ROLE ET RESPONSABILITES DU SECRETAIRE DE CLUB
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- Véronique Perrot
- il y a 6 ans
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1 ROLE ET RESPONSABILITES DU SECRETAIRE DE CLUB 1
2 ROLE DU SECRETAIRE CLUB Coordonnées du secrétariat du district 40 Bld Emile Augier PARIS Tel : Secrétaire administrative : Ségolaine DE SOLAGES rotary-district1660@sfr.fr Secrétaire général : Thomas THIEBAUT tthiebaut@rotaryclubparisfoch.com 2
3 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB Objectif Assurer le bon fonctionnement du club, sur le plan administratif, sur le plan des procédures du Rotary International et des statuts de votre club, en respect des dispositions légales 3
4 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB Partir de l existant Analyser le fonctionnement du club à l entrée en fonction Identifier les forces et faiblesses du club Tenir compte du relationnel 4
5 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Archives Informations historiques du club (charte et liste des membres fondateurs, changement de nom ou de localité, statuts et règlements intérieurs avec leurs amendements, procès-verbaux de réunions, coupures de presse, etc ) 5
6 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Tenue des dossiers Remise des dossiers par le prédécesseur (statuts, règlement intérieur, procès-verbaux des réunions, liste des membres, etc...) Statuts et règlement intérieur : En prendre connaissance avant l entrée en fonction et à avoir avec soi si des questions sont posées par les membres du club De même pour ceux du Rotary International 6
7 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Vérifiez que les statuts du club et son règlement intérieur sont conformes à la version la plus récente des statuts types du Rotary International. Les modifier le cas échéant. (Cf Manuel de procédure) 7
8 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Principales dispositions du conseil de législation 2016 Fréquence : 2 fois par mois minimum Format : matin-midi-soir- en ligne! Assiduité : pas seulement la présence ; Règle des 85 Catégorie de membres (associés - famille corporate rotaractiens) Suspension d un membre Droit d admission Trésorier permanent du comité 8
9 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Mettre à jour sur rotary.org les données du club et l effectif du club (1 er janvier et 1 er juillet) Mise à jour sur des données des clubs et des membres pour l annuaire francophone uniquement Le secrétaire de l année inscrit les dirigeants sur le site du Rotarien Indiquer aux correspondants du club le changement de Président Adresser à la Préfecture le changement de dirigeants Imprimé CERFA n 13971*03)
10 10
11 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Fournir au trésorier les données pour régler les cotisations et les abonnements Etablir les cartes rotariennes pour les membres du club Donner à chaque visiteur non rotarien une documentation expliquant le Rotary et ses actions ainsi que celles du club 11
12 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB Avec le Président élu Tandem travaillant au bon fonctionnement du club Avant la prise de fonction, s entendre sur la répartition des tâches et la manière de travailler 12
13 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB Avec le Comité Le Comité est l organe exécutif du club : Président, vice-président, président élu, secrétaire, trésorier, président sortant. Le président préside les réunions du club et du comité S il est absent, la présidence de la réunion est normalement confiée au vice-président (past-président) 13
14 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB Avec la Commission d administration Préparer le programme des réunions statutaires et extraordinaires Organiser les activités Publier le bulletin du club et mettre à jour le site Internet 14
15 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Avec la Commission Effectifs Proposition du nom d un candidat Présentation au comité de la candidature (CV + Lettre de motivation) pour voir si le candidat répond aux conditions d éligibilité et de classification 15
16 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB Information du parrain de la décision du comité par le secrétaire Demande d admission du candidat Dans les sept jours, pas d objection, le candidat est considéré comme élu Dès que celui-ci est intronisé officiellement A signaler immédiatement au Rotary International par sur Rotary Club Central 16
17 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Réunions Elaborer l ordre du jour des réunions statutaires et des comités en coopération avec le Président Envoyer les convocations aux réunions du club, du comité, des commissions 17
18 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Distribuer les badges aux rotariens et les recollecter en fin de réunion Informer les membres du club sur les règles d assiduité Réaliser le suivi des présences et absences aux réunions Calcul de l assiduité Et pour les rotariens de passage un document certifiant leur présence ou courriel adressé au club dont dépend le rotarien (compensation) 18
19 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Etablir et conserver les procès-verbaux des réunions de club, de comité et des commissions et les archiver. Les envoyer aux membres. Tenir le registre des présences aux réunions et adresser au secrétaire du district le rapport mensuel dans les 15 jours suivants la dernière réunion du mois 19
20 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB Assemblées Générales du club Le secrétaire envoie les convocations, rédige le procès-verbal et assiste le président pendant l assemblée Tenir un registre des procès-verbaux d assemblée Toutes modifications doit être signalée au Rotary International et au gouverneur (jours, heures, lieux de réunion, etc,,,). Idem pour les dirigeants du club Archiver le procès-verbal de l assemblée 20
21 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Préparer la procédure des élections des membres du comité et du président élu. L assemblée Générale doit se tenir avant le 31 décembre de l année précédant l entrée en fonction de la nouvelle équipe (rapport moral, rapport financier, objectifs et plans d action, etc 21
22 ROLE DE SECRETAIRE DE CLUB Inscrire les dirigeants de l année suivante au plus tard le 1 er février dans Rotary Club Central Notification également au Rotarien pour l abonnement au Rotarien 22
23 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB VISITE OFFICIELLE DU GOUVERNEUR L ADG communique au club la date de la visite du Gouverneur. Préparation de cette réunion notamment avec les rapports des commissions en liaison avec l ADG Plan stratégique 23
24 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Informer le gouverneur et l adjoint du gouverneur du club des activités et des projets du club (envoi des comptes rendus de réunions) Le Gouverneur pourra ainsi, s il le juge utile, transmettre aux autres clubs pour une meilleure pratique les initiatives 24
25 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Rotary International Encourager les rotariens à participer aux conférences, assemblées de district et réunions internationales Procéder à leurs inscriptions auprès du district 25
26 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Convention du Rotary International Délégué : chaque club a droit à un délégué par 50 membres Remplir certificat de pouvoirs (envoyé au club par le secrétariat du Rotary International) 26
27 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB MOBILITE DES ROTARIENS Transfert d un rotarien d un autre club ou d un ancien rotarien : certificat de l ancien club précisant qu il est à jour de ses cotisations et obligations par rapport à l ancien club Proposition d un rotarien quittant le club pour s installer ailleurs : candidature peut être proposée par votre club au nouveau club (formulaire) 27
28 ROLE DU SECRETAIRE DU CLUB Les rapports de secrétariat club-district Une communication interactive entre le club et le district permet : D informer sur les meilleures pratiques De diffuser les actions des clubs d où une amélioration de leur visibilité Le district est au service de votre réussite! 28
29 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB Correspondance La réponse aux courriers et mails est à faire en lien avec le président 29
30 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB LA TRANSMISSION Préparer son successeur (qui devrait être votre adjoint cette année) Brieffez-le sur son rôle et ses responsabilités Lors d une passation de pouvoir entre secrétaire confiez-lui les documents de votre année de secrétaire 30
31 ROLE DU SECRETAIRE DE CLUB Utilisez le site Mon Rotary Gestion Administration du club Gestion du club - Aide Il permet d effectuer de nombreuses tâches administratives Comment y aller? Que trouve-t-on d utile pour le secrétaire de club? 31
32 SE CONNECTER OU S INSCRIRE À MON ROTARY SUR ROTARY.ORG G Tout d abord, rendez-vous sur otar y.or g. 1 Cliquez sur M on Rotar y. 2 Cliquez sur Ouvr ir un com pte. Fèvrier
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43 AJOUTER UN DIRIGEANT 1 Connectez-vous à Mon Rotary sur rotary.org et cliquez sur Gestion, puis Administration du club. Ajouter un dirigeant dans la base de données du Rotary lui donne accès aux ressources en ligne nécessaires à l exercice de ses fonctions rotariennes. 2 Cliquez sur Ajouter / M odifier / Supprimer les dirigeants du club. Mai
44 AJOUTER UN DIRIGEANT 1 Connectez-vous à Mon Rotary sur rotary.org et cliquez sur Gestion, puis Administration du club. Ajouter un dirigeant dans la base de données du Rotary lui donne accès aux ressources en ligne nécessaires à l exercice de ses fonctions rotariennes. 2 Cliquez sur Ajouter / M odifier / Supprimer les dirigeants du club. Mai
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