Normer ses missions de conseil : c est possible! Philippe Barré. Dates

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1 Normer ses missions de conseil : c est possible! Philippe Barré Dates

2 Notre programme Lesexperts comptables experts sont ils faits pour leconseil? Quelques fondamentaux sur le métier du conseil Une question de stratégie et de moyens Organiser le cabinet Modéliser une mission de conseil Pour finir quelques conseils!

3 Normer ses missions i de conseil : c est possible! LES EXPERTS COMPTABLES SONT ILS FAITS POUR LE CONSEIL?

4 Les experts comptables sont ils faits pour le conseil? Tous les EC se sont essayés aux missions de conseil Mais le résultat n est «pas toujours» satisfaisant Les EC appréhendent ces missions qui leur semblent complexes à mettre en œuvre Est il possible de structurer et développer l activité Est il possible de structurer et développer lactivité de conseil en alliant sécurité et rentabilité?

5 Le conseil est un (vrai) métier! Les EC veulent faire du conseil mais ont souvent quelques réticences face à cette activité Le conseil est parfois synonyme de «fumeux», non organisé, «vendre du vent» Et particulièrement quand ce dernier ne s appuie pas directement sur la technique fiscale, sociale, juridique. Le conseil est un véritable métier qui ne peut se faire «entre deux bilans» Il nécessite des compétences, du temps, de l investissement comme toute autre activité

6 Comparaison des missions Missions traditionnelles Récurrentes Approche industrielle i Véritable expertise Fibl Faible implication de l associé Organisation du cabinet rodée Profils clairs Outils sur le marché Production / organisation Documents types Procédures rodées Missions de conseil Souvent exceptionnelles Approche artisanale Faible expérience Forte implication de l associé Pas d organisation du cabinet Pas de profils identifiés Pas/peu d outils Beaucoup de sur mesure Pas de documents Pas de procédures Rentabilité maitrisée i Rentabilité aléatoire

7 Conclusion Le conseil nest n est pas un sousproduitd une d une activité comptable Modèle économique et rythme biologique différents Sans organisation, il est quasiment impossible de rentabiliser / développer desmissions enconseil De nombreuxintervenants du marchéne produisentque du conseil Ils ont donc nécessairement une organisation interne adaptée Le processus de production du conseil peut être certifié ISO 9001 Pourquoi pas nous?

8 Normer ses missions i de conseil : c est possible! QUELQUES FONDAMENTAUX SUR LE MÉTIER DU CONSEIL

9 Qu est ce que le conseil? Définition iti : «Une réponse ad hoc à un problème spécifique» Idée reçue : «Dans la mesure où le problème est spécifique, il n est pas possible de normaliser le conseil» La rationalisation du conseil est un sujet tabou et pourtant il s agit «juste» d organiser une activité pour en améliorer l efficacité. Un malentendu réside dans la confusion entre spécifique et unique. Les problèmes des clients sont spécifiques, pas uniques Onconfond souvent la démarche générale de la mission et ladaptation l adaptation au contexte L enjeu consiste à passer du conseil diffus non identifié, non facturé à un conseil organisé, identifié, facturé

10 L enjeu de l organisation des missions de conseil La rentabilité et la sécurité d une mission viennent avec l expérience et l apprentissage La normalisation des missions est un passage obligé si on veut développer et rentabiliser une activité. Ex : la comptabilité, la paie L organisation de l activité de conseil permet d améliorer la qualité du service rendu La duplication d une mission i permet d éviter les erreurs de la «première fois» dé réduire les effets de l apprentissage (erreurs, surconsommation de moyens ) de bi baisser les coûts de production donc d augmenter la marge et/ou de baisser les prix de vente Les missions de conseil peuvent et doivent donc être organisées

11 L organisation de la production des missions de conseil Une mission de conseil est un processus de production comme un autre : On fabrique une voiture, On monte un bilan, on établit des bulletins de paie On réalise une mission de conseil Une mission de conseil, comme tout processus de production, comporte trois phases : une première phase de conception une seconde phase de production et une troisième phase de commercialisation. NB : Dans le service, les phases 2 et 3 sont inversées Une mission de conseil peut être normée, industrialisée, conçue, packagée p ç p g au même titre qu une mission de comptabilité / paie

12 Le conseil dans la profession Les missions de conseil de la profession peuvent être classées selon divers critères : Récurrent / moins récurrent / exceptionnel Proximité avec la missiontraditionnelle Lié aux données comptables de l entreprise Les cabinets réalisent déjà des missions de conseil ponctuel : Création d'entreprise Miseen en place de tableaux de bord Optimisation juridique et fiscale Conseil sur la gestion de la trésorerie Accompagnement de l entreprise à l export Maîtrise des coûts Gestion de patrimoine

13 Typologie des missions des experts comptables Stratégie RSE Formation Création d'entreprise dentreprise Tableaux de bord Environnement Développement durable Conseil élargi Conseil proche des missions traditionnelles Optimisation juridique et fiscale Missions traditionnelles de production Accompagnement à lexport l export Gestion de patrimoine Gestion de trésorerie Informatique Budgets Business plan Organisation Qualité Ressources humaines Marketing Commercial

14 Exemple : les missions de conseil en matière sociale Missions «proches» Missions de conseil élargi Les formalités administratives à l embauche L assistance à la rédaction des contrats de travail La recherche et l optimisation des aides à l embauche Lesuivi du temps de travail La gestion des classifications Le suivi des salaires minimaux conventionnels La gestion des visites iit médicales La gestion des arrêts maladie, maternité, AT Le suivi des effectifs Leprévisionnel de charges à payer L assistance juridique L actualité sociale par secteur d activité Le suivi d un tableau de bord social La procédure de licenciement L optimisation de la rémunération du dirigeant (rémunération, dividende, retraite, protection sociale, conjoint ) La simulation de l impact d une nouvelle embauche (opportunité, coût ) L audit de conformité sociale (contrat de travail, durée du travail ) L aide au choix des compléments de rémunération des salaries (avantages sociaux, intéressement, participation, p épargne salariale ) La mise en place des affichages et registres obligatoires Lamise enplace des délégués du personnel L'optimisation de la formation professionnelle (optimisation des fonds, DIF, CIF ) Source : La Profession Comptable pour ADP Micromégas

15 Normer ses missions i de conseil : c est possible! UNE QUESTION DE STRATÉGIE ET DE MOYENS

16 Une question de stratégie Pour passer du microconseil tout azimut serviau hasard de la demande du client à un conseil «organisé» apporteur de valeur ajoutée pour le cabinet, il faut une stratégie! Ce n est pas le fruit du hasard Il faut prendre la décision c est cest à dire faire des choix Le conseil est le fruit d une (certaine) spécialisation Qui trop embrasse mal étreint

17 Une question de stratégie L expression des choix passe par un état des lieux du cabinet (diagnostic) Formaliser les motivations du cabinet Pourquoi développer le conseil? Quels sont les objectifs? Identifier les capacités du cabinet Quelles compétences? Quelles limites de compétences internes? Identifier les potentiels ti du cabinet Quels clients? Quels besoins?

18 et de moyens Ilestutopique d imaginerqu un un cabinet peut créer ou développer une activité de conseil sans investissement des associés et de l équipe (réflexion, temps) sans mettre en place une véritable éi gestion de projet Le cabinet doit se donner les moyens de son projet

19 Normer ses missions i de conseil : c est possible! ORGANISER LE CABINET

20 Le choix des missions Définir une offre Potentiels + capacités + motivations = missions prioritaires Le «1 er cercle» du cabinet Suivront les missions à développer (peut être) à moyen, long terme (nouveaux clients, nouvelles compétences, etc ) L'élaboration de loffre l offreestest une phase essentielle et parfois délicate, tant il peut être difficile de transformer les savoir faire en "produits".

21 Définir une offre L industrialisation a un impact sur l offre. Pour que ele conseil soit efficace et rentable, il faut qu il soit duplicable c'est à dire reproductible et organisé. Il faut absolument veiller à limiter les missions «à usage unique» (au moins dans un premier temps) pour Créer des outils (production / promotion), les tester, les améliorer Développer les compétences Constituer / enrichir des bases de données internes.

22 Mettre en place une gestion de projet Le développement de missions de conseil doitêtre un vrai projet du cabinet. Le succès ne sera au rendez vous que si la démarche est organisée. Cela passe par : Nommer un responsable et lui donner du temps Définir une offre, la marketer Créerdes méthodes / des outils Désigner les intervenants, les former, les documenter Capitaliser sur les réalisations (bonnes et mauvaises) Fixer des objectifs et suivre le projet (indicateurs, tableau de bord )

23 Se muter en «organisation apprenante» (knowledge management) Travailler dans le conseil implique de capitaliser en permanence pour créer / renforcer l expérience Il faut mettre en place des outils de capitalisation pour que l expérience des uns soit mutualisée : Bases de données : documents, lettres de mission, outils, rapports Veille documentaire Réduire leturn over sur l équipe dédiée Spécialiser l équipe Se connaître, mener des projets communs

24 Normer ses missions i de conseil : c est possible! MODÉLISER UNE MISSION DE CONSEIL

25 Si j'avais 4 heures pour couper un arbre, j'en passerais 3 à affuter ma scie! Abraham ba a Lincoln

26 Comment modéliser une mission de service : approche de la servuction Définition Terme récent (1987), fusion de «service» et de «production», désigne le processus de réalisation d un service. C est Cest l organisationsystématique systématique et cohérente detous leséléments techniquesetet humains nécessaires pour atteindre la prestation attendue par le client. La finalité de la servuction est de produire le plus efficacement possible le service auquel le client s attend. Pour chaque service, à chaque étape, on doit : identifier les auteurs de ce service (aussi bien clients, que personnels, matériels, outils...) définir i un parcours «servuction». Cette méthodologie est particulièrement appliquée dans les métiers de l hôtellerie, la restauration, le tourisme, la banque, les grandes surfaces.

27 L industrialisation du conseil Par industrialisation, il convient d'entendre le passage d'un processus de prestation individuelle (l artisanat) à uneoffreindustriellement organisée, avec sesfonctions classiques de Conception / R&D Production Commercialisation L'industrialisation recouvre en fait une double réalité : la standardisation des produits, et donc une certaine normalisation de l'offre ; l'émergence lémergence d'une organisation fonctionnelle des cabinets

28 Comment modéliser une mission de conseil? Besoins Clients explicites = demandes formulées ou Définition mission Pilotage Processus de production Clients et cabinet Satisfaits implicites : besoins non exprimés Personnel Outils

29 La conception de la mission 1 ère étape définir la mission : définir très précisément ce que sera la mission future le client doit être au «cœur de la mission» formaliser par écrit la mission Quelle mission proposer aux clients? définition, caractéristiques, avantages clients Cible : quels clients? Produits rendus aux clients : livrables Prix (ou ordre de grandeur)

30 La conception de la mission 2 ème étape définir le processus de réalisation : Définir unmodeopératoire opératoire succession des opérations dans l ordre chronologique en indiquant qui fait avec quels outils quels contrôles? À quelles étapes? par qui (interne / externe)? Formaliser le mode opératoire (procédure) pour chaque mission

31 La conception de la mission Le processus de réalisation él d une mission de conseil est assez proche quelle que soit la mission : Prise de connaissance du besoin, des objectifs, des problèmes du client Diagnostic / analyses / recherches Docs internes / sources externes / entretiens Production proprement dite Restitutionau client Format / Supports Évaluation (interne / externe) )de la mission i

32 La conception de la mission Comment formaliser le mode opératoire : le «manuel de production» Sur un outil simple : Excel fait très bien l affaire ou logiciel de gestion de planning ou de projet ou Word Lister les tâches dans l ordre de réalisation Indiquer pour chaque tâche Quand? Qui fait? (niveau de l intervenant) Qui contrôle? (niveau de l intervenant / modalité de contrôle) Temps nécessaire (hors effet d apprentissage) Outils à utiliser Intégrer ces tâches dans la gestion des temps / budgets / plannings du cabinet

33 Exemple dun d un processus de production Accompagnementcertification certification ISO Organisation de la mission 02 Prise de connaissance 03 Recherche documentaire 21 Audit préalable 22 Rapport d'audit préalable 23 Préparation de réunions avec l'équipe 24 Réunion de travail avec l'équipe qualité 25 Compte rendu et suivi de réunion 31 Préparation de documents 32 Analyse / validation de documents 41 Préparation de la formation de l'équipe 42 Animation de la formation de l'équipe 51 Audit à blanc avant certification 61 Audit qualité interne 71 Suivi du dossier 72 Contrôle qualité 73 Point sur le dossier en interne 74 Point ou réunion avec le client

34 La conception de la mission 3 ème étape créer les outils nécessaires : Les outils à créer : Outils de production Outils de promotion / négociation Outils d organisation et de suivi de la mission S inspirer des outils mis en place dans le cabinet pour les missions traditionnelles

35 Les outils de production Les outils doivent être créés pour chacune des phases de la mission : Prise de connaissance Compte rendu d entretien Diagnostics / analyses / recherches Questionnaire de diagnostic Check list Grilles d analyse Compte rendu de diagnostic Production proprement dite Plan d action Dossier type Documents spécifiques à la mission (statuts types, business plan type, simulateur de coût, ) Restitution au client Compte rendu de mission / Rapport final Diaporama de présentation des résultats Plan d action Évaluation (interne / externe) de la mission Évaluation (interne / externe) de la mission Questionnaires d évaluation interne / externe

36 Les outils de promotion et d organisation Outils de promotion / négociation Les outils à créer Fiche mission Lettre de sensibilisation Argumentaire de présentation aux clients Diaporama de présentation Lettre de mission type Quels canaux de diffusion? Plaquette de présentation Site Internet Marketing direct clients Outils d organisation Les outils à créer (utiliser les outils disponibles au cabinet) Budget Suivi du temps passé Suivi du déroulement Codes tâches âh

37 Accompagnement certification ISO 9001 : outils

38 Zoom sur l indispensable «fiche mission» La fiche mission ou fiche produit est indispensable. Le client / le collaborateur a besoin d'identifier et de comprendre la prestation que le cabinet propose. Permet de définir clairement une offre et la communiquer au travers d un support qui rassure le collaborateur et le client Chaque fiche mission doit contenir : L avantage client : que va lui apporter cette mission? Le contenu de la prestation : en quoi consiste t elle? Les conditions de la prestation Le savoir faire du cabinet Le tarif (ou les modalités de détermination du tarif).

39 Normer ses missions i de conseil : c est possible! POUR FINIR QUELQUES CONSEILS!

40 Ce qu il faut faire : Pour finir quelques conseils! Mettre en place un projet au plus haut niveau du cabinet Se donner du temps et des moyens (dédier des ressources) Ne pas se lancer dans plusieurs missions en parallèle Commencer par une ou deux missions, les définir, les commercialiser, les roder, les rentabiliser Puispasser aux missions suivantes Commencer par des missions proches des missions habituelles Ex : mise en place de l intéressement quand on fait la paie Ne pas rogner sur la phase de conception p g p p La phase de création des process et des outils est primordiale

41 Pour finir quelques conseils! Ce qu il ne faut pas faire Se lancer dans des missions «pour voir» Acheter des outils pour produire du conseil avant même d avoir davoir conçu la mission Se disperser. Le conseil est une affaire de «spécialiste» et une question d organisation

42 Normer ses missions de conseil : c est possible! Merci de votre attention Dates

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