Management et Gestion de Projet Partie 1 Cadrer le Projet. Laurence Tournant. Année

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1 CNAM Cycle B Management et Gestion de Projet Partie 1 Cadrer le Projet Année LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 1 / 27

2 Sommaire 1. Qu'est-ce qu'un Projet? Le Management de Projet et la Gestion de Projet Les processus de conduite d un projet Les différentes phases d un projet La Note de cadrage L'organisation et les responsabilités Le lancement du projet Clore le projet...19 ANNEXES Annexe 1 : La typologie d échecs des projets ERP Annexe 2 : Les particularités des projets de SI Annexe 3 : Comparatif entre différentes méthodes de conduite du changement Annexe 4 : Conduire un projet de SI LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 2 / 27

3 1. Qu'est-ce qu'un Projet? Exemples de projets Construction d une usine Conception et commercialisation d un nouveau produit ou service Acquisition et mise en place d un ERP (PGI) EDI e-business 3 Les caractéristiques d un projet Il vise un objectif défini Il aboutit à un résultat concret, défini et validé par un «client» (le «commanditaire») Il est limité dans le temps : il a un début et une fin Il est managé par un Chef de Projet, qui coordonne une équipe projet (ressources dédiées) La solution et la méthode pour l obtenir ne sont pas connus à l avance (novation) S agit-il d un projet? 6 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 3 / 27

4 Les projets et les opérations Activités "projets" Non répétitives («one shot») Décisions irréversibles Incertitude forte Influence forte des variables exogènes Processus non stabilisés Cash flow négatifs Activités "opérations" Répétitives Réversibles Incertitude faible Influence forte des variables endogènes Processus stabilisés (gérable en statistique) Cash flow positifs D'après Christian Navarre 7 Difficultés et exigences du projet Il est malaisé à définir Sa faisabilité n est pas toujours assurée Il consomme trop de ressources Il est soumis à des aléas, des risques Il vient en concurrence avec d autres projets Son déroulement est à inventer Il nécessite une organisation spécifique, qui vient en concurrence avec l organisation métier On est tout le temps confronter au manque de prise de décision Comment maîtriser le projet? 4 Voir, en Annexe, la typologie d échecs des projets ERP Voir, en Annexe, les particularités des projets de SI LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 4 / 27

5 2. Le Management de Projet et la Gestion de Projet Management et gestion de projet Management de projet fixer les objectifs, la stratégie et les moyens respecter le contrat passé avec le client et répondre à ses attentes coordonner et animer les ressources maîtriser le projet et son déroulement, c'est-à-dire être capable de modifier la stratégie et les moyens si l'objectif évolue optimiser l'utilisation des ressources A ces titres, le management de projet englobe la gestion de projet Gestion de projet apporter au management de projet les éléments pour prendre, en temps voulu, toutes les décisions lui permettant de respecter les termes du contrat, en : qualité, spécifications techniques, performances délais coûts 19 Le Management de projet Organiser Sous Assurance Qualité Analyser Management des ressources Management de la production Moyens Objectif Management des risques Délai Management du temps Produire Piloter 20 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 5 / 27

6 La gestion de projet Physique Politique Social Régulatoire Technologique Économique Bailleur de fonds Partenaires Fournisseurs Sous-traitants E N V I R O N N E M E N T MOYENS EXTERNES RISQUES Les fonctions de la gestion de projet : QUALITE DELAIS - Gestion des risques - Planification - Gestion des coûts - Suivi et reporting - Gestion des interfaces - Gestion documentaire - Gestion de la qualité COUTS ORGANISATION INTERNE L E S P O U V O I R S Client(s) Comité de Pilotage Direction Responsables métier Utilisateurs Groupes de pression 21 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 6 / 27

7 3. Les processus de conduite d un projet Définition de la conduite de projet Ce qu elle est : Une structure Un outil Un moyen de canaliser les énergies Une rigueur Ce qu elle permet : Ce qu elle n est pas : Un contenu Une fin en soi Progresser sur une base de raisonnement commun Se doter de moyens d anticipation face aux incertitudes Faire des zooms successifs sur les problèmes à résoudre Ré-estimer régulièrement l avenir 24 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 7 / 27

8 Les processus de conduite d un projet selon l ISO : 2003 (AFNOR) 5 Responsabilité de la direction 5.1 Engagement de la Direction 5.2 Processus stratégique 6 Management des ressources 6.1 Processus relatifs aux ressources 6.2 Processus relatifs au personnel 7 Réalisation du produit 7.2 Processus relatifs à la coordination 7.3 Processus relatifs au contenu du projet 7.4 Processus relatifs aux délais 7.5 Processus relatifs aux coûts 7.6 Processus relatifs à la communication 7.7 Processus relatifs aux risques 7.8 Processus relatifs aux achats 8 Mesure, analyse et amélioration 8.1 Processus relatifs à l'amélioration 8.2 Mesure et analyse 8.3 Amélioration continue 25 Les processus de conduite d un projet selon le PMBoK (Project Management Book of Knowledge) du PMI (Project Management Institut) 26 c LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 8 / 27

9 4. Les différentes phases d un projet Les phases d un projet selon Lancement de l avant-projet Etudes préalables Exploration Conception Appréciation l AFNOR Norme Z (*) Lancement du projet Conception détaillée Réalisation Évaluation Mise Clôture en œuvre du projet Exploitation (*) Selon la méthode MCP 31 Voir, en Annexe, le comparatif entre différentes méthodes Conduire un projet La situation initiale La situation future Le cahier des charges Étude d avant-projet Opportunité Cadrage stratégique Études préliminaires Conception Réalisation Les finalités Les enjeux Les objectifs Étude de Faisabilité du projet La technique Les ressources Les risques Les acteurs La stratégie d'action et les scénarios Les modalités d'implication et de communication L'organisation du projet et les responsabilités La maîtrise des délais La maîtrise des coûts Les modalités du pilotage et l Assurance Qualité Fin du Projet L étude de marché Le business plan (schéma directeur) Le lancement du projet Le suivi Le management d équipe La recette du projet (mise en route) Le bilan du projet (capitalisation) Le contrat 33 Voir, en Annexe, conduire un projet de SI LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 9 / 27

10 5. La Note de cadrage Pourquoi une note de cadrage? Il s'agit de préciser ce sur quoi on se basera pour affirmer que l action est réussie : Les critères de réussite précisent la finalité de l action et sont à l'origine de la formulation des objectifs La note de cadrage précise : le contexte et les raisons qui ont amené à lancer l action la finalité et les enjeux de l action dans ses différentes dimensions, c est-à-dire donner la meilleure intelligibilité possible de ce qui est recherché à long terme le résultat à atteindre les moyens qui sont alloués pour conduire l action 50 Finalité et objectifs DESSEIN DE PROJET ressources ressources coûts coûts délais délais l objectif l objectif l impact l impact commercial commercial économique économique social social image image SITUATION INITIALE performances performances qualité qualité gains gains RESULTAT IMPACT DU DU PROJET PROJET / DE / DE L ACTION L ACTION temps FIN DE SITUATION PROJET FINALE / DE L ACTION 51 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 10 / 27

11 Le cadrage : Qui et quand? Préciser les critères de réussite et les objectifs La note de cadrage est un document de 1 à 3 pages La note de cadrage doit être réalisée avant lancement des études préalables Il est généralement rédigé par le commanditaire (qui peut être assisté par une assistance à maîtrise d ouvrage) car c est le contrat entre le commanditaire et le chef de projet Comment? Présentation Microsoft PowerPoint Ex.: Présentation Microsoft PowerPoint 52 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 11 / 27

12 6. L'organisation et les responsabilités Maîtrise d Ouvrage et Maîtrise d Oeuvre Le Maître d Ouvrage (ou Commanditaire ou Client) : «C est la personne physique ou, le plus souvent, la personne morale qui sera le propriétaire de l ouvrage. Il est finalement responsable après le transfert de propriété ; il assure le paiement des dépenses liées à la réalisation.» Le Maître d Oeuvre (ou Chef de Projet) : «C est la personne physique ou morale qui réalise l ouvrage pour le compte du maître d ouvrage. Il assure la responsabilité globale de la qualité technique, du délai et du coût.» (AFITEP / AFNOR ) 54 Les principaux acteurs Le commanditaire (maître d ouvrage, client) Cible la clientèle et les besoins à satisfaire Produit l'expression du besoin (CdC Fonctionnel) Fixe les objectifs et les contraintes Choisit le chef de projet et passe un contrat avec lui Est l interlocuteur direct du chef de projet Choisit la solution et réceptionne le produit Prend les décisions majeures (stratégiques) Paye Gère les modifications de cible Il faut un commanditaire... et un seul Il est le porteur du projet (1/4) 55 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 12 / 27

13 Les principaux acteurs Le chef de projet (pilote, maître d oeuvre) Etudie le problème posé et élabore un plan de réalisation Négocie le Cahier des Charges (CdCF et contraintes) Propose la (ou les) solution(s) Anime l équipe projet Organise, répartit et planifie le travail Garantit l Assurance Qualité de son Projet Négocie les modifications Coordonne et pilote la réalisation Livre le produit du projet Rend compte au maître d'ouvrage Il faut un chef de projet... et un seul (2/4) 56 Les principaux acteurs Le comité de pilotage (ou comité de revue de projet) peut : Seconder le Commanditaire mais surtout : Valider le cahier des charges Valider les modifications majeures Réserver les ressources Arbitrer (notamment entre les projets) (3/4) 57 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 13 / 27

14 Les principaux acteurs L équipe projet personnes placées sous l autorité, directe ou indirecte, du Chef de Projet, à temps plein ou à temps partiel Piloter (responsable du lot) et réaliser le travail définit dans le lot de travail qui leur est attribué Rendre compte au Chef de Projet Alerter le Chef de Projet en cas de difficulté (par anticipation ou problème) et en tant que «Responsable utilisateur» : répondre aux attentes et questions des utilisateurs faire remonter les problèmes utilisateurs à l équipe projet (4/4) 58 Les principaux acteurs (projet informatique) L intégrateur prestataire en appui auprès du Chef de Projet et de son équipe maîtrise d'œuvre : approche de mise en oeuvre documentation et outils d'anticipation planification et de suivi estimation et suivi budget, pilotage et prise de décision gestion de la documentation et gestion des évolutions etc. technique (fonctionnel et informatique) du fait de sa connaissance du progiciel ou de la solution informatique à mettre en œuvre : conseil pour l'analyse et la mise en œuvre des modules / processus (fonctionnel) conception (cahier des charge technique) méthodologie et outils à utiliser phase par phase documentation etc. accompagnement à la conduite du changement (1/3) 59 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 14 / 27

15 Les principaux acteurs (projet informatique) L éditeur fournisseur du progiciel ou de la solution informatique Fournir la solution choix et toutes les informations nécessaires à sa prise de connaissance Assurer la mise à niveau des connaissance de l équipe projet (formation, accompagnement, ) Assurer le support Prendre en compte les besoins et conseiller sur les évolutions de la solution (2/3) 60 Les principaux acteurs (projet informatique) Les développeurs Paramétrer la solution retenue Réaliser les développements spécifiques Fournir le prototype et la solution finale Fournir la documentation (dossier de programmation, tables, ) (3/3) 61 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 15 / 27

16 Les clients Il est important de distinguer tous les clients : Le client décideur payeur / le client consommateur utilisateur Le client gestionnaire super-utilisateur / le client utilisateur occasionnel et les autres clients (clients indirects) : Les distributeurs vendeurs Les installateurs Les personnes de la maintenance Les personnes qui s occuperont du retrait Prendre en compte tous les clients dans le cadre de méthodes participatifs 62 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 16 / 27

17 7. Le lancement du projet Les points clés du travail en équipe Projet Identité et cohésion du groupe 4 Règles de fonctionnement 1 Vision Mission Enjeux 3 Communication 2 Connaissance mutuelle lien social Gérer les compétences, l information, la connaissance 64 La réunion de lancement du projet Clarifier = Comprendre le projet : les finalités, les enjeux, les objectifs, l organisation du projet + Éviter les ambiguïtés, les interprétations, les confusions et les malentendus + Permettre à chacun d être en phase avec les autres et avec lui-même, avec le contenu de sa mission Sans clarification, le groupe fonctionne sur l implicite et le non-dit! 65 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 17 / 27

18 Le Plan de Management de Projet Rappel du contexte Finalité, enjeux, objectifs et périmètres du projet Organisation du projet et définitions des rôles Instances de décisions et de pilotage Phasage du projet et jalonnement associé Planning de référence du Projet Suivi économique Maîtrise des risques et des problèmes Organisation de l assurance qualité du projet Indicateurs et tableaux de bord Gestion documentaire Glossaire, sigles et abréviations Aides extérieures au Projet Annexes techniques et principes de fonctionnement Tout cela s'inscrit dans un document connu de tous 66 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 18 / 27

19 8. Clore le projet Réceptionner un projet C'est le dernier jalon du projet, il a pour but de : Vérifier que le projet est livrable au commanditaire Lancer les actions correctives s'il y a lieu Lever les réserves éventuelles Capitaliser l'expérience acquise en vue des futurs projets Pour cela, il faut définir au plus tôt les critères de réception du projet : Responsabilités Spécifications à satisfaire Processus de réception Procédure de réception etc. 437 Fin du Projet S occuper du retour des personnes vers d autres activités Autre projet Retour vers une activité métier (hors projet) Évolution de carrière Capitaliser l'expérience acquise en vue des futurs projets Faire un bilan du projet Archiver la documentation utile 52 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 19 / 27

20 Fin du Projet DEMANDEUR CLIENT EXPLOITANT EQUIPIERS ORGANISME EQUIPE PRODUIT VALIDATION LIVRAISON CARRIERE BILAN CEREMONIE DELIVRABLE REAFFECTATION EXPERIENCE RECONNAISSANCE PROJET CLOS PRODUIT CONFORME DOSSIER EXPLOITATION 55 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 20 / 27

21 Annexes Annexe 1 : La typologie d échecs des projets ERP La typologie d échecs des projets ERP L arrêt : «Confronté à des difficultés d intégration grandissante, le projet est arrêté.» Le redimensionnement : «Suite à des difficultés d implantation de certains modules, le périmètre du projet est notablement réduit.» La particularisation : «L intérêt d un ERP tient à la standardisation des données et des modes opératoires. La mauvaise maîtrise des revendications des utilisateurs entraîne la prise en compte de trop nombreuses spécificités. On voulait standardiser les données de gestion, au final on a réinventé le logiciel maison.» La balkanisation : «On a installé le même progiciel dans une autre entreprise, mais chaque entité a utilisé le progiciel pour consolider son territoire en accentuant ses différences. La désintégration informationnelle de l organisation et les difficultés de communication sont aussi grandes après l implantation qu avant.» La consolidation : «Pris par le temps, on a pu mener à bien la réingénierie annoncée des processus. Pour tenir les délais on informatise l existant et de ce fait, on renforce l organisation actuelle.» La fracture : «L ERP devient l outil de quelques initiés ou est approprié par une fonction, par exemple la fonction finance. La majorité des acteurs de l entreprise s en détourne et commence à développer dans leur coin leurs propres outils.» Le dérapage : «L échec le plus classique, qui se traduit par un dérapage des coûts et des délais.» 6 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 21 / 27

22 Annexe 2 : Les particularités des projets de SI Les particularités des projets de SI Système constitué d acteurs ayant une action sur des informations organisées, selon des processus visant une finalité de gestion et utilisant les TI (technologies de l information) Acteurs Matériels Système d Information Processus Système informatique Applicatifs 11 Informations Logiciels Système organisé d objets techniques dont la mise en œuvre réalise l infrastructure d un SI (système d information) (1/3) Les particularités des projets de SI Forte interaction entre l objectif et les contraintes «moyens / délais» : 1. Identification de l objectif 2. Estimation de la charge et des coûts 3. Fixation de l échéance cible et des moyens à affecter (en tenant compte des autres contraintes) 4. Évaluation de l efficience du projet 5. «Design to cost» L objectif n est parfaitement défini et validé qu à l achèvement du projet (caractère intangible des logiciels) Le développement d un SI se déroule dans une organisation qui sera le client (2/3) 12 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 22 / 27

23 Les particularités des projets de SI Les enjeux d un SI : Les objectifs d un projet de SI sont généralement : La productivité administrative L aide au management L efficacité opérationnelle L évolutivité POUVOIR Dimension humaine L utilisation de nouvelles technologies (effet vitrine vis-à-vis de l extérieur) EFFICACITE (3/3) Dimension économique 13 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 23 / 27

24 Annexe 3 : Comparatif entre différentes méthodes de conduite du changement Comparatif entre différentes méthodes AFNOR Z Études préalables Exploration Conception Appréciation Conception détaillée Réalisation Mise en oeuvre Évaluation Études préalables Observation Conception / Organisation Appréciation Étude détaillée Étude technique Réalisation Mise en oeuvre Qualification MERISE Schéma directeur DBS (Définition des Besoins du Système) CAS (Conception de l'architecture du Système) SES (Spécifications externes du Système) SIS (Spécifications internes du Système) Programmation Test Conversion Installation Bilan SDMS 32 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 24 / 27

25 Annexe 4 : Conduire un projet de SI Conduire un projet de SI Définir le scénario d évolution du patrimoine informatique, en termes d évolution de : l architecture technique (matériel, réseau) l architecture application (données communes, applicatifs) la fonction informatique (méthodes, normes, standards, outils, ) Le SD peut être sectoriel Le schéma directeur Il est conduit par une petite équipe, qui : réalise un état des lieux (photographie de la situation existante) et un diagnostic propose des orientations d évolution, avec des objectifs et des priorités (1/6) 34 Conduire un projet de SI Un double objectif : Faire des choix structurants pour la future application Élaborer le cahier des charges pour réaliser l étude détaillée 3 phases : Observation L étude préalable = mettre en évidence les besoins Conception-Organisation (2/6) Un structuration du domaine en processus Le choix d un sous-ensemble représentatif (SER) Une description du fonctionnement du SER Une description modélisée des données = proposer une ou plusieurs solutions conceptuelle et organisationnelle Un modèle consolidé des données Un descriptif des processus Appréciation = dresser le bilan des avantages attendus et des coûts prévisibles = élaborer le plan de réalisation du projet L étude de rentabilité L organisation du projet 35 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 25 / 27

26 Conduire un projet de SI L étude détaillée Un double objectif : Concevoir et décrire de façon exhaustive la solution qui sera développée, en termes de description : de l interface homme-machine (maquette des écrans, cinématique, ) des tables de données (prédéfinies, à saisir) des traitements et des processus (workflow, ) des états de sortie des droits d accès et de leur gestion des interfaces entre applications des migrations (pour le changement de système) Définir l organisation du projet pour les phases suivantes : le plan de management de projet, le planning, les procédures (développement, test, ) l environnement informatique (développement, test, production, ) (3/6) 36 Conduire un projet de SI L étude technique (4/6) Un double objectif : Optimiser les structures physiques de données Construire les traitements (normes techniques, dossiers de programmation) L étude technique concerne essentiellement les informaticiens Intégrateur Développeurs Exploitants 37 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 26 / 27

27 Conduire un projet de SI La réalisation Un double objectif : Développer le logiciel ou réaliser les développements dans le cadre du progiciel (paramétrages, développements spécifiques) Valider le système par des tests Les tests : nécessitent l élaboration : de jeux d essais de procédure de recette portent sur : les aspects fonctionnels les aspects informatiques (traitements, performances du SI et du réseau, éventuellement du matériel, ) s effectuent en plusieurs phases : Les tests unitaires Les tests d intégration (5/6) 38 Conduire un projet de SI La mise en œuvre (6/6) Un double objectif : Démarrer la production (l utilisation du nouveau SI) En s assurant de l appropriation par les utilisateurs du nouveau système Le déploiement pourra nécessiter de mettre en place, au niveau fonctionnel et informatique : un plan de communication spécifique un plan de formation un support voire une équipe locale La qualification Un objectif : tester le nouveau système dans un environnement opérationnel et en tirer un bilan Elle se fera à l occasion d une phase site pilote 39 LT4A - CNAM CycleB MP Partie1 v1.doc - p. 27 / 27

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