Délégué/e/s à la formation. Rôle et missions. (version 2012) INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 1

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1 Délégué/e/s à la formation Rôle et missions (version 2012) INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 1

2 Sommaire: 1. Considérations générales sur le rôle et les missions du délégué/e à la formation Les principales activités du délégué/e à la formation Dans le cadre de la formation pendant le stage et du service provisoire des agents nouvellement recrutés Dans le cadre de la formation continue Les prérequis à la mission de délégué/e à la formation Liste de documents (formulaires, dossiers, procédures) susceptibles d être mis à disposition du délégué/e à la formation Formations spécifiques à l attention des délégué/e/s à la formation et aux patrons de stage Contacts et sites : Le site Internet de l Institut : L EXTRANET de l Institut : Contact à l Institut... 7 ANNEXE... 8 Remarque: Le présent document est en vigueur pour les délégué/e/s à la formation du secteur étatique et du secteur communal. Pour les délégué/e/s du secteur communal, le terme «stagiaire» est à remplacer par le terme «fonctionnaire en service provisoire» et le terme «stage» est à remplacer par le terme «service provisoire». INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 2

3 1. Considérations générales sur le rôle et les missions du délégué/e à la formation L article 1er du règlement grand-ducal modifié du 27 octobre 2000 déterminant à l Institut national d administration publique l organisation de la commission de coordination, la collaboration avec les administrations et établissements publics de l Etat et la collaboration avec le Ministère de l Intérieur et les administrations et établissements publics des communes dispose que chaque administration et établissement public de l Etat désigne un délégué/e à la formation en vue d assurer la collaboration avec l Institut national d administration publique dans le domaine de la formation pendant le stage et de la formation continue du personnel de l Etat et des établissements publics de l Etat. L instauration dans chaque administration et dans chaque établissement public de l Etat d un délégué/e à la formation relève de l idée que seule une formation professionnelle conçue en étroite concertation avec les services de l Etat et axée sur les besoins immédiats peut apporter les résultats souhaités. Ceci est d autant plus vrai et plus important que la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l Institut National d Administration introduit le double principe de la formation obligatoire pendant le stage et de la formation professionnelle continue liée à l avancement dans la carrière et consacre ainsi l idée du «life long learning» indispensable à une administration moderne, performante et efficace. Le délégué/e à la formation en ce qu il constitue le premier et le principal interlocuteur de l Institut avec les administrations et établissements publics de l Etat est un élément de base dans la collaboration entre les services de l Etat et constitue la clé pour le succès des nouvelles dispositions légales et réglementaires relatives à la formation professionnelle des agents de l Etat. Au sein de son administration le rôle du délégué/e à la formation peut consister à coordonner l ensemble du dispositif de formation en place dans son administration, à superviser les programmes et les cours de formation spéciale, à détecter et à analyser les besoins de formation continue, à proposer des actions de formation à envisager et à mesurer l impact de la formation sur le travail quotidien. Le rôle de «délégué/e à la formation» s articule autour de 2 axes principaux : 1er axe : veiller à ce que toutes les dispositions soient prises en compte afin que les agents soient formés en concordance avec la mission et les objectifs de l administration concernée, ainsi qu avec leurs propres demandes. 2ème axe : assurer le relais avec l Institut pour toutes les questions ayant trait à la formation du personnel. INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 3

4 2. Les principales activités du délégué/e à la formation /e à la formation 2.1 Dans le cadre de la formation pendant le stage et du service provisoire des agents nouvellement recrutés Le délégué/e à la formation veille, au sein de son administration, à la mise en œuvre du plan d insertion professionnelle prévu à l article 7 de la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l Institut national d administration publique. A cet effet - il s assure que les stagiaires nouvellement recrutés soient encadrés par un patron de stage, - il supervision les patrons de stage affectés aux stagiaires, - il se concerte régulièrement avec les patrons de stage qui eux sont appelés à suivre les performances des stagiaires tant au niveau de la formation à suivre qu aux niveaux des tâches professionnelles qui leur sont confiées. Le délégué/e à la formation est appelé à assurer la coordination de la «formation spéciale» dans son administration. A cet effet, - il assure la supervision de l organisation de la formation spéciale dans le service et l administration concernés - il veille à ce que le programme de formation spéciale soit en concordance et en accord avec la mission et les objectifs de son administration - il participe à l élaboration et, le cas échéant, à la révision du programme de formation spéciale de son administration - il supervise l organisation des examens de fin de formation spéciale des stagiaires dans son administration Le délégué/e à la formation assure les relations avec l Institut national d administration publique en matière de formation pendant le stage (formation générale et formation spéciale) afin d assurer avec l Institut la cohérence des formations pendant le stage et d éviter les possibles redondances de certains cours 2.2 Dans le cadre de la formation continue Le délégué/e à la formation joue un rôle important dans le recensement des besoins de formation continue. Ainsi, - il détecte et relève avec les chefs de service respectifs les besoins de formation continue existants et prend en considération les demandes en formation des agents - il procède, avec la direction de l administration, à une analyse des besoins et des demandes détectés, à une évaluation des besoins détectés pour, le cas échéant, une mise en oeuvre d un plan de formation (à élaborer en collaboration avec l INAP), - il recherche et définit, le cas échéant ensemble avec l Institut, les méthodes et les types de formation à mettre en oeuvre, - il sélectionne, le cas échéant, en collaboration avec l Institut, les prestataires et institutions de formation. Pour les cours de formation continue à organiser en collaboration avec l Institut national d administration publique, le délégué/e à la formation INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 4

5 - propose de nouveaux cours spécifiques à intégrer dans le catalogue de formations de l Institut (suite au recensement des besoins ou en cas d émergence d un besoin de formation spontané) - communique les besoins et les demandes spécifiques de son administration à l Institut, - il centralise les inscriptions des agents aux formations à l Institut, - il évalue les inscriptions suivant leur urgence, leur priorité et suivant leur adéquation entre cours demandé et profil de l agent (population ciblée) - il centralise les acceptations et refus aux cours qui lui sont retournés par l Institut. Pour les cours de formation continue à organiser sans le concours de l Institut national d administration publique, le délégué/e à la formation - établit des contacts avec des prestataires et institutions de formation - centralise et coordonne les inscriptions des agents aux formations - procéde à l évaluation des formations - gère les demandes d assimilation et de reconnaissance de cours auprès de l Institut - maintient une liste des formations suivies auprès des différents prestataires 3. Les prérequis à la mission de délégué/e à la formation 3. Les prérequis à la mission de délégué/e à la formation La fonction de délégué/e à la formation est une fonction accessoire qui vient, comme beaucoup d autres fonctions similaires s ajouter aux fonctions principales de celui ou celle qui est appelée à assurer ce rôle. Il est donc d autant plus important que le délégué/e à la formation réponde à un certain profil qui lui permet d exercer au mieux sa fonction et avec la plus grande économicité possible. Ainsi, il ou elle devra disposer - de qualités relationnelles de nature à pouvoir établir des relations de confiance avec les agents - d excellentes capacités de communication et capacité à susciter l adhésion de collaborateurs - de bonne connaissance du domaine des Ressources Humaines - de capacité d analyse dans le cadre de projet et de formations - d un minimum d expertise interne dans la formation et connaissance de son - administration - de connaissances spécifiques (à acquérir dans des cours de formation proposés ad hoc par l Institut national d administration publique) dans le cadre de la détection et - de l analyse des besoins de formation et de l établissement d un plan de formation. 4. Liste de documents (formulaires, dossiers, procédures) susceptibles d être mis à disposition du délégué/e à la formation Les documents ci-dessous seront à terme disponibles sur le site institutionnel de l Institut national d administration publique, sur le site thématique de la Fonction Publique et sur CIRCA Lux, au niveau duquel un site d information et d échange sera créé à l attention des délégué/e/s à la formation, des patrons de stage et des chargés de cours. INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 5

6 Formation générale / pendant le stage : - Fiche descriptive du cours - Livret d accueil - Carnet de stage - Formulaire d inscription aux examens - Liste de présences / absences des stagiaires - Composition de classe - Feuille de renseignements - Bulletin de notes - Mémoires des stagiaires - Relevé des délégué/e/s à la formation - Relevé des chargés de cours Formation continue : - Formulaire de recensement des besoins en formation - Formulaire d inscription aux cours de formation continue - Fiche descriptive du cours - Catalogue de formation - Formulaire d évaluation - Formulaire d inscription aux examens - Composition de classe - Feuille de renseignements - Bulletin de notes - Relevé des chargés de cours - Fiche de projet spécifique - Fiche budgétaire - Plan d organisation et horaires des cours et des examens 5. Formations spécifiques à l attention des délégué/e/s à la formation et aux patrons de stage Afin de mieux préparer les délégué/e/s à la formation à leur tâche, l Institut organise des cours de formation spécifique ayant trait à l analyse des besoins, à l établissement d un plan de formation et à la mise en oeuvre des connaissances nouvellement acquises. Les cours proposés comprennent un cours d initiation et un cours de perfectionnement. 6. Contacts et sites 6.1 : Le site Internet de l Institut L Institut national d administration publique dispose d un site internet à l adresse suivante : INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 6

7 6.2 : L EXTRANET de l Institut Par ailleurs, l Institut a mis en place un EXTRANET visant à réaliser un réseau interne et permanent entre les délégué/e/s à la formation. Ce site sera utilisé pour mettre à la disposition des délégué/e/s à la formation un maximum d information en relation avec la formation générale des stagiaires et la formation continue et reprendra, dans une large mesure, les documents énumérés sub 4) ci-dessus. 6.3 : Contact à l Institut Institut national d administration publique 35, rue de Bonnevoie L-1260 Luxembourg Formation continue Tél. : (+352) Fax : (+352) Mél.: Formation générale Tél. : (+352) Fax : (+352) Mél.: Contrôle de la connaissance des trois langues administratives Tél. : (+352) Fax : (+352) Mél.: INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 7

8 ANNEXE Délégué/e/s à la formation : les références au cadre réglementaire : Règlement grand-ducal du 27 octobre 2000 déterminant à l Institut national d administration publique l organisation de la commission de coordination, la collaboration avec les administrations et établissements publics de l Etat et la collaboration avec le Ministère de l Intérieur et les administrations et établissements publics des communes: Article 1er: Chaque administration et établissement public de l Etat désigne un délégué/e à la formation en vue d assurer la collaboration avec l Institut national d administration publique dans le domaine de la formation pendant le stage et de la formation continue du personnel de l Etat et des établissements publics de l Etat. Article 12 : Le délégué à la formation procède, ensemble avec les responsables des services de son administration, à une analyse détaillée des besoins de formation continue existant et en informent l Institut dans les délais impartis. Article 13 : Le délégué à la formation est chargé de porter à la connaissance du personnel de son administration ou de son établissement public toutes les informations relatives à l organisation des séminaires de formation continue qui lui sont transmises par l Institut. Article 14 : L inscription à un cours ne peut se faire qu avec l autorisation du chef d administration. La sélection des participants aux cours de formation continue est opérée soit par l Institut soit par l administration. Elle tient compte notamment des demandes de priorité formulées l administration. Le délégué à la formation est informé de l inscription ou du refus du candidat. Au cas où un agent ne peut pas participer à un cours, il est tenu d en aviser le délégué/e à la formation de son administration. INAP rôle et missions du délégué à la formation Page 8

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