charges financières + assurances du rembursement mensuel cmme étant des charges, le résultat final de fin de mis dit être alrs suffisamment élevé pur cuvrir la part du capital à remburser dans la mensualité du u des prêts dû(s). Ce travail de saisie, réalisé à partir de l ptin prise, permet ensuite d btenir le mntant estimatif du résultat écnmique mensuel. Que faire du résultat btenu? Frt de la cnnaissance du résultat, place à l analyse : quel en est le prfil? Est-il 4 La CCITA a élabré un dcument «les principaux ratis en hôtellerie-restauratin» cnsultable sur sn site internet : Page 8/15

9 psitif u négatif? Si négatif, est-ce justifié? Cmment se situe-t-il par rapprt à n- 1? A la prfessin? Au prfil de vtre établissement? A la régin? 5 Cmment l expliter et l interpréter? Telles snt les questins à se pser pur aller jusqu au but de la démarche et de l analyse. Précautins à prendre pur une tenue rigureuse Dans tut ce travail de cllecte, il est imprtant : de s assurer qu aucune facture d achat de marchandises n a été ubliée ; il en est de même pur les factures relatives aux frais généraux) ; de chiffrer le ttal des prduits fferts (apéritifs, repas pur des prescripteurs, cafés, autres) ; de chiffrer également la valeur des repas furnis au persnnel et ceux cnsmmés par les explitants ; de prcéder à l inventaire mensuel et de s assurer que la valeur de celuici est parfaitement juste. Cnclusin Il est surtut recmmandé de faire au mins un suivi de sn cût «matières» et de sa marge brute en prcédant au relevé qutidien des achats. Suivre le prime cst est juste un pas de plus pur, à partir de seulement 2 pstes de dépenses, surveiller et cerner entre 60 et 70 % de ses charges. Il est frtement cnseiller de mettre en œuvre l intégralité de la démarche telle qu elle est décrite dans cette fiche. La tenue d un tableau de brd cmprte de nmbreuses vertus. Elle blige le dirigeant à suivre sn activité et de réagir en cas de danger. Elle stimule l actin cmmerciale, incite à la rigueur. Enfin, dernier bjectif, elle indique, à l issue de la péride étudiée, si l entreprise a gagné u perdu de l argent. L util, en tant que tel, peu gurmand en temps, facilité à remplir, ludique et aisé à cmprendre, pertinent car il dnne des infrmatins majeures. Pint de vue de Christpher Terleski, auteur du cncept «Marge u crève» Cmme l explique clairement la fiche pratique d infrmatin de la, le tableau de brd est incnturnable. Mes interventins dans les entreprises du secteur des CHR m amènent à dresser les cnstats suivants : 5 La Fédératin des Centres de Gestin Agréés dispse de statistiques par cde NAF déclinées par régin. Vtre Centre de Gestin Agréé u CCIT peuvent vus les cmmuniquer. Page 9/15

10 trp d entreprises naviguent à vue, s appuyant sur le cmptable pur indiquer le dérapage en fin d exercice, u en surveillant seulement l état du cmpte bancaire (débiteur u créditeur). Dans trp d entreprises, les explitants se fient aux seuls chiffres du niveau d activité (sit en cuverts, sit en chambres luées, sit en chiffre d affaires) u à l état du cmpte bancaire cmme indicateur de leur efficacité. Or une prgressin sans une augmentatin de la marge amène au simple cnstat de travailler plus, sans gagner plus. Il faut penser, à la fis, en masse de travail et en marge, et nn pas seulement en quantité de travail. Le chiffre d affaires est cmme le chlestérl : il y en du bn et du mauvais. Il ne sert à rien de travailler sans marge. La mise en place d un tableau plaît aux explitants qui, par la suite, ne peuvent plus se passer de cet util. Le tableau de brd cntribue à mettre l explitant face à ses respnsabilités. Suvent, il le transfrme du statut de «patrn» à celui de «chef d entreprise». L analyse mensuelle permet d identifier et de rectifier les dérapages et d accrître la rentabilité sans effrt supplémentaire. Autrement dit : travailler mieux pur gagner plus. De la thérie à la pratique avec l util dévelppé par Christpher Terleski Dans l abslu, il est essentiel et vital, en amnt de l activité, de cnnaître le prix d achat de tut ce qui va être vendu et ce, en s appuyant, sur la cnceptin et l utilisatin de fiches techniques. Il ne sert à rien de travailler sans s assurer préalablement si le travail va être efficace. Deux utils de calcul permettent de gérer efficacement les achats, les cûts de revient, les marges et de cnnaître sn niveau de perfrmance cmparé à ses bjectifs. Le premier util à mettre en place est la mercuriale. Cette applicatin infrmatique nécessite du temps au départ pur renseigner et cmpléter les rubriques détaillées page 7 (envirn 10 à 20 heures de travail seln la taille de l entreprise). Cette mercuriale vise à indiquer si : les bissns nt été achetées et vendues au bn prix, les matières premières nt été achetées aux bn prix, les plats nt été vendus aux bns prix, les menus nt été vendus aux bns prix. Page 10/15

11 Elle va également permettre : de cmparer les prix d achats entre les différents furnisseurs (s il y a une mise en cncurrence) ; d intégrer les pertes de transfrmatin pur le calcul du prix de revient ; de suivre l évlutin des prix d achat ; de réaliser l inventaire facilement et dans un minimum de temps ; de mieux cmmercialiser les menus lrs des négciatins avec les clients : autcaristes pur les «grupes», particuliers, entreprises pur des réceptins de tute nature (anniversaire, mariage, baptême, assemblée générale, etc.). Fcus sur l util «la mercuriale» Dévelppé sus Excel en frmat classeur, cet util cmprte 8 parties, sit 247 feuilles. La première partie (u l nglet 1) Explique la marche à suivre pur renseigner le tableau. Ce mde d empli par excellence se veut surtut simple à cmprendre et à exécuter. La deuxième partie (u l nglet 2) S intitule «dnnées». Elle cntient les dnnées de l entreprise : sn identité et les taux de TVA applicables par activité. La trisième partie S intitule «catégries». Elle cmprte une liste des catégries d achats (tant slides que liquides). Exemples : B.O.F., salaisns, pissns, viandes, épicerie, fruits et légumes, eaux, vins, bières, etc. La quatrième partie S intitule «les liquides». Elle est le scle de base pur travailler la gestin de ses liquides. Elle est réservée à la saisie des nms des furnisseurs, du prix de vente pratiqué, le cnditinnement du prduit, de la marge suhaitée, etc. Elle permet déjà la cmparaisn des prix de vente entre furnisseurs. Les gains cmmencent à se juer là. La cinquième partie S intitule «les slides». A l image de la partie précédente, sn principe en est le même. Page 11/15

12 La sixième partie S intitule «la carte». Elle a pur bjet de lister les prpsitins figurant sur la carte. La septième partie S intitule «menus». Elle cnsiste à saisir la cmpsitin des menus et à déterminer les prix de revient de chacun des menus prpsés. La huitième partie S intitule «fiches techniques» et en cmprte jusqu à 200. Elle cmprend, pur chaque plat (à la carte et au menu), une fiche technique individuelle. Le pint de vue et les cnseils de Christpher Terleski Cela peut paraître fastidieux à première vue. Rassurez-vus, ce n est pas le cas. Seul le paramétrage, en d autres termes, la saisie des infrmatins prpres à une mercuriale peut sembler lng. C est un travail qui est à faire uniquement lrs de la mise en place du suivi de gestin. Une fis ce travail effectué, seule une mise à jur est à réaliser. Dans cette mise en place, des erreurs peuvent être cmmises. En cas de blcage, de difficulté de cmpréhensin u autre, une assistance est prévue. Fcus sur l util «le suivi mensuel analytique» Deuxième util de calcul, le tableau de suivi mensuel et analytique, permet de vir si la thérie liée aux achats, livraisns, transfrmatins et distributins, établie dans la Mercuriale, est bien respectée. Il s'agit d'un simple tableau Excel cmprtant 13 nglets : un pur chaque mis de l'année, et un pur le ttal de l'année. Pur un restaurant cmme pur un hôtel avec restaurant, le travail pur dispser d'une phtgraphie mensuelle des résultats est très simple. Il suffit de saisir, dans l'nglet mensuel sit chaque jur, sit à défaut chaque mis, ses résultats : le chiffre d'affaires exprimé en H.T., ventilé par taux de TVA, (en distinguant slides et liquides à 7 % et liquides à 19,6 %), le nmbre de cuverts par type d'ffre (menu(s) carte ventes à emprter banquets et réceptins de tute nature). Les ttaux se fnt autmatiquement. L'étape suivante prte sur la saisie des dépenses d'achat de marchandises, tujurs H.T., (slides et liquides) et ce, sit à partir des factures reçues, sit à partir des bns de livraisn. En début de mis, il cnvient d'indiquer dans le tableau, la valeur du stck, résultat de la valeur du stck final de la fin du mis précédent btenu après inventaire u.tut le chiffre d'affaire. Page 12/15

13 Le ttal des achats mensuels H.T. se basculera autmatiquement dans la feuille u nglet «ttal annuel». Sur l nglet «année» lequel cmprte 4 chapitres (Objectifs, Activité, Perfrmance et Cnséquences), il suffit d'indiquer le mntant de la masse salariale (à demander si besin à vtre interlcuteur du cabinet cmptable), plus le mntant des prélèvements de l'explitant, si statut de travailleur indépendant, (au minimum valeur du smic hôtelier) sera à reprter sur cet nglet également. Les premiers résultats s'affichent alrs de façn claire et nette sus frme de feux triclres : ruge, s il y a dérapage, vert, si c est cnfrme aux bjectifs. En plus des ratis cûts matières et marge brute (slides et liquides), le dirigeant a immédiatement cnnaissance dans le chapitre «Cnséquences» du u des mntants «Trp/mins d'achats», le mntant en valeur abslue de la marge brute et du «prime cst». Pur aller plus lin dans vtre résultat écnmique (appelée surplus u insuffisance), 2 derniers chiffres à saisir et le tur est jué : vs frais généraux de fnctinnement dans la ligne «autres charges» et les rembursements bancaires dans la ligne du dessus. Page 13/15

14 Infrmatins utiles «Ré-apprendre à cmpter avec Christpher Terleski» revue mensuelle «L'Industrie Hôtelière» -n 643 dssier du mis d avril 2011 «Amélirer l'ffre...sans augmenter les cûts» revue mensuelle «NOUS CHRD» - dssier du mis de février Les Editins BPI (uvrage de gestin) Le Jurnal de l Hôtellerie : et sn blg des experts L Industrie Hôtelière : Veille Inf Turisme : Né-restauratin : Réussir en hôtellerie-restauratin (tme 2 «gestin») uvrages de Daniel Majnchi et Michel Ksssey L'auteur a aussi dévelppé le cncept «Marge u crève» dépsé à l'inpi. Cntact Chambre de cmmerce et d industrie territriale d Alençn Jël Delaunay Tél. : delaunay@alencn.cci.fr Page 14/15

15 Christper Terleski «Cnseil et Frmatin - Restauratin Hôtellerie» Christpher Terleski Tél. : / terleski@al.cm Page 15/15