LA GESTION DES STOCKS ET DES INVENTAIRES

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1 GESTION COMMERCIALE Classic LA GESTION DES STOCKS ET DES INVENTAIRES Préambule Les Bns de Stck Les bns de stck peuvent être d entrée (augmentatin du stck) u de srtie (diminutin du stck). Les bns d entrée permettent d intégrer des articles dans le stck tandis que les bns de srtie permettent de diminuer le stck des articles (srtie d articles). Stck Le stck représente les biens achetés u à vendre dans l entreprise à un mment dnné. Le stck représente l ensemble des biens qui interviennent dans le cycle d explitatin de l entreprise, sit pur être vendu en l état u au terme d un prcessus de prductin à venir u en curs, sit pur être cnsmmé au premier usage. Le stckage est l actin d entrepser, c est-à-dire de placer à un endrit identifié des bjets u des matières dnt n veut puvir dispser rapidement en cas de besin. Muvement de stck Le muvement de stck représente les entrées (réceptin des furnisseurs, returs clients, rendus sur prêt, returs après réparatin, etc. ) et les srties (ventes, remise en service, perte, casse, vls, destructins, etc. ) qui fnt varier le niveau d un stck. Dans l entreprise tenant l inventaire permanent, chaque muvement de stck dnne lieu à émissin d un dcument spécialisé : bn d entrée, de retur, de rendu de transfert entre magasins, etc. L enregistrement et le traitement des muvements de stck permettent ntamment de cnnaitre les quantités en stck, les cnsmmatins et de valriser les stcks et leurs muvements. Leur analyse est un des éléments essentiels d une plitique de gestin des stcks. Inventaires L inventaire est une pératin faisant apparaitre, à un instant déterminé pris pur référence, la situatin détaillée en quantités et, s il y a lieu, en valeur du stck de prduits qu il s agisse de la ttalité des prduits gérés u d une fractin de cet ensemble, vire d un article islé. 1

2 Astuces Le butn permet d enregistrer vtre fiche et de rester sur la fenêtre de saisie. Le butn permet d enregistrer vtre fiche et de fermer la fenêtre de créatin. Le butn pur créer un nuveau dcument. permet d enregistrer vtre fiche et d uvrir une nuvelle fenêtre de saisie 2

3 Paramétrage Pur qu un article puisse être géré en Stck, il faut qu il sit de type Bien. Dans la fiche d'un article de type Bien est affiché l nglet Stck dans lequel vus devez ccher la case Géré en stck. 3

4 Cmment gérer le stck d un article? Pur entrer des articles en stck, vus avez plusieurs pssibilités : Créer un Bn d entrée Etape 1 Pur créer un Bn d entrée, passez par le menu de Navigatin (en bas à gauche de vtre écran) et cliquez sur Stck / Articles. Puis, dans la liste au-dessus, sélectinnez Bns d entrée. 4

5 Etape 2 La liste des Dcuments de stck s affiche sur l'nglet Bns d'entrée. Cliquez dans la barre d utils en haut sur le butn, puis sélectinnez Bns d entrée. Etape 3 Le masque de saisie du nuveau Bn d entrée s uvre. Vus devez renseigner celui-ci en y indiquant le numér dans le cas ù vus n'avez pas cché Utiliser le cmpteur lrs du paramétrage de la numértatin (menu Paramètres > Sciété > Numértatin), la date, la valeur de l article (Cette valeur permet de définir la valeur de l'article (prix de revient u PUMP) reprise sur les lignes du bn d entrée) et le cde article. Cet article peut être déjà existant et dans ce cas vus puvez le sélectinner via une liste dérulante. Sinn, vus puvez le créer en cliquant sur le butn. Cliquez ensuite sur le butn pur valider la créatin du bn d entrée. A la validatin (enregistrement) de la fiche Bn d entrée, le stck des articles est incrémenté, c est-à-dire que le stck de chaque article augmente de la quantité saisie dans le bn d entrée. Le PUMP (Prix Unitaire Myen Pndéré) est recalculé et les infrmatins de l nglet Stck de la fiche article snt mises à jur. 5

6 Réaliser un Inventaire Vir Cmment réaliser un Inventaire? Réceptinner une cmmande furnisseur (Bn de réceptin) Etape 1 Pur réceptinner une Cmmande Furnisseur, dans le menu de Navigatin (en bas à gauche de vtre écran), cliquez sur Achats. Puis, dans la liste au-dessus, sélectinnez Cmmandes. 6

7 Etape 2 La liste des Dcuments d Achat s affiche sur l nglet Cmmandes. Cchez la cmmande que vus suhaitez réceptinner, puis faites un clic drit sur la ligne et sélectinnez Réceptinner. La fenêtre de réceptin s uvre. Vus devez sélectinner les articles que vus suhaitez réceptinner puis cliquez sur le butn pur valider la réceptin des articles. A la validatin, un message de cnfirmatin apparaît afin de cnfirmer la réceptin des articles. Les muvements de stcks snt alrs mis à jur. 7

8 Réaliser un Bn de retur et/u un Avir Furnisseur Etape 1 Pur réaliser un Bn de retur et/u avir Furnisseur, passez par le menu de Navigatin (en bas à gauche de vtre écran) et cliquez sur Achats. Puis dans la liste au-dessus, sélectinnez Bns de retur u Avirs. 8

9 Etape 2 Si vus sélectinnez Bns de retur, la fenêtre Liste des dcuments d achat s uvre sur l nglet Bns de retur. Cliquez alrs sur le butn et sélectinnez Bns de retur. Le Nuveau bn de retur s uvre. Pur de plus amples infrmatins sur la saisie du bn de retur, reprtezvus à la Ntice explicative GC04C Le Bn de réceptin et Le Bn de Retur. Si vus sélectinnez Avirs, la fenêtre Liste des dcuments d achat s uvre sur l nglet Avirs. Cliquez alrs sur le butn et sélectinnez Avirs. Le Nuvel Avir s uvre. Pur de plus amples infrmatins sur la saisie d un Avir, reprtez-vus à la Ntice explicative GC04E L Avir sur Achat. 9

10 Réaliser un Réapprvisinnement Etape 1 Pur réaliser un Réapprvisinnement, passez par le menu de Navigatin (en bas à gauche de vtre écran) et cliquez sur Opératins. Puis dans la liste au-dessus, sélectinnez Réappr.Furnisseur dans le répertire Dcuments d'achat. 10

11 Etape 2 La créatin d un réapprvisinnement se fait par le biais d'un assistant. Celui-ci vus permet de générer autmatiquement les cmmandes furnisseurs pur les articles de type Bien. Laissez-vus guider par l assistant de réapprvisinnement. Cliquez sur le butn 11

12 Etape 3 Chisissez les articles à réapprvisinner : Surce de réapprvisinnement : Permet de sélectinner l élément à prendre en cmpte pur le réapprvisinnement. Vus avez le chix entre Stck, Devis u Cmmandes Clients. Articles : Sélectinnez l intervalle d article pur lequel vus suhaitez réaliser le réapprvisinnement. Familles articles : Sélectinnez l intervalle de famille d article pur lequel vus suhaitez réaliser le réapprvisinnement. Sus-familles articles : Sélectinnez l intervalle de la sus-famille d article pur lequel vus suhaitez réaliser le réapprvisinnement. Furnisseurs : Sélectinnez l intervalle de furnisseurs pur lequel vus suhaitez réaliser le réapprvisinnement. Famille Furnisseurs : Sélectinnez l intervalle de Famille furnisseurs pur lequel vus suhaitez réaliser le réapprvisinnement. 12

13 Sus-famille Furnisseur : Sélectinnez l intervalle de la sus-famille furnisseurs pur lequel vus suhaitez réaliser le réapprvisinnement. Autres : Les ptins de cette partie permettent d affiner la sélectin d articles pur le réapprvisinnement Inclure les articles en smmeil, Inclure les articles nn facturables en ventes. Cliquez sur le butn Etape 4 Chisissez les traitements à réaliser : 13

14 Stck de référence : Le stck de référence est le stck à prendre en cmpte pur le calcul de la quantité à réapprvisinner. Ces paramètres diffèrent en fnctin de la surce de réapprvisinnement : Virtuel : le stck de référence est le stck virtuel de la fiche article, Réel : le stck de référence est le stck réel de la fiche article, Virtuel persnnalisé : le stck de référence est le stck virtuel que vus avez défini. Le stck virtuel persnnalisé représente le détail des quantités à asscier au stck réel. Quantité à atteindre : Les quantités sur les cmmandes furnisseurs sernt générées en fnctin du chix de la quantité à atteindre : Stck minimum, Stck maximum, Cnsmmatin sur la péride définie. Paramètres des cmmandes furnisseurs : Ces cmmandes furnisseurs sernt générées en fnctin du chix effectué Cmpléter une cmmande furnisseur existante, Fermer les cmmandes au réapprvisinnement, Tenir cmpte des minimums de cmmande, Tenir cmpte des multiples de cmmande. Afficher le détail des articles à réapprvisinner : Cette ptin permet d afficher sur une page de l assistant la liste des articles cncernés par les réapprvisinnements. Ouvrir les dcuments générés : Cette ptin est limitée au 10 premiers dcuments. Cliquez sur le butn puis sur le butn 14

15 Créer un Bn de Srtie Pur srtir des articles du stck, vus avez plusieurs pssibilités : Etape 1 Pur créer un Bn de Srtie, passez par le menu de Navigatin (en bas à gauche de vtre écran) et cliquez sur Stcks/ Articles. Puis dans la liste au-dessus, sélectinnez Bns de Srtie. Etape 2 : La liste des Dcuments de stck s affiche sur l'nglet Bns de srtie. Cliquez dans la barre d utils sur le butn, puis sélectinnez Bns de Srtie. 15

16 Etape 3 Le masque de saisie du nuveau Bn de srtie s'uvre. Vus devez renseigner celui-ci en y indiquant le numér dans le cas ù vus n'avez pas cché Utiliser le cmpteur lrs du paramétrage de la numértatin (menu Paramètres > Sciété > Numértatin), la date et le cde article. Cet article peut être déjà existant et dans ce cas vus puvez le sélectinner via une liste dérulante. Sinn, vus puvez le créer en cliquant sur le butn Cliquez ensuite sur le butn pur valider la créatin du bn de srtie. A la validatin (enregistrement) de la fiche Bn de srtie, le stck des articles est décrémenté, c'est à dire que le stck de chaque article diminue de la quantité saisie dans le bn de srtie. Les infrmatins de l'nglet Stck de la fiche Article snt mises à jur. 16

17 Livrer une Cmmande u réaliser une Facture de vente Pur livrer une Cmmande, passez par le menu de Navigatin (en bas à gauche de vtre écran) et cliquez sur Ventes. Puis dans la liste au-dessus, sélectinnez Cmmandes. 17

18 La liste des cmmandes s'affiche sur l'nglet Cmmandes. Cchez la cmmande que vus suhaitez livrer, faites un clic drit sur la ligne et sélectinnez Livrer. 18

19 La fenêtre de Livraisn s'uvre. Cchez la cmmande à livrer et/u sélectinner les articles que vus suhaitez livrer puis cliquez sur le butn pur valider la livraisn. A la validatin, un message de cnfirmatin permet de cnfirmer la livraisn de la cmmande u des articles précédemment sélectinnés. Les muvements de stcks snt mis à jur. 19

20 Pur réaliser une Facture de vente, dans le menu de Navigatin (en bas à gauche de vtre écran), cliquez sur Ventes. Puis dans la liste au-dessus, sélectinnez Factures. La fenêtre Liste des dcuments s'uvre sur l'nglet Factures. Cliquez sur le butn sélectinnez Factures. et Une nuvelle facture s'uvre. Pur de plus amples infrmatins sur la saisie d'une facture de vente, reprtezvus à la ntice explicative GC03D- La facture de vente. 20

21 Réaliser un Bn de Retur et/u un Avir Client Etape 1 Pur réaliser un Bn de retur et/u un Avir Client, passez par le menu de Navigatin (en bas à gauche de vtre écran) et cliquez sur Ventes. Puis dans la liste au-dessus, sélectinnez Bns de retur u Avirs. 21

22 Etape 2 Si vus sélectinnez Bns de retur, la fenêtre Liste des dcuments de vente s uvre sur l nglet Bns de retur. Cliquez alrs sur le butn et sélectinnez Bns de retur. Le Nuveau bn de retur s uvre. Pur de plus amples infrmatins sur la saisie du Bn de retur, reprtezvus à la Ntice explicative GC03C Le Bn de Livraisn et le Bn de Retur. Si vus sélectinnez Avirs, la fenêtre Liste des dcuments de vente s uvre sur l nglet Avirs. Cliquez alrs sur le butn et sélectinnez Avirs. Le Nuvel Avir s uvre. Pur de plus amples infrmatins sur la saisie d un Avir, reprtez-vus à la Ntice explicative GC03E L Avir sur Vente. 22

23 Cmment visualiser le stck d un article? La visualisatin du stck virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir de : La liste des articles Passez par le menu de Navigatin (en bas à gauche de vtre écran) et cliquez sur Stcks / Articles. Puis, dans la liste au-dessus, sélectinnez Articles dans le répertire Articles. La liste des articles s'affiche. Deux clnnes Stck virtuel et Stck réel permettent de suivre le stck pur tus les articles de type Bien. La fiche article / nglet Stck Duble-cliquez sur une ligne article dans la liste des articles pur afficher une fiche Article. Sélectinnez l'nglet Stck - uniquement dispnible pur les articles de type Bien pur accéder aux infrmatins de stck. Muvements de stck Passez par le menu de Navigatin (en bas à gauche de vtre écran) et cliquez sur Stcks / Articles. Puis, dans la liste au-dessus, sélectinnez Muvements de stck dans le répertire Dcuments de stck. La liste des muvements de stck de tus les articles s'affiche. Il est pssible de n'afficher que les muvements crrespndants à une Péride, un Type de dcument u un ensemble défini d'articles, famille d articles, sus-famille d articles. A chaque sélectin d'un article par le biais d'une liste dérulante, vus avez également accès aux clnnes Stck virtuel et Stck réel si la vue est de type Défaut (Système). 23

24 Cmment réaliser un inventaire de stck d un article? Etape 1 Pur réaliser un Inventaire, dans le menu de Navigatin (en bas à gauche de vtre écran), cliquez sur Stcks / Articles. Puis, dans la liste au-dessus, sélectinnez Inventaires. Etape 2 La liste des Inventaires s affiche. Cliquez dans la barre d utils sur le butn Inventaires., puis sélectinnez 24

25 Etape 3 Un assistant de préparatin d'inventaire s'uvre. Ecran 1 : Bienvenue dans l'assistant de préparatin d'inventaire Ce premier écran vus présente l'assistant de préparatin d'un inventaire. Cliquez sur le butn 25

26 Ecran 2 : Préparez vs dnnées d'inventaire Saisissez directement u cliquez sur par le biais d'un calendrier. dans le champ Date du jur d'inventaire pur sélectinner la date La sectin Cntenu permet de définir le cntenu de la fiche d'inventaire. Sélectinnez dans une liste dérulante l'une des 3 prpsitins suivantes : Vide : permet de générer une feuille d'inventaire vide. Sur la ttalité des articles : sélectinné par défaut, permet de générer une feuille d'inventaire avec tus les articles de type Bien gérés en stck. Sur une sélectin d'articles : active la sectin Sélectin en-dessus et permet, par cnséquent, de générer une feuille d'inventaire en fnctin d'une sélectin d'articles, de familles d'articles, de l emplacement u de furnisseurs. Ccher Reprendre les quantités en stck des articles permet la reprise de la quantité en "Stck actuel" dans la clnne Nuveau stck de la feuille d inventaire. Ccher Inclure les articles blqués et en smmeil permet la reprise des articles ayant le statut blqué et/u en smmeil. 26

27 Ccher Inclure les articles nn utilisés permet la reprise de tus les articles gérés en stck (avec u sans muvement). Si la case n'est pas sélectinnée, les articles sans muvement de stck ne snt pas inclus dans l'inventaire. Ccher Dit être transféré en cmptabilité permet de transférer en cmptabilité l'inventaire une fis validé. Cliquez sur le butn Ecran 3 : Ordnnez vs dnnées préparées Cette étape permet de définir le regrupement et le tri des dnnées qui sernt présentes dans la feuille d'inventaire. Sélectinnez dans une liste dérulante le type de regrupement parmi les prpsitins suivantes : Aucun, Cde Familles Articles, emplacement u du Furnisseur. Le cntenu du champ Tri dépend du type de regrupement. S'il n'y a pas de regrupement le tri peut être de type Aucun, Cde article, Cde famille articles, Cde Emplacement, Cde furnisseur u Descriptin cmmerciale. 27

28 Si le regrupement est de type Cde Famille articles, le tri peut être de type Aucun, Cde article, Cde Emplacement, Cde furnisseur u Descriptin cmmerciale. Si le regrupement est de type d Emplacement, le tri peut être de type Aucun, Cde article, Cde furnisseur u Descriptin cmmerciale. Si le regrupement est de type Furnisseurs, le tri peut être de type Aucun, Cde article, Cde famille articles, Cde Emplacement u Descriptin cmmerciale. Suite à la sélectin, les articles de la feuille d'inventaire snt triés à l'intérieur de chaque type de regrupement. Cliquez sur le butn Ecran 4 : Tutes les dnnées nécessaires nt été cllectées Cet écran vus permet de visualiser un récapitulatif des paramètres sélectinnés. Cliquez sur le butn pur exécuter la génératin de l'inventaire. 28

29 Opératin terminée Cliquez sur le butn pur uvrir la feuille d'inventaire. 29

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