Mettre en place un audit social grâce à l outil «Diagnostic social, outil de détection et de prescription»

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1 Mettre en place un audit social grâce à l outil «Diagnostic social, outil de détection et de prescription» Véronique Argentin Consultante en droit social Infodoc-experts 1

2 Audit social Définition de l audit social L audit social est un ensemble de méthodes et de techniques permettant : De délivrer une analyse étayée et indépendante de la gestion sociale de l entreprise, compte tenu de ses objectifs et de son environnement De mesurer les écarts avec des référentiels d ordre normatif, légal, réglementaire et/ou conventionnel De déterminer les risques et leurs conséquences financières et sociales pour l entreprise Il n existe pas de définition officielle de la notion de «diagnostic social» ou «d audit social». De manière générale, l audit social est un ensemble de méthodes et de techniques qui permettent : - de mesurer les écarts avec des référentiels d ordre normatif, légal, réglementaire et/ou conventionnel ; - de délivrer une analyse étayée et indépendante de la gestion sociale de l entreprise, compte tenu de ses objectifs et de son environnement ; - de déterminer les risques et leurs conséquences financières et sociales pour l entreprise. L audit social permet de comprendre les difficultés sociales qui surviennent dans l entreprise et d apporter les mesures correctives nécessaires pour les résoudre. 2

3 Audit social La conduite d une mission d audit social de conformité permet aux cabinets d expertise comptable de générer de nouvelles missions Il s agit d une nouvelle mission pour la plupart des cabinets qui présente différents avantages : Elle valorise le cabinet qui intervient sur un nouveau champ d activité Elle réduit les risques sociaux de l entreprise car, en recherchant les anomalies, on va identifier les zones à risque qu il faut corriger Elle permet de proposer de nouvelles missions afin de procéder à des mises en conformité Il s agit d apprendre à mener ce type de mission : Préparation, conduite et conclusion de la mission 3

4 Audit social Le but est, à partir de l outil «Diagnostic social, outil de détection et de prescription», réalisé par Infodoc-experts, de conduire une mission d audit social Il s agit notamment de Réaliser un questionnaire, à partir d un référentiel établi par rapport aux obligations légales et conventionnelles, qui débouchera sur un rapport de mission Celui-ci permettra de constater les anomalies et de proposer aux clients une mise en conformité et donc de proposer de nouvelles missions L outil «Diagnostic social» permet de balayer les principaux aspects de la vie sociale d'une entreprise afin de vérifier la conformité au regard du code du travail. L'objectif est d'évaluer les risques encourus par l'entreprise en cas d'absence d'application des textes et de proposer des missions pour corriger les anomalies rencontrées. 4

5 Diagnostic social Pourquoi faire un audit social? 5

6 Pourquoi faire un audit social? L'objectif de l audit social est, pour les experts-comptables et collaborateurs en charge du dossier social de leurs clients, d'évaluer les risques encourus par l'entreprise en cas de nonconformité et de proposer des missions en vue de corriger les anomalies identifiées Proposer un audit social à une entreprise cliente, permet aux cabinets comptables et aux collaborateurs en charge du dossier social de leurs clients, de faire le point sur les pratiques de l entreprise, d'évaluer les risques encourus par l'entreprise en cas de nonconformité et de proposer des missions en vue de corriger les anomalies identifiées. 6

7 Pourquoi faire un audit social? A l issue de l audit, l auditeur peut préconiser des actions correctives afin de remédier aux anomalies constatées Il peut proposer de prendre en charge le suivi de la mise en œuvre des actions correctives et d instaurer une veille sociale pour améliorer les pratiques sociales de l entreprise Il existe différents types d audit : Audit de conformité sociale : vérifier la conformité des procédures et des pratiques de l entreprise à un référentiel établi à partir des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles édictées en droit du travail et de la sécurité sociale A la fin de l audit, l auditeur peut préconiser des actions correctives afin de remédier aux anomalies constatées. Ces anomalies sont liées soit à la mauvaise application des textes, soit à l inadéquation de la politique aux attentes du personnel, soit à l inadéquation de la politique aux besoins de la direction. L auditeur peut également proposer de prendre en charge le suivi de la mise en œuvre des actions correctives et d instaurer une veille sociale dans la perspective d une amélioration continue des pratiques sociales de l entreprise. L auditeur n assure, en principe, que le suivi de la mise en œuvre des actions correctives et non la mise en œuvre elle-même. S agissant du type d audit, 3 catégories peuvent être définies : - Audit de conformité : c est un ensemble de méthodes et de techniques permettant de mesurer les écarts avec des référentiels d ordre normatif, légal, réglementaire et/ou conventionnel, de délivrer une analyse étayée et indépendante de la gestion sociale de l entreprise, compte tenu de ses objectifs et de son environnement, de déterminer les risques et leurs conséquences financières et sociales pour l entreprise; - Audit d efficacité : permet d' évaluer la performance des pratiques de l entreprise dans la gestion de ses ressources humaines par rapport aux objectifs fixés dans le cadre de la politique sociale; -Audit de stratégie : permet d évaluer l écart entre la situation de l entreprise à un instant T et les décisions préétablies pour déterminer les choix de gestion du personnel. 7

8 Pourquoi faire un audit social? Contextes d intervention de l audit social Soit à la demande du chef d entreprise, à titre préventif pour évaluer la situation sociale de son entreprise à un moment donné, ou à titre curatif pour remédier à une situation qui se dégrade d un point de vue social En pratique, dans une TPE, le chef d entreprise prend rarement cette initiative Soit à la demande d une personne extérieure à l entreprise qui peut être le cabinet d expertise-comptable, ou encore une entreprise qui souhaite racheter celle qui ferait l objet de l audit Cette situation est la plus fréquente Ou encore dans le cadre d un rachat d entreprise: le cessionnaire celle veut avoir une vision d ensemble de l entreprise qu il projette de reprendre Un audit social peut être mis en œuvre par le chef d entreprise à titre préventif afin d éviter que le climat social de l entreprise ne se dégrade. En pratique, la demande d audit social intervient souvent soit sur proposition d un intervenant extérieur, soit en cas de transmission d entreprise par voie de succession, vente, fusion, transformation du fonds, mise en société, entraînant le transfert des salariés. L objet de l audit dans ce contexte est de mesurer les conséquences en terme de coût mais aussi de climat social. 8

9 Pourquoi faire un audit social? Intérêts Pour le cabinet Création de nouvelles missions Pour l entreprise auditée Réduire les risques encourus s agissant du respect de la réglementation sociale Conforter l image sociale de l entreprise auprès des tiers (responsabilité sociale des entreprises) Conforter la gestion sociale auprès des représentants du personnel Risques de l audit Responsabilité de l auditeur Climat social perturbé par l audit L audit social présente l intérêt pour le cabinet comptable de s ouvrir de nouvelles missions, s agissant tant de la réalisation de l audit social que de la mise en œuvre éventuelle des solutions. Néanmoins, il faut être conscient que l audit social peut être une source de mise en cause de responsabilité civile de l auditeur sur la base du contrat d entreprise conclu avec l audité. L audit social présente pour l entreprise audité plusieurs intérêts : - elle peut corriger les points non-conformes à la réglementation sociale et limiter ainsi les risques encourus ; - elle peut exploiter les résultats de l audit pour conforter son image auprès des tiers et notamment au niveau des clients ; - elle peut également conforter auprès des représentants du personnel sa gestion sociale. Mais, l audit social peut également perturber le climat social de l entreprise dans la mesure où l audit va nécessiter de soulever certains points sensibles dans la gestion sociale de l entreprise et interroger le cas échéant les salariés sur ces problématiques. 9

10 Diagnostic social Préparation de la mission d audit 10

11 Préparation de la mission d audit Définition du périmètre de l audit Il faut définir l étendue du périmètre d investigation de l audit pour : Situer le contexte dans lequel intervient l audit Audit de transmission ou audit interne qui fait le point sur l application de tout ou partie de la réglementation sociale A préciser dans la lettre de mission Déterminer les points spécifiques à approfondir dans le cadre de l audit Déterminer le champ d investigation de l audit et les objectifs du client pour circonscrire les travaux à effectuer par l auditeur, et la responsabilité Ceci dépendra de différents facteurs : S il s agit d un audit de transmission, les points à envisager dépendent de l opération dans laquelle se situe l audit : faire le point sur l environnement juridique de l entreprise (contenu des accords collectifs, des contrats de travail, existence d usages d entreprise, etc.) S il s agit d un audit spécifique, sur un point particulier de la législation sociale, ce point sera précisé L étendue du périmètre d investigation de l audit doit être précisément définie préalablement au lancement de l audit. En fait, il s agit de : - situer le contexte dans lequel intervient l audit (transmission d entreprise, reprise d un nouveau client par le cabinet, etc.) ; - définir le champ d investigation de l audit (sujets à traiter). L objectif de l auditeur est de définir le plus précisément possible la demande du client en fonction du contexte et de proposer une prestation pertinente et conforme à ses attentes. 11

12 Préparation de la mission d audit Audit total ou partiel? La matière à auditer est quantitativement trop importante Préconiser un audit partiel Identifier les rubriques permettant la réalisation d un audit partiel 10 rubriques majeures Environnement juridique de l entreprise Effectif Embauche de salariés : obligations Affichages, registres, déclarations obligatoires Contrat de travail Rémunération Exécution du contrat de travail Durée du travail Rupture du contrat Représentation du personnel L audit social réalisé peut être soit complet, soit partiel. Compte tenu de l ampleur de la tâche à accomplir, il est préconisé de réaliser un audit partiel portant sur une ou plusieurs rubriques importantes suivantes : - environnement juridique de l entreprise; - effectif; - embauche de salariés : obligations; - affichages, registres, déclarations obligatoires; - contrat de travail; - rémunération; - exécution du contrat de travail; - durée du travail; - rupture du contrat; - représentation du personnel. 12

13 Préparation de la mission d audit Le champ d investigation qui sera en définitive choisi par le client sur les conseils de l auditeur déterminera en particulier la nature des informations à recueillir et à analyser, le volume de travail de l auditeur, la durée et le coût de l audit 13

14 Préparation de la mission d audit Choix de la personne qui conduira la mission d audit Il faut avoir une connaissance approfondie du droit social Il est préférable de commencer à se former sur des missions simples (vérification des affichages, registres, etc.) avant de se lancer dans des missions plus ardues (durée du travail, protection sociale, etc.) L auditeur social doit être très qualifié dans son domaine d intervention. Cela est d autant plus vraie en ce qui concerne l audit de conformité en Droit social. Ainsi, le collaborateur qui mène un audit social doit avoir des connaissances approfondie en Droit social pour mener à bien et selon les règles de l art son audit. Aussi, étant donné la complexité de la matière et son évolution constante, il est préférable pour l auditeur de commencer à se former sur des thèmes simples du droit social (affichage, registres obligatoire, contrat de travail etc ) avant d aborder des problématiques plus compliquées telles que la durée du travail, les congés payés, la protection sociale etc 14

15 Préparation de la mission d audit Lettre de mission Il est recommandé d établir une lettre de mission qui a pour vocation de permettre au client de prendre sa décision en toute clarté sur le contenu et le coût de la mission Exemples de lettres de mission réalisés à l occasion du Congrès Ces lettres de mission se retrouvent sur la partie du site internet du CSOEC consacrée au 61ème congrès : La mission d audit social ne peut être engagée qu après la conclusion d un contrat d entreprise et/ou d une lettre de mission. Elle constitue un élément important car elle permet d établir avec précision le contenu et le coût de la mission. des exemples de lettres de mission se trouvent sur le site du Conseil supérieur de l ordre des expertscomptables. 15

16 Préparation de la mission d audit Les points principaux de cette lettre de mission sont : La fixation des obligations réciproques : transmission des informations par l entreprise, transmission à l entreprise des documents établis par le cabinet Les modalités pratiques d intervention : l équipe, le démarrage et la durée de la mission Les conditions financières Les conditions générales d intervention : domaine de la mission, définition de la mission, obligations du cabinet, secret professionnel, obligations du client, responsabilité, etc. La lettre de mission constitue un élément préalable et important de l audit social dans la mesure où elle fixe les obligations réciproques des parties (auditeur/audité), les modalités générales et pratique d intervention, c est-à-dire domaine de la mission, obligations du client, durée de la mission etc 16

17 Diagnostic social Conduite de la mission d audit 17

18 Conduite de la mission d audit Préparation des documents nécessaires à la mission La liste des documents en question dépend du contenu de la mission Elle sera adressée à l entreprise qui devra préparer les documents nécessaires et éventuellement indiquer les pièces manquantes Documents à demander dans tous les cas Accords collectifs Bulletins de paie sur 5 dernières années (a minima 12 derniers mois) Consultation des contrats de travail Etat des usages et engagements unilatéraux Préalablement à l engagement de la mission, Il faut d identifier les documents nécessaires sa réalisation. Ainsi, il faudra demander les documents suivants et ceux-ci quelle soit la taille de l entreprise : accords collectifs applicables, bulletins de paie, contrats de travail, usages et engagements unilatéraux. 18

19 Conduite de la mission d audit Préparation de la mission Exemple : documents à demander dans le cadre d un audit de transmission Informations relatives aux salariés : Liste des salariés Copie de tous les contrats de travail et de leurs avenants Liste de tous les salariés dont le contrat de travail est suspendu Remise de l ensemble des bulletins de salaire de l ensemble des salariés Remise du registre du personnel DUE Déclarations administratives en cas de contrat aidé Liste des salariés dont le licenciement est intervenu dans les 12 derniers mois Liste et état d avancement des contentieux en cours Copie des correspondances avec les salariés Liste des éventuelles sanctions disciplinaires intervenues au cours de 2 dernières années Dans le cadre d un audit de transmission, certaines informations sont nécessaires pour faire un état des lieux des obligations contractuelles du repreneur à la date du transfert. Ainsi, il pourra être demandé les documents suivants : la liste des salariés, la copie de tous les contrats de travail et de leurs avenants, la liste de tous les salariés dont le contrat de travail est suspendu, la remise de l ensemble des bulletins de salaire de l ensemble des salariés, la remise du registre du personnel, DUE etc 19

20 Conduite de la mission d audit Préparation de la mission Exemple : documents à demander dans le cadre d un audit de transmission (suite) Divers Liste des documents de contrôle de l URSSAF Liste des correspondances avec les différentes institutions Contrats passés avec les organismes tiers (contrat d assurance, de prévoyance, etc.) Dans le cadre de l audit diverses autres informations peuvent être nécessaires pour faire un état des lieux. Ainsi, il peut-être utile de se procurer les différentes correspondances avec les organismes extérieurs à l entreprise : - Liste des correspondances avec les différentes institutions: Courriers avec l inspection du travail, la CRAM, la caisse de retraite ; - Documents de contrôle URSSAF: Copie des lettres d observation, de réponse de l employeur, des mises en demeure ; - Contrats passés avec les organismes tiers: Convention avec la DDTEFP, contrat d assurance, de prévoyance, de mission avec les agences de travail temporaire. 20

21 Conduite de la mission d audit Création d un questionnaire d audit L auditeur établit un questionnaire sur les différents sujets à auditer La forme du questionnaire dépendra des objectifs de la mission Il existe deux types de questionnaire : Questionnaire «standard» établi par rapport au seul référentiel légal (cédérom «Diagnostic social») Questionnaire «adapté» établi par rapport aux données conventionnelles de l entreprise Utilisable pour une seule entreprise Afin d adapter le questionnaire, il faut se référer aux documents demandés comme la convention collective, les usages L une des étapes clé de l audit social est la rédaction d un questionnaire sur le ou les thème (s) faisant l objet de l audit. Ainsi, toute la difficulté consiste à préparer ce questionnaire qui doit être aussi complet que possible. Il est en effet très difficile de préparer des questionnaires adaptés aux spécificités de chaque convention collective. On identifie en pratique deux type de questionnaires en matière d audit: - le questionnaire standard, basé sur la construction d un référentiel légal (questionnaire proposé dans le «Diagnostic social»l; - le questionnaire adapté, établi à partir de données de l entreprise. Ce type de questionnaire est compliqué à élaboré car il est en effet très difficile de préparer des questionnaires adaptés aux spécificités de chaque entreprise. 21

22 Conduite de la mission d audit Réalisation de la mission Moyens de preuve utilisés Preuve documentaire Analyse des documents collectés Preuve à relativiser (valeur d indice) : qui est rédacteur de ce document? Fonctions? Compétences? Preuve testimoniale Interview des salariés Subjectivité de l interlocuteur : preuve à relativiser Preuve analytique Analyse du référentiel établi Exhaustivité de l analyse sur le périmètre audité Recours limité à la méthode de «l échantillonnage» Application du référentiel à un panel de salariés et conclusions étendues à l ensemble des salariés Divers moyens de preuve peuvent être utilisés pour réaliser la mission d audit : - la preuve documentaire: L auditeur se fonde sur des documents existant dans l entreprise. Si la preuve écrite est intéressante, il faut néanmoins en relativiser la portée puisque sa valeur dépendra de la «fiabilité» de l auteur du document. Ce type de preuve est source d erreurs, compte tenu de la subjectivité du document, et doit plutôt être pris en compte comme un indice que comme un véritable moyen de preuve; - la preuve testimoniale : l interview ou le recueil de témoignages de membres de l entreprise est envisageable. Cependant, ce procédé doit faire l objet d une utilisation limitée, et en particulier s agissant de l interview des salariés. Au-delà de la subjectivité évidente des propos du salarié, des interrogations portant sur la gestion sociale de l entreprise peuvent être sources de rumeurs, procédés de désinformation et globalement détériorer le climat social; - la preuve analytique : la preuve analytique constitue le mode de preuve par excellence. Il s agira d appliquer le référentiel et d en tirer les conséquences sur la conformité ou non de l entreprise au regard de la réglementation sociale. Les investigations de l auditeur doivent couvrir l intégralité du périmètre audité. Ainsi, le recours à la méthode de «l échantillonnage» doit, selon les auteurs, être réservé à l audit dont le périmètre couvre plus de 100 salariés. 22

23 Conduite de la mission d audit Enquête L auditeur pourra, en fonction des termes de sa mission, interviewer les salariés de l entreprise ou une partie d entre eux Lors d un audit, le chef d entreprise désigne toujours un ou deux interlocuteurs pour l auditeur Dans tous les cas de figure, il faut veiller à ce que soit désigné un (ou plusieurs) interlocuteur privilégié Afin de mener à bien sa mission l auditeur pourra mener des investigations en fonction de ce qui aura été précisé dans la lettre de mission. Ainsi, il pourra interroger certains salariés selon la procédure d échantillonnage lors de l audit. Il est essentiel dans tous les cas que l entreprise cliente désigne un ou des interlocuteurs privilégiés auquel l auditeur pourra, tout au long de l audit, faire part des difficultés éventuellement rencontrées (incohérence ou non délivrance des informations demandées et nécessaires au bon déroulement de l audit). 23

24 Conduite de la mission d audit Réalisation de la mission avec le cédérom «Diagnostic social» Le «Diagnostic social : outil de détection et de prescription» est un dossier de travail à destination des cabinets Il permet de balayer tous les aspects de la vie sociale d'une entreprise afin de vérifier la conformité au regard du code du travail L'objectif est d'évaluer les risques encourus par l'entreprise en cas d'absence d'application des textes et de proposer des missions pour corriger les anomalies rencontrées Le «Diagnostic social : outil de détection et de prescription» permet de faire un diagnostic de conformité en matière sociale (droit du travail) L outil est conçu en version papier et en version numérique avec possibilité de remplissage en ligne Le «Diagnostic social, outil de détection et de prescription» est un dossier de travail indispensable pour tous les cabinets. Il permet de balayer l ensemble des aspects de la vie sociale d une entreprise d au plus 50 salariés afin de vérifier la conformité au regard de la loi. Il permet aussi de proposer de nouvelles missions sociales via cet audit de conformité en matière sociale et d actualiser les connaissances des experts-comptables et des collaborateurs en charge des missions sociales au sein du cabinet. il permet de constater les éventuelles anomalies et de proposer aux clients de nouvelles missions pour opérer la mise en conformité. Il existe en version papier et numérique. 24

25 Conduite de la mission d audit «Diagnostic social» Pour chaque thème, la présentation suivante est proposée: Questionnaire de mission : lister les points importants auxquels le cabinet doit répondre (oui, non, non concerné) Possibilité de se référer aux tableaux (outils de vérification) faisant le point sur la réglementation du sujet étudié Présentation d outils de vérification Tous les thèmes abordés sont présentés sous forme de tableaux indiquant les mesures concernées, les règles applicables, les références aux textes Rapport de mission généré automatiquement à partir des réponses négatives apportées aux questions; il mentionne les sanctions applicables L outil «Diagnostic social» contient 10 thèmes majeurs du Droit social présentés de la manière suivante: - tous les questionnaires sont bâtis sur le même modèle ; la réponse à la question posée est OUI, NON ou NC (non concerné). La réponse NON est toujours, dans tous les questionnaires, la mauvaise réponse qui révèle un manquement de l entreprise. - Tous les thèmes sont présentés sous forme de tableaux. Par ailleurs, chaque questionnaire renvoie à un tableau. - le produit est aussi constitué d un rapport de mission qui va s alimenter automatiquement à partir du questionnaire. Le rapport de mission répertoriera les mauvaises réponses et reprendra les éventuelles observations indiquées par le collaborateur. De plus, les sanctions liées au non respect des affichages apparaîtront automatiquement (dans la version numérique) sur le rapport de mission. 25

26 Conduite de la mission d audit «Diagnostic social» Utilisation du produit De façon générale pour faire l état de la situation de l entreprise A utiliser par exemple lors de la reprise d un nouveau dossier dans le cabinet De façon ponctuelle pour vérifier la conformité au regard d un point précis Exemple: effectifs, durée du travail Ce produit est utilisable par tout cabinet, soit de façon générale pour faire l état de la situation de l entreprise (à utiliser par exemple lors de la reprise d un nouveau dossier dans le cabinet), soit de façon ponctuelle pour vérifier la conformité au regard d un point précis (exemple: effectifs, durée du travail ). Il est recommandé de l utiliser systématiquement à l arrivée d un nouveau client dans le cabinet. 26

27 Conduite de la mission d audit «Diagnostic social» Valeur ajoutée du produit Conçu à destination des cabinets comptables et s adresse aux entreprises de 50 salariés au plus Outil très complet : questionnaire de conformité, tableaux pour aider à répondre aux questions et un questionnaire de mission alimenté automatiquement par les réponses apportées au questionnaire Déclenche la vente de missions sociales Outil de formation à disposition des collaborateurs du cabinet Mise à jour chaque année (nouveau CD) Le «Diagnostic social» présente les particularités suivantes: - il est conçu à destination des cabinets comptables et s adresse aux entreprises de 50 salariés au plus. Il est donc pratique et ciblé; - il s agit d un outil au contenu très complet car il comprend : un questionnaire de conformité, des tableaux permettant de vous guider pour répondre aux questions et un questionnaire de mission qui, en version numérique, est alimenté automatiquement par les réponses apportées au questionnaire. Ainsi, le cabinet pourra insérer ses propres commentaires dans le rapport de mission; - il déclenche la vente de missions sociales en proposant un rapport de mission qui met en avant les manquements de l entreprise au regard de certaines obligations et fait apparaître les sanctions applicables. A partir de là, le cabinet peut faire des propositions - il s agit d un outil de formation à disposition des collaborateurs du cabinet. En effet, cet outil contient des tableaux qui peuvent être utilisés comme une base de données. Ainsi, en remplissant le questionnaire, et en s appuyant sur les tableaux, le collaborateur, ou le chef d entreprise, auront l occasion de faire le point sur l état du droit sur un sujet donné. Le Diagnostic social est mis à jour tous les ans. 27

28 Conduite de la mission d audit Construction du référentiel relatif aux congés payés L'employeur respecte t-il la période de congés payés fixée par la CCN? Après avoir fixé la période des congés payés, l employeur la porte t-il à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l ouverture? L employeur consulte t-il les représentants du personnel sur la période, sur l ordre et les dates de congés payés? L employeur informe t-il les salariés de leurs dates de congés payés au moins 1 mois à l avance? En cas de fermeture de moins de 24 jours, l employeur demande t-il l avis conforme aux délégués du personnel ou à défaut au personnel? Le bulletin de paie mentionne t-il les dates de congés payés et le montant des indemnités de congés payés? La condition de travail effectif minimale de 10 jours ou une période équivalente pour bénéficier des congés payés est-elle respectée (sauf CDD)? Cette étape est certainement la plus importante (la construction du référentiel aura un impact immédiat sur la conclusion de l audit) et la plus longue (il s agit de reprendre la réglementation sur la matière auditée et de la découper sous forme de questions). Ce travail étant effectué, le référentiel permettra de confronter l existant dans l entreprise et ce qui devrait exister par application des règles légales. 28

29 Conduite de la mission d audit Construction du référentiel relatif aux congés payés (suite) L ensemble des salariés acquiert-il par mois de travail ou par période de 4 semaines ou par période de 24 jours (selon la formule la plus avantageuse) 2,5 jours ouvrables de congés payés? Les périodes assimilés à du temps de travail effectif pour le calcul des congés payés sont-elles prise en compte? Un congé minimum de 12 jours ouvrables continus, compris entre 2 jours de repos hebdomadaire, est-il pris par le salarié entre le 1 er mai et le 31 octobre? Pour le calcul des indemnités de congés payés, l employeur fait-il un comparatif entre la règle du maintien de salaire et celle du dixième pour appliquer la disposition la plus favorable? 29

30 Diagnostic social Conclusion de la mission d audit 30

31 Conclusion de l audit La conclusion d un audit se matérialise par la remise d un rapport d audit Celui-ci contient les résultats de la mission de l audit qui pourra servir à effectuer des missions de mise en conformité dans l entreprise L objectif est de créer de nouvelles missions pour le cabinet La conclusion d un audit se matérialise par la remise d un rapport d audit contenant les résultats de la mission de l audit à partir duquel des missions de mise en conformité pourront être proposées dans l entreprise. Il s agit d une étape importante de l audit car, une fois le diagnostic réalisé, encore faut-il savoir présenter les corrections à apporter. L objectif est de créer de nouvelles missions pour le cabinet supposant évidemment qu il y ait du personnel formé pour pouvoir mener ces missions. 31

32 Conclusion de l audit Contenu du rapport d audit Courrier rappelant la mission Citer les éléments suivants: Date de la mission Nom de l auditeur Contexte de la mission Points à contrôler Liste des documents analysés : la pertinence du rapport de mission dépend des documents que l auditeur détient Règles de conduite de la mission : méthodes utilisées telles que questionnaire, sondages, enquêtes, nom des personnes interviewées, etc. Dans le rapport, il faut rappeler le cadre de la mission en des termes généraux. Les éléments suivants seront cités : - date de la mission; - nom de l auditeur; - contexte de la mission; - points à contrôler; - liste des documents analysés : il est important de le préciser car la pertinence du rapport de mission dépend des documents détenus par l auditeur; - règles de conduite de la mission : méthodes utilisées telles que questionnaires, sondages, enquêtes, nom des personnes interviewées, etc. 32

33 Conclusion de l audit Contenu du rapport d audit Rapport technique Il faut Lister les points sur lesquels des anomalies ont été constatées Pour chacune de ces anomalies (ou pour l ensemble de ces anomalies), il faut citer les sanctions applicables et mesurer le risque financier Recommandations Propositions de modification des procédures en place dans l entreprise, de suggestions, etc. Certains cabinets font leurs recommandations dans le rapport d audit lui-même D autres présentent leurs recommandations plus tard lors d un entretien avec le chef d entreprise Le rapport se compose de deux parties: - Rapport technique: le rapport technique est généré automatiquement par les réponses apportées au questionnaire. S il est d une certaine ampleur, une conclusion récapitulant les principales anomalies est nécessaire. Cette conclusion déterminera les axes prioritaires sur lesquels il faut agir, au besoin en listant des priorités; - Recommandations: il peut s agir de propositions de modification des procédures en place dans l entreprise, de suggestions d améliorations, etc. 33

34 Conclusion de l audit Suites de l audit Proposition d une mission de mise en conformité Proposée lors d un entretien avec le chef d entreprise à qui il faudra démontrer l utilité de cette mission, et les gains à en retirer Exemples de proposition de mission de mise en conformité : Suite à un audit portant notamment sur l effectif, il est constaté que l entreprise a atteint le seuil de 11 salariés et qu elle n a pas organisé des élections de DP Le rapport de mission mettra en avant les risques encourus La mission proposera d aider le client à mettre en place les élections L auditeur peut, après avoir remis son rapport d audit, proposer une mission de mise en conformité. C est d ailleurs tout l intérêt de cette démarche. Celle-ci est généralement proposée lors d un entretien avec le chef d entreprise à qui il faut en démontrer l utilité ainsi que les gains à en retirer. Une fois proposée oralement, la mission de mise en conformité sera proposée par écrit. Exemple de proposition de mission de mise en conformité : Suite à un audit portant sur l effectif, il est constaté que l entreprise a atteint le seuil de 11 salariés et qu elle n a pas organisé des élections de délégués du personnel. Le rapport de mission mettra en avant les risques encourus. La mission consiste à aider le client à mettre en place les élections. 34